2023/11/07
メールを送受信する場合、さまざまなルール（通信プロトコル）に従って通信しています。そのうちの1つが「POP」や「IMAP」です。メールソフトやアプリの設定時に見かけたことのある方も多いでしょう。本記事では、POPとIMAPの仕組みや違い、使い分けの場面、メリット・デメリットなどを詳しく解説します。POPとIMAPは、用途に応じて使い分けることでメール対応を効率化できます。この機会に仕組みを理解し、利用しているメールソフトの設定を見直しましょう。
POPとIMAPの違い
POPとIMAPは、どちらもユーザーが受信メールをサーバーから取り出す際に使用される通信プロトコルです。こちらでは、POPとIMAPの違いを解説します。
POPの仕組み
POPとは、「Post Office Protocol」の略称で、サーバー上の電子メールをPCやスマホなどの端末にダウンロードする仕組みを指します。設定にもよるものの、受信したメールはサーバー上から削除され、ダウンロードした端末でしか閲覧できなくなるのが特徴です。なお、現在は最新バージョンのPOP3が使用されています。
IMAPの仕組み
IMAPは「Internet Message Access Protocol」の略称で、サーバー上のメールを端末にダウンロードせずに管理する方式です。受信したメールはサーバー側に保管され、閲覧する際は端末からサーバーにアクセスする必要があります。POPとは異なり、スマホやタブレット、PCなど、複数の端末からメールを確認することが可能です。ラベルやフォルダ構成、未読・既読などの状態もサーバー上で管理されるため、どの端末から見ても同じになります。
なお、送信メールの管理に使われる通信プロトコルは「SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）」と呼ばれます。メールソフトからサーバーへメールを送る際や、サーバーから受信者のサーバーへメールを送信する場合に使用されるルールです。
1つのメールアドレスでPOPとIMAPの使い分けは可能？
POPとIMAPを両方同時に設定することはできません。例えば、複数の端末でメール設定を行う際、POPとIMAPの設定を統一していないと、POPを設定した端末にメールがすべてダウンロードされます。その結果、IMAPを設定した端末ではサーバー上のメールデータを参照できなくなり、メールを閲覧できなくなってしまいます。
これを防ぐためにも、POPとIMAPはいずれかを切り替えて使用するのが基本です。1つの端末でメールを使う場合はPOP、複数の端末でメールを管理したい場合はIMAPなど、目的に応じて使い分けると良いでしょう。
POPとIMAPのメリットとデメリット
多くのメールソフトやWebメールには、POPとIMAPの機能が搭載されています。こちらでは、各機能を有効にするメリットとデメリットを解説します。
POPのメリットとデメリット
POPのメリット
POPはメールをPCやスマホなどの端末に保存するため、メールサーバーの容量制限を気にせずに利用できる点がメリットです。ダウンロードしたメールは端末側で管理され、基本的にサーバー上からは削除されるため、サーバーの容量を節約することができます。サーバーの負荷が軽減され、パフォーマンスの向上が期待できます。サーバーの保存容量を増やす目的で課金をしている場合も、コストを節約できるでしょう。
また、POPは一度メールをダウンロードすれば、インターネットに接続していなくてもメッセージを確認できます。オフライン環境で作業することが多いユーザーや、通信環境が不安定な場所へ行くことの多いユーザーにとっては大きな利点です。ただし、新たにメールを受信したい場合にはインターネットに接続する必要があります。
POPのデメリット
POPを利用する場合、メール管理を行えるのが1つの端末だけになるという制約があります。例えば、外出中にスマホでメールボックスをチェックし、後から自宅でPCから同じメールを確認して返信する、といった使い方が難しくなります。設定を工夫することで複数の端末で同じメールを閲覧できるようになりますが、未読・既読などの情報は共有されません。
また、POPではメールが端末に保存されるため、端末が壊れたり、紛失したりすると、保存していたメールも一緒に失われるリスクがあります。
IMAPのメリットとデメリット
IMAPのメリット
IMAPはサーバー上でメールを一元管理するため、複数の端末でメール管理を行える点がメリットです。これは同じメールアドレスを複数人で共有できることを意味しています。1人で複数の端末を所有している場合はもちろん、チームや家族で共通のメールアドレスを利用する場合にも便利です。
また、IMAPではメールのラベルや未読・既読などの分類状況を共有できます。そのため、複数の端末やメールソフトでメールを確認する場合でも、管理が煩雑になる心配はありません。
IMAPのデメリット
IMAPはメールをサーバー上で保管するため、サーバーの容量制限の影響を受けます。大量のメールやサイズの大きい添付ファイルを保管すると、サーバーの容量がオーバーし、新しいメールの受信や保存ができなくなるおそれがあります。定期的に必要のないメールを選択して削除する、追加のストレージを購入するなどの対策をしましょう。
また、IMAP接続でメール受信を行うには、インターネットへの接続が必要です。オフライン状態ではメールを確認できないため注意しましょう。
POPとIMAPを設定する際の注意点
POPとIMAPの設定を行う際には、それぞれの仕組みを理解することが重要です。こちらでは、POPとIMAPを設定する際の注意点を解説します。
POP
POP接続では、サーバー上にメールを保存しておく期間を決められます。保存期間が短いとダウンロード前に重要なメールが削除されるリスクがあり、長過ぎるとサーバーの容量を圧迫する可能性があります。そのため、保存期間はメールの重要度やストレージに合わせて適切に指定しましょう。
また、POP接続を利用する場合は、端末の故障や紛失によってメールデータが失われるのを防ぐために、バックアップをしておくことも大切です。クラウドサービスや外部のUSBメモリなどにコピーを取っておくと良いでしょう。
IMAP
IMAP接続を利用する場合は、必ずインターネットに接続できているかを確認しましょう。通信環境が不安定だとうまくメールが受信できなくなる可能性があります。
また、IMAPはサーバー上でメールデータを保管するものの、サーバーがダウンした場合に備えてバックアップを取っておくことも重要です。メールサービスごとのバックアップ手順を下記の記事でご紹介していますので、ぜひご確認ください。
さらに、メールサーバーの設定情報を正しく入力することも大切です。IMAPの利用時には、インターネットサービスプロバイダ（ISP）から、ホスト名やパスワード、セキュリティの種類（SSL/TLS）などの情報が提供されます。これに従い、メールサーバーの情報を正しく入力しましょう。設定を誤ると、メールを受信できなくなる可能性があります。
そのほかには、メールサーバーが外部から攻撃された場合に備えて、セキュリティ対策も行いましょう。セキュリティ対策を施さずに利用すると、アカウントが乗っ取られたり、メールが盗まれたりするおそれがあります。
POPとIMAPの違いや特徴を理解して適切に使い分けよう！
ここまで、POPとIMAPの仕組みや違い、メリット・デメリットなどをお伝えしました。POPとIMAPは、ともにメールの取得や管理に用いられる主要なプロトコルです。どちらも一長一短があるものの、ビジネスシーンなど、複数人で同じメールアドレスを共有する場合にはIMAPが適しているとされます。
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