2024/04/03
タスク管理ツールは、メンバーのやるべきことや進捗、プロジェクトの進捗などを管理できる便利なツールです。今回は、タスク管理ツールの機能やメリット、選び方やおすすめツール15選などを紹介します。業務効率化を推進できる使いやすいツールを選びたい方は、ぜひ参考にしてください。
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、プロジェクト全体の進捗や工程、メンバーの作業進捗、個人のToDoなどを管理できるツールのことです。タスクや進捗を見える化できます。
タスク管理ツールを活用することで、全体の進捗を把握できる、タスクを可視化して見落としを防げる、チームの足並みを揃えられる、などの効果が期待できます。
以下では、タスク管理ツールが注目される背景やプロジェクト管理との違いについて見ていきましょう。
タスク管理ツールが注目される背景
タスク管理ツールが注目される背景としては、リモートワークの普及が挙げられます。
リモートワークが普及した昨今、メンバーがオフィスで顔を合わせる機会が減りました。そのため、メンバーそれぞれが抱えるタスクやプロジェクトの進捗を把握できるツールへのニーズが高まっています。
タスク管理ツールを活用することで、リモートワークの従業員が多い職場でも、タスクや進捗を把握できるようになります。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理と混同しやすいのがプロジェクト管理です。
プロジェクトはタスクの集合体のようなものであり、プロジェクト管理はプロジェクトを成功させるために行います。プロジェクト管理では、全体のタスクやメンバーそれぞれに割り当てられたタスク以外にも、予算やスケジュールなどを管理する必要があるのがポイントです。
また、タスクは個人がそれぞれ責任を持って進める一方、プロジェクトはマネージャーやリーダーが責任を持って管理する、という違いもあります。
プロジェクト全体を管理したい場合は、個々のタスクを管理できるだけではなく、全体のタスクやスケジュールも管理できるツールを導入しましょう。
タスク管理ツールの機能
タスク管理ツールに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- プロジェクト管理
- ToDoリスト作成機能
- ガントチャート機能
- カンバン機能
- アラート機能
- コメント機能
- ファイル添付機能
- チャット機能
ここでは、それぞれの機能について解説します。
プロジェクト管理
プロジェクト管理は、プロジェクトごとにボードを作成し、タスクや全体の進捗などを管理できる機能です。プロジェクトによってボードを切り替えられるため、複数プロジェクトのタスクや進捗を同時に把握できます。タスクが混同してしまうのを防げるでしょう。
また、ボードごとに関係するメンバーを自由に招待できるため、プロジェクトに必要なメンバーの管理も効率よく行えます。
ToDoリスト作成機能
ToDoリスト作成機能は、やるべきことをリスト形式で表示できる機能です。タスクを明確化できるため、タスクの抜け漏れを防ぎ、効率よく仕事を進められるようになるでしょう。
個人はもちろん、チームやプロジェクトごとにToDoリストを作成できる便利なツールもあります。
また、メンバーのリソースを確認しながらタスクを割り振り、メンバーそれぞれのToDoリストを作成できるものもあります。
ガントチャート機能
ガントチャート機能は、プロジェクト全体の工数や進捗を帯状に可視化できる機能です。横軸に日付、縦軸にメンバーや作業内容を記載し、棒グラフでタスクの進捗や期間を示します。
ガントチャートは、プロジェクトの進捗や全体のスケジュール感を簡単に把握できるのがメリットです。ガントチャートと現状を照らし合わせることで、プロジェクトが問題なく進んでいるのか、どのくらい遅延しているかをすぐに判断でき、必要に応じて軌道修正できるでしょう。
タスクの担当者も表示できるツールであれば、特定のメンバーに業務が偏っていないかもチェックできます。
カンバン機能
カンバン機能は、「だれがいつどのタスクを担当するのか」を記載したカンバンというカードを付箋のように追加し、タスクを管理できる機能です。
カンバン機能では、列をどのように分けるかを自由に設定できます。たとえば、「未着手」「進行中」「完了」のように進捗状況ごとに列を分ければ、タスクの進捗をひと目で把握できるようになります。
カンバンは簡単に追加・移動できるため、リアルタイムで進捗状況や割り振りたいタスクを共有できるのがメリットです。
アラート機能
アラート機能は、設定した日時に特定のタスクがアラートとして表示される機能です。ポップアップで表示されるよう設定することで、タスクのやり忘れを防止できます。
会議や来客対応など、時間が決まっているイベントに対してアラートを設定するのも1つの方法です。たとえば、会議の1日前に「プレゼン練習」、1時間前に「資料印刷」というタスクをアラートするよう設定すれば、計画的に準備を進められるでしょう。
コメント機能
コメント機能は、タスクごとに補足情報やフィードバックなどを書き込める機能です。コメントの送付先は自由に設定でき、タスクをこなすうえで伝えておきたい情報を割り振りの際に簡単に追記できます。
また、「お忙しいと思いますがよろしくお願いします」「期限が短いようでしたら相談してください」というように、担当者を気遣うコメントを記入することも可能です。メンバー間のコミュニケーションを活性化できるでしょう。
ファイル添付機能
ファイル添付機能は、タスクごとに参考にすべきドキュメントや画像データなどを添付できる機能です。タスクの内容をより明確に伝えるために役立ちます。
たとえば、チラシの作成を依頼したいとします。このとき、単に「チラシの作成をお願いします」と依頼しても、イメージとは違う仕上がりになってしまう可能性が高いです。参考になるチラシ例や大まかなレイアウトを添付することで、より具体的にタスクを依頼できます。
また、どのような資料を参考にタスクを進めたのか、ナレッジやノウハウを蓄積するためにも活用できます。
チャット機能
チャット機能は、チームメンバーとチャットでコミュニケーションをとれる機能です。タスクの進捗をメンバーに確認したり、割り振りを調整したりする際に活用できます。
チャットツールとタスク管理ツールを行き来する必要がないため、効率よくコミュニケーションを強化できるのがメリットです。
タスクごとにチャットできるツールであれば、どのタスクの話をしているのか混乱することなく、スムーズにコミュニケーションを進められます。
タスク管理ツールを導入するメリット
タスク管理ツールを導入するメリットは以下のとおりです。
- タスクの量や進捗を可視化できる
- 優先順位をつけやすくなる
- 円滑なコミュニケーションが実現する
- 過去のタスクをナレッジとして蓄積できる
それぞれのメリットについて解説します。
タスクの量や進捗を可視化できる
タスク管理ツールを導入することで、タスクを一元管理でき、タスクの量や進捗を可視化できるのがメリットです。
自身が抱えるタスクの量や期限を把握できるため、タスクの抜け漏れを防げます。結果的に、プロジェクトの遅延や品質低下のリスク軽減にもつながります。
また、ほかのメンバー個人の進捗やチーム全体の進捗も把握できるため、プロジェクトマネジメントに役立つのもメリットです。
優先順位をつけやすくなる
タスクの優先順位をつけやすくなるというメリットもあります。計画的に業務をこなし、重要なタスクにより集中できるようにするためには、優先順位の設定が欠かせません。
タスク管理ツールでは、タスクを洗い出して期限とともに可視化できます。タスク管理ツールを利用することで、重要性や緊急性をもとに簡単に優先順位を決められます。結果、計画的にタスクをこなせるようになり、業務効率化や生産性向上が期待できるのがポイントです。
円滑なコミュニケーションが実現する
タスク管理ツールによって、円滑なコミュニケーションが実現するのも魅力です。
タスク管理ツールでは、自分以外のメンバーが抱えるタスクも把握できます。業務量が多いメンバーやタスクに遅れが生じているメンバーをすぐに把握し、リソースに余裕があるメンバーが素早くリカバリーできます。チームの協力関係をより効率的に構築できるでしょう。
コメント機能やチャット機能が搭載されているツールなら、タスクに対するフィードバックや議論もツール内で行えます。
過去のタスクをナレッジとして蓄積できる
タスク管理ツールは、過去のタスクをナレッジとして蓄積できるのもメリットです。
タスク管理ツールには、完了済みのタスクの情報も残るため、以下のような情報をナレッジとして記録できます。
- タスクの着手から完了までにかかった日数
- 何人で取り組んだか
- タスクをこなすうえで参考にした資料
次に似たようなタスクに取り組む際は、過去の記録を参考に、より効率的に業務をこなせるようになるでしょう。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールを選ぶ際は、以下の5つのポイントをチェックしましょう。
- 必要な機能が搭載されているか
- 直感的に操作できるか
- 利用できる人数に制限はないか
- ほかのシステムと連携できるか
- サポート体制が整っているか
タスク管理ツールには多くの種類があるため、自社に合った使いやすいツールを選ぶことが大切です。
ここでは、タスク管理ツールの選び方について解説します。
必要な機能が搭載されているか
1つ目は、必要な機能が搭載されているかです。
ツールを導入する目的に応じて、必要な機能が搭載されているかを重視しましょう。
たとえば、個々のタスク管理だけではなくプロジェクト管理にも利用したい場合は、プロジェクト管理機能やガントチャート機能などを搭載しているツールを選ぶのがおすすめです。また、メンバー間でコミュニケーションに課題を抱えている場合は、チャット機能があるツールを選ぶとよいでしょう。
どのような機能が必要かを理解するために、現場の従業員にヒヤリングして意見を反映することも大切です。
直感的に操作できるか
2つ目は、直感的に操作できるかです。
タスク管理ツールを現場に定着させるためには、だれでも直感的に操作できるわかりやすいツールを選ぶ必要があります。やるべきタスクを視覚的にわかりやすく表示できるものや、タスクを簡単に入力・追加できるものなどを選びましょう。
無料トライアルやデモンストレーションを利用し、導入前に操作性を確かめるのがおすすめです。
利用できる人数に制限はないか
3つ目は、利用できる人数に制限がないかです。
タスク管理ツールには、利用できるアカウント数に制限があるものや、人数に応じて追加料金が発生するものもあります。
ツールを利用できる人数に制限がなければ、会社全体で統一したタスク管理ツールを利用できます。プロジェクトに関わる社外メンバーを招待して、タスクを管理を行うことも可能です。
ほかのシステムと連携できるか
4つ目は、ほかのシステムと連携できるかです。
チャットツールやカレンダーツール、メールソフトなど、ほかのシステムと連携できるものを選ぶことで、利便性がさらに高まります。タスクの期日を自動でカレンダーツールに反映できたり、タスクの通知をチャットツールで受け取ったりできるでしょう。
また、すでに使用しているシステムと連携できれば、データを移行してスムーズに利用を開始できます。チャットツールの導入をきっかけにシステムを一新する必要がないため、従業員にかかる負担も軽減できます。
サポート体制が整っているか
5つ目は、サポート体制が整っているかです。
サポートが不十分なツールの場合、不明点やエラー発生時にスムーズに対応できず、業務に支障をきたす恐れがあります。サポート体制が整っているツールなら、すぐに問い合わせて解決できるため、安心してツールを利用できるでしょう。
コンサルタントやデザイナーなどからのサポートを受けられるツールであれば、使いやすい形にカスタマイズすることも可能です。
タスク管理ツールのおすすめ15選
ここでは、タスク管理ツールのおすすめ15選として以下のツールの機能や特徴を紹介します。
- Backlog
- Trello
- Taskworld
- Asana
- Notion
- Jira Software
- Wrike
- Todoist
- Jooto
- Microsoft To Do
- monday work management
- Smartsheet
- Stock
- Group Task
- Lychee Redmine
Backlog
Backlogは、チームの業務を見える化できるタスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルな操作性とデザインで、だれでも直感的に操作できます。
タスク管理はもちろん、プロジェクト全体の進捗もガントチャートでひと目で把握できます。進捗に応じて柔軟に計画を変更・調整できるため、プロジェクト管理に課題を抱えている方にもおすすめです。
また、スペース課金であるため利用ユーザー数によって料金が変わらないのもポイントです。スタンダードプラン以上であればユーザー数無制限で利用でき、社内外問わずメンバーを気軽に追加できます。
Trello
Trelloは、カンバン機能がメインのタスク管理ツールです。プロジェクトごとにボードを作成し、タスクや期日、担当者などを書き出したカードを進捗に応じて整理できます。カードはドラッグ＆ドロップで簡単に移動できるため、直感的に操作できるでしょう。
Trelloの大きな魅力は、無料プランでできる機能が多いことです。無料プランではカードを無制限に追記でき、ボードは10枚まで作成できます。
有料のPREMIUMやENTERPRISEプランでは、カレンダー形式やマップ形式など、タスクを多様な形式で確認することも可能です。
Taskworld
Taskworldは、情報共有の効率化に強みがあるタスク・プロジェクト管理ツールです。
各タスク内でチャットやファイル共有が可能なため、Taskworld上でスムーズにコミュニケーションをとれます。チャットに対応した検索機能も搭載されているため、チャット履歴を残すことでナレッジの蓄積にもつながります。
ガントチャートやリスト、テーブル、カレンダーなど、多様な表示形式に対応しているのも魅力です。見やすい形式に素早く切り替えられるため、タスクを素早く多角的にチェックして抜け漏れを防げます。
Asana
Asanaは、世界190か国で利用されているタスク管理ツールです。
目標に対するチームの進捗やそれぞれのタスクを、リアルタイムで共有・把握できます。ダッシュボードを作成し、リアルタイムのデータを棒グラフや円グラフといった形でわかりやすく可視化することも可能です。わざわざ報連相を行うことなく、スムーズにプロジェクトを進められるでしょう。
ほかにも、メッセージ機能やフォーム機能、承認申請機能といった便利な機能が搭載されています。
SlackやGmail、Salesforceなど、幅広いアプリやソフトとの連携にも対応しています。
Notion
Notionは、プロジェクトの管理やナレッジの蓄積、ドキュメントの作成などを1つのワークスペースで行えるツールです。タスク管理専用のツールではありませんが、タスクをリストやカレンダー形式などで表示でき、タスク管理にも活用できます。
Notionの大きな特徴は、カスタマイズ性の高さです。タスクやプロジェクト管理、ノウハウをまとめたWikiの作成など、目的に応じて自由に使えます。複数のツールを使い分けたくない方におすすめです。
Jira Software
Jira Softwareは、世界中で10万社以上の会社に利用されているソフトウェア開発ツールです。スクラム・ボードやカンバン・ボードといったテンプレートを利用して、使いやすいタスク管理ツールをカスタマイズできます。
タイムライン・ビューを使用すれば、プロジェクトの全体像や進捗をひと目で把握することも可能です。自動化機能にも優れているため、タスク管理を効率化できます。
無料プランでは、10ユーザーまで利用できます。
Wrike
Wrikeは、タスクや進捗の見える化と部門を超えたコミュニケーションの促進で、組織の生産性を高められるプラットフォームです。すべてのプランでタスク管理とプロジェクト管理ソフトウェアを利用できます。
プロジェクト管理では、ダッシュボードとレポート機能で進捗状況をリアルタイムで把握することが可能です。用途別にテンプレートが複数用意されているため、スムーズにプロジェクト管理を始められるでしょう。
また、SlackやGmail、Salesforceなど400以上のツールと連携させてさらに利便性を高められるのもメリットです。
Todoist
Todoistは、日々の細かなタスクを簡単に整理できるタスク管理ツールです。
思考と同じ速さでタスクを書き出せるよう工夫されているのがポイントです。タスク欄に入力した言葉を用いて、自然言語認識機能が瞬時にToDoリストを作成してくれます。
また、タスクが期日ごとに自動で整理されるため、緊急性の高いタスクに優先的に取り組みやすいのもメリットです。
カテゴリごとにタスクを分けられるため、仕事に関するタスクはもちろん、プライベートなタスク管理にも活用できるでしょう。
Jooto
Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。40万人以上に利用されており、有料プランは約1,800社に導入されています。
カンバン方式のタスク管理はもちろん、ガントチャート方式によるプロジェクト管理も無料で行えます。プロジェクト横断管理機能も搭載されており、プロジェクトを横断してすべてのタスクを把握できるのも魅力です。
Jootoの大きな特徴は、各タスクに予定と実績の数値を設定して予実管理を行える点です。フィルター機能で簡単に集計でき、従業員やチームごとの達成状況を可視化できます。タスクに紐づいた数値管理を行いたい方におすすめです。
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、Microsoft365で提供されているタスク管理ツールです。タスク管理に特化したシンプルなツールであり、毎日のやるべきことをスマートに管理できます。タスクごとに期日を追加し、毎日のチェックリストにリマインダーを設定して計画的に進められるでしょう。
デスクトップアプリとモバイルアプリの2つがあるため、外出先でもすぐにタスクを追加できるのも魅力です。
monday work management
monday work managementは、日常的なタスク管理から目標設定、プロジェクト管理などをオールインワンで行える業務管理ツールです。
ガントチャートやカンバンなど、ワークフローに応じてタスクの表示形式を変更できます。また、ダッシュボードには30以上のウィジェットが用意されており、必要な情報をすぐに確認できるダッシュボードをカスタマイズできます。
ワークフローの作成に対応しているのも魅力です。ビルディングブロックを組み合わせることで、ノーコードで簡単にワークフローを作成できます。
Smartsheet
Smartsheetは、さまざまな規模に対応できる作業管理プラットフォームです。ダッシュボードやガントチャート、カレンダー、グリッドなど、複数の形式でタスクを管理できます。コンテンツ共同作業機能が搭載されているため、複数人で1つの作業を進めることも可能です。
また、シートやダッシュボードなどの変更履歴や変更者、日時などを確認できるアクティビティログも利用できます。セキュリティ面でも安心です。
ユーザー1名、編集者2名までであれば、月額料金無料で利用できます。
Stock
Stockは、社内の情報を簡単にストックできるクラウドサービスです。チャットツールでは散在してしまいがちな情報を、簡単に蓄積できます。タスク管理やメッセージ機能も搭載しており、社内でコミュニケーションをとりながらタスクを手軽に管理できるのが魅力です。
ITの専門知識がない方もすぐに使えることを前提としたツールであるため、はじめてクラウドサービスを使う会社でもスムーズに利用できるでしょう。
シンプルなツールですが、権限設定やバックアップデータの保持、社外メンバーや他ツールとの連携など、便利な機能も複数搭載されています。
Group Task
Group Taskは、シンプルで使いやすいタスク管理ツールです。デザインがシンプルで、機能も必要十分であるため、ストレスなく継続利用できます。
Group Taskのポイントは、ログイン後に自身に割り当てられたタスクのみがダッシュボードに表示される点です。自身のタスクに集中しやすくなります。マネージャーやリーダーは全体のタスクを管理できるため、プロジェクト管理にも活用できます。
また、無料のフリーコースで多くの機能を利用できるのもメリットです。まずはフリーコースで使い勝手や機能を確かめたい、という方におすすめできます。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、マウス操作で複雑なプロジェクト管理を行えるツールです。ガントチャートとカンバン機能で、タスクの進捗をリアルタイムで見える化できます。イナズマ線やクリティカルパスを使い、タスクの遅延を簡単に特定することも可能です。
また、従業員それぞれの工数や稼働状況をひと目で把握できる機能もあるため、業務の偏りを調整して無理のない計画を立てられます。
サポート体制が充実しており、安心して利用できるでしょう。要望に応じて、必要な拡張機能を開発・リリースするサービスも提供しています。
タスク管理ツールを活用するためのポイント
タスク管理ツールは導入して終わりではありません。タスク管理ツールを使いこなすためには、以下のポイントを押さえましょう。
- タスクは細分化して入力する
- タスク管理に充てる時間を決める
- スケジュールにはバッファを持たせる
ここでは、タスク管理ツールを活用するための3つのポイントを解説します。
タスクは細分化して入力する
タスクを入力する際は、なるべく細分化しましょう。たとえば、「プレゼンの準備をする」というタスクは、以下のように細分化できます。
- 情報のリサーチ
- プレゼン資料の作成
- プレゼン原稿の作成
- プレゼンの練習
タスクを細分化し、それぞれに期限を決めて細かく入力することで、より計画的にタスクをこなせるようになります。タスクを完了させるために何をすべきか、何から着手すべきかが明確になるのもメリットです。
タスク管理に充てる時間を決める
タスク管理に充てる時間を決め、スケジュールに組み込んでおくことも大切です。
タスク管理ツールを日々の業務に活用するためには、タスク管理ツールの情報をこまめに更新する必要があります。そのためには、「始業前の15分」「毎週月曜日の始業前と金曜日の終業後」のように、タスク管理に充てる時間を事前に決めておきましょう。
スケジュールに組み込むことで、タスクの入力やステータスの更新を忘れ、ツールが形骸化してしまうことを防げます。
スケジュールにはバッファを持たせる
タスクごとに期限を設定する際は、スケジュールにバッファを持たせましょう。
細かくスケジュールを設定しても、予想よりタスクをこなすのに時間がかかってしまったり、想定外のトラブルで遅延したりするケースは少なくありません。余裕のないスケジュールを設定してしまうと、タスクが1つ遅れただけですべてのスケジュールが崩れてしまうこともあるでしょう。
タスクに期限を設定する際はバッファを持たせ、実現可能なスケジュールを策定することが大切です。
メールのタスク管理にはメール共有管理システムがおすすめ
「重要度の高いメールから返信してメール対応業務を効率化したい」「メールの見逃しをなくしたい」など、メールのタスク管理を行いたい場合は、メール共有管理システムを活用するのがおすすめです。
メール共有管理システムなら、メールを対応状況ごとに自動で整理できたり、担当者を自動で割り振ったりできます。
メールディーラーは、チームでのメール対応を効率化できるメール共有管理システムです。メールの対応状況変更や担当者設定を自動で行えます。ラベルを設定して、緊急度の高いメールを可視化することも可能です。
また、個人ではなくチーム宛てにメールを受信できるため、対応窓口を一本化して属人化を解消できます。メールごとにコメントを残せるため、メンバー間での連携も簡単です。
タスク管理ツールで業務効率化を推進しよう
タスク管理ツールは、プロジェクトの進捗やメンバーのやるべきこと、タスクの進捗などを管理できるツールです。タスク管理ツールを導入することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、計画的に業務を進めやすくなります。チーム内での円滑なコミュニケーションを実現できたり、過去のタスクをナレッジとして蓄積できたりするのも魅力です。チーム全体で業務効率化を推進したい場合は、タスク管理ツールを導入するのがおすすめです。
タスク管理ツールには多くの種類があります。機能や操作性、サポートなどを十分に確認し、自社にあった使いやすいツールを選びましょう。
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