2024/05/23
Gmailに送付されてくる迷惑メールによって、お客様からのメールが埋もれてしまい困っている方もいるでしょう。また、お客様のGmailアドレス宛てに送信したメールが迷惑メール判定されてしまうという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、Gmailの迷惑メール設定・解除方法などを解説します。迷惑メール判定されないための送信側の対策もお伝えするので、参考にしてください。
GoogleがGmailの迷惑メール対策を強化
Googleは2023年10月、迷惑メール対策の強化を目的に「メール送信者のガイドライン」の変更を発表し、2024年2月から段階的に適用が開始されました。
ガイドラインに未対応のままメール送信をした場合、メールがブロックされてしまったり、迷惑メールに振り分けられたりしてしまう可能性があります。
ガイドライン変更が発表された背景には、サービス事業者や取引先になりすまし、有害なサイトへと誘導するフィッシングメールの増加が社会問題化していることが挙げられます。
Gmailに迷惑メールが届きやすい理由
そもそも、他のメールと比較してGmailに迷惑メールが多い理由としては、以下の2点が挙げられます。
- ユーザー数が多い
- 実在するメールアドレスを生成しやすい
それぞれの理由を確認しましょう。
ユーザー数が多い
Gmailを利用するユーザー数の多さは、Gmailに迷惑メールが届くリスクが高い理由の1つです。Gmailは、誰もが知るGoogleが運営するサービスであるため知名度が高いことや、無料で高機能なメールが利用できることから、全世界で10億人以上のユーザー数を誇ります。
なりすまし事業者などからすると、ユーザー数が多い分、迷惑メールを送付できる対象が多くなると考えられます。
実在するメールアドレスを生成しやすい
Gmailのアドレスは＠以降が「gmail.com」と決められていることから、実際に存在するメールアドレスを作りやすい点が特徴であり、この点も迷惑メールが届きやすい理由の1つです。
「〇〇〇＠gmail.com」の〇〇〇の文字列に無作為に文字列を入れると、実在するメールアドレスと一致しやすく、そのメールアドレスに迷惑メールが届くことがあります。
Gmailに迷惑メールが届くことによるリスク
Gmailに迷惑メールが届くことによる、企業としてのリスクは主に以下の2点です。
- お客様からのメールが埋もれてしまう
- 機密情報やお客様情報が流出する
それぞれの内容を解説します。
お客様からのメールが埋もれてしまう
業務で使用しているGmailアドレスに迷惑メールが届くことで、お客様からの重要なメールが埋もれてしまうリスクが生じます。迷惑メールが大量に届くと、その分受信メールの数が増えるため、重要なメールがその中に埋もれてしまい気づくのが遅くなってしまう可能性があるでしょう。それにより、お客様からの信頼を失ったり、大事なビジネスチャンスを逃してしまったりしかねません。
機密情報やお客様情報が流出する
機密情報やお客様情報の流出リスクも考慮しなければなりません。迷惑メールの中にはフィッシングメールと呼ばれるメールがあり、フィッシングメールには、マルウェアの自動ダウンロードを仕掛けられていることが少なくありません。
このダウンロードによって、パソコンやスマートフォンが、悪意のあるソフトウェアであるマルウェアに感染してしまいます。社内ネットワークなどを介して組織内感染が起きると、社内の機密情報が盗み出されてしまうといったリスクが生じてしまうでしょう。
Gmailの迷惑メール設定・解除方法
ここからは、Gmailの迷惑メール設定と、解除方法を解説します。
迷惑メールを設定する方法
Gmailのブロック機能を使うと迷惑メール設定ができます。簡単な設定で済むため、迷惑メールで悩んでいる場合は、すぐに試してみることをおすすめします。手順は以下のとおりです。
- 迷惑メールに設定したいメールを開封する
- 右上に表示される「︙（その他）」のアイコンをクリックする
- 「（送信者名）をブロックする」を選択し、クリックする
なお、迷惑メールフォルダーのメールは30日後に自動的に削除されるため、残しておきたい重要なメールが誤って入っていないかどうか、定期的にチェックしましょう。
迷惑メール設定したアドレスを解除する方法
誤って迷惑メール設定してしまった場合は、以下の手順で設定を解除することが可能です。「迷惑メール設定をする方法」と、途中までの流れは同じです。
- 迷惑メールの設定を解除したいメールを開封する
- 右上に表示される「3点リーダー（その他）」のアイコンをクリックする
- 「（送信者名）のブロックを解除する」を選択し、クリックする
迷惑メールとして振り分けられたメールを解除する方法
迷惑メールとして振り分けられてしまったメールの設定を解除する方法は、以下のとおりです。
- 迷惑メールフォルダーから、迷惑メール設定を解除したいメールを開封する
- 下部に表示される「迷惑メールではないことを報告」をクリックする
上記の手順を踏むだけで、通常のメールと同じように受信トレイに表示されるようになります。
迷惑メールを受信しないコツ
迷惑メールを受信しないコツを押さえておくことで、迷惑メールが届きにくい状態にすることが可能です。以下の4点に注意して、なるべく迷惑メールを受信しないようにしましょう。
- 推測されにくいメールアドレスにする
- メールアドレスをWeb上に公開しない
- プロバイダの迷惑メール対策機能を活用する
- 迷惑メール対策機能がついたメールソフトを使う
それぞれの内容を解説します。
推測されにくいメールアドレスにする
なるべく迷惑メールを受信しないように、推測されにくいメールアドレスにしましょう。具体的には、以下のポイントを踏まえて作成するとよいでしょう。
- 「@」の前の部分を10文字以上にする
- アルファベットと数字、記号を使う
迷惑メールのメールアドレスは、辞書に記載されている単語や、「sato」や「hanako」などの名前でよくある単語などをランダムに組み合わせて生成しているといわれています。
そのため、Gmailの「@」の前の部分は10文字以上とある程度長くしたり、アルファベットと数字、記号をそれぞれ入れて複雑にしたりすると、ランダムに生成されにくくなります。
メールアドレスをWeb上に公開しない
メールアドレスをWeb上に公開することは避けましょう。迷惑メールの送信先リストは、自動収集プログラムを使い、Web上のメールアドレスを収集して作成しているといわれているためです。
例えば、会社への問い合わせ窓口などであれば、Web上に問い合わせメールアドレスを掲載するのではなく、問い合わせフォームを設置するといった対応が求められます。
プロバイダの迷惑メール対策機能を活用する
契約しているインターネットプロバイダによっては、独自の迷惑メール対策のサービスを提供しているケースがあります。このような、プロバイダの迷惑メール対策機能を活用するのも1つの手です。
迷惑メールである可能性が高いメールを受信したことを検知し、プロバイダのサーバー上で遮断してくれるといったサービスが挙げられますが、プロバイダによって提供するサービスは異なります。契約中のプロバイダではどのようなサービスを提供しているのか、確認しておくとよいでしょう。
迷惑メール対策機能がついたメールシステムを使う
特にお客様からの問い合わせメールの対応にあたっている部門では、迷惑メールが大量に届くと業務に支障をきたします。こういった場合は、迷惑メール対策機能がついたメールシステムの活用がおすすめです。
迷惑メール対策ができる法人用のメール共有システムをお探しなら、「メールディーラー」がおすすめです。高性能なアンチスパムフィルターを使うことで、ウイルスメールの除去や迷惑メールの判定を行うことが可能です。迷惑メール対策を検討中の場合は、ぜひメールディーラーの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。
メールディーラーの詳しい機能などを知りたい方は、以下のフォームからお問い合わせください。
Gmailが迷惑メール判定を行う基準
Gmailで迷惑メールに振り分けられるメールには、以下のような特徴が見られます。
- 不正なURLが記載されている
- 空メールである
- 送信者のメールアドレスが既存のものに似ている
- 受信者が迷惑メール設定をしている
- 送信者がガイドラインに沿った方法で送信していない
各基準について解説します。
不正なURLが記載されている
すでに悪質なサイトと報告されているURLをはじめとして、不正と思われるWebサイトのURLがメール本文に含まれている場合、Gmailは迷惑メールと判断するとされています。なぜなら、迷惑メールのほとんどが、悪意のあるWebサイトへの誘導を目的にURLを掲載しているためです。
また、短縮URLも危険なURLと判断される可能性が高いとされています。フィッシング詐欺などを行うためのメールは、本当のURLを隠すためにURL短縮サービスを利用することが多いことが、その理由です。
空メールである
件名や本文が書かれていないメールも、迷惑メールと見なされやすいといわれています。
理由としては、空メールが、迷惑メールの送り手によって、そのメールアドレスが使われているかどうかを確認するための手段として使われることがあるためです。
送信者のメールアドレスが既存のものに似ている
Gmailが迷惑メールと判断する基準として、「送信者のメールアドレスが既存のものに似ている」ことも考えられます。Amazonや楽天市場などの有名な会社を装い、悪質なWebサイトに誘導する迷惑メールが存在するためです。
実際には迷惑メールでなくても、大手の会社と似たメールアドレスのメールは、迷惑メールフォルダーに振り分けられる可能性があるでしょう。
受信者が迷惑メール設定をしている
受信者が一度迷惑メール設定をしたアドレスから送付されるメールは、迷惑メールボックスに分類されます。
特定のメールアドレスを指定してブロックした場合や、受信フォルダー内のメールを手動で迷惑メールフォルダーに移動させた場合も、次回以降も自動的に迷惑メールフォルダーに入れられます。
送信者がガイドラインに沿った方法で送信していない
冒頭でご紹介した通り、Gmail宛てにメールを送信する際はガイドラインに沿った方法で送信する必要があります。
特に、「SPF」「DKIM」といった送信ドメイン認証が設定されていない場合は、迷惑メールに分類されやすくなります。Gmailアカウントに1日あたり5,000件以上のメールを送信する場合は、SPFとDKIMの両方の設定に加えて「DMARC」の設定も求められています。
SPFとDKIM、DMARCの意味は、以下をご参照ください。
- SPF：なりすましメールではないことを証明するために有効な仕組み
- DKIM：受信メールに付与された電子署名情報から、なりすましを特定する送信ドメイン認証
- DMARC：SPFやDKIMなどの送信ドメイン認証に失敗した際の対処法を指定する技術
Gmailで迷惑メールと判断されるのを防ぐために、送信者が実施すべきこと
メール送信者は、迷惑メールと判断されることを防ぐために、「メール送信者のガイドライン」を遵守する必要があります。
無効なアドレスへの配信の停止や、なりすましメール判定を防ぎやすくする「DKIM署名」の使用が可能な、メール配信システムの活用を検討するのも一案です。
特にメルマガを配信している場合は、メール配信に特化したシステムである「配配メール」の導入がおすすめです。「配配メール」なら、Gmailのガイドラインの要件に対応しています。
迷惑メール対策をして業務上のトラブルを防ごう
Gmailに迷惑メールが届くことによって、お客様からのメールが迷惑メールの中に埋もれてしまったり、機密情報やお客様情報が流出してしまったりするリスクの発生が懸念されます。迷惑メールを受信しないようにするには、メールアドレスを推測されにくいものにする、メールアドレスをなるべくWeb上に公開しない、プロバイダの迷惑メール対策機能を活用するといった対策が有効です。
その他、迷惑メール対策機能がついたメール共有システムの活用もおすすめです。「メールディーラー」なら、スパム判定されたメールの自動振り分けやワンクリック登録で迷惑メールとして処理することが可能です。この機会にぜひ、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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