2024/05/23
Gmailでメールを自動転送するには、「転送先アドレスを追加」などの操作が必要です。また、設定の解除は「転送を無効にする」で設定できます。
問い合わせ対応で上司のアドバイスを受ける場合や業務効率化を図る場合などで、Gmailでの自動転送が必要な方は、本記事でやり方をマスターしておきましょう。
Gmailでメール転送が必要な場面
Gmailでは、メール転送（自分が送受信したメールを別のアドレスに送る）ができます。メール転送が必要になる主な場面は、以下のとおりです。
- メール内容を確認する
- 業務の効率化を図る
それぞれ詳しく解説します。
メール内容を確認する
メールを受信した従業員が自分以外の人にメールの内容を確認してもらう場合に、メール転送が必要です。
会社によって、Gmailでお客様とビジネスのやり取りをしていることがあります。また、個人的にお客様と付き合いがある場合に、仕事の相談や問い合わせが個人用のGmailに送られることもあるでしょう。
Gmailを使ったメールの転送方法を理解しておけば、お客様とのやり取りについて上司や同僚と共有できます。メール転送することで、お客様からの相談内容の詳細や相談の経緯を伝えられるため、より状況にあったアドバイスをもらえるでしょう。
業務の効率化を図る
社内の業務効率化を図る場合にも、Gmailによるメール転送をすることがあります。業務効率化とは、社内のムリ・ムダ・ムラを省き、スムーズに業務を進めることです。
仕事をしていると、多くの案件を抱えていてお客様からの問い合わせに対応できないときや、自分の専門外でお客様からの相談に適切に対応できる自信がないときなどがあります。そのようなときに無理してメールで対応しようとすると、余計な時間がかかる上にお客様へ迷惑をかけるでしょう。
そこで、業務量に余裕がある人や専門知識がある人にメールを転送してサポートをお願いしたり、担当を変わってもらったりすると案件をスムーズに処理できます。
Gmailの受信メールを他に転送する手順
Gmailで受信した個々のメールを他のアドレスに転送することは難しくありません。手順は、以下のとおりです。
- 対象のメールを開き「転送」をクリック
- 転送先のメールアドレスを入力
- 内容を確認して送信
各手順について、詳しく解説します。
1. 対象のメールを開き「転送」をクリック
転送する際は、まずGmailを開いて対象のトレイを選択しましょう（例：受信トレイ）。続いて、転送したいメールを選択します。
メールを開いたら、右上にある「︙」をクリックしてください。いくつか表示される選択肢の中から、上から2番目（「返信」の下）にある「転送」をクリックします。
なお、「︙」をクリックせずに、メールを開いてから一番下に位置する（「返信」の右隣）「転送」をクリックしても構いません。
2. 転送先のメールアドレスを入力
「転送」をクリックしたら、通常メールを作成するのと同じような画面が表示されます。表示されたメール作成画面の中で一番上にある「宛先」に転送先のアドレスを入力していきましょう（上司に共有するのであれば上司のアドレスを入力）。
なお、他にも情報を共有したい人がいる場合は、CcやBccに入力しましょう。CcはToの相手にもメールアドレスが表示されるのに対し、BccはToの相手には表示されないという違いがあることを理解した上で使い分けることが重要です。
3. 内容を確認して送信
To・Cc・Bccの入力を終えたら、内容（件名や本文）を確認した上で「送信」を押します。ここまでの操作で、Gmailで受信したメールを転送可能です。
なお、転送する際の件名には、「Fwd:（当初のメールに記載されていた件名）」が表示されます。件名を編集したい場合は、1で「転送」をクリックする前に「転送」下にある「件名を編集」をクリックしましょう。
転送する際に注意すること
1から3までの手順により、Gmailで簡単にメールを転送できます。ただし、メールを転送するにあたってビジネスマナーやルールに注意が必要です。
まず、事前に説明なしにいきなりメールを転送してはいけません。なぜなら、受け取った上司や同僚は、受け取ったメールに対してどのようなアクションを求められているかわからないためです。メールを転送する前にあらかじめ口頭で転送する旨を伝えるか、転送するメールに転送理由を述べるなどの配慮をしましょう。
また、メールの内容には機密情報や個人情報が含まれることがあるため、誤送信のないようメールアドレスの入力などに細心の注意が必要です。さらに、状況やメールの内容次第で、元のメールの送信者に許可を得なければならないこともあります。
安易に受信メールを転送するのではなく、転送の必要性を検討し、上司に相談した上で対応しましょう。
Gmailのメールを自動転送する設定方法（パソコン編）
Gmailを使って自動転送もできます。自動転送とは、受信したメールを自動的に別のアドレスへ転送する機能のことです。
パソコンを使う場合、以下の手順でGmailを使って新着メールをすべて自動で転送するよう設定できます。
- 「設定」をクリックして「転送先アドレスを追加」を選択
- 転送先のメールアドレスを入力
- 確認コードを確認して入力
- 「メールを受信トレイに残す」を選択
各手順について、確認していきましょう。
1. 「設定」をクリックして「転送先アドレスを追加」を選択
個別で転送する場合と同様に、まずはパソコンでGmailを開きましょう。続いて画面右上に表示されている「設定」のアイコン（「？」の右隣にある歯車のマーク）をクリックします。
画面右側に、「クイック設定」と表示されたら、その下にある「すべての設定を表示」をクリックしてください。「設定」画面が表示されたら、上部にある「メール転送と POP/IMAP」（「フィルタとブロック中のアドレス」と「アドオン」の間）を選択します。
「メール転送と POP/IMAP」に切り替わったら、上部「転送：」の隣にある「転送先アドレスを追加」をクリックしましょう。
2. 転送先のメールアドレスを入力
「転送先アドレスを追加」のポップアップウィンドウが表示されたら、「転送先のメールアドレスを入力してください:」の下に転送先のメールアドレスを入力しましょう（例：共有する上司のアドレスや、オフィス不在時に使用する端末のアドレス）。
その後、「次へ」をクリックすると本人確認のためのコードを求められるため、指示に従って操作します。本人確認が完了したら「続行」「OK」の順にクリックしていきましょう。
上記の作業が完了したら、「転送先アドレスを追加 許可を確認するため、確認リンクを （転送先のメールアドレス） に送信しました。」と表示されるでしょう。表示されない場合は、うまく登録できていない可能性があるため、再度最初からやり直してください。
3. 転送先でメールを確認
転送先にメールが届いたら、メール内のURLを開き、「確認」ボタンをクリックします。すると、「確認が完了しました」と表示されるでしょう。ここまでの操作で、自動転送先のメールアドレス登録は完了です。
なお、2で「確認リンクを （転送先のメールアドレス） に送信しました。」と表示されたにもかかわらず、転送先にメールが届かない場合もあります。その際は、「メール転送と POP/IMAP」タブを選択し、「転送:」部分をチェックしましょう。転送先のアドレスが表示されていれば、その下で「メールの再送信」を選択できます。
4. 「メールを受信トレイに残す」を選択
1〜3の操作だけでは、自動転送はできません。なぜなら、あくまで転送先のアドレスをGmailに登録しただけであるためです。
そこで、もう一度「メール転送と POP/IMAP」タブをクリックしましょう。そして、「転送:」部分にある「受信メールを （転送先のメールアドレス） に転送して （自分のメールアドレス）のメールを受信トレイに残す」を選択し、「変更を保存」をクリックすれば、転送先のメールアドレスへの自動転送が有効となります。
なお、「受信トレイに残す」以外にも「既読にする」「アーカイブする」「削除する」を選択可能です。ただし、自分も再度確認しやすいように「受信トレイに残す」を選択した方がよいでしょう。
Gmailのメールを自動転送する設定方法（スマホ編）
スマホを使う場合に、Gmailのメールを自動転送する手順は以下のとおりです。
- ブラウザ版Gmailでログイン
- 「デスクトップ」へ移動
- 「設定」をクリックしてパソコンと同様に設定
それぞれ詳しく解説します。
1. ブラウザ版Gmailでログイン
スマホでGmailの自動転送設定をする際は、まずブラウザ版のGmailにログインしましょう。なぜなら、メールの自動転送設定はGmailアプリでは設定ができないためです。
ブラウザ版Gmailには、以下のURLからアクセスできます。ブラウザ版を開いた際に、「GMAILアプリを開く」の画面が出た場合は、下の「興味がありません」を選択してください。
2. 「デスクトップ」へ移動
Gmailにログインしたら、「デスクトップ」表示に切り替えましょう。ただし、以前は左側の「三本線」をクリックすれば、下部で「デスクトップ」を選択できましたが、現在は「デスクトップ」を選択できない場合があります。
Gmail内で「デスクトップ」を選択できない場合は、Chromeアプリからデスクトップモードにしましょう（Androidデバイスに限る）。
まず、上部アドレスバーの右にある、「︙」を選択します。次に、「詳細設定」で「サイトの設定」「PC版サイト」をクリックしましょう。
これで、パソコンと同じような画面で設定できるようになりました。
3. 「設定」をクリックしてパソコンと同様に設定
1〜2の手順で、パソコンと同じ画面を表示できるようになっているため、あとはパソコンと同じように自動転送の設定を進めましょう。
「設定」を選択して「転送先アドレスを追加」をクリックし、転送先のアドレスを入力します。次に、転送先のメールアドレスに届いたメールを開き、「確認」ボタンをクリックしましょう。
詳しいやり方については、「Gmailのメールを自動転送する設定方法（パソコン編）」を参考にしてください。
なお、スマホでパソコン用の画面を見るため、機種によって画面が見にくかったり、操作がしにくくなったりすることがあります。極力パソコンで操作した方が、スムーズかつストレスを感じずに進められるでしょう。
Gmailで特定のメールのみ自動転送する方法
フィルタを設定することにより、Gmailであらかじめ設定した条件と合致する特定のみを自動転送することもできます。手順は、以下のとおりです。
- フィルタを作成する
- メールアドレスを設定する
それぞれ詳しく解説します。
1. フィルタを作成する
条件を設定するために、フィルタを作成しましょう。Gmailを開き、上部の「メールを検索」隣にある三本線のアイコン（検索オプションを表示）をクリックします。
新たにポップアップウィンドウが表示されたら、From・To・件名・含む・含まないなど、各種条件を入力しましょう。その後、下部にある「フィルタを作成」をクリックします。
なお、自分が設定した条件でうまくいくか気になる場合は、「フィルタを作成」をクリックする前に、隣にある「検索」を選択して確認しましょう。
2. メールアドレスを設定する
「フィルタを作成」をクリックしたら「メールが検索条件と完全一致する場合:」が表示され、必要な処理を選択できます。「次のアドレスに転送する:」を選択し、メールアドレスを設定しましょう（自動転送で設定したメールアドレスを設定可能）。
ここまでの操作で、特定の条件に基づくメールに対して自動転送が可能です。以降、新着メールに対して適用されます。
複数のアドレスに自動転送する方法
状況次第で、上司だけでなく同僚への共有が必要になることもあるでしょう。Gmailでメールを複数のアドレス（アカウント）に自動転送する場合も、先ほど紹介した「フィルタを作成」を活用します。
Gmailを開き、上部の「メールを検索」隣にある三本線のアイコン（検索オプションを表示）をクリックしたら、「含む」の欄に@を入力して「フィルタを作成」を選択しましょう。続いて、「次のアドレスに転送する:」をクリックして転送するアドレスを選択します。転送が必要なアドレスの数だけ、この作業を繰り返しましょう（事前に転送先アドレスの追加が必要）。
Gmailの自動転送設定を解除する方法
自動転送が不要になったり、転送先の従業員が異動になったりした場合は、自動転送の設定を解除しましょう。
まず、Gmailを開いたら、「メール転送と POP/IMAP」タブを選択します。次に、「転送:」部分の「転送を無効にする」をクリックしましょう。
最後に、下部の「変更を保存する」をクリックすれば、解除完了です。
Gmailでメール転送する際の課題
Gmailでメール転送すれば、同僚や上司と情報共有できて便利ですが、いくつか課題があります。
まず、慎重に転送先のアドレスを入力しなければ、誤って会社の機密情報やお客様の個人情報が漏えいするリスクがある点が課題です。また、セキュリティ対策が不十分なプライベート端末に気軽に転送した場合も、ウイルスに感染した際に大切な情報がさらされる可能性があります。
そのため、Gmailによるメール転送は必要最低限に留めることが大切です。
Gmail転送以外に複数人でメール管理する方法
Gmailのメール転送で情報共有する際に生じる課題が気になる場合は、メール共有システムを活用する方法もあります。
メール共有システムとは、チームで分担してメール対応を行う業務のために開発されたシステムです。問い合わせ窓口の対応や、カスタマーサポートといった幅広い分野で利用されています。
たとえば、メールディーラーのメール共有システムに搭載された「担当者振り分け機能」を活用すれば、メール1通1通に担当者を振り分けられる上に、「どのメールがどのような状態か」わかる点がメリットです。
また、過去のやり取り履歴も簡単に確認できるので、急な代理対応も手間なく行えます。
ご興味のある方はぜひ以下よりお問い合わせください。
Gmail転送以外でもメールの確認作業は可能
お客様から受け取ったメールの内容を上司に確認してもらう場合や、業務効率化を図る場合に、Gmailでメールを転送することがあります。Gmailで「転送先アドレスを追加」すれば、自動で転送もできて便利です。
ただし、Gmailでメールを転送する際は、誤送信による情報漏えいリスクがある点に注意しましょう。そこで、Gmailでのメール転送の代わりに、メール共有システムを利用する方法もあります。
株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」は、info@やsupport@など共有メールアドレスやメーリングリスト宛にくるメールを複数名で対応・管理することに特化した、メール共有システムです。Gmailのメール転送以外の情報共有手段に関心のある方は、ぜひ資料をご請求ください。
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