営業活動で業務効率化するには？6つの施策とITツール

2024/10/31

営業活動で業務効率化を実現すると、売上増加やコスト削減などが期待できます。この記事では営業活動における業務効率化の効果と効率化の手順、効率化に有効な施策と、役立つITツールを解説します。業務効率化により、営業活動の質を上げたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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この記事の目次

営業の業務効率化とは？

営業の業務効率化とは、営業活動にかかる時間や労力を最小限に抑えたり、業務の無駄を省いたりすることで、売上の向上につなげる業務改善のことです。効率化の具体例としては、業務フローの見直しやマニュアル作成による業務のスリム化、アウトソーシングやITツール導入による業務量の削減等が挙げられます。

業務の効率化が進むと本業である営業への注力が可能になるため、パフォーマンスの向上が期待されます。そのため、営業活動の質を上げたいと考えている会社の多くは、業務効率化の実現を目指し、さまざまな施策を実施しているのです。

営業が効率的に進まない要因

営業の効率化を目指す会社は多くありますが、すべてで効率化がスムーズに進んでいるとは限りません。そもそも営業は、業務の効率化が進みにくい職種といわれます。

ここでは、営業活動が効率的に進まない要因を3つ解説します。営業活動が非効率になりがちな理由を確認し、効率化の施策に活かしましょう。

1.事務作業に時間をとられる

要因の1つめは、事務作業に時間をとられる点です。営業活動では契約書や報告書、顧客リストの作成管理、業務報告書や日報の作成、メールへの返信やDMの作成など、多くの事務作業が発生します。

事務作業が多いと本業である営業に使える時間が減り、パフォーマンスが下がる可能性があります。営業職の効率化を目指すのであれば、アウトソーシングやITツールを活用し、担当者が本業に注力できる環境を整えることが重要です。

2.ノウハウや業務内容が共有されていない

要因の2つ目としては、ノウハウや業務内容が共有されにくい点が挙げられます。営業職はお客様の対応や目標数字の管理等を各担当者に任せていることが多く、ノウハウやスキルが属人化しがちです。そのため担当者の不在時やトラブル発生時等に、業務がストップするケースがあります。

どのような状況下でも業務をスムーズに進めトラブルに速やかに対応するには、社内や部署内で業務内容を日ごろから共有することが肝心です。また、ノウハウや営業スキルも併せて共有することで、部署全体の営業力の底上げも期待できます。

3.コンセプトやターゲットが不明確

要因の3つめは、自社商品やサービスのコンセプト、営業するべきターゲットが不明確になりがちな点です。営業の本業は、自社の商品やサービスの魅力をお客様に伝え、販売することです。しかし、多くの競合他社が存在する市場では他社商品との差別化が難しく、購入の見込みが高いお客様への効率的なアプローチができない状況となっています。

営業成績を上げるには、自社商品の魅力やコンセプトをしっかりと理解しておくことと、売上が見込める層を明確にすることが肝心です。そのためには、商品やサービスについての勉強会等を定期的に実施しましょう。

また、お客様の属性やこれまでの取引履歴などを再度確認し、将来的な見込みを考慮した顧客リストの作成が必要です。

営業の業務効率化により期待できる4つの効果

ここでは、営業の業務効率化により期待できる4つの効果を解説します。営業の業務効率化を目指すには、すべての従業員や担当者が効率化に向けた施策に積極的に取り組む必要があります。

しかし、施策によっては業務内容や働き方に変更が発生することもあり、一時的に担当者の負担が増えるかもしれません。すべての従業員や担当者が前向きに効率化の施策に取り組むためにも、効率化で期待できる効果を周知しておくことは重要です。

1.売上の増加

効率化で期待できる効果の1つ目は、売上の増加です。業務効率化により事務作業負担が軽減されれば、新規顧客獲得や既存顧客との関係構築といった営業活動に取り組む時間を確保できるようになります。これにより顧客満足度が上がれば、売上の増加が期待できるでしょう。

また、効率化の施策の1つとして見込みが高い顧客リストの作成ができれば、より効果的な営業が可能になります。効率の良い営業を展開できれば、獲得できる売上は増加すると考えられます。

2.営業担当者の業務負担の軽減

効率化で期待できる効果の2つ目は、営業担当者の業務負担の軽減です。営業における主な業務には、以下が挙げられます。

営業するお客様の選定
提案とプレゼン
見積もりと発注
納品
アフターフォロー

効率化により見込みが高い顧客リストが作成されていれば、お客様の選定をスムーズに進められます。また効率化の1つとして、オンラインによる提案やプレゼンを導入すれば移動にかかる時間的な負担を軽減できるでしょう。

受注後は納品やアフターフォローなど、お客様とやり取りする機会が多くあります。効率化に伴いメール共有システム等を活用できるようになれば、お客様とのコミュニケーションをスムーズに取れるようになるでしょう。

担当者の業務負担が軽減すると、本業である営業に集中できることは先述のとおりです。加えて心身に余裕ができれば、仕事へのモチベーションがアップし積極的に業務に取り組めるといった効果も期待できます。

3.営業の質の向上

効率化で期待できる効果の3つ目は、営業の質の向上です。営業はお客様を訪問し、自社の商品やサービスを提案するだけが仕事ではありません。質の良い営業には、以下の事前準備が重要とされます。

自社の商品やサービスへの理解を深める
見込みが高いお客様をリストアップする
お客様に関する情報を収集する
雑談の準備をする

営業を成功させるには、自社商品の特徴や価格、他社商品との違いや強みをしっかりと押さえておく必要があります。また、営業の効率を上げるには、契約の見込みが高いお客様から重点的に対応することがポイントとなるでしょう。

お客様と良好な関係を築くには、相手の属性やこれまでの取引履歴といった情報を収集したうえで商談に臨むことも重要です。また和やかに商談を進めるには、契約の話だけでなく雑談にも対応できるように用意しておくべきです。

これらの事前準備をすべて行うには、ある程度の時間をかけなければなりません。事務作業等に割かれる時間が多いと、事前準備が不足したまま営業に臨まなければならなくなります。

業務効率化で担当者の業務負担が軽減し本業に集中できるようになれば、事前準備を含めお客様に向き合える時間が増えることで、営業の質の向上が期待できるでしょう。そして営業の質が上がれば、売上アップや顧客満足度の向上も実現できます。

4.コスト削減

効率化で期待できる効果の4つ目は、コスト削減です。営業で必要な主なコストには、以下が挙げられます。

旅費交通費
接待交際費
消耗品費
人件費

旅費交通費とは、営業に必要な移動費や出張費です。業務効率化に向けてオンライン会議ツールや電子契約書を導入すれば、旅費交通費を削減できます。

接待交際費とは営業に必要な食事代や贈答品代、謝礼等です。接待交際費も、対面での商談が減れば削減できるコストの1つといえるでしょう。

消耗品費とは、日常の業務活動に必要な費用です。具体的には文房具やコピー用紙、インクカートリッジ代などが挙げられます。効率化により書類の作成量を減らせれば、これら消耗品費の軽減にもつながります。

人件費とは、労働に対して支払われる給与です。業務効率化にあたってシステムやITツールを導入すれば、作業時間や作業に必要な人出が減るため、人件費も削減できるでしょう。

このように営業の効率化は、各種コストの削減につながります。削減したコストを自社製品の改良や新商品の開発に投入すれば、顧客満足度の向上と売上アップも期待できます。

営業の効率化を進める5つの手順

ここでは、営業の効率化を進める5つの手順を見ていきましょう。営業の効率化では、後述するいくつかの施策を同時進行しなければなりません。計画的に効率化を進めるには、ここで解説する大きな流れを掴み念頭に置いておくことが重要です。

1.業務内容の把握と課題の整理

手順の1つ目は、業務内容の把握と課題の整理です。業務内容の把握には、主に以下の2つの方法があります。

担当者からのヒアリング
フローチャートの作成

日々の業務内容を把握するには、まずは担当者からヒアリングをしましょう。業務に携わる方の声を直接聞くことで、業務内容だけでなく問題点や課題、困っていること等を知ることができます。

フローチャートの作成も、業務内容の把握に効果的です。フローチャートとは業務の流れを視覚的に表現した流れ図で、業務の可視化ができます。業務を可視化すれば営業プロセスを見直しやすくなり、無駄な業務の排除とスリム化も実現できるでしょう。

2.ゴールの明確化

手順の2つ目は、ゴールの明確化です。業務効率化の施策を進めるにあたっては、最終的にどの効果を重視するかを決めておくべきです。

たとえばコスト削減を重要課題とするのであれば、システムやITツールの導入が優先事項となるでしょう。一方、顧客満足度の向上を目指す場合は、効率的な営業活動につながるリスト作り等が重視されます。

業務効率化を実現させるには、「業務内容の把握と課題の整理」のステップで確認した問題や課題を考慮したうえで自社の営業体制を改善するために必要なゴールを設定し、優先順位を付け計画的に施策を遂行していくことが肝心です。

3.効率改善方法の検討

手順の3つ目は、効率改善方法の検討です。目指すべきゴールを明確にしたら、そのために必要な具体的な施策を検討します。

施策を選ぶ際には、導入に必要なコストや運用までにかかる期間、導入するメリットやデメリットを考える必要があります。業務効率化を進めるには何らかの費用がかかるだけでなく、社内体制や働き方が大きく変わることも少なくありません。

そのため、スタートした施策を途中で止めたり変更したりすると、それまでに支払った費用が無駄になるだけでなく、従業員のモチベーションが下がる可能性があります。

効率化を計画的に進めるには、導入する施策の実効性についてこの段階で十分に検討することが肝心です。

4.効率化に向けたスケジュールの管理

手順の4つ目は、効率化に向けたスケジュールの管理です。業務効率化を目指す施策は、担当者の働き方に影響が出たり、一時的に負担が増えたりする可能性があります。

そのため施策を決定したら、本業に影響が出ないようスケジュール調整をすることが重要です。スケジュールが決まったら、担当者への共有も忘れずに行いましょう。アウトソーシングやITツールといった外部サービスを導入する際は、相手のスケジュール確認も忘れずに行います。

業務効率化の施策は、スタート後すぐに目に見える効果が出るものではありません。最終的な目的を達成するためには、最終期限を切って計画的に進めることが肝心です。施策が途中で頓挫しないためには、定期的にミーティングを行い、進捗状況を確認しましょう。

5.施策実施後のヒアリングとブラッシュアップ

手順の5つ目は、施策実施後のヒアリングとブラッシュアップです。担当者にヒアリングをする理由としては、以下が挙げられます。

施策導入の効果を確認できる
新たな課題を見つけられる

担当者へのヒアリングでは施策実施による効果を確認できることはもちろん、実施により発生した新たな課題も知れます。問題点を確認し施策をブラッシュアップすれば、営業体制のさらなる改善を目指せるでしょう。

営業業務の効率化に有効な6つの施策

ここでは、営業業務の効率化に有効な6つの施策を解説します。業務の効率化は、本業と並行で進めなければなりません。効率化を最後までやり遂げるには、いくつかの施策を比較検討し、無理なく導入できるものを選ぶことが重要です。

1.営業担当者の意識改革

業務の効率化を目指すのであれば、営業担当者の意識改革は不可欠です。特に、担当者自身が現状に大きな問題を感じていない場合、負担や手間をかけてまで効率化を進める必要はないと考える方もいるでしょう。

業務効率化の施策は、新システムの導入やノウハウの共有など、各担当者の協力がないとスムーズに進みません。施策を滞りなく進めるためには、担当者と効率化の必要性や重要性を共有し、効率化を実現する意思を社内全体で持つことが重要です。

2.顧客リストの作成と一元化

顧客リストの作成と一元化を進めれば、より有効な営業活動を実現できます。顧客リストに記載する主な項目は、以下のとおりです。

属性
連絡先（電話番号やメールアドレス等）
過去の取引履歴
注意事項（過去のトラブル等）
見込み

属性とは性別や年齢、居住地域や職業等です。連絡先としては電話番号やメールアドレスのほか、SNSのアカウントも該当します。過去の取引履歴には、購入した商品名や購入日、購入数等を記録します。過去にトラブル等があったお客様は、注意事項として記載しておくと安心です。

リストを作成する際のポイントは、見込みを記載することです。それにより、見込み客を中心とした効率的な営業活動を実現できます。

これらの情報をリストにまとめ一元管理すれば、営業に必要な事前準備を速やかに進められます。お客様情報を社内で共有できるようになるため、担当者不在時にも他の従業員による対応が可能になるでしょう。また担当者の異動時に発生しがちな、引き継ぎ漏れによるトラブルも防止できます。

3.営業スキルやノウハウの共有

社内全体の営業水準を向上させるには、営業スキルやノウハウの共有が不可欠です。スキルやノウハウを共有する主な方法には、以下が挙げられます。

勉強会の開催
マニュアルやトークスクリプトの作成
書類のテンプレートの作成
ITツールの活用

営業スキルやノウハウは、属人化しがちです。そこで、高いスキルやノウハウを保有している担当者が勉強会を実施することで、部署全体のスキルアップを実現できるでしょう。

ノウハウやスキルを広く引き継いでいくためには、マニュアルやトークスクリプトの作成も必要です。誰にでもわかりやすいマニュアルを作成することで、すべての担当者が一定水準以上の営業活動をできるようになります。

契約書や重要事項説明書といった書類のテンプレートの作成も、業務効率化と営業成績の向上に効果的です。必要事項を網羅したテンプレートを作成すれば、書類の不備によるトラブルの発生も防止できます。

スキルやノウハウを会社の財産として蓄積するには、ITツールの活用も有効です。ITツールであれば、誰でもいつでも閲覧できるだけでなく、必要に応じて簡単に情報の更新もできます。ITツールにはさまざまな種類があるため、自社に必要な機能が備わったものを選びましょう。

4.ホームページ内のコンテンツやFAQ、資料の充実

ホームページ内のコンテンツやFAQ、掲載資料の充実も営業業務の効率化に有効です。コンテンツやFAQを充実させれば、以下の効果が期待できます。

問い合わせ件数の削減
サービスの向上
サポート時間の拡大

コンテンツやFAQを充実させれば、お客様自身で問題を解決できるケースが増えるため、担当者への問い合わせ件数を削減できます。これにより担当者の負担が減り、営業に注力できるようになるでしょう。

また、コンテンツやFAQの充実はサービスの向上につながります。コンテンツやFAQが不十分な場合、お客様は不明点や疑問点について問い合わせをするしかありません。問い合わせのタイミングによっては、回答を得られるまでに時間がかかるケースもあります。

コンテンツやFAQを充実させればお客様の疑問を速やかに解決できるため、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

コンテンツやFAQの充実は、サポート時間の拡大にもつながります。サポートセンターやカスタマーセンターは営業日や営業時間が決まっており、時間外には問い合わせができません。一方、ホームページ上のコンテンツやFAQは原則として24時間365日閲覧ができるため、サポート時間の拡大と同様の効果が期待できます。

5.アウトソーシングサービスの導入

営業にかかる業務量を減らすには、アウトソーシングサービスの導入も効果的です。アウトソーシングで依頼できる業務の一例は、以下のとおりです。

ヘルプデスク
テレアポやテレマーケティング
データ入力
資料作成
DM発送

ヘルプデスクは、お客様からの問い合わせに答える部門です。FAQやコンテンツを充実しても、ヘルプデスクへの問い合わせをゼロにはできません。お客様からの問い合わせに答える部署をアウトソーシングすれば、担当者が営業以外でとられる時間を削減できます。

テレアポやテレマーケティングとは、電話による営業活動のことです。一般的にテレアポは新規、テレマーケティングは既存のお客様への営業を指します。テレアポやテレマーケティングで幅広く営業を行い、そこからあがった見込みが高いお客様の対応を担当者が引き継げば、効率の良い営業活動を目指せるでしょう。

データ入力やプレゼン資料作成といった事務作業は、ノンコア事業ではないものの作業量が多く手間や時間がかかります。これらをアウトソーシングできれば、営業担当者の業務負担の大幅な軽減と本業のパフォーマンス向上につながるでしょう。

営業では、マーケティングの1つとしてDMを活用することも多くあります。DMによるマーケティングを実施するには紙面の作成から発送先のお客様の抽出、印刷、発送等の作業が必要です。そのため担当者自身で取り組むには、多くの時間と手間を割かなければなりません。担当者の負担を抑えてDMによるマーケティングを実施するには、DM発送サービス等の活用も選択肢となります。

6.インサイドセールスの実施

インサイドセールスの実施も、効率的な営業活動に高い効果があります。インサイドセールスとは、対面以外の電話やメールによる営業活動です。インサイドセールスの特徴は、以下のとおりです。

見込みに関わらず幅広く営業ができる
営業活動の効率が上がる
交通費を抑えられる

電子メールや電話を活用するインサイドセールスであれば、見込みの強さに関わらずまずは幅広く営業をかけられます。インサイドセールスの初期段階を専門のアウトソーシングスタッフに依頼し、見込み顧客となった時点で営業担当者に引き継げば、より効率的に営業を進められるでしょう。

また、見込みが明確になる段階まではインサイドセールスで営業を進めることで、交通費や接待交際費の削減を目指せます。

業務の効率化に役立つ7つのITツール

業務の効率化を目指すのであれば、ITツールの活用も欠かせません。先述のとおり営業業務は事務作業が多い、ノウハウやスキルが属人化しやすいといった理由から、業務の効率化が進みにくい業種とされます。

ITツールには、事務作業の軽減や属人化の防止に効果的なものが多くあります。ここで紹介する7つのITツールを参考に、自社に合ったツールの導入を実現しましょう。

1.メール共有システム

メール共有システムとは、業務で使用するメールを社内で共有し一元管理するシステムです。

営業業務では、新規顧客の開拓や商談、契約、アフターフォロー等さまざまな場面でメールによるお客様とのやり取りが発生します。そのため、不備なくスムーズにメールを運用することは、営業成績を維持するために非常に重要です。

メール共有システムを導入すれば、メール運用で発生しがちな返信漏れや開封忘れといったトラブルを防げます。またメール内容の共有機能を活用すれば、本人不在時の対応や異動に伴う引き継ぎを速やかに進められるでしょう。

メール共有システムの導入を検討しているのであれば、「メールディーラー」がおすすめです。メールディーラーであれば、メールの見える化により対応レベルの平準化や対応漏れ防止を実現できます。また対応履歴が記録されるため、前任による対応を遡って確認できます。

そのほか、データベースとしてお客様情報を一元管理できるため、急な来訪やトラブル発生時も慌てずに対応できるでしょう。

サービス詳細を知りたい方には、詳しい資料をお送りいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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2.CRM（顧客管理システム）

CRM（顧客管理システム）とは、データベース上でお客様情報の共有と一元管理をするシステムです。CRMでは、お客様の名前や属性、過去の購入履歴、現在の進捗状況、問い合わせ履歴等

をまとめて管理します。

データベース上に蓄積された情報を活用すれば、営業に必要な事前準備やアフターフォローをスムーズに行えるでしょう。異動等により担当者が変わっても、CRMを使用することでそれぞれのお客様に最適な対応を継続できます。

また、CRMではさまざまなお客様の対応状況や対応履歴をまとめて確認できます。それらをもとにデータ分析をすれば、より効果的な営業展開を目指せるでしょう。

3.SFA（営業支援システム）

SFA（営業支援システム）とは、営業活動全般をデータベース上で管理するシステムです。具体的には商談の管理や売上予測、営業活動の効率化などを一元管理できます。

SFAの特徴は、日々の活動情報を入力することで営業活動の見える化ができる点です。入力した情報をもとに、売上予測や受注率分析といったレポートが作成されるため、より効果が高いマーケティングやアプローチが可能になります。

4.MA（マーケティング自動化システム）

MA（マーケティング自動化システム）とは、見込み顧客管理を自動化するITツールです。一口に見込み客といっても、属性や連絡先を登録しているだけの方や、商品やサービスに関する問い合わせ履歴がある方、対面での商談履歴がある方等、その受注確度はさまざまです。

これらすべてのお客様の見込みを手作業で管理し、それぞれに最適な対応するのは簡単ではありません。MAを導入すれば、見込み顧客一人ひとりにパーソナライズされたコミュニケーションの提案を受けられるため、より効果的な営業ができるようになります。また、失注顧客の掘り起こしや再アプローチも可能です。

5.オンライン会議システム

オンライン会議システムとは、インターネットを介してオンラインで会議ができるシステムです。オンライン会議システムを利用すれば、商談の機会を作ることが難しい遠方のお客様にアプローチするチャンスが持てます。また対面でのやり取りを減らすことで、交通費や接待交際費といったコストの削減にもつながります。

コストを抑えながらも、積極的な営業活動による売上アップを目指したいと考えているのであれば、ぜひオンライン会議システムの導入を検討しましょう。

6.日程調整ツール

日程管理ツールとは、お客様との商談や会議の日程を自動調整してくれるツールです。各担当者のスケジュールを社内で共有することで、会議や打ち合わせの日程を調整しやすくなります。また、予定の確認漏れやダブルブッキングといったトラブルも防げます。

日程調整の手間を抑え営業に注力したいと考えているのであれば、日程調整ツールはぜひ活用したいツールの1つです。

7.名刺管理ツール

名刺管理ツールとは、名刺をスキャンし管理するシステムです。営業業務は、お客様から名刺を受け取る機会が多い職種の1つといえます。そのため営業業務をスムーズに行うには、お客様の名刺をしっかりと管理することが重要になるでしょう。

名刺管理ツールを活用すれば名刺の紛失を防げるだけでなく、データベース上でいつでもどこでも確認できるようになります。またスキャンによる取り込みが可能なため、手入力によるミス等も防げます。名刺を受け取る機会が多い方は、名刺管理ツールの活用を検討しましょう。

業務効率化を実現し、顧客満足度の高い営業を目指そう

営業業務の効率化とは、営業活動にかかる時間や労力を最小限に抑えたり、業務の無駄を省いたりすることで、売上の向上につなげる業務改善のことです。

営業は事務作業が多く、ノウハウが属人化しやすいことから効率化が難しいとされます。しかし業務を効率化すれば、売上の増加や営業担当者の業務負担の軽減、営業の質の向上、コスト削減と期待できる効果が高く、ぜひ積極的に取り組みたいところです。

営業業務効率化の施策には、ノウハウの共有やお顧客リストの作成等が挙げられます。また、アウトソーシングやITツールの導入も効果的です。

業務効率化が進めば、担当者が本業である営業活動に注力できるようになります。自社に合った業務効率化の施策を導入し、顧客満足度の高い営業を目指しましょう。

ITツールを活用した営業業務の効率化を目指すのであれば、メール共有システムの「メールディーラー」もおすすめです。メールディーラーであれば、対応レベルの平準化や対応漏れ防止、前任による対応履歴の確認ができます。また、データベースとしてお客様情報を一元管理できるため、急な来訪やトラブル発生時にも速やかに対応できます。