【テンプレートあり】メールで発注する際の文例や注意点、メリットとは

メールでの発注は、現代のビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を果たしています。デジタル技術の進歩により、企業間取引の効率性と利便性が大幅に向上し、従来の紙ベースの発注方法から、電子メールを活用した発注システムへと移行が進んでいます。

本稿では、メールでの発注における具体的な方法、注意点、そしてそのメリットについてご紹介します。

メール共有管理システム
「メールディーラー」の
詳しい資料をお送り致します。

資料をもらう（無料）

発注メールのテンプレート

メール発注の基本的なテンプレートは、まず取引先との良好な関係を築くことから始まります。メールの文面は、丁寧で明確、かつ具体的な情報を含みましょう。一般的なテンプレートでは、まず宛名と挨拶から始め、その後に具体的な発注内容を記載します。

たとえば、「拝啓　○○さま」という書き出しの後、「いつもお世話になっております。つきましては、下記の通り商品を発注いたします」といった文言で発注の意図を伝えます。発注内容を記載する際は、商品名、数量、単価、納期、支払条件など、取引に必要な詳細情報を明確に示す必要があります。以下に、具体的な発注メールのテンプレート例を示します。

注文書を添付する場合のメールテンプレート

注文書を添付する場合のメールでは、添付ファイルをしっかり確認しましょう。「別紙注文書の通り、以下の商品を発注いたします」と前置きし、具体的な商品リストを記載すれば、誤解を防げます。

さらに、「添付の注文書をご確認いただき、ご了承いただけましたら、ご返信をお願いいたします」といった文言を用いれば、相手に明確な行動を促せるでしょう。添付ファイルの内容と本文の整合性を保ち、取引の透明性の確保が重要です。以下に、具体的な発注メールのテンプレート例をご紹介します。

発注のメールを受け取った際の返信メールテンプレート

発注メールを受け取った際の返信テンプレートも、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な要素です。「ご注文ありがとうございます。別紙注文書の内容を確認いたしました。納期、数量、仕様について問題ございませんので、承諾いたします」といった返信は、取引の相互理解を深めるでしょう。

さらに、具体的な納期や支払条件、特記事項などを明記し、発注元との信頼関係を築くコミュニケーションが求められます。迅速かつ丁寧な対応が、良好な取引関係の基礎となるでしょう。以下に、具体的な発注メールのテンプレート例をご紹介します。

メールで発注する際の注意点

メールでの発注は、効率的で便利な手段である反面、適切な手順や配慮を怠ると、誤解やトラブルを引き起こす可能性があります。以下では、メール発注を行う際に特に重要なポイントについて解説します。これらを押さえることで、スムーズな取引とトラブル防止を実現できるでしょう。

事前にメールで送っても良いか確認する

メール発注を行う際には、まず取引先がメールでの受け入れが可能であるか事前に確認する必要があります。これは単なる形式の問題に留まらず、取引先の業務フローやポリシーに適合させ、信頼関係を損なわないためにも重要です。

特に新規の取引先や、以前から電話や対面によるコミュニケーションを重視している企業に対しては、電話や訪問などで直接確認が求められます。メールを一方的に送信することは、取引先によっては非礼と捉えられる場合もあります。メール発注を行う場合には、相手先の業務スタイルやコミュニケーションポリシーを十分に把握し、相手の意向に合った形式を選択しましょう。たとえメールでの発注が許可されたとしても、相手にとってわかりやすい形での情報提供が、スムーズな取引を実現する鍵となります。

また、取引先によっては、従来の書面による発注や、専用の電子発注システムを求める場合もあります。そのような場合、相手方のポリシーを尊重しつつ、自社の業務効率とのバランスを考慮する必要があります。あらかじめ相手方と調整を行い、業務が滞りなく進むよう、双方が納得できる形式を確立しましょう。

下請取引の場合は発注書面が必要

下請取引においては、発注書面の作成と交付が法律で義務付けられています。特に中小企業や下請け企業が関与する場合には、このルールの厳守が必要不可欠です。

発注書には、発注日や取引条件、価格、支払期限など、必要な情報を網羅的に記載する必要があります。これにより、取引内容が明確になり、双方の認識の齟齬を防ぐことができます。さらに、正式な発注書を交付すれば、下請法に基づく法的保護を確保し、トラブルや紛争を未然に防げるでしょう。メールでの発注においても、発注書面をPDFなどの形で添付し、記録として残しておけば、後からの確認や証拠として利用できるメリットがあります。

また、下請法の規定の遵守は、単なる法的義務に留まらず、取引先に対する信頼性を高める意味でも重要です。特に規模の小さい取引先にとっては、明確で正式な書面の交付が安心感をもたらし、円滑な取引を促進する要因となります。

わかりやすい件名にする

メールの件名は、内容を簡潔かつ具体的に表現しましょう。適切な件名は、受信者がひと目でメールの内容を理解し、迅速に対応できるようサポートします。

たとえば、「事務用品の発注」ではなく、「事務用品発注：ファイル100冊 納期8月15日」のように、件名に具体的な発注内容や納期を含めれば、受信者が必要な情報をすぐに把握できるようになるでしょう。このような配慮は、相手方の負担を軽減し、取引全体の効率化につながります。また、緊急性が高い場合には、「至急」や「要確認」といったキーワードを含めれば、優先的に対応してもらいやすくなるでしょう。

さらに、メールの件名が曖昧であったり、内容を反映したりしていない場合、取引先の処理が遅れるリスクがあります。したがって、件名に情報を集約しつつ、読み手に負担をかけない簡潔さを心がけることがポイントです。

必要な項目を漏れなく記載する

発注メールには、必要な情報をすべて網羅しましょう。不足があると、相手方が内容を正確に理解できず、誤解やトラブルが発生する可能性があります。

具体的には、商品名やサービス内容、数量、単価、合計金額、納期、支払条件、納入場所、特記事項など、必要な項目をすべて明確に記載する必要があります。たとえば、「商品A（型番12345）、数量100個、単価500円、合計金額50,000円（税抜）、納期2024年12月31日、納入先：東京都○○区△△1-2-3」といった詳細な記載が理想的です。

さらに、納期が特に重要な取引の場合には、相手が対応しやすいようにスケジュール感の共有も役立ちます。たとえば、納品準備に必要なリードタイムをあらかじめ確認し、無理のないスケジュールで発注を行いましょう。このように具体的で明確な記載を心がければ、取引先との認識の齟齬を最小限に抑え、スムーズな取引を実現できます。

また、特別な仕様や条件がある場合には、特記事項として明記を忘れないようにしましょう。たとえば、梱包形態の指定や、輸送時の注意点、配送先担当者名の明記など、細かな点も含めて記載すれば、取引がスムーズに進行します。

発注書を添付する際はPDF化する

発注書を添付する際には、PDF形式の使用が推奨されます。PDFは改ざんが難しく、文書の形式が維持されるため、どのデバイスでも正確に表示されます。この特性により、相手方に安心感を与えるとともに、トラブルのリスクを低減できるでしょう。

また、PDF形式の発注書は印刷や長期保存にも適しており、正式な記録としての役割を果たします。一方で、WordやExcelファイルは編集が可能であるため、意図せず内容が変更される可能性があります。特に重要な取引では、PDF形式を採用すれば、セキュリティ面での信頼性を確保できます。加えて、発注書を送付する際には、ファイル名を「発注書_会社名_日付」のようにわかりやすく命名すれば、相手がスムーズにファイルを識別できるような配慮も効果的です。

さらに、PDF化する際には、パスワード保護を施せば、セキュリティを一層向上させられるでしょう。特に機密性の高い情報を含む場合には、このような追加の措置が推奨されます。

これらの注意点を守れば、メール発注の精度と信頼性を高め、双方にとってメリットのある取引を実現できます。

メールで発注するメリット

現代のビジネス環境では、メールを活用した発注が一般的になりつつあります。従来の方法と比べ、効率的で柔軟な発注手段として評価されるメール発注には、いくつもの重要な利点があります。以下では、それぞれのメリットを具体的に解説します。

時間をかけずにやり取りできる

メール発注の最も大きな利点の一つは、迅速かつ効率的なやり取りが可能な点です。電話や対面でのコミュニケーションでは、両者のスケジュールを合わせる必要があり、時間の制約が大きくなります。しかし、メールはそのような制約を受けず、送信者が都合の良いタイミングで発信し、受信者が自分のペースで確認して対応できます。この非同期性は、特に取引先の担当者が不在の場合や、タイムゾーンの異なる海外の取引先とのやり取りにおいて、大きな強みとなるでしょう。

さらに、メールには送信日時が記録されるため、緊急性や重要性を伝えたい場合にも効果的です。受信者が優先度を判断しやすいよう、件名や本文に適切な情報を盛り込めば、迅速な対応が期待できます。また、メールは送信後すぐに相手に届くため、郵送やFAXなどに比べて圧倒的に早い連絡手段となります。たとえば、緊急の発注が必要な場合でも、メールを使えば即座に対応が可能です。

さらに、メールでのやり取りはすべて記録として保存されるため、過去の発注内容ややり取りを後から簡単に確認できるのも大きなメリットです。これにより、誤解や認識の齟齬を防ぎ、トラブルを未然に回避することが可能となります。

ペーパーレス化できる

メール発注は、環境への配慮という点でも優れた方法です。従来の紙を使用した発注システムでは、注文書の作成、印刷、郵送などに紙資源が大量に消費されていました。しかし、メールを活用すれば、これらの紙ベースのプロセスをデジタル化し、ペーパーレス化を実現できます。

ペーパーレス化は単なる環境負荷の低減に留まらず、業務効率の向上にも寄与します。たとえば、紙の文書は保管スペースを必要とし、必要な情報を探す際にも時間がかかることがよくあります。しかし、電子データであれば保存場所を取らず、検索機能を使って迅速にアクセス可能です。さらに、デジタルデータはバックアップや複製が容易であり、長期保存にも適しています。

また、紙を使わないことはコスト削減にもつながります。印刷費や紙代に加えて、郵送費や関連する人的リソースの削減が可能です。このように、ペーパーレス化は環境保護と業務効率化の両面でメリットをもたらします。

トラブルを防止しやすい

メール発注は、透明性と記録性に優れているため、トラブルの防止に効果的です。メールには送信者や受信者、日時、内容がすべて自動的に記録されます。この記録性により、後日の確認が容易になり、万が一トラブルが発生した場合でも、やり取りの履歴をもとに迅速に問題解決を図れます。

また、メールは口頭のやり取りと異なり、発注内容や条件を明確に文書化できるため、誤解や認識のずれを最小限に抑えられるでしょう。たとえば、商品名や数量、価格、納期といった具体的な情報を明確に記載しておけば、相手方が内容を正確に理解できます。さらに、記録として残すことで将来的な証拠としても活用できます。

そして、メールには添付ファイルを送付できる機能があります。この機能を活用して、発注書や仕様書をPDF形式で添付すれば、取引条件をより正確に伝えられるでしょう。このような詳細な記録が残せば、企業間の信頼関係を強化する要素ともなります。

テレワーク中でも発注できる

近年、働き方改革やパンデミックの影響で、在宅勤務やリモートワークが急速に普及しています。このような環境下では、メール発注の利便性がさらに重要視されています。メールは場所を選ばずに使用できるため、オフィス外からでも迅速に発注業務を行えるでしょう。

たとえば、自宅や移動中、さらには海外出張中でも、インターネット環境があればメールを使って発注ができます。この柔軟性は、従来の電話やFAXでは実現できないメリットです。また、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなど、さまざまなデバイスでメールが利用可能であるため、場所や状況を問わず迅速な対応が可能となります。

さらに、メールを活用した発注プロセスは、グローバルな取引環境にも対応します。時差のある取引先ともスムーズにやり取りができるため、国際的なビジネスシーンにおいても非常に有効です。このように、テレワークやリモートワークの時代において、メール発注は業務の柔軟性と効率性を高める手段として必要不可欠なものとなっています。

コストを削減できる

メール発注のもう一つの大きな利点は、コスト削減に直結する点です。従来の発注方法では、注文書の作成や郵送、印刷にかかる費用が発生していましたが、メールを活用すれば、これらの費用を大幅に削減できます。

具体的には、印刷や紙の購入、封筒や切手といった物理的なコストが不要になるだけでなく、これらの業務に関連する人件費も削減可能です。また、メールを使用すれば、発注書や注文内容の誤配や紛失といったリスクが低減されます。このため、再発注や修正にかかる間接的なコストも削減できるでしょう。

さらに、デジタル化された発注プロセスは、文書管理や情報検索の効率化を促進し、企業全体の生産性向上にも寄与します。このように、メール発注はコスト削減と業務効率化を同時に実現する優れた手段として、多くの企業で導入が進んでいます。

まとめ

メールでの発注は、現代のビジネスにおいて効率的で柔軟な取引方法として定着しています。適切なテンプレートの活用、細心の注意、そして明確なコミュニケーションにより、企業間取引の質を向上させられるでしょう。デジタル技術を活用しながら、信頼関係を築く姿勢を忘れないようにしましょう。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。

関連記事

• 

  【Outlook】共有メールボックスの設定方法を解説！予定表などの共有機能もご紹介

  2024/10/22

• 

  【Gmail】複数人でメール共有する方法とは？
  具体的な手順、メリットや注意点も解説

  2024/10/22

• 

  グループメールとは？メーリングリストとの違いや注意点・設定方法をご紹介

  2023/09/19