メールで受発注するメリットやポイントは？本文テンプレートあり

メールでの受発注は、多くの企業で標準的な業務手順として採用されています。効率的かつ整理された方法で注文を処理できるため、注目されています。

本記事では、メールで受発注するメリットやデメリット、そして注文の際に活用できる本文テンプレートや重要なポイントについてご紹介します。

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メールで受発注しても問題ない？

メールで受発注を行うことは、多くの企業にとって標準的な業務プロセスですが、その運用に関しては慎重な対応が求められます。特に、情報の伝達ミスや重要なデータの取り扱いに関する懸念があるため、企業によっては別の手段を選択する場合もあります。まずは、メールでの受発注が本当に問題がないのかを検討してみましょう。

また下請法では、「取引内容に関する具体的事項をすべて記載した書面を交付しなければならない」とされています。そのため、下請取引では発注書面が必須となるので注意しましょう。

発注メールの本文テンプレート

発注メールを送る際は、明確でわかりやすい内容を心がけることが大切です。発注先に間違いや混乱を招かないようにするため、適切なフォーマットと情報の整理が求められます。

以下では、発注書を添付する場合とメール本文で発注する場合のテンプレートについて、具体的に説明します。

発注書を添付する場合

発注書を添付して送る際は、以下のようなテンプレートを使用すると効果的とされています。添付ファイルが重要な役割を果たすため、メール本文でその内容を簡潔に説明し、添付ファイルの確認を促すことが重要です。

発注書を添付する場合、ファイル名も整理してわかりやすくしておくことが重要です。たとえば、「注文書_〇〇_〇〇年〇〇月〇〇日」のように命名すると、相手もひと目で内容がわかります。

メール本文で発注する場合

発注書を添付せず、メール本文で直接発注内容を記載する場合、明確な項目分けと簡潔な表現が求められます。

発注メールへの返信テンプレート

発注メールを受け取った後の返信は、迅速かつ正確に行うことが重要です。特に、相手に納期や価格、在庫状況などの確認を提供する場合、返信内容が不明確だと取引がスムーズに進まなくなります。以下では、発注メールへの返信テンプレートを、具体的な状況にあわせてご紹介します。

発注内容の確認返信

発注内容に問題がない場合は、返信は簡潔であることが大切です。

このように、注文内容を確認し、問題がないことを伝えることで、スムーズな取引が続くでしょう。

発注内容に変更が必要な場合

発注内容に不明点や変更が必要な場合は、次のような返信を送ります。変更点を明確に伝えることがポイントです。

このテンプレートでは、変更点を明確に伝えるとともに、相手に対して再確認を依頼しています。変更内容に関しては理由もあわせて説明し、誤解を避けるようにしましょう。

発注のキャンセル確認

もし発注のキャンセルがあった場合は、以下のように返信します。

このような返信では、相手にキャンセルを通知する際の手続きを明確にし、必要に応じて確認を行っています。キャンセルに関しても、具体的な内容を伝えることが重要です。

発注メールへの返信は、取引の円滑さを保つために非常に重要な役割を果たします。注文内容を確認し、問題があれば速やかに伝えることで、相手との信頼関係を築けるでしょう。

メールで受発注するメリット

企業間取引の現場で、メールで受発注を行うことのメリットは非常に多く、効率化やコスト削減、さらにはトラブル回避に貢献します。メールで受発注を行うことにより、どのような利点が得られるかをご紹介します。

手間やコストを削減できる

メールで受発注を行う一番のメリットは、手間やコストの削減とされています。従来のように、電話やFAXで受発注を行う場合、発注内容を口頭で伝えなければならず、何度も確認を繰り返すことになりがちです。そのため、発注ミスや伝達ミスが発生するリスクも高くなり、場合によっては手戻りが生じ、無駄な時間とコストがかかります。

しかし、メールで受発注を行う場合、文面での記録が残るため、発注内容を正確に伝えられます。発注の詳細や納期、数量などを正確に記載することで、口頭でのやり取りにありがちな誤解を防げるでしょう。これにより、トラブルのリスクが低減し、やり取りの手間を大幅に削減できます。

また、FAX機や電話にかかるコストが不要になる点も大きな利点です。特に、FAXの場合は紙代や通信費がかかりますし、電話も通話料や設備維持費が発生しますが、メールではそのような費用が発生しません。これにより、企業のコストを大幅に削減できます。

いつでも送信できる

もう一つの大きなメリットは、時間に縛られずにいつでも送信できるという点です。電話やFAXでは、相手が在席していないとやり取りができませんし、異なるタイムゾーンにいる取引先とのやり取りは、営業時間を意識しなければならないことが多いです。そのため、時差のある国や地域との取引には制約が多くなります。

一方、メールでは、送信したいタイミングでいつでも発注内容を送信できます。夜間や週末など、通常の営業時間外でも発注ができるため、スケジュールに合わせた柔軟な対応が可能になるでしょう。特に、急ぎの発注や連絡が必要な場合、リアルタイムでのやり取りができない場合でも、メールで対応すれば遅延なく発注を完了できます。

さらに、複数の相手に一度に送信できる点も大きな強みです。複数の担当者に同じ内容を伝える場合、電話であれば何度もかけ直す必要があり、効率が悪くなりますが、メールであれば一度送信するだけで済みます。このような便利さは、特に多忙な業務環境での大きな助けとなるでしょう。

履歴が残る

履歴が自動的に残るという点もメリットです。電話では、発注内容が記録として残らないため、後で確認したいときに不便です。仮に発注ミスや納期変更などが発生した場合、その詳細を後で確認するのが困難になり、トラブルの元になるケースもあるでしょう。

しかし、メールでのやり取りでは、発注内容や納期など、すべての取引情報が文字として記録に残ります。これにより、後で振り返った際にも、過去の取引内容を簡単に確認でき、問題が生じた場合でも迅速に対応できます。たとえば、納期変更や数量の訂正など、過去のやり取りが証拠として残っていると、誤解を解消する際にも非常に役立つでしょう。

また、メールの履歴は、法的証拠としても利用可能です。万が一、トラブルが発生した際に発注内容を証明する材料として活用できるため、企業間での信頼性が高まります。特に、契約書などの正式な書類が必要ない場面でも、メールの履歴が取引の証拠となるため、安心して業務を進められます。

メールで受発注するデメリット

メールでの受発注は効率的な方法である一方、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットは、業務のスムーズな進行に影響を与える可能性があるため、注意が必要です。ここでは、主なデメリットをご紹介します。

相手が気付かない可能性がある

メールで受発注を行う場合、最も懸念される問題の一つは、相手が気付かない可能性があることです。電話やFAXに比べて、メールは送信後に相手が受信したことを確認する手段が限られており、受信確認が取れない場合がしばしばあります。特に、相手が忙しい場合や大量のメールを処理している場合、メールが見落とされることも考えられるでしょう。

さらに、受発注の内容に関して誤送信やフィルタリングの問題が発生する場合もあります。たとえば、スパムフィルターによって誤って受信ボックスに届かない、または迷惑メールフォルダに振り分けられると、発注内容が遅れて伝わることになります。こうした事態が発生すると、取引に遅れが生じ、業務の効率が低下してしまいます。

メールでの受発注においては、相手に内容が届いているかどうかを確認する仕組みを導入することが重要です。たとえば、受信確認をお願いする、または追跡機能を活用することで、見落としを防げるでしょう。

属人化の原因になる

もう一つのデメリットは、属人化の原因となることです。メールでの受発注は、担当者が個別に行うケースが多いため、発注業務が特定の人物に依存しがちです。この状態では、担当者が急に休暇を取る、転職する、または退職した場合に、業務が滞ってしまうケースがあります。発注内容がメールのやり取りにしか記録されていない場合、その情報を他のスタッフがすぐに把握することが難しくなるため、業務の引継ぎがスムーズにいかない可能性があるでしょう。

また、担当者が独自の方法でメールを処理している場合、そのやり方が他のスタッフと異なることが多く、業務の標準化が進まない場合があります。これにより、効率的な作業ができず、組織全体の業務の一貫性が損なわれてしまいます。

メールで受発注する際のポイント

メールで受発注を行う際は、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが、取引のスムーズな進行に繋がります。ここでは、主なポイントをご紹介します。

【発注】事前にメールで送っても良いか確認する

発注メールを送信する前に、まず「事前にメールで発注しても良いか」相手に確認することが重要です。特に、初めての取引先や、電話やFAXでの注文が常習的な取引先では、メールでの発注方法に慣れていない場合があります。そのため、事前に確認をすることで、相手が適切に対応できる環境を整えられます。たとえば、以下のような確認メールを送ると良いでしょう。

このように、事前に確認を取ることで、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。また、相手がメールでの発注を拒否した場合でも、別の方法で注文が行えるため、スムーズに次のステップに進めるでしょう。

【発注】発注書はPDF形式で添付する

発注メールを送る際は、発注書をPDF形式で添付することが推奨されます。PDFは、一般的にデータの改ざんが困難で、相手が正確に内容を確認できるため、ビジネスシーンで最も信頼性の高いフォーマットとされています。また、PDF形式であれば、書類がだれでも閲覧できることから、書式が崩れる心配もありません。具体的なポイントは以下の通りです。

改ざん防止

PDFは編集ができない形式であり、送信された内容に対して安心感を与える。

互換性

PDFはほぼすべてのパソコンやスマートフォンで開けるため、受け取った相手が簡単に確認できる。

書式が崩れない

発注書の書式が崩れないため、取引先が内容を確認する際に手間がかからない。

一方、WordやExcel形式で送る場合、受信者側がフォントやレイアウトに問題を抱えることがあります。これに対してPDF形式はそのようなリスクを避けられ、受け手にとっても安心できる方法となるでしょう。

【発注】件名はわかりやすく

メールの件名は、非常に重要な役割を果たします。件名はわかりやすく、簡潔に伝えることが求められます。件名が不明確であったり、長すぎたりすると、受け取る側がその内容をひと目で理解することが難しくなります。その結果、メールが見逃されたり、後で探しにくくなったりする可能性があります。件名の例として以下が挙げられます。

件名に注文内容や注文番号を明記することで、受信者がひと目で内容を理解でき、優先度を判断する手助けになります。さらに、発注依頼の際に「発注書」や「発注確認」といったキーワードを件名に加えることで、相手が迅速に対応できるようになるでしょう。

【発注】送信ミスや送り先の間違いに注意する

発注メールを送信する際、送信ミスや送り先の間違いに注意を払うことは非常に重要です。特に、取引先の担当者が変更になった場合や複数の担当者が関わる場合などでは、誤った宛先に送信することが簡単に起こり得ます。このようなミスが発生すると、注文内容が正確に届かず、納期遅延や誤配送の原因となるでしょう。

送信ミスを防ぐためには、まずメールアドレスを再確認しましょう。アドレス帳の使用は便利ですが、あくまで確認の手間を省くツールに過ぎません。必ず宛先欄を確認し、相手のメールアドレスに誤りがないことを確かめることが大切です。

また、複数の宛先に同時に送信する場合、“Cc”や“Bcc”の使い方にも注意が必要です。To欄に誤って他の企業や担当者を追加してしまうと、メールの内容が漏洩する恐れがあります。個人情報や機密情報が含まれている場合は、送信先の確認を一層慎重に行いましょう。

さらに、送信後の確認も重要です。送信したメールが届いていない、もしくは受け取った側に誤解が生じていないかを確認するためには、取引先への確認の連絡も有効です。この手間を惜しまず、確認することでトラブルを未然に防げます。

【受注】返信は1営業日以内に

受注メールに対する返信は、できる限り1営業日以内に行うよう心がけましょう。受注の確認や納期の確認など、迅速な対応は取引先の信頼を得るための基本です。特に、ビジネスの取引では、顧客や取引先が依頼をした場合に即時のフィードバックを行うことで、安心感を与えられるでしょう。

返信が遅れると、取引先に不安を与え、その後の取引が円滑に進まない可能性もあります。多くの企業では、迅速な対応が競争力の一環として求められます。顧客が待っている時間を短縮し、信頼を築くためにも1営業日以内の返信は不可欠です。具体的な対応としては、以下のように返信することが推奨されます。

このように、迅速で丁寧な対応を心がけ、取引先が安心できるよう配慮しましょう。

【受注】件名を変更しない

受注メールの件名は、できるだけ変更しないようにしましょう。特に、発注時に送られたメールの件名を変更してしまうと、受け取る側がそのメールが受注に関連していることをひと目で認識できなくなります。メールの件名に注文番号や製品名が含まれている場合、その情報が受け取る側にとって非常に重要です。

もしも、受注確認の返信を行う場合は、元の件名をそのまま使用することが基本です。こうすることで、発注者がどの注文についてのメールかをすぐに把握でき、取引の履歴として一貫性を保ちます。万が一、件名を変更する必要がある場合は、必ず注文番号などの目印を記載するようにしましょう。たとえば、件名を変更せず、以下のように返信メールを送りましょう。

このように件名を変更せずに返信することで、受注メールが正しく管理され、効率的なコミュニケーションが実現します。

【受注】お礼や出荷状況などを記載する

受注確認のメールを送る際は、お礼の言葉や出荷状況の記載が大切です。取引先は、発注後にどのような進行状況になっているのか、納期は守られるのか、などが気になるポイントです。このため、受注確認の際は、できるだけ具体的な進捗を伝えることが求められます。たとえば、以下のように感謝の意を示し、出荷状況を明記することが有効です。

お礼の言葉や進捗状況を伝えることで、取引先に安心感を与えるとともに、信頼関係を築くための重要な一歩となります。

これらのポイントを意識して受注メールを管理すれば、取引先との円滑なやり取りが可能になります。

まとめ

メールでの受発注は、業務の効率化やコスト削減、履歴管理など、多くの利点があります。しかし、メールが届かないリスクや、手続きが個別化されるデメリットもあるため、慎重に運用することが求められます。

本記事で紹介したテンプレートとポイントを活用し、メールでの受発注を円滑に行うための参考にしてください。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。

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