2024/03/06
DXと情シスは、切っても切れない関係にあります。しかし情シス担当者として、DXにどのようにかかわり、どう推進していけばいいのかわからず困っている人も多いのではないでしょうか。もしくはDXを進めたいのに、うまくいかないと悩んでいる人もいるでしょう。
そこで今回は、DXにおいて情シスにはどのような役割があるのか、どう関わっていくべきなのかを解説します。DXへの取り組み方に悩む情シス担当の方は、ぜひ参考にしてください。
DXとは？
DXとは、Digital Transformation（デジタル・トランスフォーメーション）を略した言葉です。Transformationは「変容」を意味するため、DXは「デジタルによる変容」、わかりやすく言うと「デジタル技術を使い、生活やビジネスを変容していくこと」を指します。
DXのことを、単なる「デジタル化」や「ITツールの導入」と思っている人も少なくありません。しかしDXは、デジタル化やITツールの導入を通じてビジネスモデルを変容し、労働力不足を補い競合に負けない力をつけることを意味しています。
DXの本質を理解せずに、単なるデジタル化・IT化と捉えてしまわないよう注意が必要です。
従来の情シスの役割
DXと情シスとのかかわりについて述べる前に、一般的に情シスが企業内でどのような役割を果たしているのかを確認しておきましょう。
IT戦略・システム企画
従来より情シスは、企業のIT戦略やシステム企画に深く携わっている部署です。自社の経営戦略に沿って、どのようなシステムが必要かを検討し、自社の各種システムの企画立案や要件定義をおこなうのは情シスの重要な役目です。
ベンダーから必要な情報を収集してシステムを比較検討し、利便性の向上を目指してプロジェクトマネジメントを遂行します。開発されたシステムは、ユーザー部門に提供されます。そのほかIT戦略を実行するためのIT予算やセキュリティプランの策定なども情シスの仕事です。
システムの構築・運営・保守
情シスでは社内で使用している基幹システムを開発するだけではなく、パッケージソフトウェアを導入するなどして社内のシステムを構築します。
不具合が発生し、業務が滞ることがないように、運営・保守していくのも情シスの役割です。ECサイトなど24時間365日稼働するシステムを運営している場合には、情シス社員が交代で土日勤務や夜間勤務をおこない対応していることも珍しくありません。
さらにユーザー部門から寄せられる要望や、業務プロセスの変更にあわせて改善・カスタマイズを繰り返します。
社内インフラの構築・運用・メンテナンス
社内インフラの構築や運用、メンテナンスなども情シスの大切な仕事です。各部署で必要とされるPCやプリンター、IT機器を導入し、必要に応じてサーバーやネットワークを構築します。
多くの企業では社員が使用する各PCにOffice製品などのソフトウェアをインストールしますが、そういった仕事もセキュリティを確保するため情シスがおこないます。
さらに情報漏えいが起きないよう、セキュリティ対策を実施してデータを保全するのも情シスの役目です。情シスは、常に社内インフラの環境改善に取り組んでいるのです。
サポート・ヘルプデスク
情シスは、あらゆるシステムやIT機器についてのサポートを任せられ、ヘルプデスク対応もおこないます。
新しいITツールや機器を導入したときには、スムーズに使い始められるように情シスが社員教育を実施します。便利なITツールを導入しても社員のITスキルはまちまちなので、全員が簡単に使いこなせるわけではありません。トラブルが発生した、使い方がわからないなど、社内ユーザーから次々寄せられる問い合わせに対応し、解決へと導くのも情シスの役割です。
DX推進のための情シスの役割
従来の情シスの役割を確認したところで、ここからはDXを推進していくために情シスが果たすべき役割を解説します。
デジタル化と最新のITツールの活用促進
DXにおいて、デジタル化やITツールの導入は「目的」ではありませんが、それらなしでは始まりません。情シスは自社におけるデジタル化を促進し、さらに最新のITツール導入を牽引して活用促進に取り組む必要があります。
まずは紙媒体で管理していた書類などのデジタルデータ化を進めます。デジタルデータならITツールで運用できるようになるため、業務の効率化が可能です。さらに自社の業務に適した最新のシステムやITツールを選定・テスト・導入を進めます。
従来手作業でおこなっていた業務のIT化を促進していくのが、自社のDXを進めるためにまず取りかかるべき情シスの仕事なのです。
既存業務の見直し
これまで紙や手作業でおこなっていた既存業務のデジタル化やIT化を進めるためには、従来の業務プロセスの抜本的な改善が必須です。まずは現状どのように業務をおこなっているのかを洗い出し、抱えている課題や改善点を抽出します。
既存業務の改善は、単なる業務改善とは異なります。たとえばただ紙で保存していた書類をエクセルに入力するといったことではなく、そもそもその仕事が必要なのかを考えるところから始めなければなりません。
そうして不要な業務を見極めたうえで、本当に必要な業務について理想的なあるべき姿をイメージし、それをどのようにデジタルで実現するかを検討します。このようにDXにおいては、単に既存の業務をIT化するのではなく、業務プロセスの改善とあわせておこなうことが大切です。
社内ユーザーへノウハウを横展開する
情シスがDXを推進していくためには、社内ユーザーに対してノウハウを横展開していくことも必要です。
DXは既存業務の見直しから必要になるため、「今のままでうまくいっている」など一部の社員から反発を受けることも少なくありません。市場競争に生き残るためにDXが必要であることを全社員に理解してもらわなければ、DXを成功させるのは困難です。
とくにDXを単なるIT化と理解していると、各部署が独自の判断でシステムを構築したりツールを導入したりしてしまいます。するとシステムやツール間の連携が取れなくなり、全社的なDXが失敗する可能性が高まります。
社内の各組織にDXを横展開し連携を強めていくのも、これからの情シスの重要な役割なのです。
必要な人材の確保・育成
DXを進めるためには、IT人材の確保と育成が欠かせません。
まずは自社のシステムや業務をよく理解したうえで現場のDXを主導し、業務プロセスのシステム化やIT化を進められる人材が不可欠です。さらに既存のレガシーシステムを把握して、どれを残してどれを廃棄するかを仕分けたうえで、全体を再構築できる人材も必要になるでしょう。
そのような人材確保・育成の中心となるのは情シスです。自社の情シスにおいて、DXを推進する人材の確保や育成が追いついていない場合には、育成を続けつつもキャリア採用やヘッドハンティングなどによる外部調達も視野に入れる必要があるでしょう。
情シスによるDX推進の課題とポイント
ここまで見てきたとおり、情シスとDXは密接した関係があります。ここからは、情シスとDXについて、異なる視点から見てみましょう。
DXが進まないのは社内ユーザーの理解不足
どれだけDXを声高に叫んでも、一向に社内のDXが進まないと嘆く情シス担当者は少なくありません。その原因の1つとして挙げられるのは、ITへの社内ユーザーの理解不足です。
最新のITツールを導入する場合、デジタルネイティブの若者ばかりの企業であれば何の問題もないかもしれません。しかし実際の企業はそうではなく、ITに苦手意識を持つ人も少なくないでしょう。そうすると新しいツールを導入しても、難色や拒否反応を示して使ってもらえない場合があります。
結果的に新旧2つのやり方が混在して現場が混乱し、業務が進まなくなる恐れがあります。現場の理解がこのような状態だと、DX推進は困難です。
このような事態を引き起こさないためには、情シスは社内ユーザーに対してDXへの理解を求めるところから始める必要があるのです。
IT基盤全体を俯瞰できる仕組みが必要
情シスが自社のDXを成功させるには「全社的な」仕組み作りをおこなうことが重要です。
従来、多くの企業では、経理部門は経理システムを、営業部は顧客管理システムを独自に導入するのが一般的でした。
DXにおいてはそういった分断的なIT化を進めるのではなく、既存の、そしてこれから導入するすべてのシステムやツールを連携して最適化し、データを一元管理する必要があります。
また、構築したシステムやツールを利用するのは現場であるため、各部署の業務プロセスを確認してITシステムに反映させる要件を把握・理解しなければなりません。
そのためには自社のIT基盤全体を俯瞰的に観察しなければならず、それは情シスが担うとても重要な役割なのです。
情シスのコミュニケーションをDXするツール
社内のDXを推進する重要な役目がある情シスですが、情シス自体のDXが遅れている企業も少なくありません。まずは情シスの業務を効率的に進められるよう、部署内のDXから始めましょう。
ヘルプデスク対応の負担を軽減「チャットボット」
情シス担当者のなかには「ヘルプデスク対応に追われてDXどころじゃない」と感じている人もいるのではないでしょうか。確かにDXは導入にあたり全社の業務に影響を与えるため、現場各所からの反発が出てしまいがちです。
そのため、情シスのDXの取り組みは「スモールスタート」ではじめることが重要です。まずは小さな規模で業務の変革に成功することで、徐々に効果が認知されて、全社的な展開までスムーズに進められるようになります。
そして、DXのスモールスタートに最適なツールが「チャットボット」です。
チャットボットは、ユーザーが入力した質問にチャット形式で自動回答してくれるシステムです。社内ユーザーからよく寄せられる質問と回答をチャットボットにあらかじめ登録しておけば、一次対応を任せられるようになります。
チャットボットなら社内システムの大幅な変更が必要なく、導入にかかるコストも比較的小さめです。また、社内ヘルプデスク対応への活用は成功しやすいため、DXの第一歩として適しています。
チャットボット導入後は社内ポータルへの設置や社内で利用しているビジネスチャットと連携させるなど、多くの社員に利用してもらえるように工夫しましょう。
所要時間の短縮ができる「Web会議システム」
情シスの業務効率を向上させるには、Web会議システムの導入も効果的です。Web会議システムとは、ZoomやGoogleMeetなど、PCやスマートフォンなどを利用して、遠隔でビデオ会議ができるシステムのことです。
インターネット環境さえあれば、どこからでも接続してミーティングできるようになります。リモートワークなどをおこなっている場合でもわざわざ会議のために出社する必要がなくなるのがメリットです。
Web会議システムを選ぶときには、画質や音質はもちろん、セキュリティ性も重視しましょう。SSLやAESなどでデータを暗号化できるシステムを選択することが大切です。
プロジェクトの進行具合をわかりやすく管理「プロジェクト管理ツール」
プロジェクト管理ツールとは、仕事のタスクや工程の管理、メッセージの送受信、スケジュールの管理や共有などができる、ビジネスに役立つさまざまな機能が備わったアプリケーションを指します。
プロジェクト管理ツールを導入すると、複数のプロジェクトの管理や進捗確認を情シスメンバーが1つのツールでおこなえるようになるのがメリットです。誰が今、どのプロジェクトに携わり、どこまで進んでいるのかを一目で把握できるようになるので、抜け漏れが発生しなくなります。
クラウド型を導入すれば、リモートワークにも対応し、どこからでも業務を進められるようになります。DXの基本は「スモールスタート」ではじめることなので、新しいツールはまずは情シス内で導入して使ってみましょう。
まとめ
情シスがDXを成功させるには、社内の理解が欠かせません。しかしDXは負担がかかることから、現場の反発が大きくなりがちなのも現実です。そのためDXは、スモールスタートさせることが基本とされています。小さな成功を収めると、それが社内に波及していく効果があるためです。
システムの変更をともなわず、コスト負担も小さいチャットボットは、DXをスモールスタートさせるのに最適です。社内ヘルプデスクに役立つチャットボットは社員の役に立つため、受け入れてもらいやすいのもメリットです。
自社のDXは、まずは情シスにチャットボットを導入することから始めましょう。
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