2022/07/07営業チームは、個人で知識・スキルを磨くものと認識している企業が多く、「情報共有」に否定的である傾向があります。
しかし、個人プレーを重視し、一握りの優秀な社員のみに頼る形での企業運営には限界があります。
今回は、営業チームにおける情報共有のメリットと効率的な共有管理の方法をご紹介します。
営業チームが情報共有を行う3つのメリット
営業情報の蓄積
営業チームで獲得する顧客情報や人脈、トークスクリプトなどのノウハウは企業にとって貴重な情報です。これらのノウハウが各個人に属人化していると、退職や異動により失われてしまいます。
営業情報を共有することで、人事的な動きに左右されることなく、チーム全体の成長が見込めるようになるでしょう。
報・連・相を効率化
ビジネスでは報・連・相が重要ですが、外出が多く顔を合わせる機会が少ない営業チームでは都度一から説明するため、手間がかかります。そこで、日頃から情報共有することにより、説明を簡略化できます。また、担当者変更に伴う引き継ぎもスムーズになります。
営業活動を可視化
受注件数や売上金額などの結果だけでは、営業活動の過程を見ることができません。情報共有をすることで、どのようなアプローチによってその結果につながったのかを可視化できます。これにより、管理職は適切な指導と評価ができるようになります。
営業チームで共有すべき項目
顧客・案件情報
顧客名と購入した製品やサービス、金額、購入時期だけでなく、顧客の人柄や提案した内容など詳細な情報を共有することが重要です。
成功・失敗事例
優秀な社員の営業トークや営業活動を共有することで、成功までの道筋をイメージできるようになります。また、失敗事例も共有することで同じ轍を踏まないように注意喚起することができます。
営業チームの情報共有に向けた準備
情報共有のルールを決める
情報共有において「どんな情報を」「いつ」「どのように」共有するのか細かいルールを決めておきましょう。
メンバーによって判断基準が異なると、情報にムラが出るだけでなく、共有するかどうか迷っている時間そのものが無駄になってしまいます。
メンバーへの説明
営業チームの情報共有では、どのような目的を達成するために実施するのか事前に説明することが成功の鍵となります。これまで個人プレーで成果を上げていた社員は、自分の経験や失敗から得たスキルを共有することに抵抗感があるでしょう。情報共有の目的が理解できていないと、社員が何のために実施するのか意味が見いだせず、運用が定着しない可能性があります。
営業情報は「メール」に集約されている
顧客への提案書、見積書の送付などのやりとりはメールで行われることが多く、送信・受信メールを共有することで、誰がどの顧客にどのような提案をしていて、どのフェーズにいるのか把握することができます。
次章ではメールを情報共有する方法を詳しくみていきましょう。
無料でメールを情報共有する方法
共有用のメーリングリストに転送する方法
まず手軽に始められる方法が「顧客からのメールを転送設定する」という方法です。CC・BCC送信を使って共有用のメーリングリストに転送することで、営業活動の履歴をチーム内で共有することができます。
しかし、メールの通数やメンバーの人数が増えると、受信フォルダが転送されたメールで溢れ、対応すべきメールを見逃す危険性が高まります。
ミスを防ぐためのルールが増え、業務効率を悪化させてしまうため、長期的な管理方法としてはあまりおすすめできません。
代表アドレスで営業活動を行う方法
営業活動は個人のメールアドレスでやり取りを行うことが一般的ですが、「sales@~」といった代表アドレスを使ってメール対応を行う方法でも共有管理ができます。
ただし、代表アドレスを使った共有方法は、全てのメールを漏れなく共有できるというメリットがある反面、担当外のメールも届くため、業務分担を明確にするための作業が発生するというデメリットもあります。
このような懸念点は、メール共有システムを活用することで、解決することができます。
メールの情報共有に特化した「メール共有システム」とは
メール共有システムとは、代表アドレス、 メーリングリスト宛の送受信メールを複数人で共有・管理できるクラウド型のシステムです。
ビジネス利用で人気のあるGmailやOutlookなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。対して「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。また、メール対応の進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れの防止に役立ちます。
メール共有システムなら「メールディーラー」
株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は、担当者全員がメールの対応状況をリアルタイムに把握でき、チームでの情報共有をスムーズにするメールシステムです。
前述した「代表アドレスで営業活動を行う方法」では、業務分担を明確にするための作業が必要ですが、メールディーラーならメールごとに担当者を振り分けることができます。
また、メールディーラーは送信メールも共有管理されるため、いつ誰がどの顧客に対してどんなメールを送ったのか、チーム全員で把握することができます。
さらに、顧客のメールアドレスをクリックすると、過去の受信メール・送信メール・電話対応履歴・チャット履歴等が時系列で一覧表示されます。過去のやりとりを簡単に検索できるので、営業活動の事例として参照することができます。
まとめ
営業チーム内での情報共有を定着させるためには、「仕組みづくり」が重要です。業種・業界、企業規模、共有の頻度などによって、最適な情報共有方法は異なります。時間と手間をかけずに効率よく情報共有できる仕組みを構築しましょう。
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