2023/09/28
SharePointは、機能性・利便性に優れておりカスタマイズも簡単に行えることから、多くの企業が社内ポータルの作成に活用しているツールです。現在SharePointを活用しており、問い合わせフォームを設置したいと考えている方もいるのではないでしょうか。
当記事では、SharePointの概要・活用方法・メリットから、SharePointで問い合わせフォームを作成する方法、フォームで受け付けた問い合わせを効率的に管理・対応する方法について解説していきます。
SharePointで問い合わせフォームを活用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
SharePointとは
SharePointとは、Microsoftが提供するファイル共有・コラボレーションを実現するためのサービスのことです。類似したサービスにはOne Driveがありますが、両者では以下のような違いがあります。
SharePoint
企業・組織向けのサービス。ファイル共有以外の機能も充実。
One Drive
個人向けサービス。ファイル共有が主な目的・用途。
どちらもクラウドストレージを利用できるサービスという点では共通していますが、SharePointは企業・組織を対象としている点や、ポータルサイト作成などより多くの機能を搭載している点に違いがあります。
実際にSharePointはビジネスの現場で幅広く活用されており、非常に高いシェアを誇っています。
SharePointで実現できること
SharePointでは、以下のようにさまざまなことを実現できます。
社内ポータルの作成
SharePointの代表的な機能。チームサイトと呼ばれる社内用のポータルサイトを、チーム・部署・プロジェクトごとに作成することが可能。サイト上で情報共有や共同作業をおこなうことができる。
ファイル管理・共有
社内ポータル上にて、クラウドストレージとしてドキュメント・画像といったさまざまなファイルの管理・共有が可能。セキュリティ対策にも優れている。
ワークフロー
業務フローを自動化することができるワークフローの利用が可能。業務効率化や誤操作の防止を図ることができる。
モバイルからのアクセス
アプリをインストールすることで、時間や場所を選ばずスマホから社内ポータルの情報へアクセスすることが可能。
SharePointならではのメリット
SharePoint以外にもコラボレーションツールは数多く存在していますが、SharePointが高いシェアを獲得しているのは、以下のような特有のメリットがあるためです。
Microsoft365アプリケーションとの連携が可能
SharePointは、同じMicrosoftが提供するMicrosoft365の各種アプリケーションとの親和性が高く、スムーズな連携が可能となっています。実現したいことに合わせて適宜連携をおこなうことで、より効率的な情報共有や共同作業の体制を構築することができます。
バージョン管理が可能
SharePointでは、保存しているドキュメントのバージョン管理を自動でおこなうことが可能です。変更や修正が行われるたびに記録が行われるため、誤って上書きしたり削除したりしても、履歴から元の状態に復元することができます。
セキュリティが強固
SharePointは、不正アクセス対策・サイバー攻撃対策・データ漏えい対策といったさまざまなリスクに対してMicrosoftが万全のセキュリティ対策を行っているため、安心して利用できます。アクセス権を付与して内部に対するセキュリティ対策を実施することも可能です。
SharePointは問い合わせフォームを作成
Microsoft365ではMicrosoft Formsと呼ばれるアンケートフォーム作成用のアプリケーションが提供されており、こちらを利用することでSharePointに問い合わせフォームを実装することが可能です。
ここでは、SharePointに問い合わせフォームを作成するメリットと、Formsを活用して問い合わせフォームを作成する方法について解説します。
社内向けに問い合わせフォームを作るメリット
社内ポータル内に、社内問い合わせ用の問い合わせフォームを設置することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。いくつか例を紹介します。
- 業務や会社に対する意見や要望を集める
- 現在進めているビジネスの不足している情報を集める
- 業務上の質問・疑問・問題に対してスムーズに対処をおこなう
- 誤った情報や古くなった情報についての指摘を集める
- 社員と管理者の情報交換をスムーズにおこなう
SharePointを活用する際に社内問い合わせフォームを設置することは必須ではありませんが、作成しておくことで、上記のような組織の運営においてもビジネスの推進においてもさまざまなメリットを得ることができます。
SharePointに設置する社内向け問い合わせフォームの作り方
SharePointへの社内向け問い合わせフォームの設置は、Microsoft365で提供されているFormsを活用することで簡単におこなうことが可能です。以下に、その手順について解説します。
- Formsを立ち上げ「新しいフォーム」を選択
- フォームのタイトルと説明文を設定
- 「新規追加」から、質問形式・回答形式を選択
- 問い合わせ内容・問い合わせフォーム・入力必須の有無を設定
- 「共有」ボタンを押してURLをコピー
- SharePointの画面の空いたスペースにWebパーツとしてFormsを埋め込む
- ページ編集を開始して「既存のフォームを追加」を選択
- さきほどコピーしたフォームのURLを入力欄へ貼り付け
- 「返信の収集」を選択して「OK」を押せば埋め込みは完了
- ページを保存して問い合わせフォームを発行
SharePointから実際に社内問い合わせフォームを使用してみて、正しく動作するかテストを行っておきましょう。
SharePointからの問い合わせ対応には「問い合わせ管理システム」がおすすめ
SharePointからの問い合わせ対応を効率化したいのであれば、問い合わせ管理システムがおすすめです。
問い合わせ管理システムとは、複数人での問い合わせ対応に特化したシステムです。複数人で同じ画面を見ながら問い合わせ対応を行うことができ、問い合わせごとに対応状況や担当者が可視化されるため、返信漏れや遅れ、重複対応を防止できます。
SharePointで作ったフォームに届いた問い合わせを問い合わせ管理システムで対応するとさまざまなメリットがあります。以下にて詳しく見ていきましょう。
問い合わせ管理システムを導入するメリット
問い合わせ管理システムを導入すれば、問い合わせ対応において以下のようなメリットがあります。
チームで対応を分担することができる
問い合わせ管理システムを導入することで、システム上で問い合わせごとに担当者を割り振ることが可能になります。だれがどの問い合わせを対応するか、いちいち確認する必要がなくなり、対応時間を削減できます。
担当者をまたいだ履歴検索ができる
問い合わせ管理システムでは、自分以外の担当者の対応履歴も確認することが可能です。そのため、担当者変更や担当者が急に休んだ際などに課題となる引継ぎ漏れを防止できます。
問い合わせ内容ごとに件数を集計できる
システムによっては、問い合わせ件数を集計できるものもあります。問い合わせ内容を集計することで、よくある質問をFAQページへ掲載できるようになり、問い合わせ件数の削減にも貢献できます。
ノウハウを蓄積できる
問い合わせ管理システムには、テンプレート機能や社内FAQ機能のようなノウハウを蓄積できる機能を搭載しているものも数多くあります。テンプレートやFAQの内容を参考に問い合わせ対応を行うことで対応時間を削減することができます。
SharePointと問い合わせ管理システムを組み合わせて利用する方法は以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
問い合わせ管理システムなら「メールディーラー」
問い合わせ管理システムの中でも特におすすめな「メールディーラー」について紹介します。
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- レポート機能で問い合わせ内容の分析が可能
メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@等の共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化した問い合わせ管理システムです。
チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。どのメールにだれが対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況がひと目でわかり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
また、メールごとに属性情報を付与することができ、メールディーラー上のレポート機能で簡単に集計ができます。
問い合わせ内容を分類しておくと、どういった問い合わせが多いのかを分析することが可能です。分析結果をもとにFAQページを充実させるなど、問い合わせ件数を削減する施策に活用いただけます。
コストパフォーマンスにも優れており、無償で専任担当者によるきめ細かいサポートが付随しているため、初めての方にもおすすめできる製品です。
SharePointを上手に活用しましょう！
SharePointは、自社の業務状況や業務環境に合わせた社内ポータルを手軽に作成できることから、多くの企業に導入されている人気のサービスです。
社内での問い合わせ管理体制を構築したい場合は、同じMicrosoftのアプリケーションであるFormsを活用することで、SharePoint上に問い合わせフォームを設置することが可能です。
SharePointで設置したフォームからの問い合わせ対応を効率化したい方には、問い合わせ管理システムがおすすめです。当記事を参考に、自社に適したツールの導入をぜひ検討してみてください。/
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