メール共有・管理システム「メールディーラー」、チームでのメール管理を改善する方法をまとめた「Gmail/Outlook活用ガイド」を公開

2024年10月31日

株式会社ラクス

メール共有・管理システム「メールディーラー」を提供する株式会社ラクス（本社：東京都渋谷区、代表取締役：中村崇則）は、お役立ち資料「チームのメール運用・管理を劇的に改善する Gmail/Outlook活用ガイド」を公開いたしました。

企業のカスタマーサポートや問い合わせ窓口では、日々膨大な量のメール対応が求められています。その過程で、対応漏れや二重対応といった問題が起きたり、対応進捗管理が煩雑になったりすることもあります。

お客様からの問い合わせに迅速に対応するためには、チーム全体での効率的なメール管理の仕組みが必要です。特に、GmailやOutlookといった、問い合わせ管理に特化していない一般的なメーラーを使用して業務にあたっている場合は、適切な機能の利用・設定が欠かせません。

そこで、GmailやOutlookを活用してチームで円滑にメール対応を進める方法を資料にまとめました。

・Gmail/Outlookを組織で効果的に活用したい
・チーム全体の問い合わせ対応進捗を管理したい

1. メールの対応漏れを防ぎたい
2. 問い合わせの対応進捗や案件の進捗を管理したい
3. チーム全体でタスクの管理をしたい
4. ひとつのアカウントで複数のメールアドレスを使いたい
5. メールアドレスを複数人で共有管理したい
6. 自動返信を設定したい
7. 特定のメールを自動で転送したい

資料は以下より無料でダウンロードしていただけます。

GmailやOutlookでは対応しきれないケースも

GmailやOutlookには便利な機能が多数ありますが、チームでの問い合わせ対応に特化したツールではないため、運用・管理に限界があるのも事実です。

本資料では、GmailやOutlookの便利機能だけでなく、できないことやよくある課題もあわせて掲載しております。以下、資料より一部抜粋してご紹介します。

Gmailのラベル機能やOutlookのカテゴリ機能によって進捗管理は可能ですが、ステータスごとに自分でラベル/タグを付けなおす必要があるため、メールが増えると管理が煩雑になり二重対応をしてしまうリスクもあります。

Outlookの共有メールボックスを使うとメールアドレスを複数人で共有することができますが、誰がどの問い合わせを担当しているのかがわかりにくいという問題もあります。

このようにGmailやOutlookでは運用・管理に課題が残り、チームの人数が増えたりメールの件数が増えたりするとミスが起こりやすくなります。そういった場合は、ラクスが提供するメール共有・管理システム「メールディーラー」のご利用がおすすめです。

ラクスが開発・販売する「メールディーラー」は、info@やsupport@などの共有メールアドレスやメーリングリストアドレスでのメール対応の管理をラクにするクラウド型のメール共有・管理システムです。

複数名でメール対応をしていると起こりやすい「メールの見落としや対応漏れ」「Cc共有メールでの煩雑化」などを防ぐことができ、人的ミスの防止や業務効率をあげることができます。

2001年の提供開始以来、多くのお客様にご利用いただき、累計導入社数は8,000社を超えました。

「メールディーラー」製品サイト：https://www.maildealer.jp/

※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2009～2023年度予測）

株式会社ラクスラクスクラウド事業本部ラクスクラウド企画部
担当者	山盛有希子（やまもりゆきこ）
e-mail	it-mkt@rakus.co.jp

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