クレーム発生
契約破棄・解約
信用低下
1つのメールを複数人で受け取っている場合、だれがどのメールに対応すべきか判断しにくく、「だれかが対応しているだろう」という思い込みが対応漏れにつながることがあります。
一度既読にした要対応メールが他のメールに埋もれて、対応漏れを引き起こすことがあります。見逃し防止策を個人の努力に依存していては、ミスを撲滅することはできません。全体の進捗を把握できる管理者が必要です。
過去のやりとりが共有されていないと代理対応ができず、休暇中メンバーの担当案件が滞ることがあります。また、経験の浅いメンバーはどう対応すればよいかわからず、返信が遅くなってしまうこともあるでしょう。
チャットやテレビ会議など、様々なコミュニケーション手段が普及していますが、社外のお客様とのやり取りはまだまだメールが多いのではないでしょうか。
実際に、データでも98.6％の方が仕事での主なコミュニケーションツールとしてメールを利用しています。
つまり、メールでのやりとりをチームで共有できれば、
顧客対応の大部分を管理・最適化できるのです。
共有メールアドレスとは、info@rakus.co.jpのような、複数名で利用するメールアドレスです。
社外とのやり取りを共有メールアドレスで行うことで、チームメンバー全員がすべての受送信メールを閲覧できるようになります。
共有メールアドレスやメーリングリスト宛の送受信メールを複数名で共有・管理し、シンプルな管理で対応モレ・遅れを防ぐことができるシステムです。
メールの対応状況の管理やメール毎に誰が対応するかを管理するような担当者管理ができるようになっており、いつ、だれが、どこまで 対応しているのか把握ができます。
メールを共有することで情報伝達がスムーズになり、チームとしての仕事ができるようになります。
お互いにフォローできるようになれば、ミスは減り、より早く・楽に顧客対応ができるでしょう。
○○さん宛のメール、代わりに対応しておきます！
ありがとう！
急なお休みすることになっちゃったから、●●社からメール来たら、対応してもらっていいかな？
もちろんです！
お任せください！
●●社からのメール、こうやって対応しておいて！
了解です！
対応しておきます！
○○さん宛に来てるけど、お休みだ。
急ぎみたいだから、代理対応しておこう！
ありがとう！
助かった…！
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メールの対応漏れ・遅れをゼロに！
