2025/02/14
「代表メールアドレスを「info@」以外に設定する必要があるものの、どのようにすればいいかわからない」
「代表メールアドレスの決め方や運用方法を知りたい」
とお悩みではありませんか？
この記事では、会社の代表メールアドレスに「info@」を設定する場合の注意点や「info@」以外の代表メールアドレスの決め方（用途別）、法人に適したドメインなどをご紹介します。
その他、代表メールアドレスを複数人で共有・対応する方法も紹介しておりますので、代表メールアドレスを最適化して自社のメール運用業務を効率化したいという方はぜひご覧ください。
代表メールアドレスとは？
代表メールアドレスとは、前述したように、個人ではなく法人を代表してメールを受け取り・差し出したい場合に利用されるメールアドレスのことを指します。
企業ホームページなどに設置する問い合わせ窓口や、プレスリリースなどに掲載する際の問い合わせ先として利用されることが一般的です。
まずは、代表メールアドレスについて詳しく見ていきましょう。
代表メールアドレスの活用シーン
代表メールアドレスの活用シーンは多岐にわたりますが、代表的なものを紹介します。代表メールアドレスの導入を検討されている方は、自社での利用用途とマッチしているか参考にしてみてください。
- 取引先とのメール送受信をチームなど複数人で対応する
- まだ取引のない見込み客からの新規問い合わせ窓口にする
- メルマガ配信の送信アドレスにする
- 部門毎にメールを別々で管理する
■代表メールアドレスが効果的な業種・職種
- 全ての業種のカスタマーサポート（サクセス）部門
- 全ての業種の営業・営業事務部門
- ECサイトのお客様問い合わせ窓口
- 不動産関連会社の賃貸・建物管理部門
- その他 顧客とのやり取りが多い業種・部門
株式会社ラクスでは、複数人での代表メールアドレスの利用を工数を抑えつつ、漏れなく管理することを目的とした、メール共有システム「メールディーラー」を展開しています。今から代表メールアドレスの利用を検討されている方・代表メールアドレスを利用しているが管理に課題を感じている方は、是非一度ご検討ください。
代表メールアドレスとメーリングリストの違いは？
「代表メールアドレスは利用していますか？」
と質問をすると、「メーリングリストのことですね！」とお答えいただくことも多いですが、この2つは別物です。代表メールアドレスは、1つのメールアドレスであり、その1つを複数人で共有して利用するというものです。一方で、メーリングリストは、複数人のメールアドレスを1つにまとめたものを指します。
メーリングリストは、あくまでメールを複数人が受信できるようにするまでで、その後の対応は個人に依存してしまいます。そのため、顧客からのメール問い合わせを管理するという面においては、一貫して対応を見える化できる代表メールの利用をおすすめします。
また、メーリングリストは入社・退社の度に、リストを更新しなくてはならず、非常に運用が面倒という面もあります。
代表メールアドレスを利用するメリット
法人に所属する社員は個人のメールアドレスを所有しているケースが一般的ですが、企業・部門毎の問い合わせ窓口となる代表メールアドレスを設置しておくとことで、「広く会社に宛てたメールを受信できる」「情報を一箇所に集められる」などのメリットがあります。
加えて、代表メールアドレスは受信専用ではなく送信用のアドレスでもあることから「一社員としてではなく、法人の名前でメールを送信したいとき」にも役立ちます。また、顧客とのやり取りを全社員・チームで共有できるという点で、管理面でもメリットは大きいでしょう。
＜法人用＞代表メールアドレスの注意点・デメリット
法人で代表メールアドレスを利用する場合の注意点を2つ紹介します。
info@は利用しない
代表メールアドレスに「info@」から始まるメールアドレスを設定する会社は多いですが、あまりおすすめはできません。
「info@」はわかりやすいが故に利用するうえでのデメリットが潜んでいます。いくつか例を上げて見ていきましょう。
最初から迷惑メールに送られてしまう可能性がある
「info@」から始まるメールアドレスは、多くの企業が利用しているがゆえに、info@～のメールアドレスをまとめて迷惑メール・着信拒否設定にしているケースも少なくありません。そのため、顧客からの問い合わせだったとしても、問い合わせがあった時点で既に顧客にメールが届かない状況になってしまっているなんてことになりかねません。
せっかくの問い合わせにも関わらず、企業側からの返信が届かずに、コンタクトが取れない状態になってしまってはは本末転倒です。
一部サービスで登録できない可能性がある
昨今では、数多くの企業が利用している裏で、迷惑メールアドレスとして「info@～」が多く使われてしまっているという事実も無視できません。 こういった現状を受けて、悪意のあるユーザーの登録を防ぐために「info@～」から始まるメールアドレスでのサービス利用登録ができないよう制限を設けているWebサービスもあります。
どうしても「info@～」を利用するのであれば、法人としてサービス登録用のメールアドレスを別途用意したり、社員個人のメールアドレスを使用して個々にサービス登録を行ったりするなどの工夫が必要になります。
フリーアドレスのドメインは極力利用しない
近年では無料で利用できる、Gmailなどの「フリーメール」と呼ばれるメールサービスが多数登場しており、法人の代表メールアドレスをフリーメールで設定できないかとお考えの方も多いでしょう。 しかし、フリーメールで作成したフリーアドレスは、法人としての信頼を低下させてしまうなどのデメリットがあるため、法人の代表メールアドレスとして使用するのは推奨できません。
法人のメールアドレスがフリーアドレスの場合、取引先や見込み客に、「この会社はITリテラシーが低いのかもしれない」「ビジネスとしての体裁が整っていない、怪しい会社だ」と思われる場合もあり、メールアドレスのドメインひとつで相手方からの心象を悪くしてしまう可能性は高くなります。
メールアドレスにはビジネス用の独自ドメインを取得しましょう。 また、代表メールアドレスだけでなく、社員の個人用メールアドレスについても、フリーアドレスではなくビジネス用の独自ドメインを使用したメールアドレスを使用することが大切です。
アカウントの切り替えが面倒
個人アドレスと代表アドレスを使い分けて活用している場合がほとんどですが、送信の際に、アカウントを切り替える必要があるなど工数がかかります。
加えて、アカウントを切り替えたつもりで送信したが実は個人アドレスになってしまっていたといったようなエラーも少なからず発生してしまいます。
利用する際は、メール送信に上長の承認が必要になるシステムなどを導入して、事故を予防しましょう。
代表アドレス宛のメール対応漏れをゼロにする「メールディーラー」
代表アドレスを複数人で利用している方で、対応漏れを経験し、対策もうやむやになってしまっている、なんてことはないでしょうか？心当たりがある方には、株式会社ラクスの提供するメール共有システム「メールディーラー」をおすすめしています。
これは、info@やsales@などの代表メールアドレス宛てに届くメールを効率的に対応するためのシステムで、対応漏れなどのエラーを解消することができます。
例えば、誰がどのメールを対応すべきか、過去に誰がどのような対応をしたのか、常にリアルタイムで情報共有されます。「あのメール対応した？」といった状況確認の手間がなくなるため、業務のムダとミスを大幅に削減可能です。
メールディーラーは15年連続売上シェアNo.1、導入実績は8,000社を超え、小売やECサイト、IT、通信、人材、サービス、教育など幅広い業界で利用されています。
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2009～2023年度予測）
「あのメール対応した？」のやり取りをゼロに！メールディーラーの便利な機能一覧
「ステータス管理機能」で対応漏れを防止
メールディーラーのステータス管理機能では、各メールの「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示され、チーム全体の対応進捗状況が可視化されています。
また、対応状況ごとに絞り込みができるので、「新着」ステータスを表示すれば、まだ誰も返信をしていないメールだけが表示されるため、絞り込みひとつで対応漏れを防止できます。
「担当者振り分け機能」で重複対応を防止
メールディーラーの担当者振り分け機能では、メール1通ずつに担当者を振り分けることが可能です。担当領域が明確になり、誰がどのメールを担当すべきか一目で把握することができます。
さらに、誰かが返信対応中のメールは、「○○さんが返信対応中です」と警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるため、重複対応を防止できます。
ログインして担当者・対応状況を絞り込むだけで、メンバーの対応状況を管理することが可能なため、管理工数の削減と、ミスの予防として活躍する機能の1つです。
info@に代わるおすすめの代表メールアドレス
info@で始まるメールアドレスにはリスクがあることをお伝えしてきましたが、これらのリスクを回避するためには、「info@」に代わる代表メールアドレスを設定する方法が有効です。info@に代わるおすすめの代表メールアドレスには、次のようなものがあります。
| contact@～ | Webからのお問い合わせ用メールアドレス |
|---|---|
| sales@～ | 営業・マーケティング用のメールアドレス |
| shopping@～ | ECショップなどのメールアドレス |
| order@～ | 注文確認のためのメールアドレス |
| news@～ | ニュース配信用のメールアドレス |
| no-reply@～ | お知らせやメルマガなど、送信専用のメールアドレス |
| support@～ | カスタマーサポート用メールアドレス |
| recruit@～ | 採用・求人連絡用のメールアドレス |
| press/media@～ | 広報・PR用のメールアドレス |
上記のように、用途別に複数のメールアドレスを用意するのが望ましいでしょう。
代表メールアドレスによく利用されるドメイン
代表メールアドレスのドメインは、用途によって使い分けられるケースが多いです。ここでは、ビジネス利用でよく利用されるドメインについて解説します。
ビジネス利用で一般的なドメイン
ビジネス利用でよく選ばれるドメインには、次のようなものがあります。
○○○○.com
○○○○.jp
○○○○.biz
上記のドメインは有料で取得できるドメインであり、多くの法人が一般的に使用していることから信頼性も高く、ひと目見て「ビジネス用のメールアドレス」と判断できる点がメリットです。
ドメインは一度選択すると容易に変更できないため、導入の段階でどのようなドメインを利用するのかよく検討することが大切です。
インターネット関連会社でよく使われるドメイン
Webサービス関係の会社の場合、次のようなドメインがよく利用されます。
○○○○.net
○○○○.info
こちらもビジネス用と同様に、ひと目見て「Webサービスに関連している会社のメールアドレスだな」と判別しやすい点からよく選ばれています。独自ドメインの取得方法について、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
代表メールアドレスの管理方法
代表メールアドレスに届いたメールの対応は、複数人で分担することが多いでしょう。複数人でメール対応をする場合におすすめな管理方法を紹介します。
メーリングリストを活用
メール対応をする社員を対象にしたメーリングリストを作成する方法です。代表メールアドレスをメーリングリストのメールアドレスに登録することで、メールを受信した際、メーリングリスト内の社員全員の受信ボックス上でも内容を確認できます。
また、返信時にメーリングリストをCcに入れることで、他の社員が返信した内容も共有することが可能です。
冒頭に述べたように、代表メールアドレスとメーリングリストは別ものであり、合わせて活用する方法がおすすめです。
Excelなどで管理表を作成
ExcelやGoogleスプレッドシートを活用し、代表メールアドレスに届くメールの管理をする方法です。いつ・だれが・どのような対応をしたかなど、対応状況を管理することで、対応漏れや対応遅れ、重複対応を防止できます。前述のメーリングリストでの管理とあわせて実施するとより効果的です。
管理表の項目は、「問い合わせ日時」「問い合わせ内容」「顧客情報（顧客名、連絡先など）」「対応担当者」「対応状況」がよく用いられます。管理表の作成方法や運用について、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
わかりやすく管理できる一方で、都度更新の必要があり、相当な工数が発生することは認識しておきましょう。
アナログなメール管理から脱出！メールの管理は「メールディーラー」にお任せ
メール共有システムを活用
複数人でのメール対応に特化したメール共有システムを導入する方法です。
メール共有システムは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発されたメールシステムで、システム上で対応状況や対応担当者を管理できます。メール共有システムを導入することで、前述のCcメールでの共有や、管理表での対応状況の共有をシステム上で完結できるようになります。
メール共有システムについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
代表メールアドレスを正しく活用して信頼を高めしょう
法人の代表メールアドレスを所有しておくことで、会社の窓口としての役割を果たし、情報を一箇所に集めることが可能になります。
info@以外のメールアドレスや独自ドメインを活用して信頼性を高め、ビジネスコミュニケーションを効率化していきましょう。また、代表メールアドレスを導入するだけでなく、自社に合った管理方法を実践することが重要です。自社の状況に合わせて検討してみてください。
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