2023/08/08
「代表メールアドレスを「info@」以外に設定する必要があるものの、どのようにすればいいかわからない」
「代表メールアドレスの決め方や運用方法を知りたい」
とお悩みではありませんか？
この記事では、会社の代表メールアドレスに「info@」を設定する場合の注意点や「info@」以外の代表メールアドレスの決め方（用途別）、法人に適したドメインなどをご紹介します。
その他、代表メールアドレスを複数人で共有・対応する方法も紹介しておりますので、代表メールアドレスを最適化して自社のメール運用業務を効率化したいという方はぜひご覧ください。
代表メールアドレスとは？
代表メールアドレスとは、個人ではなく会社を代表してメールを差し出したい場合に利用されるメールアドレスです。まずは、代表メールアドレスについて、詳しく見ていきましょう。
代表メールアドレスのメリット
会社に所属する社員は個人のメールアドレスを所有しているケースが一般的ですが、窓口となる代表メールアドレスを設置しておくとことで、「広く会社に宛てたメールを受信できる」「情報を一箇所に集められる」などのメリットがあります。
加えて、代表メールアドレスは受信専用ではなく送信用のアドレスでもあることから「一社員としてではなく、会社の名前でメールを送信したいとき」にも役立ちます。
代表メールアドレスの活用シーン
代表メールアドレスの活用シーンは多岐にわたりますが、代表的なものを紹介します。代表メールアドレスの導入を検討されている方は、自社での利用用途とマッチしているか参考にしてみてください。
- 取引先とのメール送受信をチームなど複数人で対応する
- まだ取引のない見込み客からの新規問い合わせ窓口にする
- メルマガ配信の送信アドレスにする
複数人でのメール対応や情報共有に代表メールアドレスの利用を検討している方は以下の記事もおすすめです。
＜会社用＞代表メールアドレスの注意点・リスク
会社で代表メールアドレスを利用する場合の注意点を2つ紹介します。
info@は利用しない
代表メールアドレスに「info@」から始まるメールアドレスを設定する会社は多いものの、実は代表メールアドレスにinfo@を利用することにはリスクがあります。一般的に思える「info@」にどのようなリスクがあるのか見ていきましょう。
迷惑メールに多く利用されている
「info@」から始まるメールアドレスは、一般的になりすぎたためか、「迷惑メールで多数使われている」という問題が生じています。
そのため、「info@～」のメールアドレスを受信拒否するユーザーが一定数存在します。つまり自社の代表メールアドレスを「info@～」に設定することによって、一部のユーザーに自社からのメールが届かない可能性があるというリスクがあるのです。
一部サービスで登録できない可能性がある
前述のように、迷惑メールアドレスとして「info@～」が多く使われているという現状があります。
こういった現状を受けて、悪意のあるユーザーの登録を防ぐために「info@～」から始まるメールアドレスでのサービス利用登録ができないよう制限を設けているWebサービスもあります。代表メールアドレスでサービスの利用登録を行う予定がある場合は注意が必要です。
どうしても「info@～」を利用するのであれば、会社としてサービス登録用のメールアドレスを別途用意したり、社員個人のメールアドレスを使用して個々にサービス登録を行ったりするなどの工夫が必要になります。
フリーアドレスのドメインは利用しない
近年では無料で利用できる、Gmailなどの「フリーメール」と呼ばれるメールサービスが多数登場しており、会社の代表メールアドレスをフリーメールで設定できないかとお考えの方も多いでしょう。
しかし、フリーメールで作成したフリーアドレスは、会社としての信頼を低下させてしまうなどのデメリットがあるため、会社の代表メールアドレスとして使用するのは推奨できません。
会社のメールアドレスがフリーアドレスの場合、取引先や見込み客に、「この会社はITリテラシーが低いのかもしれない」「ビジネスとしての体裁が整っていない、怪しい会社だ」と思われる可能性があります。メールアドレスにはビジネス用の独自ドメインを取得し、有料サービスを利用しましょう。
また、代表メールアドレスだけでなく、社員の個人用メールアドレスについても、フリーアドレスではなく有料のメールアドレスを使用することが大切です。
info@に代わるおすすめの代表メールアドレス
info@で始まるメールアドレスにはリスクがあることをお伝えしてきましたが、これらのリスクを回避するためには、「info@」に代わる代表メールアドレスを設定する方法が有効です。info@に代わるおすすめの代表メールアドレスには、次のようなものがあります。
| contact@～ | Webからのお問い合わせ用メールアドレス |
|---|---|
| sales@～ | 営業・マーケティング用のメールアドレス |
| shopping@～ | ECショップなどのメールアドレス |
| order@～ | 注文確認のためのメールアドレス |
| news@～ | ニュース配信用のメールアドレス |
| no-reply@～ | お知らせやメルマガなど、送信専用のメールアドレス |
| support@～ | カスタマーサポート用メールアドレス |
| recruit@～ | 採用・求人連絡用のメールアドレス |
| press/media@～ | 広報・PR用のメールアドレス |
上記のように、用途別に複数のメールアドレスを用意するのが望ましいでしょう。
代表メールアドレスによく利用されるドメイン
代表メールアドレスのドメインは、用途によって使い分けられるケースが多いです。ここでは、ビジネス利用でよく利用されるドメインについて解説します。
ビジネス利用で一般的なドメイン
ビジネス利用でよく選ばれるドメインには、次のようなものがあります。
○○○○.com
○○○○.jp
○○○○.biz
上記のドメインは有料で取得できるドメインであり、多くの会社が一般的に使用していることから信頼性も高く、ひと目見て「ビジネス用のメールアドレス」と判断できる点がメリットです。
ドメインは一度選択すると容易に変更できないため、導入の段階でどのようなドメインを利用するのかよく検討することが大切です。
インターネット関連会社でよく使われるドメイン
Webサービス関係の会社の場合、次のようなドメインがよく利用されます。
○○○○.net
○○○○.info
こちらもビジネス用と同様に、ひと目見て「Webサービスに関連している会社のメールアドレスだな」と判別しやすい点からよく選ばれています。独自ドメインの取得方法について、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
代表メールアドレスの管理方法
代表メールアドレスに届いたメールの対応は、複数人で分担することが多いでしょう。複数人でメール対応をする場合におすすめな管理方法を紹介します。
メーリングリストを活用
メール対応をする社員を対象にしたメーリングリストを作成する方法です。代表メールアドレスをメーリングリストのメールアドレスに登録することで、メールを受信した際、メーリングリスト内の社員全員の受信ボックス上でも内容を確認できます。
また、返信時にメーリングリストをCcに入れることで、他の社員が返信した内容も共有することが可能です。
管理表を作成
ExcelやGoogleスプレッドシートを活用し、代表メールアドレスに届くメールの管理をする方法です。いつ・だれが・どのような対応をしたかなど、対応状況を管理することで、対応漏れや対応遅れ、重複対応を防止できます。前述のメーリングリストでの管理とあわせて実施するとより効果的です。
管理表の項目は、「問い合わせ日時」「問い合わせ内容」「顧客情報（顧客名、連絡先など）」「対応担当者」「対応状況」がよく用いられます。管理表の作成方法や運用について、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
メール共有システムを導入
複数人でのメール対応に特化したメール共有システムを導入する方法です。
メール共有システムは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発されたメールシステムで、システム上で対応状況や対応担当者を管理できます。メール共有システムを導入することで、前述のCcメールでの共有や、管理表での対応状況の共有をシステム上で完結できるようになります。
メール共有システムについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
代表メールアドレスを正しく活用して信頼を高めしょう
会社の代表メールアドレスを所有しておくことで、会社の窓口としての役割を果たし、情報を一箇所に集めることができます。
info@以外のメールアドレスや独自ドメインを活用して信頼性を高め、ビジネスコミュニケーションを効率化していきましょう。また、代表メールアドレスを導入するだけでなく、自社に合った管理方法を実践することが重要です。自社の状況に合わせて検討してみてください。
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