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読めばわかる!CRMとは?機能やメリット、活用方法などを徹底解説

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企業において顧客との関係を強化するために重要なのがCRM(Customer Relationship Management)システムです。CRMは、顧客情報の収集、分析、活用を効率化するツールとして広く使用されています。この記事では、CRMの基本から、機能、活用方法、注意点に至るまでご紹介します。

この記事の目次

    CRMとは

    CRMとは、顧客との関係を管理するためのツールや戦略の総称です。CRMシステムを導入することで、企業は顧客情報を一元管理し、顧客との接点を最適化できます。具体的には、顧客の属性情報や過去の取引履歴などをデータベースで管理し、それをもとにマーケティング活動や営業活動を最適化します。

    顧客情報を一元管理し、顧客とのやり取りを一貫性を持たせて行うことにより、顧客満足度の向上を目指すのに役立つでしょう。また、営業やマーケティング活動の効率化を図り、企業の成長を促進します。

    CRMの主な活用目的

    CRMシステムは、企業が顧客との関係を強化し、業務を効率化するための強力なツールです。企業がCRMを導入すれば、顧客との接点を最大化し、長期的なビジネスの成長を目指せるでしょう。ここでは、CRMの主な活用目的についてご紹介します。

    顧客情報の一元管理

    CRMの最も基本的な機能の一つは、顧客情報を一元管理することです。企業にはさまざまな部署があり、営業、マーケティング、サポートなど、それぞれの部門が顧客とやり取りを行います。従来、この情報は部門ごとにバラバラに管理され、情報の重複や漏れが発生することが多くありました。

    しかし、CRMを導入することで、顧客の名前、住所、購入履歴、過去の問い合わせ内容、さらには各種契約内容など、すべての情報を一つのシステムで管理できるようになるのです。

    情報のリアルタイム共有

    CRMシステムは、顧客情報や営業の進捗状況、サポート案件などをリアルタイムで共有できるため、部門間の情報の伝達が迅速になります。営業スタッフが顧客と新たにコンタクトを取った場合、その情報はすぐにCRMに反映され、カスタマーサポートスタッフやマーケティングスタッフがそれに基づいて次のアクションを取ることができます。

    業務の効率化

    CRMは、手動で行われていた多くの業務を自動化することにより、業務の効率化を実現します。例えば、顧客データの入力、更新、確認などの作業が自動化されるため、スタッフは煩雑な作業に時間を取られず、重要な業務に集中できます。また、CRMは営業活動の進捗管理や商談の状況を追跡する機能を備えており、営業スタッフが効率よく営業活動を行えるようサポートできるようになるでしょう。さらに、営業プロセスの進捗がひと目でわかるため、リソースの最適な配分が可能です。

    属人化の防止

    営業活動やカスタマーサポートなどが一部のスタッフに依存し、属人化してしまうと、スタッフが不在の場合や異動した場合に顧客対応が滞ることがあります。

    CRMシステムでは、顧客に関するすべての情報が共有され、データが一元管理されるため、スタッフが変わっても同じ品質のサービスを提供できます。これにより、企業の持続的な顧客対応力が確保されるでしょう。スタッフが変わっても顧客の状況やニーズが把握できるため、サービスの質が保たれます。また、組織全体で顧客情報を共有できるため、業務の一貫性が保たれます。

    チーム内連携の強化

    CRMシステムにより、営業チーム、マーケティングチーム、カスタマーサポートチームなど、異なる部署が顧客に関する情報を同じプラットフォームで共有できます。これにより、顧客対応における連携が強化され、情報のズレや誤解が減少します。CRMを通じて部門間で協力し合い、顧客に対して一貫性のあるサービスを提供できるでしょう。部署間で情報の共有が促進され、協力体制が強化されるようになります。

    顧客満足度の向上

    CRMは顧客のニーズや過去のやり取りに基づいてパーソナライズされたサービスを提供できるため、顧客満足度の向上に寄与します。顧客の購入履歴や問い合わせ履歴を把握すれば、適切なタイミングで適切な情報やサービスを提供できるようになります。さらに、顧客のフィードバックをCRMシステムに入力し、次回の対応に活かせるでしょう。顧客一人ひとりに合った対応ができるため、顧客満足度の向上が期待できます。

    CRMの機能

    CRMシステムには、顧客との関係を深め、ビジネスの成長を支えるために欠かせない多くの機能が搭載されています。企業がCRMを導入する際、これらの機能を有効に活用することで、効率的に顧客対応を行い、業務を最適化できます。ここでは、CRMの代表的な機能についてご紹介します。

    顧客情報管理

    CRMの最も基本的かつ重要な機能が顧客情報の管理です。顧客の基本情報(名前や住所)だけでなく、購買履歴や過去の問い合わせ内容、取引状況、対応履歴など、あらゆる情報を一元的に管理できます。これにより、営業スタッフやカスタマーサポートスタッフが顧客の状況を迅速に把握し、的確な対応ができるようになります。

      顧客情報管理の主な内容

    • 顧客基本情報:氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど
    • 取引履歴:購入した商品やサービス、商談履歴、契約内容
    • 過去の問い合わせ内容:顧客からの問い合わせやクレーム対応履歴
    • 行動履歴:Webサイトの訪問履歴やメールの開封状況

    案件管理

    案件管理機能は、商談の進捗状況や売上予測を管理するために役立ちます。営業活動において、複数の商談が同時進行していることが一般的ですが、CRMの案件管理機能を利用することで、各商談の状況や次に行うべきアクションが明確になるでしょう。

    案件管理の主な機能

    ・商談のステージ管理

    商談の進行状況(提案、交渉中、契約など)をステージごとに管理。

    ・リマインダー機能

    重要な日程やアクション項目の通知機能。

    ・売上予測

    進行中の商談から売上を予測するためのツール。

    ワークフロー機能

    CRMには、業務の流れを自動化し、標準化するための「ワークフロー機能」が備わっています。ワークフロー機能を活用すれば、繰り返し行う作業を自動化でき、人的ミスを防げます。また、業務プロセスが標準化されるため、どのスタッフが対応しても一貫したサービスを提供できるでしょう。

    ワークフローの主な機能

    • 自動化ルールの設定
      特定の条件を満たすと自動的にタスクが発生し、通知が送られる。
    • 承認フロー
      商談の進行に合わせて上司の承認を得るプロセスを自動化。
    • タスク管理
      進行中の案件に関連するタスクを整理し、スタッフに割り当てる。

    メール配信機能

    CRMには、顧客に対してメールを一斉送信するための「メール配信機能」が搭載されています。この機能を活用することで、キャンペーン情報や新製品の案内、フォローメールなどを顧客リストに基づいて自動で送信することができます。顧客の反応に応じて、パーソナライズされた内容でのフォローアップが可能です。

    メール配信機能の主な内容

    • 一斉メール送信
      リストに登録された顧客へ、一度にメールを送信。
    • パーソナライズ機能
      顧客の名前や過去の購入履歴をもとに、内容をカスタマイズ。
    • 効果測定
      開封率やクリック率をもとに、キャンペーンの効果を分析。

    プロモーション管理

    CRMシステムには、プロモーション活動を計画・実施・管理するための「プロモーション管理」機能も含まれています。これにより、企業はターゲット顧客に対して効果的なマーケティングキャンペーンを展開し、販促活動を最適化できます。

    プロモーション管理機能を活用することで、顧客のニーズに合わせた適切なオファーをタイムリーに提供し、売上を向上させることができます。

    プロモーション管理の主な機能

    • ターゲット設定
      プロモーション対象の顧客を、購買履歴や過去のキャンペーン反応に基づいてセグメント。
    • キャンペーンの進行管理
      キャンペーンの効果や進捗をリアルタイムで把握。
    • オファーの配信
      メールやダイレクトメッセージを通じて、特定の顧客グループに対してキャンペーン内容を配信。

    問い合わせ管理

    CRMには、顧客からの問い合わせ内容を管理する「問い合わせ管理」機能があります。この機能により、企業は顧客からの問い合わせに迅速かつ的確に対応できるようになり、サービスの質を向上させられるでしょう。問い合わせ管理は、顧客の問題解決を早期に行うために欠かせません。

    問い合わせ管理の主な機能

    • 問い合わせの記録
      顧客からの問い合わせ内容や要望をシステムに登録し、対応履歴を管理。
    • 対応状況の追跡
      進行中の問い合わせのステータスをリアルタイムで更新し、スタッフが進捗を把握できるようにする。
    • FAQの提供
      よくある質問(FAQ)を設定し、顧客が自分で解決できるようにサポート。

    データ分析機能

    データ分析機能は、CRMの強力なツールの一つで、企業の営業活動や顧客の行動データを分析し、意思決定をサポートするための情報を提供します。CRMに蓄積された膨大なデータを活用することで、より効果的な戦略立案やパフォーマンス向上が可能になります。

    データ分析機能の主な内容

    • 売上分析
      過去の取引データをもとに売上のトレンドを把握し、今後の予測を立てる。
    • 顧客分析
      顧客の購買履歴や行動パターンを解析し、ターゲットセグメントを最適化。
    • パフォーマンス指標
      営業活動やキャンペーンの効果を示すKPI(重要業績評価指標)を可視化。

    検索機能

    CRMの「検索機能」は、企業が保有する顧客情報や案件データを迅速に検索・抽出するためのツールです。膨大な情報が蓄積されている中で、必要な情報をすぐに取りだすためには、高度な検索機能が必要です。この機能により、営業スタッフやサポートスタッフは必要な情報を迅速に把握し、業務を効率化できます。

    検索機能の主な内容

    • フィルター機能
      顧客名、商談ステータス、購入履歴など、複数の条件でデータを絞り込む。
    • キーワード検索
      自由にキーワードを入力して、関連する情報を即座に抽出。
    • 高度な検索
      複雑な条件を組み合わせて、より詳細な情報を検索できる。

    CRM導入における注意点

    CRMシステムの導入は、企業の業務効率や顧客満足度を向上させる大きな助けとなります。しかし、導入にあたっては慎重に進めなければならない点も多く存在します。ここでは、CRM導入における主な注意点についてご紹介します。

    導入や運用にコストがかかる

    CRMシステムの導入は、単なるソフトウェアの購入だけにとどまらず、長期的に見てさまざまなコストが発生します。特に、初期導入費用や運用コストが予想以上に高くなる場合があります。これらのコストを予測し、適切に計画することが重要です。

    【導入コストの主な要素】

    • ソフトウェアのライセンス費用
      CRMの種類によって価格が異なり、クラウド型のサービスは月額課金制、オンプレミス型のサービスは初期導入費用が高くなる場合があります。
    • カスタマイズ費用
      業務に合わせたカスタマイズが必要な場合、その費用がかかります。
    • 導入支援・教育費用
      新しいシステムを導入する際、スタッフへの教育やトレーニング、導入支援を依頼することが一般的です。

    【運用コストの主な要素】

    • システムの維持費
      システムのアップデートや保守、サポート費用が定期的に発生します。
    • スタッフの運用負担
      CRMシステムを活用するためには、専門的な知識やスキルが必要です。専任スタッフの雇用や運用スタッフのトレーニングにもコストがかかります。
    • 導入支援・教育費用
      新しいシステムを導入する際、スタッフへの教育やトレーニング、導入支援を依頼することが一般的です。

    導入時にこれらのコストを十分に把握し、予算を確保しましょう。予算オーバーを避けるためにも、導入前にどの機能が本当に必要か、どのように活用するかを明確にし、過剰な機能を選ばないようにすることが重要です。

    効果が出るまで時間がかかる

    CRMシステムを導入したからといって、すぐに効果が現れるわけではありません。効果を実感するまでには一定の時間が必要です。CRMを効果的に活用するためには、システムの安定した運用と、業務のプロセス改善が求められます。

    効果が出るまでに時間がかかる理由

    • データの整備
      CRMに取り込むデータが正確で整っていないと、システムを効果的に活用できません。最初はデータの入力や整理に時間がかかります。
    • スタッフの慣れ
      新しいシステムにスタッフが慣れるまでには時間が必要です。CRMの機能を使いこなせるようになるためには、トレーニングや試行錯誤が求められます。
    • 業務フローの見直し
      CRMシステムを効果的に運用するためには、業務フローを最適化し、システムに合わせて業務を再構築する必要があります。これも時間を要するプロセスです。

    企業は、効果がすぐに現れないことを前提に、長期的な視点でCRM導入を進める必要があります。初期段階で効果が感じられなくても、システムが安定し、運用が軌道に乗れば、顧客対応の質や業務効率が改善されていくことを理解しておくべきです。

    マニュアルやフローの整理が必要

    CRMシステムを導入した際に注意すべき重要な点は、業務フローやマニュアルの整理です。システムの導入に合わせて、既存の業務プロセスを見直し、新たな業務フローを確立する必要があります。また、スタッフがCRMを円滑に使用するためのマニュアルや手順書も重要です。

    • 業務フローの整理
      CRMを効果的に活用するためには、顧客情報をどのように入力・更新し、営業活動やサポート業務に活かすかを明確にする必要があります。業務フローを整理し、CRMシステムに合わせて標準化することが求められます。これにより、だれでもスムーズにシステムを活用できるようになるでしょう。
    • マニュアルや手順書の整備
      新たに導入したCRMシステムには、スタッフが使用するためのマニュアルや操作手順書が必要です。これらは、スタッフがCRMシステムを正しく理解し、効率的に使用できるようにするために必要です。特に、システムの導入時には、初心者でも理解できるような簡潔でわかりやすいマニュアルを整備しましょう。

    CRMと類似システムとの違い

    CRM(顧客関係管理)システムは、顧客との関係を築き、維持するためのツールですが、これと似た機能を持つシステムがいくつかあります。代表的なものとして、MA(マーケティングオートメーション)、SFA(営業支援システム)、ERP(基幹業務システム)があります。それぞれが異なる役割を持ち、用途に応じて使い分けられています。ここでは、CRMとこれらのシステムの違いについてご紹介します。

    MAとの違い

    MA(マーケティングオートメーション)は、主に顧客の獲得から育成、そして成約に至るまでのプロセスを効率化するツールです。CRMが顧客関係の全般的な管理を目的としているのに対し、MAは顧客のエンゲージメントを高め、見込み客を育成することに特化しています。

    CRM 既存顧客との関係を強化し、リピート購入や長期的な顧客ロイヤリティを促進する
    MA 見込み客(リード)をターゲットにしたキャンペーンの実施、リードスコアリング、コンテンツ配信などを行い、営業チームに質の高いリードを提供する

    CRMとMAは、顧客に関わる異なるフェーズに注力しており、両者は連携して活用されることが多くあります。例えば、MAで育成されたリードがCRMシステムに引継がれ、顧客として管理される形です。

    SFAとの違い

    SFA(営業支援システム)は、営業活動を効率化するために使用されます。CRMとSFAはどちらも顧客情報を扱いますが、その目的や用途に違いがあります。

    CRM 顧客との長期的な関係の構築を重視し、顧客のデータを包括的に管理する。主にマーケティング活動やカスタマーサポートに活用されることが多い
    SFA 営業チームが効率的に商談を進めるためのツール。商談の進捗管理、案件の優先順位付け、営業活動のデータ収集などが主な機能

    SFAは主に営業プロセスに特化しているため、営業活動におけるタスク管理やリソース配分を助け、商談を円滑に進められます。一方、CRMは営業活動を含む全体的な顧客関係を管理し、全社的な視点で顧客をサポートします。

    ERPとの違い

    ERP(統合基幹業務システム)は、企業の財務、人事、在庫管理、製造など、ビジネスの中心となる業務全般を統合するためのシステムです。CRMとの最大の違いは、機能の範囲と目的にあります。

    CRM 顧客関係を管理し、顧客情報、購買履歴、インタラクション履歴を中心に扱う。主に営業、マーケティング、カスタマーサービスの部門で活用される
    ERP 財務管理や在庫管理など、企業全体のオペレーションを効率化するために使用され、顧客データだけでなく、財務情報や物流情報も扱う

    ERPは企業全体の業務管理を統合し、CRMは顧客情報の管理に特化していますが、両者が連携することで、顧客の購買履歴と財務データを統合し、より精緻な顧客分析やサービス向上が可能になります。

    CRMの選ぶ際のポイント

    CRM(顧客関係管理)システムは企業にとって非常に重要なツールですが、その選定には慎重な判断が求められます。企業のニーズや規模に合ったCRMを選ぶことで、顧客関係を効率的に管理し、ビジネスの成長を促進できます。

    本章では、CRMシステムを選ぶ際の重要なポイントをいくつかご紹介します。

    機能

    CRMを選ぶ際、最も重要なポイントの一つはその機能です。選定時には、システムが提供する基本的な機能に加え、自社の業務に必要な特定の機能が備わっているかを確認しましょう。

    特に重要な機能は以下のとおりです。

    • 顧客管理
      顧客情報を一元管理するため、顧客の詳細なデータ(氏名、連絡先、購買履歴など)を簡単に把握できることが重要です。
    • 販売支援
      商談の進捗状況やリードの管理、優先度の設定が可能で、営業活動をサポートする機能が求められます。
    • レポーティング機能
      定期的に顧客の動向や営業活動の成果を確認し、業績を向上させるための意思決定を支援するため、強力なレポーティング機能が必要です。
    • マーケティング機能
      顧客とのインタラクションを通じて、効果的なマーケティングキャンペーンを実施できる機能も重要です。例えば、メールマーケティングの自動化やターゲティングができると、リード育成がスムーズに進みます。

    自社のビジネスモデルに合わせて、必要な機能がそろったCRMを選定しましょう。

    操作のしやすさ

    CRMシステムがどれほど強力な機能を備えていても、操作のしやすさが低ければ、スタッフがシステムを積極的に使用しなくなり、運用が難しくなります。ユーザーインターフェース(UI)は直感的であることが重要です。

    以下の点に注意しましょう。

    • インターフェースの直感性
      使い方が簡単で、特にITスキルが高くないスタッフでも簡単に操作できるUIが必要です。業務の進行に支障をきたさないよう、必要な情報や操作がスムーズに行えることが求められます。
    • カスタマイズの柔軟性
      システムが自社の業務フローに合わせてカスタマイズできると、より効率的に活用できます。柔軟な設定やフィールドのカスタマイズが可能であることを確認しましょう。
    • トレーニングと教育
      新しいシステムを導入する際には、スタッフがしっかりと学べるトレーニング機能やサポートがあることも大切です。

    操作が簡単で使いやすいCRMは、組織全体での導入を円滑にし、スタッフの負担を軽減してくれるでしょう。

    他ツールとの連携性

    現代のビジネス環境では、CRMは単体で使用されることは少なく、他のツールとの連携が重要になります。既存の業務ツールとの統合が容易であれば、シームレスなデータ共有と効率的な業務運営が可能となります。

    以下の点に注目して選びましょう。

    • ERPやSFAとの統合
      既存のシステム(例えばERPやSFA)とCRMを連携させれば、顧客データと営業データ、在庫情報などを一元管理できます。
    • マーケティングツールとの連携
      メールマーケティングやSNS広告ツールと統合することで、CRM内で得た顧客情報をもとにターゲティングしたマーケティング施策を行えます。
    • データのインポート/エクスポート機能
      他ツールとの連携を円滑に行うため、CSVやAPIを利用してデータを簡単にインポート・エクスポートできる機能も重要です。

    連携性が高いCRMシステムを選ぶことで、業務全体の効率化が進み、データ活用の幅が広がるでしょう。

    セキュリティ

    顧客情報を管理するCRMシステムでは、セキュリティが非常に重要です。顧客データは企業にとって重要な資産であり、適切に保護しなければなりません。

    選定時には以下のセキュリティ機能を確認しましょう。

    • データの暗号化
      顧客の個人情報や取引履歴など、機密性の高いデータを暗号化することで、外部からの不正アクセスを防ぎます。
    • アクセス管理
      ユーザーごとにアクセス権を設定できる機能が必要です。これにより、必要な情報にのみアクセスできるようにし、データ漏えいのリスクを減らします。
    • バックアップと復旧機能
      システム障害時に迅速に復旧できるバックアップ機能や、障害発生時の対応方法が確立されていることも重要です。

    CRMシステムのセキュリティがしっかりしていることは、顧客からの信頼を守るためにも欠かせません。

    サポート体制

    CRMシステムを導入後にサポート体制が充実していることも重要な選定ポイントです。システム運用中に問題が発生した場合、迅速かつ適切に対応してもらえるサポートが求められます。

    選定時は以下の項目についてチェックしましょう。

    • 問い合わせサポート
      問題が発生した際に、迅速にサポートチームに問い合わせて解決できる体制が整っていることが大切です。電話、メール、チャットなど、複数のサポートチャネルが提供されていると便利です。
    • トレーニングとマニュアル
      システムの使い方を学べるトレーニングや、詳細なマニュアルが提供されていることも大きな利点です。特に新しい機能やアップデートが頻繁に行われる場合、教育体制が整っていることは重要です。
    • メンテナンスとアップデート
      システムの安定性を保つためには、定期的なメンテナンスや最新の機能追加が必要です。適切なアップデートが行われ、最新の状態を保つサポートがあるか確認しましょう。

    サポート体制が整っていれば、導入後も安心してシステムを運用できるため、長期的に信頼して利用できます。

    まとめ

    CRMシステムを選定する際は、機能性、操作のしやすさ、他ツールとの連携性、セキュリティ、サポート体制など、さまざまな要素を慎重に評価することが重要です。

    まず、自社の業務に必要な機能を備えているかを確認し、次に使いやすさを重視して、システムの導入がスムーズに進むようにしましょう。さらに、他のシステムとの連携やデータの統合が可能であれば、業務の効率化に大きく寄与します。また、セキュリティ面では顧客データの保護が最優先され、サポート体制の充実も長期的な運用を考える上で欠かせません。

    これらを総合的に考慮し、自社に最適なCRMシステムを選ぶことが、顧客関係の強化やビジネスの成長につながるでしょう。

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    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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