2015/12/10
私は、“経営コンサルタント”という偉そうな肩書きの仕事をしていますが、実は、なかなかの「ポンコツ人間」だったりします。
先日も、一人旅の外国人旅行者に道を尋ねられて一緒に道案内をしたところ、そのまま迷子になってしまい、二人で日本人に道を尋ねる、という失態を犯してしまいました。別の日には、傘の柄の部分が電車のドアに挟まれてしまって抜けなくなり、「次の駅でドアが開けば取れるか」とたかをくくっていたところ、それ以降の駅が全て反対側の扉が開き続けてしまい、結局、３駅も乗り過ごしてしまう、という緊急事態に見舞われました。
このように、救いようのないポカミスを繰り返す人を、私は個人的に「ポンコツ人間」と呼んでいます。みなさんの身の回りにも、頭を抱えてしまうようなミスを繰り返す人が、必ず一人や二人、いるのではないでしょうか。
私自身も、太宰治よろしく「生まれて、すみません」的なポンコツっぷりを日々発揮しているせいか、いつまで経っても“ひな壇コンサルタント”と言われ続け、パッとしないポジショニングで、地味にこの仕事を続けている状況です。
相手から「メールの返事がこない」ときの正しい対応法は？
そんな自虐的な話はさて置き、そろそろ本題に入ります。なぜ、冒頭でこんな話をしたのかというと、この「ポンコツ人間」の救いようのないダメな対応が、実はビジネスにおけるメール対応で、非常に役立つことが多々あるのです。 例えば、取引先にメールを送信したのに、相手からまったく返事がない場合を想像してみます。通常は、下記のようなメールを送れば、ことは簡単に解決します。
先日、メールをお送りしましたが、読んで頂けましたでしょうか？ お返事がないので同じメールを再送させて頂きました。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
確認のメールとしては、まったく問題ありません。優等生の模範解答といってもいいでしょう。しかし、「メールの返事がない」ということは、相手の様々なシチュエーションが考えられるために、一概に「読んで頂けましたか？」という単純なメール対応では済まされないところがあります。メールの返事がないシチュエーションについて、私なりに「考えすぎじゃね？」と思われるぐらいの３つのパターンを考えてみました。
①あなたのメールの内容に頭にきて、返事をしていない。
②忙しくて、メールが返せない。
③メールを見落しただけ。
まず、①の「頭にきている」という場合。
相手は相当、怒っていることが考えられます。メールを返さないというぐらいですから、そいつはかなり大人げない奴だし、それなりにめんどくさい相手だと思います。そんな人に「メール読みましたか？」という寝ぼけたメールを送ってしまうと、当然、相手の怒りは増幅されて、もっと面倒な事態に巻き込まれる可能性があります。
次に②の「忙しい」という状況の場合。
相手は精神的にイライラしていることが考えられます。「お前のメールに返事しているような時間はねぇんだよ！」という状況下で、「メール読みましたか？」などと問いかけてしまうと、「うっせーんだよ！」と、思春期にスマホを取り上げられた男子高校生並みの逆ギレをされてしまう可能性があります。
そうなると、「メール読みましたか？」という再送メールを送っても、許されるシチュエーションは③の「見落し」だけになります。しかし、その「見落し」という状況は、ビジネスマンにとって大きなミスであるために、相手に“面倒くさい”と思わせてしまう可能性があります。「謝るの面倒だし、営業メールだからそのまま無視すっか」と、倦怠期に入ったカップルのような対応をされてしまうと、それこそ、まとまる話もまとまらなくなります。しかも、相手の立場が自分よりも上の場合、頭を下げること自体が嫌になってしまいがちなため、メールを見落してしまったら、そのまま無視されてしまう可能性はさらに高まります。
このように考えると、相手から「メールの返事がこない」というのは、どのシチュエーションにおいても、あまり良い状況ではないことが理解できるでしょう。もちろん、「あっ、見落していました～」といって、すんなりメールが戻ってくる可能性のほうが圧倒的に高いと思います。おそらく、世の中の人の９割ぐらいの人は、「メールの返事がないよ」→「あら、すみません」で解決すると思います。
しかし、それでも、残り数パーセントの確率で、先述した①、②、③の状況に相手が陥っている可能性があるのであれば、むやみやたらに「メール読みましたか？」というメールをするのは、あまり賢いメール対応とは言えないところがあります。
「ポンコツ」を演出することで、相手に不愉快な思いをさせずに済む
では、どうすればいいのか？
ここで紹介するのが「ポンコツ人間」のメール対応術です。ポンコツ人間は、とにかく、どうしようもないミスを平気でします。普通では考えられないような間違いを犯して、常に周りに迷惑をかけています。しかし、これがメール対応においては、相手を不愉快にさせない高等なテクニックになるのです。
例えば、先ほどのメールの返事がない場合で考えてみると、次のようなメールを返してみるのはどうでしょうか。
先日、メールをお送りしたのですが、私の送信ミスでメールが送られていないようでした。もしかしたら、メールが不着になっている可能性がありますので、念のために再送させて頂きました。大変申し訳ございません。
普通にこのメールを読んだら、「メールひとつもまともに送れねぇのかよ！」と頭を抱えるほどのポカミスになります。まさにポンコツ人間のなせる業と言ってもいいでしょう。しかし、このようなメール対応をすれば、「読んでいるよ、バカヤロー」という感情にもならないし、「忙しいんだよ、バカヤロー」とも思われないし、「面倒くせぇんだよ、バカヤロー」にもなりません。ただ単に「ちゃんと届いているよ」という感情しか生まれません。つまり、「読んでいますか？」→「うるせーよ」から、「届いてますか？」→「届いているよ」に印象が変わるので、大きな感情の起伏を生み出すような問いかけにはならないんですね。
もちろん、このメール対応によって「送信ミスなんてするなよ、バカヤロー」と思われるかもしれません。しかし、相手を不愉快な思いにさせないために、前述の①と②と③の状況を回避できるのであれば、まともに「読んでいますか？」と問いかけるよりも、こちらがミスを犯しましたというメール対応のほうが、相手の感情を逆なでする確率はかなり下がります。
他にも、このようなポンコツ人間のメール対応が力を発揮するシーンは多々あります。
例えば、相手へのメール返信に１日以上間を空けてしまった場合は、「お返事が遅くなってしまい、大変申し訳ありません」という一文から書きはじめてみるといいでしょう。１日ぐらい返事が遅れても、常識的に考えて「遅い」ということはありません。しかし、相手が非常にせっかちな人の場合は、半日空けた場合でも「遅い」と思われてしまう場合があります。そのため、自分自身が、返事が遅いと思っていない場合でも、「自分は遅い返事をしてしまうような、ポンコツ人間っす！」という立ち位置でメールを返したほうが、相手の気分を害さないコミュニケーションに繋がりやすいのです。
他にも、仕事のメールのやりとりで、先方にいろいろ手配してもらった場合には、「何から何まで手配して頂いて、本当に申し訳ない」という能無しっぷりをメールでアピールするのもいいでしょう。また、説明をちゃんとしたにも関わらず、相手から「は？意味わかんね」という失礼なメールが戻ってきたとしても、「すみません、説明不足で」という、自分のダメっぷりを強調して謝っておくのも、ある意味、ポンコツ人間のメール対応術だと言えます。
相手の心情が読めないメール対応では、常に最悪の事態を想定すべし
メールというのは、相手の心情がまったく分からないコミュニケーションツールなので、常に最悪の事態を想定しながら、メールを返信すべきです。そのため、全て「自分が悪い」というポンコツ人間の状況で話を進めたほうが、実は相手は気持ちよくメールを返すことができたりするのです。
反面、「自分は悪くない」「気にしていない」というスタンスでメールを返信してしまうと、無意味に相手を苛立たせてしまう可能性があります。例えば、「本日中にお返事をいただけますか？」というメールを出した場合、まったくこちらの都合を考えていないメールの内容に対して、「そんなの急すぎだぞ！」と怒り出す人もいると思います。しかし、ここに、「こちらの都合で本当に申し訳ないのですが――」という、“自分の都合ばかり言ってしまうポンコツ人間っす！”的な一文を入れるだけで、相手の心証は多少、穏やかになると思います。
このように、メール対応は、ポンコツ人間のほうがスムーズに話が進むケースが多いと言えます。それに、多少ダメな人間のほうが、相手は愛を持って接してくれるものなのです。私も生意気なことばっかり言ってないで、もう少しポンコツっぷりをアピールして、みなさんから愛されるような経営コンサルタントになりたいと思います♪
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