【採用担当者向け】採用関連メールのテンプレート集

採用関連のメール対応を効率化する方法のひとつが、テンプレートの活用です。

採用担当者の業務は、面接官と求職者のスケジュール調整や説明会や選考の準備、書類選考など多岐に渡ります。テンプレートを使ったメール対応は、採用担当者の負担を低減するために欠かせません。

この記事では、応募受付時から採用通知までのプロセスに応じたテンプレートをご紹介します。そして、記事後半では採用関連メール作成をサポートするメール管理システムについてご紹介しています。

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採用でメールテンプレートを活用するメリット

予め文面を作成しておくテンプレートは、メール作成業務の効率化に非常に効果的です。

採用担当者は労務管理など、企業の重要な業務を担っている事もあり、煩雑になりがちなメール対応業務が負担となる場合があります。テンプレートを活用することによって、担当者の作業効率を向上させ、メール業務の負担を軽くすることが可能です。

さらに、新人教育においてもテンプレート活用は効率化を実現し、教育時間を短縮しながらも一定水準以上の品質でメール対応を行うことができます。

応募受付時のメールテンプレート

ここからは応募受付時と書類送付依頼のメールテンプレートをご紹介します。テンプレートをそのまま流用しても何の問題もありませんが、できれば自社ならではの言葉でアレンジして使用することをおすすめします。

メール対応の基本は可能な限りOne to Oneのコミュニケーションを心がけることです。事務的な対応一辺倒なメールよりも、自社の雰囲気や採用の意図がうまく伝わる内容のメール方が、求職者に伝わりやすくなります。

「応募受付時」

「履歴書等の書類送付依頼時」

企業の規模によっては応募の段階のメール対応は自動受付・自動返信システムを採用することでより業務を効率化することも可能です。

採用面接案内時のメールテンプレート

採用面接案内時のテンプレートもそのまま利用するより、自社の言葉でアレンジした方が求職者の面接率が高くなるでしょう。

採用通知のメールテンプレート

合否の通知は書面によるものが一般的ですが、メールでの採用通知はいち早く結果伝える手段として用いられています。

不採用通知のメールテンプレート

不採用通知は受け取る側はもちろんですが、通知する側にも心理的な負担が発生してしまいます。テンプレートを活用することで心理的な負担を軽減することできるメリットがあります。

採用関連メールの対応ポイント

採用関連メールのポイントは基本的には一般的なビジネスメールと同じと考えて構いません。しかし、メールをやり取りしている相手はビジネスパーソンではなく求職者という違いは意識しなければなりません。ここからは、採用関連メールにおけるポイントをご紹介します。

情報は端的に分かりやすく伝える

応募から採用までには書類提出や各種手続き、そして様々な伝達事項が発生します。こうした連絡事項を1件のメールにまとめて連絡することは望ましくありません。採用までのプロセス全体を把握してもらうことも重要ですが、必要な連絡事項をその都度伝えて把握してもらう方が、伝える情報がシンプルで分かりやすくなります。

特に「件名」については気配りが必要です。複数の企業に応募している求職者は各企業とメールをやり取りしているため、受信フォルダ内は煩雑になっていることが予測できます。そこで、件名には「社名」と「用件」のみでコンパクトにまとめましょう。

自社の言葉を入れる

多くの企業が採用後の課題としているのが「離職率の高さ」だと言います。この理由の一つに「求職者と企業の共感のズレから生じるすれ違い」があるとされています。たとえ採用活動を効率化したとしても、自社への共感が低い人ばかり採用していてはせっかく採用した人材がすぐに辞めていってしまうでしう。

そこで、採用関連メールでは自社の言葉を使って求職者と共感を生むことが重要なポイントです。自社に親近感を抱いてもらうようなアレンジをテンプレートに加えることによって、業務効率化を果たしながらも求職者の気持ちを掴むことが可能になります。しかし、あくまで採用関連のメールはビジネスメールなので、砕けすぎた表現は却って求職者の共感を妨げることになりますので内容は精査が必要です。

＜採用担当者向け＞メール管理システム

採用関連メールにテンプレートを導入する最も簡単な方法は、テンプレートテキストをメール作成時にコピー＆ペーストすることです。しかし、数十通にも及ぶメールを処理するとなるとこの方法は効率的とは言えず、ヒューマンエラーで不備のあるメールを送信してしまう恐れがあります。

そんなメール対応をサポートするシステムが「メール管理システム」です。ここからは数あるメール管理システムの中でも、採用担当者向けのテンプレート機能を備えた「メールディーラー」について詳しくご紹介します。

メールディーラーとは

「メールディーラー」は、今まで8,000社以上に導入されたクラウド型メール管理システムです。

求職者からのメールを複数の採用担当者で共有、一元管理することができます。メールディーラーは対応進捗状況を一目で把握できるUIを採用しており、スピーディーで品質低下や不備の無いメール対応で採用活動をサポートします。

メールディーラーのテンプレート機能

採用関連メールをチームで対応をしていると、担当者によって対応品質にばらつきが生じてしまいます。そこで、チーム間で返信内容の質低下や不備を防ぐためのメールディーラーの機能が「テンプレート作成・共有」です。

通常のメールソフトでも、テンプレートを共有する運用体制を構築することはもちろん可能です。テキストエディタなどで作成したテンプレートを共有ドライブなどに保存すれば、チーム内でテンプレートを使ってメールの作成が可能になるでしょう。しかし、この運用体制はメール作成の度にテンプレートを自身の端末にダウンロード、メール文面にコピー＆ペーストする手間が生じます。さらに、共有ドライブ上のテンプレートの内容を改変したとしても、ダウンロードしたテンプレートを更新せずに使用するケースも想定できるため、チーム全員が最新のテンプレートを使用しているか不明瞭になってしまいます。

メールディーラーはクラウド型のシステムなので、テンプレートデータもクラウドに保存されます。テンプレートはメール作成画面から簡単に呼び出して利用することができるため、コピー＆ペーストをする手間は無くなります。さらに、テンプレートが更新されると即座にクラウド上のデータに反映されるので、常に最新のテンプレートをチーム内で共有することが可能です。

まとめ

事務的な対応になりがちな採用関連メールも、テンプレートを活用することで気配りが感じられ、求職者に共感してもらえるメールを効率的に作成することが可能です。

そして、より効果的にメールを管理・運用するためには、ご紹介したメール管理システム「メールディーラー」の導入をおすすめします。

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この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
好きな定型文は「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。

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