2021/04/14
従来は電話や飛び込みでの営業アプローチが一般的でしたが、現在はメールを使った営業が浸透しています。さらにコロナウイルスの影響で、対面によるアプローチを積極的に行えない状況なため、メールによるコンタクトは主流となりつつあります。しかし、単に何も工夫なく送り付けるだけの営業メールでは、かえって会社の印象が悪くなる可能性があります。
この記事では、成果を上げる営業メールの書き方をお伝えします。例文を使ったメールの書き方や、営業メールに対する返信の管理方法について解説するので、ぜひ参考にしてください。
営業メールでのアプローチ
まず、営業メールによるアプローチのメリット・デメリットに分けて、それぞれのポイントを解説します。
営業メールのメリット
一度に多くの相手にアプローチできる
電話や訪問だと時間も手間もかかりますが、メールは一斉送信を使うことで一度に多くのお客様にアプローチが可能です。また、メールを送る時間にも制限は少ないため、隙間時間などを有効に利用して効率よくアプローチを行えるでしょう。さらに、手応えの良いメールの本文をテンプレート化することで、効率よく精度を高めることができます。
テキストとして残る
電話は、録音しない限りアプローチ後に形として残りませんが、メールはテキストとしてメールフォルダに残ります。口頭での説明だけだと、理解が難しい説明であっても、メールであれば画像や動画を使った説明が可能で、お客様のペースで読み進めることが可能です。また、最初にメールを読んだ際は心が動かなくても、後になってメールを見返してもらえる可能性もあります。資料請求などのリンクが挿入されていれば、成果にも直結するはずです。
営業メールのデメリット
続いては、営業メールのデメリットです。工夫が少なかったり相手への配慮が不足していたりする営業メールは要注意です。デメリットを認識して、営業メールの成功率をアップさせましょう。
アポ率が低い
メールでは一度に多くのお客様にアプローチが可能ですが、全体的なアポ率は低くなりやすい傾向にあります。訪問や電話営業の場合だと手間はかかりますが、お客様の回答をその場で引き出すことができるため、アポ率は高くなりやすいです。営業メールは、お客様の心を少し掴んだとしても次のアクションを保留されてしまうケースが多く見受けられます。
不信感を与えてしまう恐れ
闇雲に営業メールを送っていると、お客様によっては不信感を抱かれる方もいます。高い頻度で営業メールが繰り返し送信すると、さらに会社のイメージはダウンするでしょう。営業メールを大量に送付する前には、メールの必要性やタイミングをよく考えることが重要です。
成果を上げる営業メールの書き方
それでは、実際に営業メールで成果を上げている方は、どういった工夫をしているのでしょうか。
クリックを促す件名
まず、営業メールの件名を工夫しましょう。件名で興味を持っていただけなければ、いかに熱意をもったメールの文章であってもお客様には読んでいただけません。
件名のポイントは、お客様が求めている情報を含めて、すぐに理解できる長さに収めることです。お客様が営業メールに求めているのは、多くの場合はメリットです。何がお得でどういった効果が望めるのか、端的に明記しましょう。
また、件名の表現にはインパクトも重視しましょう。お客様は1日に何通もメールを受信するので、ありきたりな表現だと印象に残りません。お客様の心に響くようなフレーズを考えて“冒頭”に持ってくるとインパクトも上昇します。
その他、具体的な数字を入れてみたり、記号などの目印をつけてみたりして視覚的に目立たせることも大切です。「限定」「無料」「コツ」など注意を引くキーワードも意識的に盛り込むようにしてみましょう。
端的に情報を伝える
営業メールの情報は分かりやすく簡潔にまとめましょう。自己紹介から会社の紹介、商品の機能と順を追って説明するのは逆効果です。多くのお客様は途中で文章を読むのを止めてしまうでしょう。
営業メールで繋げたいのは商品の販売やサービスの契約です。結果に直結する内容の優先順位を上げて伝えることが重要です。また、難しい言葉や漢字、専門用語の使用は避けましょう。幼稚な文にする必要はありませんが、堅苦しい文章だとお客様を疲れさせてしまいます。
相手へのメリットを明示
お客様に興味を持っていただくためには、お客様のメリットを明示することが大切です。
商品やサービスの概要、実績をアピールするだけでなく、お客様の課題が具体的にどう解決されるのか伝えましょう。例えば、セキュリティソフトなら機能面だけでなく、「ウイルス感染による機器の故障や情報漏洩を未然に防ぎます」といったメリットを先に提示しましょう。
営業メールをセグメントに分けて配信するのであれば、メリットの内容もお客様の傾向によってカスタマイズするとより良いでしょう。一般的な内容よりも一歩踏み込んだ訴求に成功すれば、次のステップに進みやすくなります。
親しみやすい文章を意識
メールとはいえ営業であることには変わりません。営業メールの文章で第一印象は決まります。丁寧な言葉遣いを意識しつつも親しみやすい文章を目指しましょう。とにかくフォーマルな書き方でお客様に失礼ないようにと思われがちですが、あまりにもくどすぎる敬語表現には要注意です。お客様から接しにくいイメージを持たれてしまう恐れがあります。また、漢字が多い表現よりはひらがなの多い丁寧語の方が親しみやすいので、文章が固すぎると感じた際は意識してみると良いでしょう。
ネクストアクションを明示
営業メールでは次にどういったアクションを取って欲しいのか具体的に明記しましょう。
「気になったらご連絡ください」では曖昧です。メールに対して返信や資料請求など、お客様の行動をはっきりと書きましょう。
また、資料請求の場合はホームページへ誘導するのではなく、資料請求を行えるURLをメール内に記載しましょう。直ぐにでも直接会って話したいのであれば、「1 : ◯月◯日 □:□~□:□」といったように、3つほど商談候補日をメールに記載する方法もあります。商談にかかる時間の目安も記載しておくとより親切でしょう。
営業メールの例文
それでは、営業メールの例文を紹介します。まだ取引をしていないお客様に向けた営業メールです。
業務効率化を実現！メール共有管理システムに関するご提案
本文：
〇〇〇株式会社
〇〇〇様
突然のご連絡にて、失礼いたします。
株式会社□□□でメールディーラーという商品を担当しております、〇〇と申します。
この度、貴社のウェブサイトを拝見し、
貴社の営業部門において弊社の商品がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
弊社が提供するメールディーラーは、多くの企業のお客様にご好評いただいており、これまでに8,000社以上の導入実績を誇ります。業務効率化といった課題解決に役立てていただいた、確かな実績がございます。
もしご興味をお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたく、ご連絡を差し上げました。
早速ですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか？
当日は、サービス内容の詳細や導入事例、貴社における導入イメージなどを具体的にお話しできればと考えております。
－－－－－－－－－－－－－－－
・〇月〇日（□） □時
・〇月〇日（□） □時
・〇月〇日（□） □時
－－－－－－－－－－－－－－－
ご説明は1時間程度を予定しております。
突然のご連絡で大変申し訳ありませんが、ご検討いただけますと幸いです。
メール本文は以上で、最後に署名を付けてください。このメール文のポイントは相手へのメリットを明確に提示し、回りくどい説明は避け、ネクストアクションを具体的に明示しています。
営業メールは「代表アドレス」で配信
営業メールは、「代表アドレス」を使った配信がおすすめです。
各自の個人アドレスを使った営業活動では、配信履歴を共有できないため、同じお客様に何度も送ってしまったり、担当者が外出していると対応が遅れてしまったり等、企業イメージの低下や機会損失に繋がるリスクがあります。
代表アドレスから配信して、営業メールとお客様からの返信メールを営業チームで共有することで、営業担当者個人とお客様のやりとりではなく、企業とお客様の関係として管理することができるようになります。
営業メールへの返信はメール共有管理システムで管理
GmailやOutlook、Thunderbirdなどは個人対個人のやりとりを想定しているメールシステムです。
そのため、チームで共有管理するには共有メールボックスの作成や転送など、作業工程が追加する必要があります。そのため、業務効率が悪化したり、軌道に乗らず共有管理が浸透しなかったりなど、新たな課題が発生することも多く見受けられます。
営業メールを代表アドレスで配信し、チームで共有管理するためには、専用のメールシステムへの切り替えをお勧めします。
メール共有管理システム「メールディーラー」
メールディーラーは8,000社が導入しているクラウド型のメール共有管理システムです。
1つのアドレスに届くメールを複数名で分担して対応することを想定して開発されているため、業務分担と情報共有に特化した機能が多数搭載されています。
担当者振り分け機能
全てのメールに担当者を割り当てることができ、誰がどれを対応すべきか一目で把握できます。
ステータス管理機能
受信トレイが「新着・返信処理中・対応完了」と分かれており、メールの対応状況に応じて自動で分類されます。
対応履歴表示機能
お客様のアドレスをクリックするだけで、過去の受信・送信メールや電話応対・チャット履歴を時系列で一覧表示されます。自分以外の営業担当が行った営業活動も含めて表示できます。
テンプレート機能
メール作成画面から簡単に引用することができます。はクラウド上に保管され、変更・追加は直ぐに共有されるので、常に全員が最新のテンプレートを使うことができます。
まとめ
営業メールを上手に活用すれば、新規顧客獲得などのチャンスに繋がります。本記事で紹介した例文を参考に、あなただけの特別な営業メールを作成してください。そして、より効率的に営業メールを管理したい場合は、代表アドレスでの配信がおすすめです。
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