2023/08/09
メールの送信時には、「To」「Cc」「Bcc」といったさまざまな宛先フィールドが存在します。
適切な宛先フィールドの使い分けにより、受信者にとって不要な返信や混乱を避け、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
この記事では、「To」「Cc」「Bcc」の違いや使い方、注意点を解説します。
「To」「Cc」「Bcc」の違いとは？
メールを送信する際の「To」「Cc」「Bcc」は、それぞれ異なる役割を持っているため、特徴を把握することが大切です。まずは、それぞれの特徴と用途を見てみましょう。
| 返信義務 | 特徴 | 用途 | 注意点 | |
|---|---|---|---|---|
| To | 有り | メールの主要な宛先フィールド。 | 返信をしてほしい相手・主にやり取りをしている相手を設定する。 ※複数設定も可能だが、誰が返信するか混乱するため、注意が必要。 |
複数アドレスをToに設定することもできるが誰が返信すべきか相手が迷う可能性が生じる。複数名をToに入れる際は、本文に誰宛ての内容なのか明記する。 |
| Cc | 無し | To（宛先）の受信者以外の関係者にもメールを複製送信することができる。 | 返信や確認の必要はないが、情報を共有したい関係者を設定する。 | 顧客や取引先など他社のメールアドレスをCcに入れる場合は、情報流出に注意。「同じプロジェクトを行い、かつお互いに面識がある」といったケース以外では、Ccの使用は控えた方が無難。 |
| Bcc | 無し | 他の受信者にBccに入力したメールアドレスが見えないようメールを複製送信することができる。 | 受信者のメールアドレスを秘匿する必要があるメールマガジンや一斉送信の際に使われることが多い。 | 一斉送信での利用は、情報流出リスクを伴う。また、送信サーバーでの「メール渋滞」を引き起こすこともある。また受信元に迷惑メール判定を受けるリスクもある。 |
表のように、Toフィールドには、返信をしてほしい相手を入れます。Toフィールドに複数の宛先を設定することもできますが、その場合、だれが返信すべきか、相手が迷ってしまう可能性がありますので注意しましょう。
そういった混乱を避けるためにも、CcとBccをうまく使い分けることが重要です。
「Cc」「Bcc」の使い方【事例付】
CcとBccの使い方について、具体例とともに設定方法を解説します。
Ccの使い方と設定方法
「Cc」は、「Carbon Copy（カーボン・コピー）」の略語で、手書き文字の複写に使われる「カーボン紙」に由来しています。メインでやりとりはしないものの、メール内容を確認してほしい人のアドレスをCcに設定するケースが多いです。
つまり、Toはメインでやりとりする相手、Ccはメールのコピーを送る相手だと考えるといいでしょう。
なお、Toと同様に、メールの受信者全員が、Ccに設定されたメールアドレスを確認することができます。そのため、受信者同士のメールアドレスが知られてはいけないメールはCcで送信しないように注意しましょう。
Ccの使い方
Ccは、指定したメールアドレスすべてに同じ内容のメールが送信されるため、情報の共有や関係者が認識の相違なく合意を取るような目的で使われることが多いです。たとえば、新人がメールを送信する際に、教育担当の先輩社員や上長をCcに入れるといった、社内の関係者に情報共有するケースは多く見受けられます。
Ccの設定方法
前述した例のように社内の関係者にメールを共有したい場合、Ccフィールドに関係者のメールアドレスを追加しましょう。
また、関係者をCcフィールドに追加するだけではなく、メール本文の宛名にも明記すると良いでしょう。明記しないとToで受信した人がCcに設定されている宛先に気が付かないことがあります。その結果、返信時にCcに入れるべき人が漏れてしまったり、不適切な内容を全員に返信してしまうことがあります。
だれがCcに設定されているか、受信者がひと目でわかる書き方を心がけましょう。
Bccの使い方と設定方法
「Bcc」は、「Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）」の略語です。Ccのように同一の内容のメールを送信することができますが、他の宛先にアドレスが表示されないことが特徴です。
Bccの使い方
Bccは「メールを共有していることを知られたくない」、「複数の宛先同士で、アドレスが知られることを防ぎたい」といった場合に使用します。
例えば、取引先に対して長期休暇のお知らせのような同じ内容のメールを送りたい場合は、Bccを使うことが一般的です。取引先ごとに1通1通メールを送ることは、大変な労力がかかりますが、取引先のメールアドレスをBccに指定して送信すれば、すべての相手に一度でメールを送ることができます。もちろん、メールが送信されたそれぞれの企業からは、他の企業の情報は見えず、プライバシーを守ることができます。
Bccの設定方法
前述した例のようにメールを一斉送信したい場合、Bccフィールドに関係者のメールアドレスを追加しましょう。
また、面識がない複数の相手にメールを送信する場合、本文にて「一斉配信のため、Bccで失礼いたします。」と一言入れると親切です。
「Cc」「Bcc」の注意点
ビジネスメールにおいて、CcとBccはメール送信時に便利なフィールドですが、使い方には注意が必要です。誤った使い方をしてしまうと、大きなトラブルが発生する恐れがあります。ここでは、Cc、Bccそれぞれの注意点をご紹介します。
Ccの注意点
個人情報保護に留意する
Ccを活用した情報共有は便利ですが、受信者全員のメールアドレスが表示されるので、個人情報保護の観点から、面識のない人をCcには設定しないようにしましょう。Ccに入れる前に、受信者が適切か確認が必要です。また、大勢の受信者をCcに入れる場合は、メーリングリストを使い、アドレスを公開しないようにするといった対策も有効です。
むやみにCcで共有をしない
すべてのメールをCcで共有すると、受信者のメールフォルダが共有のためのCcメールでいっぱいになってしまいます。その結果、受信者は重要なメールを見落としたり、メールで依頼された対応が遅れてしまうなど、業務に支障をきたす可能性があります。
メールを受信する相手にも配慮をし、本当にCcで共有すべきかどうかをしっかりと考えてから設定しましょう。
返信の有無を明記する
Ccは基本的に「返信や確認の必要はないが、情報を共有したい関係者」を設定するものです。。Ccに指定した人にも返信を求める場合は、「Ccの皆さまも、ご返信をお願いいたします」というような一文を添えて返信を促すようにしましょう。
Bccの注意点
個人情報漏えいリスクがある
Bccに設定して送信したメールであれば、自分以外の宛先のメールアドレスを見ることはできません。しかし、送信時に誤って「Bcc」ではなく「Cc」に宛先のメールアドレスを設定してしまうなどの人的ミスが発生すると、大量の個人情報が流出してしまう危険性があります。
個人情報漏えいは企業の信頼を大きく損なうため、Bccを使用する際は宛先の設定に細心の注意を払い、ミスの発生を徹底的に防止する必要があります。
大量送信はスパム判定される可能性がある
メルマガを配信する際にBccに設定して大量送信すると、メールサーバーにスパム判定されてしまい、本来は届くはずのメールが届かずに削除されてしまうリスクがあります。
一度悪質なスパムであると認定されてしまうと、以降は何度メールを送っても相手に届かなくなってしまう場合もあります。スパム判定を避けるためにも、Bccを活用した大量送信は避けることが大切です。
送信遅延が発生する恐れがある
一度に大量のメールを配信するとすべてのメールを処理するのに膨大な時間がかかるため、送信遅延が発生する恐れがあります。
不定期に配信しているメルマガでは多少の遅延が問題にならないケースもありますが、セール開始のお知らせなど時刻どおりにメルマガを配信する必要がある場合は、送信遅延を引き起こすと重大なトラブルにつながることもあるため注意が必要です。
チームでの情報共有におすすめ「メール共有システム」
「メール共有システム」を使えば、Cc、Bccを使わずにメールを社内共有することができるようになります。
メール共有システムとは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発された「メール共有」に特化したメールソフトです。
メール共有システムを導入すると、システム上で対応状況や対応担当者の管理ができたり、チーム全員の対応履歴が閲覧できるようになるため、情報共有のためにCcを利用する必要がなくなります。
メール共有システムについて、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
メール共有システムの中でも「メールディーラー」は、誤送信防止機能を多数搭載しており、おすすめです。
Cc、Bccに共有したい関係者を入れなくても、必要なメールを確認できることはもちろん、アクセス権限や閲覧権限、編集権限など担当者ごとの細かい権限設定や、アクセスログの記録機能が搭載されているので、情報漏えいリスクも格段に低減されます。
メールの一斉送信におすすめ「メール配信システム」
「メール配信システム」とは、大量のメールを一斉配信することに特化したメールソフトです。スパムメールや迷惑メールに判定されないような送信技術を有しており、メールの到達率を高めることができます。
また、リスト管理や予約配信、効果測定、ステップメール配信機能を備えており、メルマガなどメールマーケティングを効果的に運用することが可能です。
メール配信システムの中でも「配配メール」は、操作がシンプルでサポートもしっかりしているため、初心者でも扱いやすくおすすめです。
目的に合わせて「Cc」「Bcc」を使い分けましょう
Cc、Bccの使い方について、注意点とともに紹介してきました。利用シーンにあった使い分けをすることで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
また、メールの共有頻度が高い場合は「メール共有システム」を、メルマガなどメールマーケティングに注力したい場合は「メール配信システム」を活用することもおすすめです。
この機会に自社にあった運用方法を検討してみてはいかがでしょうか？
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