2024/05/07事業の成長に伴い、業務効率化のために導入検討すべきシステムが「受注管理システム」です。
「受発注システム」や「一元管理システム」とも呼ばれており、受注管理業務の一連の流れを自動化し、業務の効率化やミスの削減を図ることができます。
この記事では、BtoB/BtoCそれぞれにおける受注管理システムの特徴や機能を比較し、選び方のポイントを解説します。
受注管理システムとは？
「受注管理システム」とは、注文受付から出荷するまでの一連の業務を自動化することができるシステムです。「一元管理システム」「受発注システム」「在庫管理システム」とも呼ばれています。
EC市場が拡大する中で多店舗展開が当たり前になり、受注発注業務を効率化するためのシステムを導入する企業が増えています。システムによって、自動化できる業務の範囲や対応しているモールなどが異なるので注意が必要です。
BtoB向け受注管理システムの特徴
BtoB向けの受注管理システムは、企業間での受発注業務をよりラクに、効率化させるためのシステムです。言い間違いや書き間違いによる誤発注や転記する際の入力ミスなどを防ぐと同時に、受注管理だけではなく販売管理・顧客管理・在庫管理・請求管理などの前後で関わる幅広い業務を管理できます。
BtoC向け受注管理システムの特徴
BtoC向けの受注管理システムでは、複数のECモールやカートに出店している店舗が、各モール・カートの受注情報などをシステム上でまとめて管理することが可能です。
出店数が多いケースだと、ヒューマンエラーや在庫の売り越し等が発生し、お客様とのトラブルがになってしまうことがありますが、一元管理できるシステムを利用することで受注、在庫、商品、出荷一連の業務をまとめて管理し業務効率化できます。
例えば、下記のような例があげられます。
確認メール送信機能
商品を注文した顧客に、メールを自動送信する機能です。
注文後のサンクスメールや商品発送の連絡メール、商品到着後のフォローメールなどのテンプレートを登録し、送信のタイミングを設定することで、重要なメールを忘れずに送信することができます。
出荷指示機能
注文から出荷までのリードタイムを短縮することは重要事項です。受注管理システムは、出荷指示を正確かつ迅速に出すことができます。
受注情報をもとに注文が自動的に仕分けられ、そのデータから「出荷指示書」「納品書」「送り状」を書き出します。出荷指示が倉庫の担当者へ送られ、速やかに発送することが可能です。
さらに、ハンディターミナルと連携することで、在庫数を自動計算できる受注管理システムもあります。
在庫管理機能
現在の在庫数や在庫の動きを管理・共有できる機能です。
出荷や、倉庫間の在庫移動、棚卸しなどによって変動する在庫数の調整業務を効率化できます。
受注管理システムによっては、原材料や仕掛品のほか、セット商品の在庫管理ができます。また、ロット番号と紐づけることでトレーサビリティを実現できるシステムもあります。
受注管理システムを導入することによる4つのメリット
受注管理システムを導入することで、業務効率化やコスト削減、顧客満足度向上など、様々なメリットが期待できます。
ここでは、特に重要な4つのメリットとそのポイントを詳しく解説します。
1. 業務効率化による時間と人材のリソース確保
受注管理システムは、注文受付、処理、管理などの業務を自動化することで、従来の手作業による煩雑な作業を大幅に削減します。具体的には、以下のような業務が自動化されます。
「電話やFAX、メールでの注文内容の書き起こし」「注文内容の販売管理システムへの入力」「納品書や請求書の発行」「在庫管理」「顧客情報の管理」などの業務を自動化することで、担当者はより付加価値の高い業務を行う時間が増加し、業務全体の効率化と生産性の向上が期待できます。
2. コスト削減による利益向上
受注管理システム導入によって、人件費と事務経費のコスト削減が期待できます。
業務自動化による作業時間の削減は、人件費の削減につながります。
また、紙の伝票や書類の使用量を減らすことができることにより、印刷代や郵送料、電話、FAX回線の利用料などの事務経費につながります。
3. 顧客ニーズに柔軟に対応した受注を実現
受注管理システムは、顧客ごとの注文履歴や属性情報などを基に、個別最適な受注処理を行えるようになります。例えば、顧客属性や購入量に応じた個別価格設定や、顧客希望に合わせたロット発注への対応、納期調整ができます。
また、商品をカスタマイズできるオプション管理などもカスタマイズできるため、顧客満足度の向上、リピーター率の増加、新規顧客獲得につながります。
4. 受注漏れや入力ミスなどのトラブルを防止
受注管理システムは、注文内容をデータとして一元管理することで、ヒューマンエラーによる受注漏れや入力ミスなどのトラブルを大幅に削減できます。
また、注文履歴や過去のやり取り内容を簡単に参照できるため、顧客対応の迅速化にもつながります。
具体的には、「注文内容の二重確認機能」や「承認ワークフロー機能」、「アラート機能」を活用し、入力ミスや承認漏れを防ぎ、納期切れや在庫切れなどの状況をアラートで通知する機能により、迅速な対応が可能になります。
BtoB向け受注管理システム5選
「楽楽販売」
株式会社ラクスが提供している受注・発注・請求・入金など、受発注管理にまつわるあらゆる情報を一元管理できる業務改善システムです。
受注データの登録や帳票発行、メール送付などのルーティン・ワークを自動化することで業務工数やミスの削減が可能になります。
受注後の請求処理に関しても、請求日・支払日の自動算出やアラート機能を備えているため、請求漏れ・支払いの遅れなどのミス防止にも役立ち、各社の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが特徴となっています。
管理項目の追加はもちろん、入力・一覧・閲覧等の画面レイアウト、複数のデータベースをまたいだ自動化処理の作成も可能です。
CSV形式でのインポート・エクスポートのほか、外部システムや既存システムとのAPI連携に対応しており幅広く対応が可能です。
BtoBプラットフォーム 受発注
『BtoBプラットフォーム 受発注』は、株式会社インフォマートが提供しているWeb上で発注・受注ができる受発注システムです。
取引で発生した請求データを一元管理でき、日々の受注・発注の効率化、月次決算が早く決まり、飲食店の店舗経営にも役立ちます。
CO-NECT
CO-NECTは、CO-NECT株式会社が提供している、クラウド型受発注システムです。
卸・メーカー・小売り・フランチャイズ本部など、様々な業種業態での実績も多く、直観的なインターフェースが特徴で誰でも簡単に利用ができます。
通常の販売管理機能だけでなく、出荷管理や見積書作成、請求書発行、取引先への販促メールの送信などの機能やLINEとの連携も可能です。
ecbeing BtoB
株式会社ecbeingが提供する受注業務やお問い合わせ業務をWeb化するBtoBサイト構築プラットフォームです。
法人取引に特化したECシステムを提供してきたノウハウを元に、受注業務の負担を削減でき、効率的にユーザーが利用しやすいシステムを実現していきます。
既存顧客での利用拡大はもちろん、営業がリーチできていない顧客への新規開拓などにも活用できます。
開発体制500名の安定した開発環境と、マーケ体制200名が持つEC運用ノウハウにより、サイト構築後も寄り添いながらシステム設計と売上向上を支援してくれるサービスです。
MOS
MOSは、株式会社アクロスソリューションズが提供している、モバイルに特化したWeb受発注システムになります。
出先で発注することの多い取引先（発注者）やPCに不慣れな利用者のために、モバイルデバイスから早く・手軽に発注できる機能がそろっています。
馴染みやすい画面設計や数タップで完了する導線、発注パターンの学習機能など使いやすいシステムになっています。
BtoC向け受注管理システム7選
NEXT ENGINE
NEXT ENGINEは、Hamee株式会社が運営するクラウド型の受注管理システムです。
自社でネットショップを運営しているため、利用者と同じ目線に立って開発されており、モール・カートの仕様変更にも柔軟に対応してくれます。現場目線を活かしたサポート体制は、導入支援や導入後の課題解決にも手厚く、高い導入満足度を維持しています。
また、小規模から始める場合でも、「現段階で必要な機能」だけを導入し、運用開始後に必要なタイミングで機能追加といった段階的なスタートも可能です。
外部システムと連携する手段が豊富で、様々なWMS（倉庫管理システム）と連携することができます。出荷作業を外部へ委託する場合でも、システムを追加する必要がありません。
TEMPOSTAR
TEMPOSTARは、NHN SAVAWAY株式会社が運営する、クラウド型の受注管理システムです。
顧客ごとに設定できるタグ機能や検索機能によって、徹底した管理を実現できます。自社通販のバックオフィスの運用にあわせて機能を柔軟に設定できるだけでなく、個別のカスタマイズをオーダーすることも可能です。さらに、追加費用なしで「ヤフオク!」と「Amazon FBAマルチチャネル」に対応できるという点も特徴です。
充実したサポート体制で、通常のカスタマーサポートはもちろん、システムの使い方や運用方法、売上向上の秘訣などの各種セミナーも実施しています。定期的に、新機能の追加や、使い勝手を改善するバージョンアップを実施しています。
CROSS MALL
CROSS MALLは、株式会社アイルが運営するASPシステムで、多店舗運営に強いという特徴があります。
様々なモールのネットショップにおける商品登録から在庫管理、受注管理、発注・仕入れといった業務をすべて一元管理できます。多店舗運営をおこなっていると、各モール・カートの仕様が変更される都度、個別対応に手間がかかるという課題がありますが、ASPの定期的な機能更新・バージョンアップで対応することで、運営者の負担を削減します。
専属チームによる手厚いサポート体制も特徴です。利用者の声を反映し、数百件以上の機能更新・バージョンアップを繰り返しています。
GoQSystem
GoQSystemは、クラウド型の受注管理システムです。前述したNEXT ENGINE同様に、自社でEC運営を行っています。受注業務、商品登録、在庫連携、出荷業務、売上・収支管理などの作業を自動化することで、業務効率改善に貢献します。
楽天との連携にも強みを持っているため、楽天に出店している企業から高評価が寄せられています。
また、豊富なマニュアルや動画を提供しているほか、土日もLINEによるサポートを受けられるため、緊急時も安心です。
最低利用期間が3ヶ月からで、注文件数が増えても定額料金のため、気軽に導入できる点も魅力的でしょう。
まとまるEC店長
まとまるEC店長は、株式会社ブランジスタが運営するクラウド型の受注管理システムです。
シンプルな料金プランが特徴で、商品数による月額固定制で、初期費用・サポート費用はすべて無料です。注文件数や店舗数による課金もありません。
複数店舗間で、在庫を自動連携できるほか、複数の受注を一括処理できるなど、多店舗展開に役立つ機能を多数搭載しています。
また、無料で申し込める「越境ECサポートサービス」では、韓国の主要モールに出品することができます。翻訳から、決済、配送、問い合わせ対応まで対応してくれるため、最小限の手間で海外販売を始められることも特徴です。
店舗アップ♪
店舗アップ♪は、株式会社日本ビジネス・サポートが運営する受注管理システムです。
注文内容に合わせて、メールを一括で作成・送信する機能を搭載している点が特徴です。決済方法やモールが異なる場合でも、都度テンプレートを選ぶ必要がなく、業務効率改善につながります。
また、フォローメールを日付で検索して2回送信することが可能です。顧客満足度の向上を図ると同時に、レビューへの書き込みを促し、売上向上につなげることができます。
検索機能も充実しており、複数の条件での検索や・拡大検索、日付の期間検索もできるため、探したい注文や問い合わせに迅速にたどりつけます。
Bカート
Bカートは、株式会社Daiが運営するクラウド型のシステムです。BtoB専用のEC構築サービスで、特徴は3つの管理機能にあります。
1つ目の価格管理は、同じ商品でも取引の実績や条件によって、販売価格が異なる場合に対応しており、グループ・顧客単位で、掛率や単価の設定ができます。
2つ目の販路管理では、取引開始に会員制のフローを設定することで、取引先ごとに商品の表示・非表示を設定できます。また、一般公開している商品について、情報の一部の閲覧は会員ログインが必要になるといった見せ方も可能です。
3つ目は支払方法について、取引実績によって顧客ごとに「売掛で受注するか否か」などを設定し管理することができます。
システム選びのポイント
ここまで7つの受注管理システムをご紹介しましたが、それぞれに特徴や強みがあるため、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。この章では、システムを選定する際のポイントについて解説します。
取扱商品・販売方法との適合性
システム選定では、つい多機能なものに目が行きがちですが、企業の規模や、取り扱う商品によって向いているシステムと、向いていないシステムがあります。
例えば、定期購入やセット購入など、商品の購入方法にもバリエーションがある場合は、それらを管理しやすいシステムを選定した方が、業務をより効率化できます。
自社にフィットするシステムを選ぶために、取扱商品の販売方法の特徴を意識して比較検討しましょう。
操作性の高さ
システムを導入しても、実際に操作するスタッフが「使いにくい」と感じるようであれば、ミスの発生リスクが高まりトラブルを招く可能性もあります。
無料のお試し期間などを活用して、必ず実際の画面を見て操作性を確認しましょう。この時、システム選定担当者だけでなく、実際にシステムを扱う予定のスタッフにも操作をしてもらい、実務に即しているか検証することが重要です。
操作画面が既存の他システムと近いものや、使わない機能を非表示にするなどカスタマイズができるものだと、比較的スムーズに慣れることができるでしょう。
たとえ多機能で自社にフィットし、安価な導入コストであったとしても、「使いにくい」場合は、導入を見送ることをお勧めします。
連携性の高さ
受注管理システムは、他のシステムと連携して使用することが多いシステムです。現在使用しているシステムから、今後出店予定のモールまで視野を広げて、連携機能を確認しましょう。
また受注管理業務は、顧客情報管理や問い合わせ対応業務、経理業務とも密接に関連しているため、関連部署で利用しているシステムと連携できると企業全体として業務効率の向上を図ることができます。
次章では、受注管理システムと連携して使われることの多い「メール共有システム」をご紹介します。
費用対効果の高さ
受注管理システムを導入する際は、初期費用や月額費用そのものよりも費用対効果の高さが重要です。費用の安さだけで選ぶ場合、機能が乏しくて使用せずランニングコストのみかかってしまう可能性があります。
そのため、求める機能を明確にする必要があります。
システム導入前に、自社の業務課題やニーズに合致した必須機能を明確にしましょう。
機能を明確化することで、無駄な機能にかかるコスト削減につながります。
また、導入費用だけでなく、運用・メンテナンス費用も考慮する必要があります。ランニングコストが高額な場合は、導入効果が薄れてしまう可能性があります。
求める機能とトータルコストを明確にした上で、費用対効果の高いシステムを選びましょう。
受注管理システムと問い合わせ対応を連携「メールディーラー」
最後に、受注管理システムと「問い合わせ対応業務」を連携することで、さらなる業務改善が期待できるメール共有システム「メールディーラー」をご紹介します。
メール共有システム「メールディーラー」とは？
メールディーラーは、クラウド型のメール共有システムで、問い合わせ対応業務に特化した機能を搭載しています。
GmailやOutlookといった一般的なメールシステムは「個人対個人のメールのやりとり」を想定していますが、メール共有システムは、不特定多数の人から寄せられるメールを複数人分担して対応するために開発されており、対応進捗状況や対応内容をチーム内で共有・管理できるシステムです。
また、メールだけでなく、電話やチャット、LINEなどの窓口も一元管理することが可能です。複数の管理画面を開いて、行ったり来たりする必要がなくなり、メールディーラー上に集約して管理することで、作業効率を改善することができます。
さらに、問い合わせの対応状況を「新着・対応中・対応完了」といったステータスに自動で振り分け、対応担当者を割り当てることで、どの問い合わせを誰が対応すべきか、誰がどの問い合わせに対応しているのか、一目で把握することができます。対応の漏れや遅れを防ぐだけでなく、重複対応を防止する機能も搭載されています。
メールディーラーの連携性
メールディーラーは楽天のR-messeやYahoo!ショッピングのメッセージ機能とも連携可能で、楽天とYahoo!の管理画面を開かずに、メールディーラーだけで問い合わせ対応を完結することができます。
さらに、様々な受注管理システムと連携可能で、前述した7つの受注管理システムも、すべて連携が可能です。
顧客から注文内容の変更やキャンセルのメールが届いた際、受信メール画面からワンクリックするだけで受注管理システム上の該当顧客の注文履歴を呼び出すことができます。受注管理システム上で注文情報を検索する手間を削減し、スピーディーな対応が可能になります。
まとめ
この記事では、おすすめの7つの受注管理システムをご紹介し、選定のポイントを解説しました。
様々なシステムの情報を収集し、比較検討を進めていくと、色々なことが実現できる多機能なシステムが一番良いように感じてしまいます。しかし、いくら機能が豊富でも実際の運用で使用しなければ意味がありません。自社に合ったシステムを選ぶために、まずは取扱商品と販売方法の特徴を明確にし、最適な機能を搭載しているシステムを選ぶことが重要です。
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