2025/02/14
ビジネスにおいて絶対必要なコミュニケーションツールである「メール」
メールの送受信や管理を行うメールソフトにはさまざまな種類があり、手軽に使えるものから企業利用に特化したものまで様々です。
本記事では、メールソフトの種類・機能から選び方、おすすめのメールソフトまで解説していきます。
メールソフトとは
冒頭ではメールソフトと表現しましたが、メールソフトは、「メーラー」という概念のなかに内包されているものの一つです。
メールソフトとWebメール、どちらを利用する方法が効果的かは、利用目的によって異なります。そのため、それぞれの違いを理解しつつ、どちらを利用すべきかを見定めていきましょう。
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メールソフト・Webメールの違いと選び方
メールソフトとWebメールの違いは、簡単に前述しましたが、具体的にどのような部分で違いがあり、それぞれどのような人に向いているのかを簡単に表にまとめてました。
| 種類 | メールソフト | Webメール |
|---|---|---|
| 特徴 | PCやスマホに直接インストール | インストールなしでWebブラウザ上で利用可能 |
| メリット | ・デバイス側にメールが保存されるので、一度受信したメールをオフラインで確認可能 ・一度設定をすれば、毎回IDやパスワードの入力が不要 |
・インターネットに接続できる環境があれば、どこでもメールの確認や送受信可能 ・クラウド上に保存されるため、デバイスの容量を圧迫しない |
| デメリット | ・インストールをしたデバイスでしか利用できない ・保存容量がデバイスの容量に依存するため、定期的なメールの整理が必要 |
・インターネットの接続が必要 ・サービスによってはサーバー上のメールに保存期間がある |
| 向いている人 | ・メールやり取りが少ない人 ・プライベートで利用する人 |
・メールのやり取りが多い人 ・仕事で利用する人 |
同じメールツールといえど、二つの特徴や向いている人は大きく異なると理解しておきましょう。
表からわかるように、メールのやり取りが少ない人・プライベートで利用する人は、下記でご紹介する「企業利用におすすめのメールソフト」のなかから選ぶといいでしょう。
また、メールのやり取りが多い人・仕事で利用する人は、下記の「企業利用におすすめのWebメール」のなかから検討を始めることをおすすめします。
メールソフトで使える機能
メールソフトには、メールの送受信以外にも活用できる機能が多く備わっています。主な機能を見ていきましょう。
| アドレス帳 | メーラーによっては、受信したメールの送信者名とメールアドレスを自動的に登録できるものもある。 |
|---|---|
| フォルダ・ラベル分け | メールをフォルダやラベル分けしたりできる機能。設定したルールに従って自動振り分けできるものもある。 |
| 検索 | 送受信したメールを検索するための機能。件名や送信者、メールの内容などから検索できる。 |
| 迷惑メール対策 | 受信メールを判別し、迷惑メールと判断されたメールを自動的に振り分けるための機能。Microsoft Outlook、Thunderbird、Gmailなど、主要なメールソフトはほぼ搭載されている。 |
| 添付ファイルスキャン | メールの添付ファイルを介して感染するコンピューターウイルスの脅威から守るための機能。暗号化されたZIPファイルのスキャン機能などを搭載したメールソフトがある。 |
| 外部ツール連携 | ウイルス対策ソフトや顧客管理システム、メールの自動配信ツールなど、外部ソフトと連携するための機能。 |
| オフィススイート連携 | Microsoft OfficeやGoogle Workspaceなどのオフィススイートとシームレスに連携することで、メールソフトから離れることなくドキュメントの閲覧や編集、さらにはスケジュールやタスクの管理ができる。 |
| チャット機能 | チャット機能を使うことで、リアルタイムでメッセージのやり取りが可能。迅速なレスポンスが求められる場面で特に有効。対応するメールソフトは一部に限られる。 |
メールソフトの利用実態
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2022」によると、仕事で利用しているメールソフトでは過半数以上（57.16%）が「Outlook（Microsoft365《旧Office365》を含む）」を利用しているという結果が出ています。
その後、「Gmail（GoogleWorkspaceを含む）」（38.11%）と続いており、多くの企業でOutlookとGmailが使われているということが分かります。
企業利用におすすめのメールソフト
Microsoft Outlook
Point
- Microsoft365ツールとの連携が可能
- Microsoft365ツールと共通した操作性
Microsoft Outlookは、Microsoft社が公開している、Windows OS標準搭載のメールソフトです。
複数のメールアドレスを一括管理できるのはもちろんのこと、PCはもちろんスマホやタブレットなどの端末でも利用できるのが特徴です。
無料版では15GBのメールボックス容量が使用可能で、有料版にアップグレードすることにより、広告の非表示化や高度なセキュリティ機能のオプション、50GBの容量を利用することが可能です。
また、「Microsoft Teams」との連携機能も搭載されており、会議の通知やスケジュールの追加・Web会議との連動にも対応しており、ビジネスにおいてメール以外の機能もまとまっている便利なメールソフトの一つです。
料金：基本無料 ※一部有料プラン
Mozilla Thunderbird
Point
- 拡張機能によるカスタマイズ可能
- 複数メールアドレスを1画面で管理可能
Thunderbirdは、Mozilla Foundationの完全所有子会社であるMZLA Technologies Corporationが提供する無料で使えるメールソフトです。
Thunderbirdの特徴は、アドオンといわれる拡張機能が充実しており、カスタマイズ性が高いことがあげられます。
拡張機能は自由に追加することができるため、使いやすいメールソフトを作り上げることができます。また1つの画面で複数メールアドレスを管理できることも大きな特徴としてあげられます。
他のメーラーの場合、複数メールアドレスを管理するには都度アカウントを切り替えてのメール確認が必要な場合もあります。Thunderbirdの場合は、1つの画面で確認することができるため、アカウントの切り替えが不要です。
個人メールアドレス、問い合わせフォームの受付用メールアドレス、会社問い合わせ用のメールアドレスなど、用途ごとにメールアドレスを持っている場合にはおすすめのメールソフトです。
料金：無料
企業利用におすすめのWebメール
メールディーラー
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- セキュリティ対策機能が充実
メールディーラーは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@等の共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化したメール共有システムです。
チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動での振り分けが可能です。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
また、セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能も豊富です。
複数人でのメールや問い合わせの対応が必要な場合に、おすすめなメールツールです。
料金についてはこちら
Active! Mail
Point
- 万全のセキュリティ体制
- 豊富なオプションで多彩なカスタマイズが可能
Active! Mailは、地方公共団体や教育機関を中心に多くの企業に導入されている実績を持つメールソフトです。
データはサーバー側で一括管理され、クライアント側に保存されないため、万が一のデバイス紛失や盗難時にも情報漏えいを防止できるため、セキュリティが整っていない企業の場合でも、安心して導入することができる点が特徴です。
また、SSL暗号化により、なりすましメールなどからも保護され、誤送信防止機能や迷惑メールフィルタなどエラーを予防する機能も多く備えられています。
また、添付ファイルを直接開くのではなく、画像化することで開く前にプレビューする機能や、怪しいメールかどうかが誰でも一目で分かる国別経路情報表示機能といった高度な機能もオプションで選択可能です。
料金：300,000円/年～ （100ユーザーから）
CYBERMAIL Σ
Point
- 安価な料金設定
- 承認機能など必要な機能が利用可能
CYBERMAIL Σは、長い歴史を持つ日本企業向けメールサービスです。
承認機能や添付ファイルの分離転送といった機能など、必要な機能を選んで利用可能です。また、アンチウイルスやZIPファイルのスキャン機能、メールの誤送信対策や迷惑メール対策、フィッシングやなりすまし対策、権限設定など、多彩なセキュリティ機能、不正アクセスを防止するためのIPアクセス制御や二要素認証といった機能も搭載されています。
他の有料Webメールサービスと比較して、比較的安価な料金設定のため、はじめてメールソフトを取り入れるという企業におすすめなソフトの一つです。
料金：1ユーザー250円/月
個人利用におすすめのメールソフト
Gmail
Point
- Googleサービスとの連携がスムーズに
- 強力なスパムフィルタが使用可能
Gmailは、Googleが提供するWebメールです。
Outlookと同様に、無料版とGoogleWorkspace（旧Gsuite）内の1機能である有料版が存在します。
有料版では、会社のドメインを使って新しいメールアドレスを取得することができます。またグループアドレス（メーリングリスト）も簡単に作成が可能です。
Gmailに関しても、Outlookと同じようにセキュリティ面や広告の掲載がないことから、ビジネスでの利用には有料版の利用がおすすめです。
またGoogleが提供するGoogleカレンダーなどとの連携も可能であるため、Googleサービスをよく利用する方にはおすすめです。
料金：基本無料 ※有料の場合、1ユーザー2,500円/年～
Yahoo!メール
Point
- 多くのメールドメインを一括管理可能
- 希望応じたセキュリティ機能のカスタマイズが可能
Yahoo!メールは、利用者数が2400万人を超える、かんたん、安心、使いやすいをキャッチフレーズにしているWebメールソフトです。
スマホやタブレットにも対応しており、Gmail・ドコモメール・auメール・Softbankメールなどのメールをまとめて管理できる非常に便利なツールです。
セキュリティも、迷惑メールフィルターや、海外からのアクセス制限など基本的なものは備わっているため、個人利用であれば十分なスペックと言えるでしょう。また、セキュリティを強化するためのオプションも準備されています。
料金：無料 （オプション課金あり）
iCloudメール
Point
- Apple社製品との相性が良い
- 広告表示がなくストレスフリーな使用感
iCloudメールは、Apple社が提供するメールソフトです。
Apple社が開発していることもあり、同社製品をメインで利用している人にはおすすめのメールソフトです。その他の無料メールソフトでありがちな広告表示がなく、使い勝手のいいものとなっています。
また、有料のicloud+に加入することで、送信先に表示されるメールアドレスをランダムに生成することが可能となり、セキュリティ性能を上げることも可能です。
料金：（iCloud+利用料）450円/月 （200GB）
メールソフト導入前に確認しておくこと
メールソフトはその種類自体も豊富で、ビジネスにおいて便利な機能が多く搭載されています。
しかし、自社に合ったソフトを見つけるためには、まず確認しておくべきことがいくつかあります。
課題を正しく認識する
メールソフトを導入する前に、まず現状の課題を洗い出しましょう。
課題が分からないと、どんな機能を搭載したソフトを導入すればいいのか不明瞭になります。
利用目的と異なる特徴を持つメールソフトを選んでしまうと本末転倒です。そのため、自社の課題を理解した上で、メールソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、メール対応業務で発生する課題の具体例をご紹介します。
返信漏れが発生してしまっている
他のメールに埋もれて対応が必要なメールを見落としてしまったり、誰かが対応しているだろうと対応を放置した結果、実は誰も対応していなかったといった対応漏れは、大量にメールを受信していると起こりやすい課題です。相手へ迷惑をかけるだけでなく、会社全体の信頼や評価を損なう恐れがあります。
受信メールの管理がしやすいメールソフトを選んだり、メール管理に便利な機能があるメールソフトを選択しましょう。
二重対応が発生してしまっている
メーリングリストや1つのアカウントを共同利用していると起きてしまう問題の一つとして「二重対応」があります。どのメールに誰が対応したのか分からず、誰も対応していないと思い、良かれと思って対応したが二重対応となってしまうことがあります。二重対応もクレームや会社全体の信頼・評価を損なう恐れがあります。
そういった場合は「メール共有システム」を導入することで、チーム全員のメールの対応状況が見える化し、二重対応から返信遅れ・漏れを対策しましょう。
必要なメールがなかなか見つからない
過去のやり取りをユーザー情報に結び付けることができないと、大量のメールの中から逐一検索しなければならず、時間も手間もかかります。
特に通常のメールソフトでは、複数人で問い合わせ対応をしている場合、ほかの人の対応メールが確認できないため、口頭やチャットなどで確認する手間が発生します。
複数人でのメール管理に特化した「メール共有システム」を導入すると、チーム全員の対応履歴が閲覧できるようになり、検索時間を短縮できます。
おすすめのメール共有システム「メールディーラー」
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- レポート機能で問い合わせ内容の分析が可能
複数人のメール管理に特化したメール共有システム「メールディーラー」について紹介いたします。
メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@等の共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化したメール共有システムです。
チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
また、他の担当者の対応を含む、過去のやり取りがメールアドレスごとに紐づいており、ワンクリックで時系列順に一覧表示されるため、メールの検索時間を短縮できます。
セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数人でのメールや問い合わせの対応でお困りの方におすすめです。
メールソフトをメール共有システムに変更し対応漏れがゼロに
実際にメールソフトでの運用からメール共有管理システムに変更した弁護士ドットコム株式会社様の事例をご紹介します。弁護士ドットコム株式会社 管理部 債権回収チームでは、滞留債権業務において滞納ユーザー様とのメール対応を担っています。以前はGmailを利用して個人アドレスでやりとりしていましたが、受信するメールの多さからくるメールの漏れや、チームメンバー間でのメール共有をCCで行うことによる管理の煩雑さ等の問題がありました。このまま契約数およびメールの件数、チーム人数が増えていった際に運用が回らなくなると危機感をおぼえ、運用効率を改善するためにメール共有管理システム「メールディーラー」を導入しました。
導入後は、未対応のメールが可視化され、返信漏れや遅れが大幅に解消されたそうです。また、テンプレート機能を活用し、定型文で返信する際はボタン1つで簡単に返信できるようになるなど、返信作業の効率化も実現しました。さらに、チーム全体での共有メールアドレスの運用に切り替えたことで、セキュリティや内部統制も強化されました。簡単な操作性と迅速なサポート対応もご評価いただいており、現在では承認機能の活用を検討するなど、さらなる業務効率化が進んでいます。
自社にあったメールソフトを選ぼう
ビジネスにおいてメール対応は欠かせない業務です。
日常的に使うメールソフトにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴やメリット・デメリットがあります。
その中でも特に大量のメール対応を行わなくてはならない企業は、ビジネス向けのメールソフトを導入することがおすすめです。
ご紹介したメールディーラーは、ビジネスに特化した便利な機能を多く備えています。
無料トライアルもありますので、ご興味のある方はお問い合わせください。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
