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今回は「クラウドサイン」の滞留債権業務を担当している管理部 債権回収チームの佐藤様・管理部 情報システムチームマネージャーの武川様にメールディーラーの導入前の課題や現在の具体的な活用方法についてお伺いしました。
SUMMARY
- 個人メールアドレスから共有メールアドレスへの切り替えで情報の見える化
- 「ステータス管理機能」で対応漏れが0に
- 電話サポートで運用開始までもスムーズに
まず佐藤様のチームの業務について教えていただけますでしょうか？
佐藤様はい、メールディーラーを利用している私のチームは滞留債権業務を行っています。
弊社が提供しているクラウドサイン等のシステム利用料金を滞納しているユーザー様に対して、入金をしていただくようにお願いをする業務です。チームは2名体制で動いています。
メールディーラーは、滞納しているユーザ様とのやりとりで利用しています。
滞納しているユーザー様に販売管理システムから督促のメールを送ります。それに対しての返答メールをメールディーラーで受けて、それぞれのユーザー様に対して返信していく運用です。
どうしてメール共有管理システムを利用されようと思ったのでしょうか？
佐藤様以前はGmailで、個人のメールアドレスでユーザー様とやりとりしていました。
Gmailでも返信すれば、返信マークがつくようになってはいるので、確認はできるのですが、やっぱり他にも沢山メール来てしまうので、フォルダで分けていても、漏れが出ちゃうときがありましたね。
また2名の担当者の間でメールを共有する際にはCCを付けて返信していたのですが、2名の担当者間だから暗黙のルールの中で業務を進めていいました。
そこで、このままだと契約数・メールの件数・チーム人数が増えていくと、運用が回らなくなると思い、システム担当の武川に相談したところ、紹介されたツールがメールディーラーでした。
今後の運用への不安が想定できている状態だったんですね。
武川様実は、私が前職から10年近くメールディーラーを利用していました。複数人で一つのメールアカウントで運用するとなると、必ずこの問題が出てきてしまいますよね。
取引相手が多くなると、個人のメールソフト(Gmail等)とかでは対応し切れないです・・・。
佐藤のチームは、今はそこまで大きいチームではないですが、当社のクラウドサインもユーザー数が伸びているので、今のうちに手を打っておかないといけないと思いました。
佐藤から「メールの困りごと」と聞いた時点で、もう私の中ではメールディーラーでしたね。
武川様のそういった過去の実体験からの導入を決めていただいたのでしょうか？
武川様はい、客観的なところを申し上げると、過去も運用してきて、大きな問題が出たことがないんですよね。小さな問題もほとんど出たことがなかったです。
機能要望などはありますが、基本的なメールの使い方において問題は出ないので、そこがすぐ佐藤にも勧められた理由の1つです。
社内での導入は初めてだったので、ラクスさんからも色々とご配慮いただいて、トライアル期間の中で十分にチームでも見てもらったことで、このチームでも使えるなと思いました。実際に運用にのるまで、とても早かったと思いますね。
運用開始までが早かった理由を教えていただけますか？
佐藤様そんなにややこしくなかったからですかね。メールに対して返信するっていうところに特化していたので、使わない理由がなかったです。
基本的にはメールが来て、何件対応してないメールがあるのか、対応したメールは自動的に「対応済み」になるというところ。
これが1番欲しかった機能だったので、使い勝手も良かったですね。
弊社で契約している御社の「配配メール」のときもですが、サポートを丁寧にしていただいていて、電話で質問すればすぐに答えてくれるっていうのは大きかったですね。
運用開始にあたり、対応するメールアドレスも変えていますよね。
佐藤様はい、今までは、先ほどもお話した通り、個人のメールアドレスでユーザー様とやりとりしていましたが、メールディーラーの導入を機に、チーム共有のメールアドレスに切り替えました。共有メールアドレスに変えるというのは、メールディーラー導入する目的1つでもありました。
武川様セキュリティ・内部統制の面からも、むしろ個人のメールアドレスで対応しないほうがいいと思っています。チーム共有のメールアドレスを利用することで、必然的にチーム内ではオープンにしていくことができ、共有もできますからね。
当初抱えていた課題はメールディーラーを導入したことで、解消できましたか。
佐藤様返信漏れとか、返信を待たしてしまうという課題はなくなりました。
Gmailだと、どれくらい対応ができていないか？の数字が見えません。なので、感覚的にはそんなに待たせてしまっているつもりはないけれど、他の仕事をしていて、時間が少したってから気が付くということも実際に何度もありました。
それがメールディーラーはログインするたびに常に画面でパッと見て分かるというのは課題解消の要因としては、大きいかなと思います。
武川様メールディーラーは本当にステータス管理機能がシンプルで対応状況が非常に分かりやすいです。いかに新着未読、未対応を0にするかということが見えると、これだけで仕事が回りますよね。
メーラー上で対応状況の管理ができるだけでも、大幅に業務が楽になりますよね。
佐藤様そうですね。他にもテンプレートはよく利用していますね。テンプレートもチーム共有で作れるので、定型文で返信するときは、ボタン1個で簡単に差し込みができて、返信できるようになっているので、メールの返信作業時間はかなり短縮できています。
以前は、過去のメールをコピー&ペーストしていましたね。間違ってコピーしてしまって同じ作業をもう一度繰り替えすことも多々ありました。
これから使ってみたい機能はありますか？
佐藤様承認機能は使っていこうと思っています。
同じタイミングで複数のお客様に対してそれぞれのお支払い金額を記載したメールを送ることがあるのですが、間違いがないようにダブルチェックをしています。そういった部分を承認機能を使ってもっと楽にダブルチェック作業できればと考えているところです。
色々と機能がありますので、運用に合わせて使っていただければ嬉しいです。
佐藤様承認機能を使う際にもサポートの方に相談させていただきながら、いい運用ができればとおもいます。最近のシステムだと、サポートはメール・チャットのみでの対応というところが多くなってきていますが、メールディーラーは電話でのサポートがあるので、相談しやすいですよね。
武川様今後も電話で対応してもらえるというのは、利用する側にとって非常に大事なので、そこは維持していただきたいなと思います。
最後に、メールディーラーを検討している皆様にメッセージをお願いします。
武川様実際に運用していても、課題が解決しなかったことは基本的にはないです。中身の機能がしっかりしているので、不安がある方は弊社も試させてもらったようにトライアルで検証してみてみることをお勧めしたいですね。使ってみると、メールに特化していて、非常にシンプルで分かりやすいシステムだと感じると思います。
