【メール送信取り消し】Gmail・Outlookでの設定方法と間違えた際の対応方法

「メールの送信先を間違えてしまった…」
「ファイルの添付を忘れてしまった…」
「添付するファイルを間違えてしまった…」
誰もが一度は経験があるのではないでしょうか。もし誤送信したメールを取り消すことができるなら便利ですよね。

今回は、「Gmail」「Outlook」「Thunderbird」の送信取り消し方法や誤送信してしまった際の対応策について解説します。

Gmailで送信を取り消す方法

Gmailの送信取り消し機能は、標準的に搭載されている機能です。

メールを送信したあとの取り消し可能時間は限られており、時間は設定画面から変更することができます。

PC版

送信取り消し可能時間を設定する

送信を取り消す

メールを送った後、設定した時間内であれば、「キャンセル（取り消し）」という文字が送信後に表示されます

この時に送信するはずだったメールが表示されます。間違いを訂正し、再度送信しましょう。

スマートフォン版

iPhoneとiPadでは、取り消し可能時間を変更できます。設定アイコンである歯車のマークから設定を開いて変更します。Androidでは、時間の変更はできません。

送信を取り消す

PCと同様に、送信するはずだったメールが表示されます。間違いを訂正し、再度送信しましょう。

Outlookで送信を取り消す方法

送信したメールを受信者がまだ開いていない場合は、メールボックスから削除できます。 代わりのメッセージで置き換えることも可能です。
送信者と受信者の両方が同じ組織内にMicrosoft 365 または Microsoft Exchange メール アカウントを持っている場合にのみ使用できます。

Outlook2010版

送信取り消しの手順は、以下の通りです。

Thunderbirdで送信を取り消す方法

Thunderbirdでは、独自のアドオンを追加することで誤送信防止対策を強化することができます。アドオンは、Thunderbirdの公式ウェブページにてインストールが可能です。

「Secure Addressing」アドオン

送信時に送信先アドレスと添付ファイルの確認ができるダイアログを表示します。送信先アドレス入力時および受信メッセージ一覧画面に送受信相手の登録名と所属を表示します。

「Confirm-Address」アドオン

指定したドメイン外に送信する際に、送信前に宛先確認ダイアログが表示されます。宛先確認後、メール送信までのカウントダウンが始まります。

「Check and Send」アドオン

「宛先・Cc・Bcc・Reply-To」の記入漏れ確認、送信先アドレスのアドレス帳登録有無確認、添付ファイルのサイズ確認、指定の単語の有無確認をすることができます。

「後で送信」アドオン

「後で送信」ボタンが表示され、「送信トレイ」に一時保管することで、送信前に内容を確認する時間を確保することができます。

メールの取り消しができなかった時の対応方法

ここからは、メールの取り消しができなかった場合の対応方法について紹介します。

上司へ連絡する

誤送信が判明したら、すぐに上司へ連絡し、どのような対応が適切か判断を仰ぎましょう。
報告にあたっては、メールの誤送信が起きた時点から発覚までの情報整理を心がけて下さい。まずは以下の観点から誤送信の状況を把握してから連絡しましょう。

お詫びの連絡をする

ここからは、メールの取り消しができなかった場合、まずは電話でお詫びするようにしましょう。誤りがすぐに発覚した場合、すぐに電話をかければ開封前にメールを廃棄できる可能性もあり、大事に至るリスクを防げます。また、実際に話して謝罪の意を伝えた方が相手により誠意をもって伝えられるでしょう。
相手が離席で電話がつながらなかった場合などは、電話後にメールを送信します。

【例文】メール誤送信のお詫び

件名

本文

お詫びメールのポイント

お詫びメールの要点は「謝罪」「誤送信の概要及び発生理由」「メール削除の依頼」「今後の対策」が鍵を握ります。なぜ誤送信を起こしたか、どういったミスであったかを具体的に説明することで、不信感を解くことができます。また誤送信の原因を把握していると示すことで、相手は誠意を感じてメール削除の依頼も素直に応じてくれるでしょう。

再発防止策を考える

今回誤送信が起きてしまった原因を究明し、再発防止策を検討しましょう。再発防止策は状況報告と併せて先方に提示することが大切です。

メールの誤送信を防止する方法

ここまで誤送信メールを取り消す方法や誤送信してしまった場合の対応方法をご紹介してきましたが、そもそも誤送信が起きないよう対策することが最も重要です。具体的な誤送信を防止するための方法をご紹介していきます。

送信前の確認ルールを決める

メールを送信する前に必ず確認する項目を決めておくことで、忙しいときや急ぎの対応のうっかりミスを防止することができます。特に誤送信で注意すべき項目は以下の通りです。

Wチェック体制を作る

どんなに気を付けていても、人的ミスは起こるものです。第三者にWチェックをしてもらうことで、自分では気づけなかったミスに気づいてもらえる、ということがあります。また、問い合わせへの間違った回答や不適切な表現にも気づくことができます。
問い合わせの種類や対応者の習熟度に応じてWチェックのフローを決めておくとスムーズです。

誤送信対策機能付きシステムを導入する

ここまで紹介してきた方法で、ある程度はミスを防ぐことができますが完全に無くすことは難しく、またチェック作業において手間がかかってしまうという課題もあります。そこで、おすすめなのが誤送信を防止する機能が付いているシステムです。

今回は複数人の問い合わせやメール対応に特化したメール共有システムの中から、特に誤送信対策機能が豊富な「メールディーラー」についてご紹介します。メール共有システムについて詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください。

ミスや誤送信を防止するならメール共有システム「メールディーラー」

複数人でのメールや問い合わせ対応を効率化するメール共有・管理システム「メールディーラー」はミスや誤送信を防止するための機能を多数有しています。その中でも代表的な機能を3つご紹介します。

メールディーラーについて詳しく知りたい方向けに、機能や解決できる課題がわかる製品資料をプレゼントしています。ぜひダウンロードしてみてください。

送信取り消しで誤送信を防止しましょう

メールを誤って送信しても、「送信取り消し機能」があれば送信を取り消し、もしくは修正して差し換えることができます。それでも誤送信が発生してしまった場合は、迅速丁寧に謝罪し、再発防止策を検討しましょう。

※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

この記事を書いたライター

メールディーラー通信編集部

メールや問い合わせ対応を効率化する情報の執筆・案出しをしています。メール業務をより良いものにできるようお得な情報を発信できればと思い、編集を行っています。
お気に入りの便利機能は「Wチェック時の差分チェック機能」です。

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