2022/06/13
近年、インターネット環境があればどこでも利用できるクラウド型のメールシステム（クラウドメール）が普及しています。
様々な企業から提供されているため、自社に最適なクラウドメールを選択できていない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型とオンプレミス型の違いから、11社のクラウドメールの比較、選び方のポイントまで解説します。
クラウド型とオンプレミス型の違い
まず、メールシステムにはクラウド上のサーバーでシステムを利用するクラウド型と、端末にソフトウェアをインストールして利用するオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型
クラウド型とは、メールサーバーをクラウド環境において、Web上で送受信を行うメールシステムのことです。複雑な設定や導入環境の構築が必要なく、手軽に利用開始できます。また、機能の更新やメンテナンスは提供会社が行うため、管理に手間がかかりません。
また、パソコンやスマートフォン、タブレットから利用できるマルチデバイス対応のため、インターネット環境があれば移動中や外出中でもメールチェックができます。
Webメールとの違い
クラウドメールとWebメールの2つは、機能的には同じものです。Webメールとは、インターネット上でメールの閲覧や送受信が可能なサービスのことで、クラウド型と違いはありません。クラウドメールは、クラウド環境を利用することからそう呼ばれるようになったとされています。
オンプレミス型
オンプレミス型は、端末にソフトウェアをインストールして利用するメールシステムを指します。
自社で管理・運用をするため、自由にカスタマイズし自社の業務プロセスに合ったシステムを構築することができます。
しかし、環境構築やサーバーの設置を自社でしなければいけないので、初期費用が高額になる傾向があります。また、機能の更新やメンテナンスもすべて自社で行わなければいけないため、システム管理者の負担が大きくなります。
社内のサーバーにアクセスできる端末からしか利用できないため、外出先で操作をすることはできません。
代表的なクラウドメール2選
代表的なクラウドメールとして挙げられるのが「Gmail」と「Yahoo!メール」です。
Gmail
Gmailは、Googleが提供する無料のクラウドメールです。個人用として利用する方も多いですが、使い勝手の良さから、多くの企業でも利用されています。
無料プランでも、1ユーザーごとに15GBのメールボックスが提供されるため、大量のメールを保存できます。
有料プラン
Gmailは無料で使えるクラウドメールですが、ビジネス利用に適した有料プラン(G Suiteサービス)も用意されています。有料プラン(G Suiteサービス)の主な特徴は3つあります。
・独自ドメインが利用可能
「○○@gmail.com」ではなく、企業名など独自のドメインに変更できます。
・さらに強固なセキュリティ対策
迷惑メール、フィッシング、不正なソフトウェアの 99.9% 以上を受信前にブロックすることができます。
・1ユーザーあたり30G～5TBのストレージ
Basicプランなら30G、Businessプラン以上では無制限の容量が利用できます。
Yahoo!メール
Yahoo！メールは、ヤフー株式会社が提供している無料のクラウドメールです。
メール作成や検索、フォルダ分けなど基本的な機能が充実しており、日常的な使い勝手の良さに力を入れています。1ユーザーにつき最大10個サブメールアドレスを無料で取得できる点も特徴です。
有料プラン
Yahoo！メールは有料プランを追加することで、セキュリティ対策を強化できます。
・ウイルスチェックサービス：月額200円（税抜）
端末に届く前にウイルスメールをシャットアウトできるサービスです。最新のウイルスにも対応しており、更新はサーバーに任せられます。
・セキュリティパック：月額277円（税抜）
ウイルスブロックと迷惑メールフィルターなどが一緒になったセキュリティ強化用のパックです。
その他のおすすめクラウドメール9選
ここでは、GmailとYahoo！メール以外でビジネス利用されることの多いクラウドメールをご紹介します。
BIGLOBEクラウドメール
BIGLOBEクラウドメールは、ビックローブ株式会社が提供する法人向けクラウドメールサービスです。数百万人規模のユーザーを抱えたシステムを安定稼働しています。国内のデータセンターで24時間365日の監視と障害対応体制が整っているため、安心して利用できます。また、6つからなるサービスを企業に適した組み合わせにカスタマイズが可能です。自由に組み合わせることで、自社のメール環境をそのまま残しつつ、セキュリティ対策の強化や、社外でもメールを受信させたい場合など企業が求めるニーズに合わせた運用ができます。
さらに、従来のセキュリティ対策ではチェックできないウイルスメールも検知して防御する、標的型攻撃メールチェック機能が備わっています。世界的シェアの高精度判定エンジン「シマンテック」とホットラインを敷くことで、最新のウイルスにも迅速に対処することが可能です。
費用は契約するメールアドレス数に応じ3つのプランがあり、初期費用は2,500円～、月額費用は1,700円～利用可能です。
CYBERMAILΣ
CYBERMAILΣは、株式会社サイバーソリューションズが提供しています。
日本企業に特化して開発されたクラウドメールサービスで、日本のビジネスシーンに求められるメール機能を多く網羅している点が特徴です。
ビジネスシーンでは膨大な量のメールのやりとりを行うため、メールを保管する容量が足りなくなるケースがあります。そこでCYBERMAILΣでは、アカウントごとに20GBのメールボックスを提供し、容量が足りなくなることによる業務の鈍化を防ぎます。 費用は、初期費用は50,000円～、月額費用は1アカウントにつき250円～利用できます。
Zoho Mail
Zoho Mailは、株式会社ゾーホージャパンが提供しています。日本だけでなくアジアや北米といった海外でも利用されているサービスです。
メールアドレスを独自でカスタムすることが可能な点が特徴です。独自のメールアドレスを所有している企業は、ビジネスシーンにおいて信頼性が高いことをアピールできます。また、見込み客を管理するために、顧客のデータベースと連携することも可能で、顧客対応の迅速化を実現します。
機能には、受信トレイをクリーンにさせるアジャイル機能が備わっています。アジャイル機能は、ルールを事前に設定することで自動的にメールを整理し、受信メールを設定した場所に振り分ける機能です。
費用は、最大5ユーザーまでなら無料で利用できます。6ユーザー以上の場合は3つの有料プランから選択します。初期費用はかからず、月額費用は120円～利用できます。
ALL in Oneメール
ALL in Oneメールは、株式会社エアネットが提供しています。建設業や情報通信業など、様々な業界で導入されています。
スマホでも使いやすいインターフェイスで、外出中でも簡単にメール対応ができます。万が一スマホを紛失した場合、遠隔でロックできるように携帯端末管理機能が搭載されています。
また、メールの接続元のIPアドレスで利用可否を判別し、ユーザー単位設定できるIPアドレス制限機能を搭載しています。また、メールの誤送信対策機能として、メール送信時に送信内容を確認させるために一時保留にする設定や、添付ファイルの自動暗号化により、許可していないユーザーが閲覧できないように設定することが可能です。
費用は、契約するユーザー数に応じてLiteとProの2種類のプランを用意しています。Liteは300ユーザーまでの企業向けのプランで、1ユーザーあたり月額476円～利用可能です。Proプランは500ユーザーまでの企業向けで、1ユーザーあたり月額336円～利用できます。
@Securemail Plus
@Securemail Plusは、株式会社ケイティケイソリューションズが提供しています。
特徴は、メールセキュリティに特化した7つのサービスを展開している点です。企業は7つのサービスから自社に適した組み合わせを自由にカスタマイズすることができ、多機能で強固なセキュリティを備えたサービスをクラウド上で利用できます。
費用は7つのサービスごとに初期費用や月額費用が異なりますが、初期費用10,000円～、月額費用は1,000円～利用可能です。
Office 365 with IIJ
Office 365 with IIJは、株式会社インターネットイニシアティブが提供しています。サービス業や教育関連、官公庁などの幅広い業界で導入されています。
特徴は、5層からなるフィルタリング機能でセキュリティ強化が可能な点です。この機能により、なりすましや迷惑メールなど企業にとって脅威となるメールを最小限に抑えることができます。
メール監査機能は、送信する宛先やキーワード、添付ファイルなどの条件設定をして検査を行い、検査結果からメールを送っても良いとする上長承認を得たり、送信を停止したりするなどの柔軟な対応が可能です。
費用は、初期費用が220,000円で、月額費用は従来のOffice365と同様の440円～利用可能ですが、Officeのアプリケーションの有無や企業規模によって利用料が異なります。
Active! mail
Active! mailは、株式会社クオリティアが提供しています。累計の導入数は2,200法人、1,300万アカウントの実績を誇ります。
特徴は、専門のデザインチームが設計した優れたインターフェイスです。ドラッグ＆ドロップやダブルクリックなどでビューサイズの変更を可能にし、デスクトップアプリケーションと遜色ない操作性を実現しています。
メールを仕分けるのに必要なソート機能でメールの重要度や件名、送信者などの項目に分けて仕分けることが可能です。また、オートコンプリート機能でメール作成時に文字を打つごとに、名前やアドレスの候補が表示され、入力する手間を軽減できる仕様になっています。
費用は、企業向けのスタンダードライセンスプランと、文教向けのアカデミックライセンスプランの2種類があり、スタンダードライセンスは100ユーザー495,000円～で、アカデミックライセンスは100ユーザー330,000円～利用可能です。
CloudMail
CloudMailは、容量が大きく、ウイルスチェック・アンチスパムが標準装備されているクラウドメールサービスです。メールの送受信、迷惑メール対策、アドレス帳管理などの基本的なメール機能はもちろん、セキュリティが充実しており、振り分け機能も充実しています。
24時間365日の監視体制と窓口があり、トラブルがあったときにはいつでもサポートが受けられるので安心です。
Exchange Online
Exchange OnlineはMicrosoftが提供する、高度なセキュリティ機能を備えたクラウドメールです。
組織内にサーバーを構築する「Exchange Server」と合わせたものが「Microsoft Exchange」と呼ばれています。
Exchange Onlineを導入すれば、どこでも様々な端末からでもメールが利用可能になります。さらにメールや予定表、連絡先を一元管理できます。
また法人向けのサービスのため、独自ドメインを取得することも可能です。
クラウドメールのメリット・デメリット
クラウドメールはメリットも多いですが、デメリットもあります。
ここでは、クラウドメールのメリット・デメリットをご紹介します。
メリット
インターネット環境があればどこでも利用可能
クラウドメールはインターネット環境さえあれば、どこでも利用可能である点が最大の特長といえます。
Webブラウザ上で操作を行うため、パソコンやスマホなど端末を問わず、外出先や自宅でも簡単にメール対応業務ができます。
導入が容易
クラウドメールは、端末にソフトウェアをインストールしたり、サーバーを設置したりする必要がなく、導入に手間がかかりません。導入決定後、すぐに使い始められる点もメリットといえるでしょう。
拡張性がある
ユーザー数やサーバーのストレージ容量を増減させられるなど、拡張性が高いこともクラウドメールのメリットです。
当初は「この程度で大丈夫だろう」と思っていたユーザー数や容量を急に増やさなければならなくなったり、より高度な機能が必要になったりと、ビジネスにおいては変化が伴います。自社でサーバーを用意するオンプレミス型の場合は、自前で機器を追加したり設定を変更したりする時間と手間が必要になります。
拡張性のあるクラウドメールであれば、その時々の状況に合わせて柔軟にサービスの利用内容を変更することができるので、状況の変化に合わせて臨機応変に対応できます。
メールボックスの容量が大きい
ユーザー一人あたりが使えるメールボックス容量が大きいという点も、クラウドメールのポイントです。
クラウドメールでの受信メールは、ベンダーが用意するWebメールボックスに保管されます。一般的なクラウドメールでは、ユーザー一人あたりに数GB〜数十GBの容量が割り当てられます。こまめにメールを削除したり、添付ファイルの容量を抑えてもらったりといった対応をしなくても、データ量を気にせずにメールを利用できます。
デメリット
月額費用が変動する
有料のサービスを利用する場合、人数やメール通数に応じて月額費用が変動します。月によって変動するので、ランニングコストの見当がつきづらい点があるでしょう。
セキュリティ面
ログイン情報があれば、端末を問わずアクセスできてしまうので、ログイン情報が漏れてしまうと不正アクセスにつながるリスクがあります。
近年、クラウドメールのセキュリティは強化されているので、導入時にどのような対策が施されているのかよく確認しましょう。
ベンダーの依存度が高い
拡張性が高く利用できるデータ容量も大きいクラウドメールでは、サーバーへのデータ管理の依存度が高くなる傾向にあります。何らかの理由でサーバーを提供するベンダーがサービスを辞めると、これまで利用したメールが消去されてしまう可能性があります。このようにベンダーへの依存度が高い点は、クラウドメールの大きなデメリットだといえます。
ビジネスにおいて重要なメールは多々あるため、サービスの完全終了までにメールデータを別のサーバーに保存しなければ業務に影響が出るリスクがあります。クラウドメールを利用する場合は、料金面だけでなくベンダーの信頼性などもチェックしておくことが重要です。
クラウドメールの選び方
クラウドメールを選ぶ際に、重要視するべきところがあります。ここでは3つのポイントについて紹介します。
セキュリティ対策を確認する
クラウドサービスの場合、セキュリティ対策は非常に重要です。メールが1通でも外部に漏れた場合に、重大なトラブルに発展してしまう恐れがあります。
トラブルを未然に防ぐためには、誤送信対策やスパム対策がしっかり備わっているサービスを選ぶことがおすすめです。
自社に合う機能があるか確認する
機能が豊富に備わっているサービスは画期的です。しかし、機能が多すぎて操作性が複雑になってしまうことは使用者にとってストレスとなり、クラウドメールが現場に定着しない恐れがあります。
そのため、自社に必要な機能が備わったシンプルなクラウドメールを選ぶようにしましょう。
サポート体制を確認する
クラウドメールサービスを導入後は、操作方法の不明点や社内の運用方法を相談できるサポート窓口があると安心です。サポート受付時間帯や窓口のチャネルは、サービスによって異なりますので、自社に合ったサポート体制が整っているか必ず確認しましょう。
クラウド型のメール共有システム
代表アドレスの対応やカスタマーサポートなどの業務で、1つのメールアドレスに届くメールを複数名で返信している場合は、クラウドメールサービスの中でも「メール共有システム」を選ぶと良いでしょう。
「メール共有システム」は、GmailやYahoo!メールなどの、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムと異なり、チームで分担してメール対応を行うために開発されています。
そのため、情報共有や対応品質均一化のための機能が豊富で、対応進捗状況をリアルタイムで共有できるため、対応漏れや遅れを防止することができます。
おすすめのメール共有システム「メールディーラー」
今回はおすすめのメール共有システムとして、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」をご紹介します。「メールディーラー」は、共有メールアドレス、 メーリングリスト宛の送受信メールを複数人で共有・管理できるクラウド型のシステムです。特徴としては、メールがステイタスに応じて自動でタブごとに振り分けられるので、「誰が」「どのように」「どこまで」対応しているのか直感的に把握することができます。確認の手間をかけることなく、「見落とし」「対応漏れ」がゼロになります。
サーバー上に置かれた共有用メールフォルダにメールが集約され、各自のパソコンやスマホからアクセスしてメール対応業務を行います。
そのため、メール1通1通に担当者を設定し業務分担を明確にすることができます。担当者振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振り分けることも可能です。
まとめ
今回ご紹介した以外にも、クラウドメールサービスは様々な企業から提供されています。
その中から、機能・費用面ともに自社に最適なシステムを選択することで、毎日発生するメール対応業務を効率化することができます。
個人対個人のメールのやりとりでなく、チームで分担するような運用を行っている企業には、クラウドメールサービスの中の「メール共有システム」がおすすめです。
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