2023/08/23
「業務の効率化のためにシステムを入れたいがどうすればいいかわからない」
「自社にあったシステムを導入するための選び方を知りたい」
システムを導入するにあたってこんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
自社にあった適切なシステムを導入することによって、業務を効率化でき、人件費の削減や残業時間の抑制、重要な業務へ稼働を割くことが可能になります。
本記事では、システム導入でよくある失敗や押さえておきたいポイントを解説します。システム導入のプロセスや要件定義の方法も紹介しますので、初めてシステム導入を検討する方やお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
システム導入でよくある失敗
業務効率化のためにシステムを導入する企業は増えています。しかし、必ずしもシステムを導入したことで想定していた成果が出るとは限りません。
まずは、システム導入でよくある失敗を紹介します。同じ轍を踏まないよう、ポイントを押さえて導入準備を進めましょう。
間違ったプロセスでの導入
システム導入をするにあたって、適切なプロセスを踏まないとかえって無駄な作業が発生したり、導入したが期待した効果を得られないということがあります。
導入することを目的とせず、導入後に最適な運用ができるよう、システムで解決したい課題や期待する効果をしっかり整理したうえで自社にあったシステムを選ぶようにしましょう。そのためにも、適切なプロセスと確認すべきポイントを理解することが重要です。
社内（利用者）の理解を得られない
実際にシステムを使う利用者に十分なヒアリングをせず、システムを導入すると「今のシステムより使いづらい」「運用を変えるのが面倒」と言われてしまうことがあります。その結果、システム自体が優れていても、運用が浸透しなかったり、期待した効果が得られないということになりかねません。
システムを導入するにあたって、現場の抱えている課題をしっかり理解したうえで、その課題を解決できるシステムであることを利用者に理解してもらう必要があります。
システム導入の費用対効果が見合わない
多機能で自社が求める以上の機能を有するシステムは、その分導入に多くの費用が必要になります。そういったシステムを導入しても、結果的に使いこなせず費用対効果が合わないということになりかねません。
システム導入にかかる費用と、導入した結果どのような効果を得られるか正確に数値化して検討する必要があります。
システム導入の流れ（プロセス）とポイント
前述したよくある失敗をしないために、システム導入の流れ（プロセス）に沿って、押さえておきたいポイントを紹介します。
流れ（プロセス）を理解することで、タスクの抜け漏れを無くし、無駄な作業も削減できます。ぜひ参考にしてみてください。
1.要件定義
自社に最適なシステムを導入するためのステップとして、システム検討を始める前に必ず要件を整理するようにしましょう。
システムを導入する「目的」と「規模」を決めておくと、複数のシステムを比較する際の判断軸ができます。
また、システムを導入する「目的」は、実際の利用者の声をもとに、何に困っているのか、システムを導入してどうなりたいかを明確にしておくと良いでしょう。そうすることで利用者との認識のずれを無くすことができ、運用が定着しやすくなります。
以下では、要件定義の手順をご紹介します。
システムを導入する目的を決める
まずは、何のためにシステムを導入するのか「目的」を整理しましょう。
- 実際の業務の中で解決したい課題を明確にする
- システムを導入した結果、どうなりたいか「ゴール」を定める
- 課題を解決するために必要な機能や、システムを使った場合の業務フローを確認する（定めたゴールを達成できるか）
システムを導入する規模を決める
次にシステムを導入する規模を決めます。以下の要素は必ず決めるようにしましょう。
- システムを導入する業務の範囲や規模（例：課・チームor部署or会社全体）
- システムを使うユーザー数や必要なデータ量
- システムにかけられる予算（導入費用+月額費用は最大いくら出せるか）
- システムの運用開始時期・導入スケジュール
2.情報収集・比較検討
要件を定義できたら、システムの情報収集を行いましょう。
数あるシステムの中から自社にあったシステムを選ぶためには、要件を満たしているかをしっかり比較・検討する必要があります。
今回はSaaSシステムを導入する場合に見るべきポイントを7つご紹介します。
料金体系
料金体系には月額制やユーザー数・データ容量による従量課金制など、さまざまな種類があります。自社が支払いを管理しやすい料金体系のものを選びましょう。
提供方式
システムにはさまざまな提供方式があります。代表的なものをご紹介します。
・クラウド型
インターネットを経由してクラウドサーバーにアクセスするため、インターネットに接続できる環境であれば端末を問わずに利用できる。
・インストール型
自身が保有するPC環境にアプリケーションをインストールするため、インターネットがない環境でも利用できる。
・シングルテナント
システムやサーバーを1社のみで占有するため、セキュリティ性が高まる。
・マルチテナント
システムやサーバーを複数の企業や個人で共有するため、導入・運用費用を抑えられる。
このように提供方式によって特徴が異なるため、自社に適したものを見極めましょう。
機能
同じ用途のシステムでも、搭載している機能や管理対象が異なります。自社に必要な機能の有無をしっかり調べて判断するようにしましょう。
要件定義の際に、必ず解決したい課題・できれば解決したい課題のように優先順位を決めておくと、該当の機能が搭載されているか確認しやすくなります。
また、無料トライアルを活用して、実際の機能や操作性を確認してみると良いでしょう。
セキュリティ
システムの用途として、社外秘の情報や顧客情報を扱うこともあります。
前述のクラウド型システムのように、インターネット環境があれば端末を問わず利用できるものも多く、セキュリティ面が懸念されます。自社に必要なセキュリティレベルを満たすシステムを選ぶことが重要です。
自社のセキュリティチェックシートなどがある場合、ベンダーに対応を依頼することもおすすめです。
サービスの将来性
サービスの将来性は重要なポイントです。せっかくシステムを導入し、運用がうまくいったとしても、システム自体のサービスが終了してしまっては継続利用が難しくなります。
ベンダー自体に継続性があるか、今後どのような事業展開を目指しているのかを確認するといいでしょう。
まずは、ベンダーの会社規模や、財務状況、システムの導入社数・実績を調べてみましょう。信頼できるベンダーかどうか判断ができます。
カスタマイズ
自社に最適なカスタマイズができるかを確認することも重要です。特に利用予定人数が多い場合は、利用者の業務に合わせた権限設定や機能制限ができると便利です。
また、現在のニーズだけではなく、今後の自社の成長に合わせて、機能やスペックをカスタマイズできるかどうか確認をしましょう。
サポート体制
提供会社によってさまざまなサポート体制があるため、サポート範囲（導入から運用までサポートしてくれるか、連絡できる人はどこまでかなど）が自社に最適か確認しましょう。
サポート体制がしっかりしたサービスを選ぶと運用定着率が上がり、より効果的にシステムを活用できるようになります。
3.試運用・システム決定
要件を満たした自社に合いそうなシステムを見つけたら、試運用をしてみましょう。
実業務の流れの中でシステムを利用してみて、「操作感」や「機能」が実際利用してみて使いやすいか、業務での利用に問題がないかを確かめることができます。
システムの多くは、無料トライアル期間を設けていますので、ぜひ活用してみてください。
4.社内稟議・契約締結
導入したいシステムが決まったら、実際に契約を締結するために社内稟議を作成し、上司・会社から承認を得ます。
承認を得るためには、システムを導入したことによる効果を正確に数値化し、費用対効果があることを明示する必要があります。
ただし、システムの導入を優先し、恣意的に費用対効果が高い数値ばかり集めることは禁物です。期待した効果が出るか、本当にシステムを導入すべきかを改めて確認するためにもできる限り正確に算出するようにしましょう。
費用対効果の出し方は後ほど詳しく解説します。社内稟議の書き方は以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
5.導入・本運用
システムを実業務に導入していきましょう。システム導入後、運用を定着させるためのマニュアル整備や研修、サポートなどの体制を整える必要があります。
システムの利用者にとって使いやすい環境を作っていきましょう。
システム導入による費用対効果の出し方
費用対効果とは、費用に対してどれだけ効果があるかを測る指標のことです。費用対効果を数値化するためには、「費用」（＝金額という”数字”）に対して、比較する「効果」もお金として換算する必要があります。
▼費用対効果の計算式
費用対効果（円）＝効果-費用
費用対効果を数値化する時のポイントは、「費用」と「効果」をそれぞれどのように考えるかです。詳しく見ていきましょう。
費用
費用対効果を算出する際の「費用」を数値化するには、まずそのシステムがどの業務範囲にかかるかを決め、その業務にかかる全ての費用を算出する必要があります。
ただし、システム導入の場合、費用は導入費用+月額/年間費用より効果が上回れば費用対効果があるということになります。
効果
費用対効果を算出する際の「効果」を数値化するには、まずシステムを導入した結果どのような問題が解決するか、どのような利益が生まれるかを整理します。次に整理した効果を「金額」に換算します。
例えば、システム導入の目的が「業務の効率化」だった場合、削減できる業務時間×人件費で効果を算出できます。
削減できる業務時間：30時間/月
人件費：2,000円/時間
30時間×2,000円＝60,000円の人件費削減ができる
具体的な算出方法を知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
ポイントを押さえてシステム導入を成功させましょう
システム導入の成功には、「導入までの流れ（プロセス）を理解する」「要件定義を必ず行う」「費用対効果が見合っているかを確認する」といった点が重要なポイントとなります。ご紹介した失敗例を参考に、ポイントを押さえて自社に最適なシステムを導入できるようにしましょう。
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