2020/10/06
業務の効率化は、多くの企業が頭を抱える課題です。限られた人員で高い生産性を求められている現場は珍しくなく、その方法を各企業が模索しています。特にメール送付や書類作成などの日々のルーティンワークに悩まされている企業は多く、煩雑な業務が多い人材派遣業界も例外ではありません。それはクライアント企業に派遣している人材の管理や定期的な連絡の実施など、効率化を行いたい業務がいくつも存在するためです。
そこで本記事では、派遣スタッフの管理を効率化する方法を解説します。すぐにでも導入できる具体的な方法を取り上げるので、生産性をアップさせたい派遣人材を管理している担当者の方はぜひ参考にしてみてください。さらに、おすすめのシステムも紹介するので、システムの導入を検討している方も、ぜひご一読ください。
派遣スタッフの管理を効率化しないリスク
人材派遣会社にとって、派遣スタッフの管理は欠かせない業務です。しかし、多くの人材派遣会社では、1人の営業担当者が複数の派遣スタッフを管理していることも多く、管理業務の効率化が必要とされています。
では、もし派遣スタッフの管理を効率化できないとどうなってしまうのでしょうか。ここでは、効率化しないリスクについてご紹介します。
派遣スタッフの離職
派遣スタッフの定着率向上を目指すには、派遣スタッフの満足度を向上させる必要があるでしょう。満足度の向上を図るには、派遣スタッフへの丁寧なフォローが必要とされています。
しかし、こういった重要なフォローも、営業担当者に余裕がないと、つい後回しにされてしまうということが多いようです。
しっかりヒアリングを行う
派遣スタッフに合った仕事を紹介したり、フォローを行ったりするためには、ヒアリングが必要です。「どのような仕事がしたいのか」「要望や希望にはどんなものはあるのか」などを聞きます。スタッフ一人ひとりのことが理解できれば、その人に合った仕事が紹介できるでしょう。
ヒアリングは就業前だけでなく、終業後も定期的なヒアリングが必要とされています。派遣先企業にも定期的に訪問し、契約内容と間違いがないかなど確認を行います。
メンタルケア
派遣スタッフのメンタルケアも仕事の一つです。派遣スタッフはその企業の自社写真と働くという特殊な雇用形態となっております。そのため職場の人間関係で悩む人も多いとされています。
これらの不安を取り除くためには、派遣会社による定期的なメンタルケアが必要です。何か困っていることはないかなど、定期的に連絡を取りましょう。もしスタッフに異変があるようであれば、すぐに対処する必要があります。
スムーズなやり取り
派遣スタッフの満足度向上のためには、スムーズなやり取りも欠かせません。営業担当者からの連絡が遅ければ、派遣スタッフも不安になってしまうでしょう。
また派遣スタッフは短期で仕事をする人も多いため、書類のやり取りが多くなる傾向にあります。しかし派遣スタッフの情報管理が適切に行われていないと、書類の作成にも時間がかかってしまうこともあるでしょう。
こうした遅れが続いてしまうと、派遣スタッフの不安や不満が蓄積してしまいます。それが結果として、派遣スタッフの離職につながってしまう可能性があるのです。
クライアントからの信頼を失う
人材派遣業務では、派遣スタッフだけでなく、派遣先企業とのコミュニケーションも発生します。
例えば、派遣先企業から重要な連絡に対し、何度も対応が漏れたということが発生したらどうでしょうか？派遣先企業からのイメージは悪化し、最悪の場合、契約を終了するということも起こりかねません。コミュニケーション管理がなされていないと、信頼を失うことになってしまうのです。
また、業務が煩雑化するとミスが多発する場合もあるでしょう。そうするとさらに信頼を得ることは難しくなります。
営業担当者の負担増加
人材派遣会社の営業担当者は、派遣スタッフの管理だけでなく、その他にも数多くの業務をこなす必要があります。派遣スタッフの管理が効率化できていないと、他の大切な業務を圧迫してしまう恐れがあります。
以下では、営業担当者が抱える業務を一部ご紹介します。
新規開拓営業
営業担当者は、新規クライアントを獲得するための営業活動を行います。企業に派遣スタッフの活用を提案し、コンサルティングなども行うことがあります。
既存クライアントのフォロー
自社スタッフを派遣している企業に対して、フォローを行います。現状に問題はないか、増員などは必要ないかなどの提案を行う場合もあります。
マッチング
クライアントの条件に合った派遣スタッフを、登録されたスタッフの中からマッチングします。
事務作業
書類の作成・処理などの事務処理を行います。契約書など重要な書類を作成、確認することも多いです。
派遣スタッフの管理が適切にできていないと、これらの仕事すべてに支障をきたす可能性があるのです。
たとえば、適切に情報管理ができていないと、情報を探すのに時間がかかってしまいます。また最新の情報に更新されていないと、提案機会を失ってしまう可能性があります。
このように情報が管理されていないと、営業担当者の負担が大きく増加してしまうのです。
人材派遣スタッフの管理を効率化する方法とは？
それでは、具体的に人材派遣スタッフの管理を効率化する方法を考えてみましょう。業務効率化の方法は数多く存在していますが、ここではすぐに改善できる3つの方法を紹介します。
運用が成功すれば大きな効果が期待できるので、どの方法も多くの企業が実際に活用しています。まずはそれぞれの方法の特徴を確認しましょう。
スプレッドシートを活用する
スプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトです。Excelに似ていますがダウンロードやインストールは不要で、インターネットを介して使用するWebアプリケーションの一種であるため、Googleのアカウントがあれば誰でも利用可能です。
また、スプレッドシートがあれば、リアルタイムに社内で情報を共有しながら人材派遣スタッフの管理ができます。ローカルでのExcelによる管理と比較すると共有がスムーズなため、導入すれば作業効率アップが期待できます。
しかし、スプレッドシートは人材派遣に特化したシステムではなく、業務のカバー範囲も限られています。スプレッドシートのみで派遣スタッフの管理業務の効率化を行おうと考えるのは、あまり現実的ではないでしょう。
RPAを導入する
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、事務作業を自動化できるソフトウェアロボットです。
RPAが登場した当初は、実際に導入しているのは大企業がほとんどでしたが、昨今では中小企業にもRPAの波が広がっています。人材派遣会社も例外ではなく、生産性の向上のためにRPA導入を決断する企業が増えています。
人材派遣管理の業務には単純作業もいくつか存在しているため、RPAとの親和性が高いのです。RPAを導入すれば人材派遣スタッフの管理業務の効率化は十分に期待できるでしょう。
メール共有システムを導入する
メール共有システムとは、info@example.co.jpなどの代表メールアドレス宛に届くメールを複数名で対応するのに便利な管理システムを指します。対応モレや遅れの防止、メールの品質向上や対応スピードのアップに対して大きな効果が期待できます。メール共有システムは人材派遣スタッフからの問い合わせ管理のほかにも、カスタマーサポートやヘルプデスク、ECサイトでの顧客対応など幅広い業務で活用されており、円滑な業務推進には必須のツールです。
メール共有システムを活用すれば、派遣スタッフや派遣先とのメールのやり取りをより効率的に管理できます。機能も充実しているので、メール対応に関する課題であればメール共有システムが解決してくれるのも大きな特徴です。
次に、RPAとメール共有システムについてより詳しく説明します。
効率化の方法1：RPAを導入する
近年、RPAは急速に普及しているため、導入事例も豊富です。話題に上がることも多いRPAですが、具体的に人材派遣スタッフの管理の業務にRPAを導入すると、どういったメリットがあるか代表的なものを5つご紹介します。
業務の自動化と効率化を実現
手順が決まっている単純な定型業務がRPAの最大の得意分野です。例えば定期的な請求書や経費の処理などが該当します。事前にルールを指定すれば、RPAが反復して業務を行います。つまり単純な定型業務であれば、誰もが簡単に業務の効率化を実現できます。人が行うのが当たり前だった定型的な業務をシステムが代行してくれるので、職場の常識が大きく変わることでしょう。
人材不足の解消
RPAは人間の代わりに働いてくれるので、人材不足の解消にも繋がります。RPAは作業を1度覚えこませれば繰り返し同じ作業を行ってくれます。さらにRPAには疲労の概念もなく長時間労働もこなせるので、職場の大きな戦力として活躍してくれるでしょう。例えば、電話の自動応答や引継ぎなどの活用例は多くあり、RPAで大幅な効率化に成功したコールセンターもあります。メールも内容が定型的なものであれば自動で返信できるので、RPAの守備範囲です。
コスト削減
RPAのが人材派遣管理の業務で導入が進めば、人手で行っていた日々の作業工数は削減されます。RPAは時間や曜日に関係なくいつでも作業が可能であり、業務のスピードも高速です。社員の残業は削減されて休日の出勤も不要となり、結果として人件費が削減できます。
生産性向上
RPAは反復処理に優れているので、データ収集や分析も行えます。人間では処理が困難な膨大な数のデータもRPAであれば短時間で正確に処理できます。WEB上から情報を自動的に引っ張ってくれば最新情報を反映したデータベースを構築することも可能です。
そういったルーティン業務を行ってくれるようになれば、人はより生産性の高いクリエイティブな業務に専念できます。メール送信やデータ収集、リスト作成に使っていた時間は、より効果的なプレゼンの資料作成や新規事業の立ち上げなどに使えるのです。その他の業務に時間をさけます。そうすることで派遣スタッフへのフォローがより迅速で丁寧になります。
人的ミスの防止
人の作業にミスはつきものです。特に、人材派遣管理となると作成書類も多いため、ミスなく仕事をこなすのは難しいことでしょう。その点RPAであればミスなく作業をすべて完璧に行えます。疲れて集中力が途切れる心配もありませんし、ミスを修正する手間やクレームが発生するリスクをなくすことができます。
効率化の方法2：メール共有システムを導入する
続いては、メール共有システムの導入について考えてみましょう。人材派遣スタッフの管理業務にメール共有システムが加わると、職場にどのような変化が期待できるのでしょうか。できることや導入のメリット、そしてメール共有システム「メールディーラー」を紹介します。
メール応対業務の見える化
処理件数や対応時間などが管理画面で定量的に把握できるため、ブラックボックスになりがちなメール応対業務の見える化を実現します。スタッフの業務量の調整や育成も計画的に行えるため、マネジメント業務にも役立つでしょう。また、過去のメールも探しやすいので「言った言わない」トラブルも防ぐことができます。
対応スピードの向上
メールの担当者欄を見ると、今どのメールを誰が対応しているか一目で把握できます。重複対応を防いだり、放置されているメールに気がつきやすくなります。そうすることで、派遣スタッフへの返信が早くなり、満足度向上も期待できます。
業務時間の短縮でストレスフリーに
システムに備わっているテンプレート機能やコメント機能を用いれば、メールの対応時間が短くなります。また、コメント機能を活用すれば担当者が不在の場合でもコメントの内容をもとに誰もが対応可能となります。 メールを高い品質ですばやく送信できるようになるので、社員の業務時間は短縮されます。社員の心にもゆとりが創出され、より生産性の高い業務へと稼働時間を充てられます。
おすすめのメール共有システム「メールディーラー」
実際にメール共有システムの導入を考えると、多くのサービスがあるため選定も悩むことでしょう。人材派遣会社にぴったりのシステムが「メールディーラー」です。メールディーラーは、メールをまとめて管理することでメール対応を効率化する人気のシステムです。メールを単に一元管理するだけでなく、その先にある「業務の効率化」や「顧客満足度の向上」を達成するために開発されました。
誰でも使いやすいデザインと充実した機能がメールディーラーの大きな特徴で、人材派遣会社のメール業務の大幅な効率化を実現します。また、導入コンサルティングや運用支援などのサポート体制が整っている点も安心できるポイントです。さらに、SSL暗号化通信や強固なサーバ管理体制などセキュリティも万全です。
人材派遣会社で、メール共有システム選びで失敗したくないという方は、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
人材派遣業務にシステムを導入する前の準備
最後に、人材派遣スタッフの管理にシステムを導入する前に行うべきことをまとめました。システム導入を成功させるためにも、準備を抜かりなく行いましょう。
現状の課題を洗い出す
現状の業務の不満や改善点、要望などを洗い出し、問題点は何かを明確にしましょう。問題を正確に把握するためには、すべての業務フローを可視化することも必要です。現場の組織がどのように構成されているかという全体の構造や、人材管理システムの流れなどを漏れなくリストアップすると良いでしょう。
重要なことは、管理職だけで課題の洗い出しを行わないことです。システムを実際に使う担当者や関係部署など現場の声や要望も課題に反映させましょう。
目標を決める
課題が明確になったら、目標も忘れずに設定しましょう。目標が定まっていないと、システム導入後に効果測定を行えません。目標設定の2つのポイントを紹介します。
目標は具体的な数字で決める
「何を（特性）・いつまでに（期限）・どれだけ（目標値）」改善するのかを設定しましょう。なるべく定量的に表現するのがポイントです。例えば「全てのメールを3時間以内に返信する」のように、定量的に測定できるうえに目標を見て取るべきアクションが分かりやすいものがおすすめです。
目標値の裏付けを取る
目標は大きく「撲滅させる」や「ゼロにするべきだ」と考えるケースはよくあります。しかし、裏付けのない目標値は現場を混乱させますし、士気の低下にもつながります。理想論で目標値を設定するのではなく、値の根拠も説明できるようにしましょう。
システムの担当者を決める
システム導入時には定着推進に伴い、担当者を決めましょう。初めてのシステムを導入する場合、担当者が明確になっていないと誰に質問していいか分からず混乱してしまうからです。全社の導入した後も、必要に応じてサポートを行いましょう。
また担当者は、システムを導入するだけでなく、改善を続けていきましょう。実際に使用していると、検討段階では分からなかった課題や改善策が見えてくることもあります。使用しているメンバーの意見をまとめ、改善を続けることが必要です。多くのシステムは、サポートサービスを提供しているので、コツを聞いてみることもおすすめでしょう。
営業担当者にヒアリングを行う
導入時には実際にシステムを使う現場の声を聞きましょう。機能の数だけで決めてしまうと、機能が多すぎて使いこなせないこともあります。使いにくいツールは社員が使いこなせず、期待する効果が得られません。
そのため実際にシステムを使う担当者の声をまとめ、必要な機能の洗い出しを行います。また機能だけでなく、操作性はどうか、使用できるデバイスは多いかなど使い勝手も比較しましょう。
また、場合によってはトライアルや比較検討を行います。システムは資料だけでは比較できない部分もあるでしょう。多くのシステムは無料トライアル期間を設けているため、まず試してみることもおすすめです。
まとめ
この記事では、人材派遣スタッフの管理を効率化する方法について詳しく紹介しました。3つの具体的な方法を取り上げましたが、特におすすめしたいのはRPAとメール共有システムの2つです。
RPAは幅広いルーティン業務の自動化を実現してくれますし、メール共有システムはメールの対応状況の共有とメール作成時間の削減を可能にします。どちらも人材派遣スタッフの管理業務との相性が良いシステムのため、導入に成功できれば業務の効率化が期待できます。
特に、人材派遣会社でメール業務を楽にしたいと感じている方は、コラム内でもご紹介した「メールディーラー」の導入をぜひご検討ください。メール対応業務の効率化、品質向上が期待できます。
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