人材派遣スタッフの管理が楽になるメールソフトとは？人気メールソフトを徹底比較

2020/12/21

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人材派遣の営業やコーディネーターが派遣スタッフとのやりとりで「担当者じゃないとわからない」といったように属人化してしまうと「言った・言わない」のトラブルになりかねません。また、営業の外出時は連絡が遅れて提案の機会損失につながります。そこで、人材派遣スタッフとの連絡でよくあるお悩みを解決するには、業務に適したメールソフトを使用するのが効果的です。

この記事では、人材派遣業の業務に適したメールソフトの特徴や機能を紹介します。さらにメールソフトを検討する際に、重視するべきことを具体的に解説していきます。

この記事の目次

人材派遣でメールの管理がしっかりできていないと…？

仕事の割り当てやクライアントとのやりとりなど、人材派遣業務はメールで連絡を取り合うことが頻繁にあります。そのため、人材派遣会社においては、受信したメールの保管や返信対応などが正しくできていないと、会社の売上や信用の低下など、さまざまな問題が生じてしまいます。ここでは、メールの不適切な管理によって具体的にどういった問題が生じるかを紹介していきます。

業務効率の悪化につながる

メールの管理が正しくできていないと、業務連絡や問い合わせメールなどへの対応が遅くなります。対応スピードが遅くなると、業務全体の効率が悪化する原因にもなるので早急な対策が必要です。

効率よく案件を獲得するためにも、派遣スタッフの経験や能力を正しく把握しておくことが不可欠です。例えば、スタッフの勤務報告をメールで行うフローにしている場合、メール管理が正しくできていないとスタッフの悩みに気づくことができず、関係性の悪化につながる可能性があります。

このように、メール業務の効率が悪いと派遣スタッフの状態を適切に把握することができません。スタッフの状況が把握できていないと、経験者優遇の急募案件があった場合でも、すぐに人員を確保できずに案件を獲得できない可能性が高くなってしまいます。

派遣先からの信用を失う

派遣先からのメールを正しく確認、管理できていないと、メールの返信忘れや重複対応などのミスが起きる可能性が高くなります。

しかし、対応状況や担当者などを一元的に確認できる体制を構築できていないと、返信ミスを防ぐことは困難です。例えば、社内のパソコンからしかメール確認ができないメールソフトは、移動中や外出先でメールの返信ができません。結果として緊急対応が必要な案件を見落とし、派遣先からの信用を失うという問題が起こりやすくなります。

また、メールを担当者が個別に管理している場合、見落としや後回しなどで対応されていないメールを他の社員が発見できません。

メールの対応ひとつで派遣先から信用は低下します。一度信用が下がってしまうと、継続的に依頼してもらうことができなくなり、利益を確保することが難しくなるでしょう。そのため、人材派遣業で売上を伸ばすには、基本的なメールの管理を徹底して派遣先からの信用を維持、向上させていくように取り組む必要があります。

派遣スタッフの離職につながる

派遣スタッフへの業務指示や勤怠管理など、人材派遣業はメールを用いる頻度が高い業種です。メール管理を適切に行えていないと、派遣スタッフへの業務割り当てや給与計算などの連絡が遅れてしまいます。

事務処理が正確かつ迅速に行われないことは、派遣スタッフの派遣元企業に対する不信感を招き、場合によっては離職を引き起こす原因にもなります。

人手不足が叫ばれる昨今、スタッフの定着が進まないと人材不足に陥る可能性があり、優れた技能を持つスタッフが離職すると、受注できる案件の幅が狭まってしまうでしょう。

営業担当者同士の関係悪化

派遣スタッフの管理は、基本的に同じ営業担当者が行います。しかし場合によっては、営業担当者同士で案件を引き継ぐ場合もあるでしょう。

その際に、メール管理ができていないと、過去の対応履歴が不足してしまう可能性があります。履歴が足りないと、過去にどんな対応をしていたのか分からず、それが原因でトラブルに発展してしまう恐れもあるでしょう。

また、引き継ぎを受けた営業担当者としては、「こんな情報引き継ぎを受けていない」ということが多いと、引き継ぎ前の担当者に対して不信感を抱くはずです。また、「言った・言わない」などの争いに発展してしまう恐れがあります。

このように、メールの管理ができていないと、営業担当者同士の関係悪化につながってしまうかもしれないのです。

社内の情報共有不足でも起こり得る

営業担当者は常に最新の情報をもとに行動する必要があります。しかし外出時などはリアルタイムでの情報共有が難しい場合もあるでしょう。その際に、営業担当者はバックオフィスと連絡を取ることが多いです。

しかし社内できちんと最新の情報をリアルタイムで共有できていないと、営業担当者に間違った案内をしてしまう可能性もあります。そうすると認識のズレが起きてしまい、業務に支障が出てしまいます。また営業担当者同士だけでなく、営業担当者と事務スタッフの関係悪化にもつながってしまいます。

営業担当者の業務は多岐にわたります。そのためメール管理などを始めとして情報管理が効率的に行えないと、業務に支障が出てしまいます。そのため派遣スタッフとの過去のやり取りが、いつでも、どこからでも、誰でもすぐに確認できるような仕組みづくりが必要です。

人材派遣では◯◯なメールソフトで管理すべき！

業務の性質上、人材派遣業ではスムーズにメール対応を行うことが重要となります。近年は高性能なメールソフトが多数リリースされていますが、実際にどのメールソフトを導入するべきか悩む方は少なくないでしょう。

ここでは、どういった機能を備えていれば人材派遣向けのメールソフトとしておすすめできるかをご紹介していきます。

クラウド型のメールソフト

クラウド型のメールソフトはインターネットが繋がる環境であれば、屋内外を問わずどこでも利用できるため、自宅や勤務先などからメールをチェックできることが特徴です。

また、クラウド型のメールソフトはインターネット上のサーバーにメールが存在している状態なので、複数の端末から同時にメールの閲覧、返信などを行えることも特徴です。メールの受信や送信といった情報はサーバー上にリアルタイムで反映されるので、複数人での対応でも返信ミスを防ぐことができます。

タブレットやスマートフォンなどから、メールの確認や返信を行えるようになるということは、わざわざメールの確認、対応するために帰社する必要もなくなります。クラウド型のメールソフトを導入すれば移動時間の短縮といったメリットも得られます。

クラウド×複数アカウントを管理できるメールソフト

クラウド型メールソフトは大きく2種類に分かれます。1つのアカウントを使いまわす運用と、スタッフごとにアカウントを発行しつつ、同じフォルダにアクセスする運用があります。メールの見落としや重複対応といったミスを防ぎやすいのは後者のスタッフごとにアカウントを発行できるメールソフトの場合です。

スタッフごとにアカウントが別だと、今どのメールを誰が対応しているかわかるようになり、数名のスタッフで連携しながらスムーズに業務を進めることが可能です。引継ぎもしやすくなり、急に担当者が変わった場合でも正確で質の高いサービスを提供できるようになります。具体的には、派遣先との取引状況に応じて対応の仕方を変えたり、長期的に取引している派遣先には一言添えたりするなど、顧客の特徴に合わせた対応ができるようになります。

また、先輩社員が送信したメールを見てメール作成のノウハウを学ぶことができるため、メール対応の質を底上げできます。業務上のミスを減らしながらスムーズな対応ができるようになると、会社に対する信用度や評判が向上するという効果も見込めるでしょう。

さらに、「未対応」や「対応済」といったように対応状況に応じてメールを自動で振り分けてくれるメールソフトならさらに便利です。ただでさえ受信フォルダはメールで溢れるので、対応が終わったメールを振り分けるだけでフォルダがスッキリします。

その他にも、メールへの対応状況をコメントで残せる機能や、対応記録をレポートとして出力できる機能などを備えているメールソフトは、人材派遣会社におすすめのメールソフトです。

検索機能に優れているメールソフト

メールのフォルダ分けや検索機能が充実しているメールソフトを導入することで、業務効率が上がります。メールの送信者や、宛先、ラベル、期間、添付ファイルありの有無など複数のフィルターを使い分けられるメールソフトであれば一層効率的にメール検索を行いやすくなります。

人材派遣業はメールを利用する頻度が高いので、まずは毎日使うメールソフトを見直してはどうでしょうか？

セキュリティ対策に優れているメールソフト

人材派遣会社は、派遣スタッフの個人情報を扱うことも多いです。そのためセキュリティ対策に優れたメールソフトを選ぶ必要があります。

無料で使えるメールソフトにも、基本的なセキュリティ対策は施されているため、プライベートで使う分には問題ないでしょう。しかし、ビジネスで使うものは、より強固なセキュリティ対策が施されたものを使うのがおすすめです。

たとえば、以下のようなセキュリティ対策が施されているものを選びましょう。

SSL暗号化通信

メールソフトへのアクセスをSSL経由で行います。SSLは、インターネット上のデータを暗号化する仕組みです。これによりデータの漏えいを防ぐことが可能です。

サーバー管理体制

メールソフトによっては、サーバーをデータセンター内に収容している場合もあります。地震や火災などにも耐えられるような強固な建物のため、災害時にも安心です。

代替機器が用意されている

万が一の時のために、代替機器が常備されているサービスもあります。機器の故障などがあった際にも、代替機器による迅速な対応が可能です。

バックアップを行なっている

メールソフトによっては毎日バックアップを行なっているものがあります。万が一データが消失した際にも、バックアップがあればすぐに復旧できます。

脆弱性診断を行なっている

OSや各種ミドルウェアなどの脆弱性診断を行うサービスです。定期的に脆弱性診断を行うことで、サイバー攻撃などを防ぐことにつながります。

24時間365日監視を行なっている

メールソフトの中には、エンジニアが24時間365日監視を行なっているものもあります。もしトラブルが起こった場合でも、すぐに対応を行なってもらえます。

情報漏えい対策が行える

メールは誤送信などのヒューマンエラーが起きやすく、そこから情報漏えいなどのトラブルが起こり得ます。メールソフトによっては情報漏えい対策が行えるものもあります。

たとえば誤送信防止チェック機能などです。宛先や添付ファイルなどのチェックを行わないと、送信しないような制限を行えます。

ほかには添付ファイル暗号化などもあります。メール送信時に添付ファイルの暗号化やパスワード生成を行うことで、情報漏えいを未然に防げます。さらにファイルをメールに添付するのではなく、ダウンロード用のURLを発行・送信する方法もあります。ダウンロード期限の設定やダウンロード履歴の確認を行うことで、安全に添付ファイルを送信できます。

このようにしっかりセキュリティ対策が施されたメールソフトを選ぶことによって、ビジネスでも安心して使えます。

人材派遣で活用すべきメールソフトを比較！

人材派遣のスタッフとメールで連絡する場合は、クラウド型メールソフトの中から選ぶことをおすすめします。ここでは、ビジネス向けメールソフトとして高いシェアを持っている製品を3種類ピックアップし、それぞれの機能を比較していきます。

比較1：Outlook

Outlookは、Microsoftが無料で提供しているクラウド型メールソフトです。メールの自動振り分けや迷惑メールフィルターなどを備えているほか、Microsoftが提供するスケジュール帳やアドレス帳と連携できることもOutlookが持つ特徴です。

タスク管理やメール検索機能など様々な機能が1つの画面内にまとまっているので、スムーズな対応が求められる人材派遣業向けのメールソフトとして、Outlookはおすすめできるメールソフトのひとつです。

また、ビジネス向けメールソフトとして高度なセキュリティ機能を備えており、安心して利用できます。さらに、Outlookのアプリ版をインストールすることでスマートフォンやタブレットからもメールの確認や編集ができるようになるので、Outlookは汎用性に優れたメールソフトです。

比較2：Gmail

Gmailは、Googleが無料で提供しているクラウド型メールソフトです。迷惑メールフィルターの精度が高く、無料プランでは最大15GBのストレージを利用できるといった機能性の高さから、ビジネス向けのメールソフトとしてさまざまな企業に導入されている実績を持ちます。

メールの送信者、宛先、日付などから検索を行えるほか、アーカイブ機能を使うことで必要なメールを保護できるようになっています。

また、ビデオ会議用ツールやスケジュール帳といったGoogleの提供するその他のアプリと連携できることもGmailの特徴で、スマートフォンやタブレットなどから利用できるようにもなっています。

さらに、有料プランではストレージの大容量化や個別ドメインの取得などを行えるようになっているので、Gmailは幅広い層におすすめできるビジネス用メールソフトです。

比較3：Thunderbird

ThunderbirdはMozilla社によって提供されている無料のメールソフトです。ブラウザのFirefoxに似ていることから、普段からFirefoxを使っている人には使いやすいといわれています。

Thunderbirdは豊富な拡張機能が備わっていることが特徴で、必要な機能を組み込みカスタマイズできます。たとえば、以下のような機能を追加することが可能です。

大きなサイズのファイル管理

添付ファイルとして送信するのではなく、オンラインストレージにアップロードしてリンクを共有する方法です。アップロードすることで、大きなサイズのファイルの転送を拘束できます。

アドオンマネージャー

アドオンマネージャーを開けば、直接アドオンを見つけてインストールすることが可能です。どのアドオンを使ったらいいのか分からない場合でも、ユーザーの評価やおすすめなどから選べます。

スマートフォルダー

複数のメールアカウントを管理できる機能です。各アカウントを個別に開かなくても、すべてのアカウントの新着メールを一覧表示できます。

迷惑メールフィルター

あらゆる手口の迷惑メールに対応できるような設定ができます。学習型迷惑メールフィルターにより、ユーザーが迷惑メールの判定を行うことで、自動判別の制度が向上します。

比較4：メールディーラー

メールディーラーは、株式会社ラクスが提供しているクラウド型メールソフトです。メールアドレスをクリックするだけで検索ができ、過去の履歴が一覧で表示されます。また、添付ファイル名での検索ができたりと、他にはない検索条件を選ぶことができます。そうすることで、メールの検索時間の短縮につながります。

関連性が高いメールをまとめて検索表示できる機能を備えていることもメールディーラーの特徴です。派遣先や自社スタッフなどが2種類以上のアドレスを使い分けていても、まとめて一覧表示されるので、やりとりの把握がしやすくなります。

また、受信通知機能やグループチャットなど、メール対応のミスを予防できる機能を多く搭載。必要に応じてメールの送信を承認制にしたり、ユーザーごとに利用できる機能を制限したりする機能もあるので、誤送信を防ぎやすくなります。

メールディーラーは有料メールソフトではありますが、継続率は99％と高く、メールの利用頻度が高い人材派遣企業におすすめできるメールソフトのひとつです。

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メールディーラーの導入事例

メールディーラーは、さまざまな業種で導入されています。中でも業務知識の属人化や個別管理による業務効率の低下などを解決するツールとして、メールディーラーを導入する人材派遣企業は年々増えています。

実際にメールディーラーを利用しているエムティ・エンド・エムティビー株式会社では、メールディーラー導入前は5名の社員が1日100件のメールを処理していました。内容が分かる人が属人的に行っていたため、ノウハウが社内に共有されないという課題を抱えていました。

また、通常のメールソフトを使用していたので、担当者が送信したメールを確認するには、担当者のパソコンからしかチェックできず、この体制では、やりとりの経緯が分からないといった課題につながっていたそうです。

そこで、派遣スタッフの対応担当者を増員する際にメールディーラーを導入。メールディーラーでメールをスタッフ全員で共有できるようになり、「担当者」と「派遣スタッフ」間のやりとりを、「会社」と「派遣スタッフ」間でのやりとりに改善できました。トラブルの防止や問い合わせの迅速な対応につながりました。

まとめ

この記事では、メール情報の共有が上手くいっていない場合に生じるリスクや、おすすめのメールソフトなどについてご紹介しました。

迅速な対応が必要とされる人材派遣業において、インターネット上でメールを共有管理できるメールソフトは業務の効率化と対応品質の向上を目指すうえで欠かすことのできないシステムです。なかでも当社の「メールディーラー」は、高度なセキュリティと使い勝手の良さを両立しており、企業規模を問わず幅広くおすすめできる人材派遣管理業向けのメールソフトです。

より詳細な機能や料金に関して知りたい方は、ぜひメールディーラーの公式ページからお気軽に資料請求や無料トライアルをお申込みください。