2020/11/20
ビジネスの現場に必要不可欠なコミュニケーションツールのひとつ「メール」。メール対応ひとつ遅れるだけで、大きな機会損失にもつながりかねない現代では、よりスピード感が求められています。しかし、特に人材派遣会社の社員が1日に受け取るメールの数は膨大な量であり、管理も煩雑化しがちです。そこで重要なのが、受信したメールの抜け漏れを防ぎ、一つひとつにしっかりと対応できる管理方法の確立だといえます。
今回は、人材派遣会社のメール対応業務を最大限効率化するメールソフトの特徴や選び方、おすすめのメールソフトを厳選してご紹介します。
人材派遣会社に向いているメールソフトの特徴
人材派遣の管理業務は、取引先企業のみならず、派遣スタッフやバックオフィスに至るまで多方面との連携・連絡が必要です。また、クライアントによっては緊急で人材を派遣してほしいという要望もあるため、少しでもレスポンスが遅れると他社に案件が流れてしまう「機会損失」の可能性もあります。このような人材派遣会社に最適なメールソフトの特徴として、主に以下の2つが挙げられます。
メールを共有して管理できる
対応スピードを早くしたい、返信漏れや重複返信、メールの引き継ぎミスをなくしたい場合は、複数人で共有・管理できるメールシステムを活用することがおすすめです。通常のメールソフトを複数人で利用する場合、時間や手間がかかり、メールを管理するのに限界があります。
しかし、メール管理システムを利用すれば問い合わせメールを一元管理できるので、複数人で利用しても誰がどのメールに対応しているかをすぐ把握でき、重複返信や対応漏れを防いで対応スピードのアップにもつながります。
他システムと連携できる
人材派遣会社に向いているメールソフトの特徴の2つ目は、他のシステムとの連携が可能であるという点です。近年、人材派遣会社の管理業務では、派遣スタッフとの連絡にLINE、バックオフィスとはChatWorkなどの社内チャット、といった具合に複数のチャネルを利用するケースが多くなっています。しかし、手軽に連絡できる手段が増えたことで、確認に時間がかかって対応が遅れるリスクも出てきました。
このような点をカバーするには、他のシステムと容易に連携できるメールソフトを選ぶことがおすすめです。他システムの情報を紐づけて管理できれば確認作業もスムーズに行えるため、派遣スタッフへの回答やバックオフィス業務の処理が遅れることがなくなるでしょう。
対応状況が管理できる
人材派遣会社は、取引先や派遣スタッフなど、さまざまな相手とメールでやり取りしています。そのため、案件の対応状況が分からなくなってしまい、対応漏れが出てしまうと信頼を失ってしまう可能性もあります。
しかし、メールへの対応状況を社内で一元的に管理できるメールソフトであれば、社員のスケジュールや営業案件の進行状況などを分かりやすく把握することが可能です。未対応、対応中、完了といったように仕事の進捗を可視化できれば、長期的な業務スケジュールを構築しやすくなるでしょう。
また、顧客へのレスポンスが遅れたり、1人の顧客に対して立て続けに営業してしまったりするなどのミスを防ぎやすくなります。加えて、メールへの対応状況を共有することで、業務効率の改善や社員のモチベーション向上が見込めることも企業側にとっては大きなメリットです。
対応状況を管理するには、案件の進捗や担当者に応じてメールをフォルダ分けする方法を取り入れるのがおすすめです。
過去の対応履歴を簡単に探し出せる
社員がそれぞれメール対応業務にあたっていると、スキルの属人化が進んでしまいます。
メール対応業務の属人化を防ぐには、受信したメールをオンラインで共有できるメールソフトを導入することをおすすめします。顧客の対応履歴をシステム上で一元的に管理すれば、業務の属人化が防げるうえに、マーケティング分析やフォローアップなどの効率化が可能です。
また、過去の対応履歴が保存されていれば、新人教育に活用することもできます。長期間マンツーマンで指導しなくても、基本的なことを教育した後は過去の履歴を探して参考にしてもらうことでさまざまな問い合わせに対応できるようになり、教育期間の短縮が可能です。
さらに、顧客が複数の連絡先を使い分けていたり、担当社員が不在だったりする場合でも効率良く業務を行える体制を整えられるのも強みです。もし営業担当者が異動・退職する場合でも、担当者ごとの対応履歴が保存されていれば引継ぎをスムーズに行いやすくなります。
このように、メールソフトによって営業部門全体の業務水準を底上げしていくことによって、人件費削減と顧客満足度の改善を同時に推進していけるようになるのも大きなメリットです。
引継ぎに便利な機能が搭載されている
メールソフトの中には、メールに対して補足コメントを付けられる機能を備えた製品があります。クラウド型のメールソフトであれば外出先からメールにアクセスできるので、メールの問い合わせ内容を見てコメントに記載すれば、スムーズに代理の担当者に対応を引き継ぐことができます。
その他に引き継ぎ業務に役立つメールソフトの機能としては、グループチャット、重複返信の防止機能などが挙げられます。これらの機能を組み合わせて使用することで、より効率的に業務が行えます。
人材派遣会社におすすめのメールシステム「メールディーラー」の詳細はこちら
人材派遣会社向けメールソフト5選
「メールソフト」とは、パソコンやスマートフォンを用いてメールを送受信するソフトことで、「メーラー」とも呼ばれています。ただ単純メールを送受信するだけでなく、メールをステータスやフォルダ分けして保存したり、受信したメールを転送したり、アドレスを登録するといった基本機能から、社内共有による一元管理、画面のカスタマイズ、予定表やタスク管理との紐付けなどの機能を備えたメールソフトもあります。
メールソフトにはさまざまな種類があるため、選定に悩まれている方も多いことでしょう。今回はビジネスシーン、特に人材派遣会社のメール管理においておすすめのメールソフトを厳選しました。それぞれの特徴を理解し、自社に合ったソフトを使用することで仕事の効率化を図りましょう。
メールディーラー
メールディーラーは、お問い合わせメールを一元管理し、業務の効率化と顧客満足度の向上を実現してくれるソフトでうす。使いやすさを第一に考えた操作性の良いシンプルなユーザーインターフェースで、大量のメールを対応状況ごとに分かりやすく整理し、メール検索による時間ロスを削減します。
また、伝達モレやメールの見落としなどのミスを事前に防ぐ便利な機能も充実しています。
メールディーラーの特徴
メールディーラーには人材派遣会社の業務において役立つ機能が豊富です。ここではいくつかの機能をピックアップしてご紹介します。
対応状況ごとにメールを管理できる
「メールのステータス管理機能」は、「未対応・対応中・完了」と対応状況ごとにメールを分けて管理できる機能です。メールが大量に届いても対応状況ごとに分けることで、スタッフの誰もが分かりやすく管理できます。
対応履歴の確認が簡単にできる
メールディーラーは、派遣スタッフごとに過去のやり取りを一覧表示できます。担当者でないと過去のやり取りがわからない、メールが大量にありすぎて検索に時間がかかるといった悩みも、Fromアドレスをクリックするだけで確認ができます。また、派遣スタッフのメールアドレスがPCやスマートフォンで違う場合でも、同じ派遣スタッフとして紐づけて管理可能です。
コメント機能の活用で情報共有がスムーズに
派遣スタッフからの質問がバックオフィスに確認しないと回答できない場合でも、メールを転送したり電話をしたりせずに管理ができます。
メールディーラーなら、メール1通1通にコメントを残せるので、バックオフィスからコメントで指示を出してもらうことができます。また、メールに担当者を設定することができるので、直接バックオフィスから回答してもらうことも可能になります。
そのようにすることで、情報伝達に誤りがなく派遣スタッフの満足度低下を防げます。
メールディーラーの導入事例
ITエンジニアの派遣を提供している会社「ラクスパートナーズ」では、「メールディーラー」を導入する以前、「頻繁に起きる営業機会の損失」「派遣エンジニアの離職」という2つの課題に悩まされていました。
ラクスパートナーズの営業スタッフは、クライアントや派遣エンジニアなど多方面とやり取りを行うため、メールの整理が煩雑化し、見落としや返信が遅れることが多々ありました。人材派遣業務は、クライアントによっては緊急で人材を派遣してほしいという要望があります。しかし、レスポンスが遅れてしまい、「機会の損失」が発生してしまうこともありました。
また、同社では、派遣エンジニアは営業担当とバックオフィス担当の2名とやり取りすることが多く、営業とバックオフィスの間で連携がうまくとれていなかったことから、それぞれが違った指示をだして派遣スタッフを混乱させてしまうというケースも発生していました。こうした情報の共有不足や派遣スタッフ管理の煩雑化は、派遣スタッフに不信感を抱かせ、満足度低下と離職の発生にもつながっていたといいます。
課題を克服するためにも、優先するべきは「情報共有の徹底」だと考えて導入されたのがメール共有ソフト「メールディーラー」です。全員でメールを共有し、進捗状況が把握できるようになったことで、急を要するメールに気付いた者が担当に知らせる、別担当の者が対応するなどして臨機応変に対応し、営業の機会損失を防止することに成功しました。
また、今までは担当営業1名が行っていた派遣エンジニアとのやり取りも、メールを共有しチーム全体で状況を把握することで、トラブルを未然に防いでいます。社内のチームワークが上がることで派遣エンジニアの満足度向上や離職率の低下にも貢献しているそうです。
メールディーラーでは、無料でお試し利用することもできます。人材派遣会社に合うメールソフトをお探しの方は、ぜひ下記からお申込みください。
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Gmail
「Gmail」はいわずと知れたGoogle社が運営している無料で利用できるWebメールです。Gmailアドレスを取得すれば、インターネット環境がある端末なら、どこからでもどの端末でもメールにアクセスすることができます。サーバの容量が大きく、スマートフォンアプリとの連携も出来るため、初心者の方におすすめのメールソフトです。
Yahoo! メール
「Yahoo! メール」は、検索エンジンをはじめとした多彩なサービスを提供しているヤフー株式会社が開発したメールソフトです。アドレスの取得は「Yahoo!JAPAN」のWebサイトから直接行えるほか、スマートフォン用のアプリからも登録が可能です。
機能面における特徴としては、メールフィルターやアドレスブックなどを無料利用できることや、メールアカウント1つごとに10種類まで無料でアドレスを取得できることが挙げられます。
保存容量は10GBと比較的大きく、スマートフォン向けのアプリも無料でダウンロードできます。手軽にメールソフトを導入したいと考えている方には「Yahoo! メール」がおすすめです。
Outlook
「Microsoft Outlook」は、マイクロソフトが販売している個人情報管理用ソフトです。2017年時点でメールソフト第2位のシェアを持っている製品であり、アドレス帳や業務履歴の記録、メモ帳など、ビジネス向けの機能を一通り備えている製品です。
スマートフォン版のアプリが提供されているほか、カレンダーやオンライン会議ツールといったシステムと連携できます。その他、VBA機能を用いればシステムの使い勝手をさらに向上できるという点も、「Outlook」の強みです。これにより、特定の条件を満たしたメールのみ新着通知を表示したり、メールの誤送信を防ぐシステムを構築したりするといったことが行えます。
初期状態でも扱いやすく、必要に応じてカスタマイズも行えるという点から、ビジネスシーンで用いるメールソフトとしておすすめです。
Thunderbird
「Thunderbird」はインターネットブラウザ「Firefox」を手掛けるMozilla社が提供するメールソフトです。ユーザーインターフェースがFirefoxと似ているため、Firefox利用者にはおすすめのソフトです。
無料のメールソフトでありながらカスタマイズ性に優れ、豊富な拡張機能が提供されています。また、複数のアドレスを同じ画面で管理できる点もメール管理するうえで便利なポイントでしょう。そして、利用ユーザー数が多いので、不明な点は検索して情報を手に入れやすいという点でもおすすめです。
ただし、カスタマイズ性が高い分、使いこなすまでに時間がかかるのでメールソフト初心者には不向きでしょう。そのため、より作業の効率化を図りたい中級～上級者には適したソフトとなります。
メールソフト選びのポイント
ここまで、人材派遣会社に必要なメールソフトの特徴と、おすすめのメールソフトをいくつかご紹介していきました。ここからは、ソフトの選び方と選ぶ前に準備すべき点について、いくつかご説明していきます。
現状の課題を明確化する
1つ目は現状の課題を明確化し、メールソフトに求める機能やどのように活用するかを明確にしておくことです。メールソフトの導入を検討する際に、おさえるべきポイントのひとつが「必要な機能が備わっているかどうか」です。「必要な機能」は、企業が抱える課題や改善したい内容によって大きく変わります。
例えば、返信漏れや二重対応が頻発している場合、メールの対応状況をステータスごとに振り分け、共有管理できる機能が必要です。メール履歴が個人に依存していてメール検索や引き継ぎに手間取っているのであれば、対応履歴を簡単に確認できる機能や、送信メールを共有できるソフトを選びましょう。営業とバックオフィスの連携がうまく取れずお悩みなら、コメントを付けられる機能やチャット機能を搭載したソフトを選ぶことでスピーディーかつタイムリーな連携を図ることができます。
また、近年はコンプライアンス意識の高まりから、メールアーカイブやメール監査機能、誤送信防止機能など、オプションで選択できる機能も豊富になっています。このように、業務に必要な機能は企業によりさまざまです。まずは、最も重要な課題を洗い出し、それに準ずる必要な機能、その次にあると便利な機能といった優先順位を設定しましょう。
目標を定める
現状の課題を明確にしたら、メールソフト導入後の目標を設定しましょう。導入によって達成したい目標を定めることで、メールソフト導入後の効果測定ができます。
また、将来的な自社の成長性や方向性も把握しておきましょう。例えば、顧客や派遣スタッフがどのくらいの割合で増えていくのか、事業がどの程度の規模になるのかをあらかじめ予測しておくことが重要です。なぜなら、現在は安価に利用できたとしても、将来的に事業が拡大した場合に利用人数が増えて莫大なコストがかかってしまうといった可能性もあるためです。このような観点を踏まえ、料金体系や契約期間を充分に比較しておきましょう。
操作性の高いソフトを選ぶ
自社の課題を明確化して目標を定めたら、次に注目するのはメールソフトのUI（ユーザーインターフェース）です。スタッフにとって、業務時間内に何度も使用するメールソフトの操作性は、業務の生産性を大きく左右する要素のひとつです。操作がしにくければソフトを最大限に活用することができません。そのため、画面が見やすく、直感的に操作できるインターフェイスのメールソフトを選ぶことをおすすめします。
無料トライアルを利用する
基本性能や操作性を確認するためにも、各メールソフトが提供している無料トライアルを利用してください。
無料トライアルではスレッド式、個別式などメールの表示方式やメールの表示数、サムネイルの有無など基本操作を確認したら、オプション機能や拡張性、他アプリケーションソフトとの連携もチェックしておきましょう。
導入するかどうかの最終的な判断は実務担当者を入れて検討し、率直な意見を集めると導入後にメールソフトが定着しないといった事態を避けることができます。
サポート体制を確認する
機能や操作性を確認したら、サポート体制も確認しておきましょう。サポート体制が整っていないと、ソフトの機能が優れていても使いこなせず定着しない恐れがあります。特にメール管理ソフト初心者は、設定に手間取る可能性が高いです。設定をスムーズに行うためにも、導入から運用まで一貫して支援してくれるソフトがおすすめです。
他システムと連携できるか確認する
メールソフトの種類によっては、SNSやWebブラウザなど、他のシステムと連携できる場合があります。メールソフトとシステムを連携することで、問い合わせ対応や社内連絡などの業務の効率化が可能です。
例えば、受注・在庫管理システムと連携することで顧客の注文履歴が容易に確認できたりします。システムと連携して問い合わせ対応を効率的に実施することは、業務品質の改善による顧客満足度の向上につながります。業務品質を改善することは、人材派遣会社であれば派遣スタッフと長期的に良好な関係を築いていくうえで欠かすことができません。
したがって、導入を検討しているメールソフトが自社運用のシステムと連携できるかどうかは、優先的に確認しておくようにしましょう。
導入実績を確認する
自社にとって最適なメールソフトを選ぶには、各企業への導入実績が豊富なものを選ぶことをおすすめします。導入実績はソフト提供元のWebサイトをチェックするか、資料請求を行うことで確認できます。
高いシェアを持つメールソフトは、企業の規模・業種を問わず導入実績が豊富な傾向があり、人材派遣会社への導入実績がある可能性も高いでしょう。特に、同業他社へのメールソフト導入実績は、自社に導入する際の流れや運用方法を考えるうえで役立つ情報になります。
導入目的が自社と近い事例であるほど有力な情報となるので、できれば複数のメールソフトを見比べてから、導入するソフトを決定しましょう。
まとめ
メールソフトは、人材派遣業務の中でも利用頻度の高いツールです。自社が抱える課題や目標に沿ったメールソフトを選ぶことで、より便利で快適にコミュニケーションが行えて、結果的に業務効率もアップするはずです。
メールソフトを選ぶ際は、機能の豊富さだけでなく、使いやすいインターフェイスや安心のサポート体制、業務の成長性や費用など多角的な観点から検討してみてください。本格的にメールソフトの利用を始める方や、現状のメールソフトが合わず別ソフトを探している方は、ぜひ今回の記事を参考にして適したメールソフトを選んでみてください。
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