【徹底比較】おすすめのナレッジ共有ツール19選！導入メリットから簡単な始め方まで
2024/08/09
従業員の持つ知識やスキル・ノウハウなどの情報を集約し、共有・管理するツールを「ナレッジ共有ツール」といいます。蓄積されたナレッジを活用することで、組織の強化や業務効率の改善、生産性向上といったさまざまな効果が期待できます。
この記事では、ナレッジ共有ツールを導入するメリットから、搭載機能、具体的なサービスまで詳しくご紹介します。
ナレッジ共有ツールとは
ナレッジ共有ツールとは、社内に溜まっている知識やノウハウ、情報を共有・管理するためのシステムのことです。
ノウハウや情報を共有・管理する機能以外に、文書の管理や情報検索、タスク管理、チームコミュニケーションなど、さまざまな機能を提供しています。
こうしたツールを活用してナレッジ共有を行うことで、個々のメンバーが持つノウハウやスキル、経験などが蓄積できるので、社内スキルの平準化や生産性の向上などが期待できます。
ナレッジ共有ツールのメリット
「ナレッジ共有ツール」は、従業員が習得した知識・技術・ノウハウを社内で共有管理するためのツールです。ExcelやWordによるマニュアル作成はナレッジの共有手法として一般的ですが、共有管理が難しく、データを蓄積するとファイルが重たくなり、作業効率の悪化やデータ破損のリスクが高まり、長期的なナレッジ共有には不適当です。
近年ではICTを活用したナレッジ共有に特化したツールが数多くリリースされており、効率的にナレッジを共有管理できるだけでなく、長期的なデータ蓄積に耐えうる容量を完備しています。
ここからは、ナレッジ共有ツールの主な機能とそのメリットについて詳しくご紹介します。
リアルタイムで更新される
ExcelやWordはファイル共有設定を行うことで、複数名で同時に編集作業が可能になります。しかし、各自が使いやすいようにローカルに保存してしまうため、更新が反映されず最新のナレッジを共有できないトラブルが多く発生しています。
クラウド型のナレッジ共有ツールでは、全員の環境でリアルタイムに更新されます。端末を問わずアクセスすることができるので、訪問先やテレワークでも徹底したナレッジ共有が可能です。
検索性に優れる
ナレッジ共有ツールは検索機能が優れているものが多く、必要な情報へスムーズにアクセスできます。ファイル名だけでなく、本文内のキーワードや添付ファイルの内容まで検索できるツールもあります。
ノウハウの蓄積が可能
ナレッジ共有ツールを導入することで、社内のノウハウを体系的に蓄積することが可能です。
例えば、プロジェクトの成功事例や失敗事例、技術的な解決方法やベストプラクティスなど、個々のメンバーが持つ知識を共有・蓄積することができます。これにより、誰でも必要な情報やノウハウを確認することができるので、業務レベルの均一化に貢献します。また、蓄積したノウハウは会社の資産となり、競争力の向上にもつながります。
スキルを平準化できる
社内に溜まっているノウハウやナレッジを共有・管理することで、ナレッジの属人化を防止し、業務スキルの平準化を促進します。
例えば、メンバーが退職や長期休暇で不在になった場合でも、知識が共有されているため、他のメンバーがスムーズに業務を引き継ぐことができます。これにより業務の停滞を防ぎ、組織全体のパフォーマンスを維持することが可能です。
業務改善・効率化につながる
ナレッジ共有は、業務改善・業務効率化にもつながります。
例えば、問い合わせ対応のよくあるQAをまとめたり、資料作成のガイドラインを整備することで、誰が対応しても一定の質を担保できるようになります。また、ナレッジ共有ツールには高度な検索機能が搭載されていることが多く、必要な情報や過去のデータを迅速に探し出すことができます。これにより、情報やデータを探すというムダな時間を費やすことなく、重要なタスクに集中できる環境を構築できます。
ナレッジ共有ツール19選を徹底比較！
ここからは、19のナレッジ共有ツールの機能と特徴を詳しくご紹介します。
esa
esa.ioは「情報を育てる」という視点で作られた情報共有サービスです。特徴的なMarkdown方法での入力は見慣れないかもしれませんが、入力補助機能を活用することによって、後々検索しやすい文章を簡単に作成することができます。
また、すぐに情報共有したい情報に関しては「WIP（書き途中）」として不完全なバージョンでも公開することができます。
NotePM
NotePMは、業務マニュアル・ノウハウ・議事録などの情報を、クラウド上で管理できるツールです。
全文検索機能の他、階層化によるフォルダ管理、オンライン上で簡単に文章を作成できるテキストエディタ、高機能な文章テンプレート、自動更新に対応したバージョン管理、そして参照専用・ゲスト権限・グループといった柔軟なアクセス権限の付与など、ナレッジ共有を推進するさまざまな機能を備えています。
Confluence
Confluenceはミーティング議事録からプロジェクト計画書、製品要件書まであらゆるコンテンツを作成できるサービスです。
ワークスペースではチーム同士が情報共有と共同作業を行うことが可能で、データ共有とコミュニケーションを効率化することができます。
また、SNS機能ではチーム間の発言を促し、ナレッジ共有へのハードルを下げられます。テキストの共有のみならず、画像や動画などの添付も可能です。各クラウドストレージプラットフォームと連携を実現しているため、共有したナレッジを一元管理するのに最適でしょう。
Teachme Biz
Teachme Bizは、ナレッジ情報の作成・共有・管理を簡単かつシンプルに実現できるツールです。
Teachme Bizの特徴である「多彩なトレーニング機能」は、業務マニュアルを学習教材として活用できます。
受講の進捗を可視化してリアルタイムで確認できるため、ばらつきを無くして教育の標準化も可能です。その他にも、多人数・多拠点へのオペレーション変更の連絡も、タスク配信機能を活用することで漏れなく伝達できます。
また、ユーザーごとに権限設定ができるので、セキュリティに優れている点も魅力です。
Kibela
Kibelaは、社内のコミュニケーションを活発化し、個人の発信を組織の力にするツールです。
誰でも簡単に利用できるよう、洗練されたUIが採用されていて、Webサイトを利用する感覚でナレッジ共有ができます。また利用者の相互コミュニケーションを活発化させる仕組みが導入されている点も特徴的です。部署ごとに情報へのアクセス権限を設定することも可能で、セキュリティ管理も充実しています。
Qast
Qastは、組織に埋もれる個人の知識や経験を引き出し、企業のナレッジマネジメントを成功に導くクラウドサービスです。
画面の見やすさや操作性に優れており、誰でも簡単に使いこなすことができます。また、Qastには質問と回答の履歴を残す機能があり、過去のQ&Aを参照することで迅速に問題解決が可能です。さらに、タグ機能やフォルダ機能を用いてナレッジを整理することができ、多岐にわたる情報を効率よく管理できます。
Notion
Notionは、マルチ機能を兼ね備えたナレッジ共有ツールであり、ドキュメント作成、タスク管理、データベース機能などを一つのプラットフォームで提供します。柔軟性とカスタマイズ性が強みで、チームのワークフローや必要な情報を自由に組み合わせて管理できます。
テンプレート機能も充実しており、会議ノート、プロジェクトプラン、業務手順書など、さまざまな用途に応じたテンプレートをすぐに利用できます。
flouu
flouuは、社内に散在した情報を集約し、効果的なナレッジマネジメントを実現するクラウド情報共有ツールです。
シンプルなデザインで誰でも簡単に利用でき、記事投稿やタスク管理、カレンダー連携など、業務に必要なあらゆる機能を提供します。また、リアルタイムでファイルの同時編集ができるだけでなく、コメント機能もあるので、メンバー間のコミュニケーションを円滑に保つことができます。これにより、情報の共有と業務の効率化を実現します。
Helpfeel Cosense
Helpfeel Cosenseは、メモ帳のような手軽な書き心地と充実した分析レポートにより、組織にドキュメント文化を定着させナレッジの共有を促すことができるツールです。検索性に優れており、10万ページ以上の膨大なドキュメント量であっても、誰でも簡単に必要な情報をすぐに見つけることができます。また、ナレッジ作成に関する行動分析レポート機能を提供しており、ナレッジ共有することへのモチベーションを向上させ、ナレッジ共有を組織文化として定着させることが可能です。
Zendesk
Zendeskは、さまざまなチャネルでの問い合わせを効率的に管理・共有し、顧客満足度の向上に貢献するカスタマーサポートツールです。
カスタマーサポート業務の効率化や成果向上に寄与するさまざまな機能を提供しています。FAQ機能も提供しているので、社内のノウハウやナレッジをまとめて、ナレッジ共有の手段として利用することも可能です。
Freshdesk
Freshdeskは、国内外で活用されているヘルプデスクツールです。
チケットシステムを導入しており、顧客からの問い合わせを効率的に管理し、担当者間でのスムーズな情報共有を実現します。また、FAQやナレッジベースの作成も簡単に行えるので、よくある問い合わせへの対応をマニュアル化しておくなど、ナレッジ共有ツールとしても利用できます。
Qiita Team
Qiita Teamは、誰でも簡単に読みやすい記事を書くことができる社内向け情報共有サービスです。情報共有に必要な機能に絞ったシンプルなサービスなので、誰でも簡単に利用でき、社内のナレッジ共有を促進します。投稿した記事に対するコメント機能や評価機能も備えており、チームのエンゲージメントを高めることも可能です。
Docbase
Docbaseは、誰でも簡単に作成、編集、共有できて、ファイルサーバーや社内wikiの代わりとなるナレッジ管理ツールです。
マークダウンとリッチテキストどちらも利用できるエディタを提供しており、誰でも簡単にドキュメントを作成することができます。また、ドキュメントの作成は複数人で同時編集が可能なので、マニュアル作成だけでなく議事録の作成などにも活用できます。
shouin+
shouin+は、ドキュメントだけでなく動画などのコンテンツも社内で共有ができるクラウド型e-learningサービスです。
教育機関や企業の研修プログラムとしての利用にも最適で、教材の作成や学習進捗の管理など、教育に必要な機能が豊富に揃っています。メンバーの学習履歴を一元管理し、進捗状況を可視化することで、効果的な学習支援を行うことができます。これにより、組織内の知識レベルを全体的に向上させることができます。
Lark
Larkは、多様な機能を提供しているコミュニケーションツールです。チャット機能やビデオ会議機能、カレンダー機能に加えて、ドキュメントの共同編集機能も提供しており、メンバー同士でリアルタイムに情報を共有できます。また、タスク管理やプロジェクト管理といった管理機能も豊富で、メンバーの稼働状況やプロジェクトの進捗管理にも活用できます。
kintone
kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
カスタマイズ性が高く、業務に応じたアプリケーションをドラッグ＆ドロップで簡単に作成することができます。データベース機能を中心に、タスク管理やプロジェクト管理、ドキュメント共有など、さまざまな業務に対応できます。また、他のシステムとの連携機能も充実しており、情報の一元管理と業務の効率化を実現します。
Mazrica Sales
Mazrica Salesは、営業に関わるあらゆる情報を一元管理し、蓄積された情報を有効活用するための営業支援システムです。
顧客情報や商談の進捗状況をリアルタイムで共有できるため、チーム全体での情報共有が容易になります。また、SensesにはAIを活用した分析機能があり、営業活動の改善ポイントや成功パターンを提供してくれます。これにより、営業チーム全体のパフォーマンスを向上させ、効率的な営業活動が実現できます。
Google Workspace
Google Workspaceは、Googleが提供するワークスペースです。Googleドライブを活用したファイルの保存・共有、Googleドキュメントやスプレッドシートを利用した記録・共有が可能なので、ナレッジ共有ツールとしても活用できます。また、高度な検索機能も備えており、必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能です。
Microsoft 365
Microsoft365は、Microsoftが提供するサブスクリプションサービスです。Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなど、ビジネスに欠かせないアプリケーションを活用できます。特にMicrosoftTeamsは、チャット機能やビデオ会議機能、ファイルの共同編集機能を一体化しており、チーム全体でのナレッジ共有やコミュニケーションを劇的に改善します。また、各アプリケーション間の連携がスムーズで、データの一元管理や業務プロセスの効率化を実現します。
ナレッジ共有ツールの選び方
ナレッジ共有ツールにはさまざまな種類があります。自社にとって最適なサービスを選ぶためのポイントについて解説します。
必要な機能が揃っているか
まず確認すべきは「必要な機能が揃っているかどうか」です。
ナレッジ共有ツールといっても、情報共有機能だけでなく、タスク管理機能、検索機能、アクセス権限管理機能などさまざまな機能があります。またツールによって、情報共有だけでなくタスク管理が得意なものや、コミュニケーションの円滑にしてくれるサービスなど特徴もさまざまです。自社の特性に合った機能を持つツールを選ぶことで、効果的に業務を改善できます。
どのような情報・データを共有できるのか
「どのような情報・データを共有できるのか」を確認することも重要です。例えば、文書、表計算ファイル、画像、動画など、扱うデータ形式は多岐にわたります。また、セキュリティの観点からも、機密情報や個人情報の取り扱いが適切に行えるかを確認する必要があります。さらに、他の業務ツール（メール、カレンダー、チャットツールなど）との連携がスムーズに行えるかどうかも確認することで、情報共有だけでなく、業務効率も最大限に高めることができます。
使いやすいツールかどうか
ツールを導入しても、使いやすくなければ、有効活用されず導入失敗といった状況になる可能性があります。そのため、「使いやすいか」は非常に重要なポイントです。
ユーザインターフェースが直感的で操作が簡単であること、そして導入後の研修が少なく済むことが求められます。また、モバイル対応しているかどうかもチェックしておきたいポイントです。使いやすさは、日々の業務の効率化や従業員の満足度にも大きく影響しますので、気になったツールは無料トライアルなどで使いやすさを確かめるのもおすすめです。
メールの共有管理でナレッジ共有
顧客と交わした過去のメール対応履歴やベテラン従業員が作成したメール文面などは、企業にとって重要なナレッジです。ここからはメールの共有管理がナレッジ共有に与える重要な影響と、メール共有管理をサポートするツールについてご紹介します。
メールに含まれるナレッジ
メールは単なる連絡ツールではなく、様々なナレッジを含んでいます。メール対応の履歴を共有管理することで、顧客対応事例や顧客情報、メールの書き方やマナーなど顧客対応に関する様々なナレッジを共有することができます。
- 顧客対応事例としてノウハウを蓄積できる。
- 新人が先輩社員の送信メールを見て、メールマナーを自己学習できる。
- 担当外の顧客でも状況把握ができるため、担当者不在時の代理応答がスムーズになる。
- 異動や退職時による引継ぎが楽になる。
- 対応進捗管理により返信漏れや遅れが無くなる。
- 企業全体に届くメールを分析することで、マーケティングや営業に生かせる。
メール共有ツール「メールディーラー」
株式会社ラクスの提供するメールディーラーは、クラウド型のメール共有ツールです。クラウド上に置かれた受信トレイを担当者全員で共有してメール対応を行うので、常にリアルタイムな情報共有が可能です。
社内FAQ機能
メールディーラーの「社内FAQ機能」では、メール対応業務で発生する問題とその対応方法をナレッジとして蓄積できます。 別システムでFAQを管理する必要なく、メールディーラー上で完結するので作業効率が改善するでしょう。
対応履歴機能
「対応履歴機能」では、メール画面で送信元のメールアドレスをクリックすると、送信者との過去のやりとりが一覧表示されます。受信メール・送信メール・電話応対メモ・チャットなどすべての対応履歴が時系列で一覧表示されるので、顧客対応の事例として簡単に参照することが出来ます。
さらに、お客様がパソコンとスマートフォン等、異なるメールアドレスから問い合わせを行った場合や、やりとりの途中でメールアドレスが変更になった場合でも、紐づけて管理することができます。
まとめ
ナレッジの共有管理はそれ自体が目的ではなく、業務を効率化したり組織力を向上させたりすることが目的です。マニュアルの作成はもちろん重要ですが、時間と労力をかけ過ぎてしまっては本末転倒です。そこで、「メール」を共有することで、顧客対応に関するナレッジを簡単に共有することができます。
ご紹介した「メールディーラー」ではメール業務に役立つ機能はもちろん、社内Q&A機能など、日々のメール業務で蓄積されたナレッジを有効活用することができます。
ナレッジ共有の第一歩としてメールの共有管理を始めてみてはいかがでしょうか。
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