2019/11/20
プライベートでも仕事でも使うことも多いメールソフトですが、実はさまざまな種類があります。単にメールの送受信を行うソフトウェアと思っている人も多いですが、種類によって機能に違いがあります。本記事ではメールソフトの基礎知識から選び方などをご紹介します。
メールソフトとは？
メールソフトとは、電子メールを扱うソフトウェアです。「メーラー」とも呼ばれます。
自分宛てのメールを「受信箱」にて受信し、メールの確認や保存、管理などが行えます。また、新しいメールを作成して送信することも可能です。
ひとつのメールソフトで複数のアカウントの管理も可能です。
メールソフトの主な機能
基本的なメールソフトの機能には以下のようなものがあります。
・メールの受信と送信
・受信メールの転送
・アドレス帳の管理
またメールソフトによってスケジュール管理機能、仕分け機能、迷惑メールをフォルダに自動で仕分けるなどの機能がついているものもあります。
メールソフトには2つのタイプがある
メールソフトは大きく分けて2つあります。それが「Webメール」と「メールクライアント」です。それぞれの特徴についてご紹介します。
Webメール
ブラウザ上で使えるメールソフトのことを「Webメール」といいます。ブラウザ上で利用するため、新たにソフトをインストールする必要はありません。インターネットに接続できれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、どの端末からでもメールを見たり、送信したりできます。
Webメールのメリット・デメリット
Webメールのメリット
インターネットに接続できる環境であれば、パソコンやスマートフォンでメールの確認や送信ができます。面倒な設定もなく、すぐに使用可能です。
またWebメールはサーバー上にデータを保存します。そのため、インターネットに接続していれば、どの端末でもメール機能を利用できます。
Webメールのデメリット
端末にデータが保存されていないのはデメリットにもなります。
まず、インターネットに接続できない環境では、メールを確認することができません。
また、Webメールのサーバーには上限の容量が設定されており、容量が一杯になったら古いメールから消去されてしまいます。プランを変更して容量を増やすか、大事なメールはしっかりと保護しておかなければなりません。
メールクライアント
メールクライアントは、端末にインストールして使用します。そのため、メールクライアントをインストールした端末でしか利用できません。
一方、受信したメールはオフラインでも見られます。
メールクライアントのメリット・デメリット
メールクライアントのメリット
一度設定を行えば、Webメールにアクセスする時のような「毎回のユーザーIDやパスワードの入力」は必要ありません。
端末上にメールを保存できるので、一度受信していればオフライン環境でもメールの確認や作成が可能です。ただしメールの送信や受信をするときにはインターネットへの接続が必要です。
メールクライアントのデメリット
メールクライアントは、インストールし設定を済ませた端末でのみメールの閲覧や送信ができます。そのため例えば、仕事のメールを外出先で確認したいと思っても、設定済みの端末がなければ見ることはできません。
また、メールクライアントの場合でも、端末に直接メールが届くのではなく、メールサーバーを介してメールをやりとりします。メールクライアントを使ってメールサーバー上のメールを受信することで、端末に保存されます。
このため、メールサーバーの容量には注意が必要です。メールサーバー上の容量がなくなると、古いメールから自動的に削除されてしまいます。
また、端末に保存されたメールは、件数が増えていくと端末のストレージ容量を圧迫します。そのため、端末の容量に余裕がない場合は、メールの整理を行う必要があります。
メールソフトを選ぶポイント
ではメールソフトはどのように選べばいいのでしょうか。選ぶ際のポイントをご紹介します。
Webメールか、メールクライアントか
メールの送受信機能においては、初期設定の方法に違いはありますが、どちらを利用しても日々のメールのやりとりにおける大きな違いはありません。
一方、それ以外の部分では留意しておくべき違いがありますので、詳しくご紹介します。
メールの保存容量
各メールソフトの紹介でも触れましたが、メールの保存容量についてはどちらも注意が必要となります。ただし注意する内容が異なります。
Webメールの場合
Webメールはメールをサーバーに保存します。そのためメールの保存容量はサーバーが保存できる容量に依存します。Webメールの場合、容量はサービスによってあらかじめ決まっています。
Webメールは、メールの送受信を行うとサーバーにデータが保存されます。そのため容量の上限に達すると一時的にメールを溜めることができなくなります。このような事態を防ぐため、定期的に不要なメールを削除しておくなどの対処が必要です。
メールクライアント
メールクライアントの場合も、メールサーバーにデータが保存されるため、メールサーバーの容量を圧迫しないように気をつける必要があります。
ただ、メールクライアントの場合は、端末上にメールを保存することが可能です。端末上に保存したメールをメールサーバーからは削除することで、メールサーバーの容量を圧迫しないように設定することが可能です。
しかし、端末の容量が少なければそれだけ保存できるメールも減ってしまいますので、その点は要注意です。
独自ドメインの利用
独自ドメインとは、「＠」の後に「●●●.com」などの独自の文字列が入っているメールアドレスのことです。Webメールとメールクライアントどちらでも利用できます。
ビジネスで利用する場合は、独自ドメインのメールアドレスを利用している方が、信頼感が高まるでしょう。
メールクライアントは、最初から独自ドメインの機能がついているものが多いですが、Webメールの中でも無料で利用できるものについては、独自ドメイン機能がついていないものもあります。
そのためWebメールの機能を使いつつ独自ドメインを使用したい場合は、レンタルサーバーを利用するか、有料のサービスを契約する必要があります。
料金
多くのWebメールやメールクライアントで、基本的な機能は無料で利用可能です。利用する際にはユーザーIDやパスワードを設定します。ただし、レンタルサーバーなどを利用する場合は、サーバーのレンタル料金が発生します。
無料でも十分に利用できますが、有料にするとビジネスで役立つさまざまな機能が使えます。たとえば、メルマガなど多数の人に同じメールを配信する「一斉送信機能」や、HTMLの知識がなくても簡単に画像やなどを編集できる「リッチテキスト編集」などがあります。
また、有料になるとセキュリティ面にも違いがあります。有料のメールソフトは基本的にメールを暗号化して送受信するので、高いセキュリティを誇ります。
メール対応を効率化できる機能
メールの自動仕分けや一斉送信、定型文など、メール対応・管理の業務を効率化できる機能が搭載されているメールソフトは、ビジネス向けとして優れたメールソフトであるといえます。
新着メールの確認や返信作業など、手作業では時間のかかりやすい業務内容であるほど、メールソフトを導入することで業務効率を上げられる見込みは大きいです。メール対応を効率化することで、従業員に掛かる負担軽減や会社の売上増加といったメリットを得やすくなります。
たとえば、「メールディーラー」では、メールの自動振り分けや新着通知機能など、メール対応の効率化に役立つ機能を多数搭載していることが特徴です。メールの自動振り分け機能では、発信者のアドレスや特定のテキストなどを事前に指定することで、着信したメールを自動で振り分けられます。新しいメールや担当者を決めてあるメールが着信した際には通知が表示されるので、見落としによる対応ミスを防ぎやすいという点もメリットのひとつです。
一定の期間や数量を過ぎたメールは自動的に削除するように設定できるので、メールの整理整頓を手動で行う手間を省けます。従業員は新着メールの確認や返信対応に集中しやすくなり、メール対応の速度や品質が向上する効果が見込めます。
ビジネスシーンで必須！備えておきたい機能
個人での利用ならメールの送受信などでも十分なことが多いですが、ビジネスシーンではトラブルを防ぐためにも、さらに一歩踏み込んだ機能を備えておきたいものです。
そこでここでは、ビジネスシーンでの活用に特化したメール共有・管理システムである「メールディーラー」の機能をもとに、ビジネスで備えておきたい機能についてご紹介します。
複数アカウントの利用
複数のアカウントを利用できることは、個人利用でも法人利用でもメリットがあります。
個人の場合は、自らが持つ複数のメールアドレスでのメールの送受信を、ひとつのツールで一元管理することができます。
法人の場合でも、例えば、問い合わせ用のメールアドレスや、顧客対応用のメールアドレスなど、個人のアドレス宛ではなく企業の代表メールアドレスに届いたものについても受信するように設定が可能です。
また、メール共有・管理システム「メールディーラー」なら、前述のような社内の共有メールアドレスに届いたメールの対応状況が共有されるため、対応漏れや重複対応といった問題を防ぐことができます。
単に複数アカウントを利用できるだけでなく、業務の効率化にもつながるツールを選ぶことが重要です。
迷惑メール対策・ウイルススキャン機能
日々多くのメールが送られてくるビジネスシーンでは、迷惑メールやウイルス付きのメールが送られてくることもあります。うっかり開いてしまえば、自分だけでなく社内の人に迷惑をかける可能性があるため、注意が必要です。
ウイルス付きのメールやスパムメールを自動で振り分ける機能があれば、手間を掛けずに悪意のあるメールを排除することが可能になります。
また、添付ファイルに危険なファイルが含まれていないか、チェックする機能も重要です。
ビジネスシーンでの利用においては、これらのウイルス、迷惑メール対策機能の導入は必須といえます。
セキュリティ対策
ビジネス上のメールを扱う点で気になるのは、不正アクセスに対する備えなどといった、セキュリティ対策です。無料で使えるメールソフトでも基本的なセキュリティ対策はされています。しかし、やはり有料のメールソフトの方がより強固なセキュリティ対策が施されています。
各ツールによって対策内容は様々ですが、例えば「メールディーラー」では、アクセスをSSL経由で行っており、データの漏洩を防いでいます。また、定期的に脆弱性診断を行っていたり、毎日データがバックアップされるなどといった、トラブルへの備えも万全です。
申請・承認機能
メール対応の業務を行う上で、誤送信や重複返信等のミスは極力防ぐ必要があります。メール対応におけるミスを防ぐ方法として「メールディーラー」の申請・承認機能を活用することが挙げられます。申請・承認機能とは、メールを送信する際に作成者とは別の従業員による承認が必要になる機能です。複数人でメールチェックを行うシステムを導入することで、宛先や添付ファイルなどを間違えた状態でメールを送信するリスクを低減できます。新入社員の教育目的としても申請・承認機能は使用できるシステムであり、社員教育と業務品質の底上げを並行して行えるというメリットがあります。
社員教育に十分な時間を確保できない場合でも、申請・承認機能を活用することで、メールの誤送信や書き方に関するミスなどを把握しやすくなります。コメント機能やテンプレートなどの機能を併用すると、社員教育をスムーズに行えることが、申請・承認機能を用いる主なメリットです。
単独でメール対応を行う場合と比べて、申請・承認機能を活用して複数人でメール対応を行うことで、業務の質や対応速度、会社のセキュリティ水準が向上するなどのメリットが得られるでしょう。
対応履歴の確認機能
仕事で過去のメールを探す必要が生じた際に、手作業で画面をスクロールしていると検索に時間がかかりやすくなります。また複数人で分担してメール対応を行う会社では業務の属人化が起こりやすく、他の人が対応した内容は把握していないという場合が多いです。
「メールディーラー」では、メールのFromアドレスをクリックするだけで、メール送受信履歴を一括表示できます。返信状況も併せて確認できるので、担当者の引継ぎをスムーズに行えることが特徴です。1人の顧客がPCやスマホなど複数のアドレスを使用している場合でも、「メールディーラー」では顧客の名義に複数のアドレスを紐づけて管理できます。メールの検索にかかる時間を大きく省ける機能なので、業務効率の向上を図りやすくなります。クリック1回で顧客ごとの対応履歴を確認できるので、メール管理業務を効率化する方法として「メールディーラー」を導入することは有効な方法だといえます。
仕事の効率アップ！メールソフトの便利な機能
仕事上、メールの対応が欠かせないという方は多いです。しかし、メール対応に多くの時間を割いてしまっていては、肝心の仕事がなかなか進みません。
そこで仕事の効率をアップさせるメールソフトの便利な機能についてご紹介します。
メールの振り分け機能
メールの振り分け機能を利用することで、日々届くたくさんのメールを分類し、メールの確認を効率化できます。
ビジネスシーンではさまざまな種類のメールが送られてくるので、事前に振り分けルールを設定しておくことが重要です。たとえばメールマガジンなどの対応が必要のないメールと、顧客から届いた対応が必要なメールとを振り分けるなど、個々の使い方に合わせて便利に活用することができます。
チームでのメール共有
ビジネスメールでは顧客対応も大切ですが、対応漏れや重複対応なども起こりえます。また誰がメールを返信する予定なのかといった状況把握も必要です。それらに対応するのがチーム内でのメール共有機能です。誰がどのメールに対応したか分かるので、業務が効率化できます。
これまでに挙げた機能は多くのメールソフトでも利用が可能ですが、メール共有機能を備えているメールソフトは限られます。
「メールディーラー」は、このメール共有機能をはじめとした顧客対応に特化した機能がついているのが特徴です。「ステータス管理機能」では対応状況に振り分けてメールを管理できます。受信メールが対応順に「新着」「返信処理中」「対応完了」の3つに自動的に移動するので、リアルタイムに誰が管理しているのか共有できます。
また対応中のメールは他の人が編集できないようにロックがかかるので、重複対応が起きることはありません。
さらにワンクリックでメールを検索でき、過去の対応履歴を簡単に確認できます。そのため担当者以外でも過去のやり取りが分かります。メール一通一通に申し送り用のコメントをつけることも可能なので、連絡のやり取りの時間を短縮できます。
メールディーラーの導入がおすすめの仕事
「メールディーラー」はさまざまな業種で導入されている実績を持つメール共有ツールです。会社内における情報共有をスムーズに行うことを主な目的としており、メールを主な連絡手段にすることが多い業種におすすめのツールとなっています。
では、「メールディーラー」の導入をおすすめできる業種と、具体的な活用方法について紹介します。
カスタマーサポート
カスタマーサポートは、メールで顧客対応を行うことも多く「メールディーラー」の導入がおすすめです。
例えば、「メールディーラー」では複数のアカウントをまとめて共有管理できるので、複数人で問い合わせ対応を実施している会社でも引継ぎをスムーズに行えることが特徴です。メールのダブルチェックが行える申請・承認機能や、テンプレートの共有機能などを活用することで、社内の業務水準を底上げできるという点も複数の会社から高く評価されています。
カスタマーサポートの対応速度、精度が向上することは顧客から見てもプラス要素です。また「メールディーラー」は扱いやすさを重視しており、他ツールからの移行をスムーズに行いやすいメール共有ツールになっています。実際に「メールディーラー」を導入しているカスタマーサポート業者は増えており、メールの自動振り分けやコメント機能などが活用されています。
営業
営業職では誰がどのメールを管理しているか分かりづらく、対応ミスが発生しやすい傾向があります。
「メールディーラー」はクラウドサーバーでメールを管理しているので、PCと通信環境が揃っていれば、屋内外を問わずメールチェックを実施できるようになっています。複数の事業拠点を展開していたり、頻繁に外出したりする場合にも「メールディーラー」はおすすめできるツールです。
「メールディーラー」では発信者のアドレスごとに対応履歴を確認できるようになっているので、メールの検索にかかる時間を短縮できることが特徴です。返信対応中のメールは他アカウントから開けないように排他ロックがかかるので、複数人でメール対応を実施する際に重複返信を起こすリスクを防げます。
実際に「メールディーラー」を導入している会社では、メールの自動振り分けやコメント機能、テンプレート機能などを活用することで業務効率の向上を実現しています。問い合わせ先を代表アドレスに統一して、発信者のアドレスや件名などでメールを複数のフォルダへ自動振り分けすることで業務効率を向上させた事例もあるようです。
まとめ
メールソフトには2種類あり、それぞれメリットとデメリットがあります。
送受信だけならどのメールソフトを使ってもあまり差はありませんが、ビジネスで使うとなるともっと機能を充実させたい方も多いのではないでしょうか。
メールディーラーなどの有料のメールソフトを使えば、セキュリティ強化やチーム内でのメール共有などさまざまな機能を使えます。
もっと業務を効率化させたいと考えているなら、導入を考えてみてはいかがでしょうか。
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