2021/03/25
皆さん、メーラーはどのようにして決めていますか。
ビジネスシーンで利用されるメーラーはある程度絞られますが、各メーラーによって機能や操作性が異なります。従って、自社の業務に適したメーラーを選択する必要があります。
今回はメーラーの基礎知識とおすすめのメーラーやその特徴、導入事例などをご紹介します。
メーラーの基礎知識
メーラーとは、そもそもどういう役割を果たすものなのでしょうか。ここではメーラーの概要を解説します。
メーラーとは？
メーラーは「メールソフト」と「Webメール」に分けられます。「メールソフト」は端末にソフトウェアをインストールし、その端末のサーバーを使って送受信を行います。インストールしていない端末では利用できないため、外出先でメール対応をするにはその端末を持ち歩く必要があります。メールは端末に保存されるため、受信済みのメールはインターネット環境がなくても確認できます。
一方「Webメール」は、クラウド上のサーバーを利用するので、インターネットが接続できる環境であれば、作業する端末は問いません。ただし、インターネット接続ができない場合は、過去に受信したメールであっても確認することはできません。
メーラーのおすすめランキングベスト3！
ここでは、おすすめのメーラーをランキング形式で3つご紹介します。
ランキング3位：outlook.com
outlook.comは、Microsoftが提供するメールサービスで、Webメール版Outlookです。Hotmailの後継ソフトで2013年に提供が開始されました。利用者は旧Hotmailのユーザーが引き続き使っている他にも、Windowsのログインアカウントを取得するのに必要なため利用している方がいます。ビジネスシーンで一般的に使われているOutlookと良く似ているので、操作しやすいという特徴があります。
また、もう1つの特徴としてOffice製品との連携が可能です。さらに、メール保存容量も無料版で15GB、有料版は無制限となっているのも支持を受けている要因の1つです。
ランキング2位：Gmail
「Gmail」は、アメリカのGoogle社が提供しているものです。Googleアカウントがあればすぐに利用可能で、Googleが提供している他サービスとも連携可能です。
メールアカウントは最大5つまで追加可能で、ビジネスからプライベートのメールを一括管理できます。
また、迷惑メールが送られてきた際には自動的に迷惑メールボックスに移動され、30日を過ぎると自動的に削除してくれる機能が搭載されています。
ランキング1位：メールディーラー
株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」は複数人で分担してメール対応を行うことを前提に開発された有料のWebメールです。
「新着」「対応中」「対応済み」と、メールの返信状況ごとにタブで分けられた受信トレイと担当者割り当てが特徴で、受信トレイを見るだけで、これから誰がどのメールを対応すべきか一目で把握することができます。
また、メールはもちろん、電話、チャット、公式LINE、大手ECモールのメッセージ機能等、ビジネスシーンで顧客とのやりとりが発生する窓口を全てメールディーラーに集約することができます。
ランクインしたメーラーの共通点とは
ここでは、おすすめメーラーの共通点をご紹介します。
メールを共有して管理できる
おすすめのメーラーでご紹介したGmail、Outlook、メールディーラーの3つのメーラーは、メールの「共有」ができるため、社内の情報共有を効率化することができます。 例えばGmailではメールを共有するために3つの方法があります。1つ目はメールを転送する方法、2つ目は他ユーザーにGmailへのアクセス権を付与する方法、最後はIMAPというサーバーでメールを管理する方法があります。IMAPは、サーバーにメールを保存しておき、確認するときはコピーをサーバーから取得する仕組みのことです。ただし、この方法で1アカウントに対して自動接続できるのは10人までです。
Outlookでは、共有メールボックスを使ってメールの共有ができます。共有メールボックスでは、受信したメールに誰かが返信すると、その返信メールは個別メールアドレスからではなく共有メールボックスのアドレスから送信したことになります。
メールディーラーは、複数人で分担してメール対応を行うためのメールシステムなので、特に設定しなくても大丈夫です。 共有したいユーザー数やメール通数によって料金が異なります。
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セキュリティ対策が施されている
PCソフトにはセキュリティ上の欠陥として、いわゆる「脆弱性」と呼ばれるものが見つかることがあります。多くのサービスではその脆弱性に対応するため「アップデート」が行われますが、Outlookでもこうした脆弱性はたびたび発見されています。Outlookではその都度アップデートを行い、セキュリティ対策を行っています。ウイルスの中にはメールを受信しただけで感染するものもあり、こうした脆弱性を放っておくのは大変危険です。
一方Gmailでは受信したメールのウイルスチェック機能がついています。ウイルスの中には、メール本文中に表示される画像データを元にして感染させるものがあります。しかし、Gmailではこうしたケースに対応するため、画像データをGoogleサーバーで安全な形に変換して画面上に表示しています。他社のメーラーではウイルスに完成した画像データは読み込まないという処置をしているものが多いですが、それでは業務に支障が出る場合もあります。Gmailはそうした利便性を担保しつつ、画像データも安心して扱えるのです。
メールディーラーのセキュリティ対策は、ウイルスチェックももちろんですが、人為的ミスによる情報漏洩を防止する機能も豊富です。ログインユーザーごとに閲覧許可の設定ができたり、メールにファイル添付をした場合、暗号化されたzipファイルに自動変換されたりします。また、メール送信後一定期間内であれば送信キャンセルができる機能が装備されており、誤送信も未然に防げます。
メーラーを導入する前に確認すべきこと
メーラーを導入する際には、あらかじめ社内で確認すべき事がいくつかあります。では、その確認すべき項目について順にチェックしていきましょう。
メールの使用頻度
メーラーの導入を考える際には、まずどれくらい頻度でメールを利用するのかを確認しておきましょう。ほとんどメールを使わいないのであれば、無料のメーラーでも問題はないでしょう。しかし、メールでカスタマーサポートを行っていたり、企業サイトに問い合わせフォームを設置していたり等、使用頻度が高い場合は無料メーラーでは機能や容量が足りなくなる可能性があります。
自社にとって便利な機能
各社メーラーは搭載される機能がそれぞれ異なります。例えば日程調整を簡単に行えるスケジュール機能や、メールにラベルを貼って管理するラベル機能などがあります。毎日の業務だからこそ、細かな工数削減で効率化を図ることができます。メーラーを選定する際には、まず自社にとって便利な機能が搭載されているか、よく確認しましょう。
社内でアンケートをとる
どのようなメーラーを導入したとしても、実際に使うのは現場のスタッフです。経営陣がそのメーラーが良いと思い導入を決定した場合でも、スタッフに扱いづらければ本末転倒です。メール業務に携わるスタッフの意見を尊重しましょう。
まとめ
この記事ではメーラーについてご紹介してきましたがいかがでしたか。ビジネスシーンにおいてメールは欠かすことのできないコミュニケーションツールです。メールを管理するメーラーをどのソフトにするか、選定するのは業務の効率化を図るうえで非常に重要なことです。
ビジネスシーンではWebメールを使うことを推奨します。理由としては、どの端末からでもアクセス可能なこと、もし端末が壊れてもサーバーにメールが保存されているので問題ないこと、メールの共有が簡単にできることが挙げられます。中でもおすすめのメーラーは、多くの企業に導入され、高い満足度を誇る「メールディーラー 」です。
有料メーラーですが、ビジネスシーンでは必要不可欠な機能が網羅されており、メール管理業務の効率化が期待できます。また、導入後すぐに運用または移行できる手軽さもあります。メーラーを導入することを検討している方は、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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