2021/02/04
ビジネスの場面では毎日のように大量のメールを送り、受け取ります。パソコンやスマートフォンに溜まったメールをより効率的に対応するために、機能性の高いWebメールへの移行を検討している企業も多いでしょう。
しかし、Webメールは数多くの種類があり、どれを導入すれば良いか悩むはずです。この記事では、利便性に優れた3種類のWebメールサービスをランキング形式で解説し、Webメール選びに役立つ3つのコツもご紹介します。
こんな企業におすすめ
ここではランキングを発表する前に、ご紹介するランキングを特に参考にしていただきたい企業の特徴をご紹介します。
ECサイトを運営している企業
人気のあるECサイトほど、問い合わせメールが毎日大量に届きます。スタッフがメールの対応に追われ、残業をしなくてはいけなかったり、ほかの業務が手つかずになっているという企業も多いのではないでしょうか。
メールでカスタマーサポートを行っている企業
経営規模が大きくなりユーザーが増えれば増えると、カスタマーサポートに届くメールの量も増えます。ユーザーからのSOSといえるメールに対して、より速く、より的確なサポートを行えないと、提供する商品のみならず企業としての評判に傷がつく可能性もあります。
info@やsales@など会社サイトに代表アドレスを掲載している企業
会社サイトに掲載している代表アドレスへの対応は、会社の顔となるため、迅速で丁寧な対応が求められます。会社サイトを回遊し、問い合わせをする顧客は温度感の高い人と言えるでしょう。人事や営業であれば、うっかりメールを見落とすだけで、機会損失になります。
営業の外出が多い企業
インストール型のメールソフトの場合、インストールしているパソコンでしかメールを扱うことができないため、外出が多い営業部門が、出先でメールを確認する必要が生じても、手元にそのパソコンがなければ確認できません。
Webメールなら、ネット環境さえあれば、出先や商談中でもメールが管理できます。
Webメールのおすすめランキング
世の中にWebメールは多数ありますが、その中から特におすすめできるものをランキング形式で3種類ご紹介します。いずれも便利な機能を多数搭載していて、メールの管理を通して利用者のビジネスを大きくサポートしてくれます。
ランキング第3位：Outlook.com
第3位はMicrosoft社が提供している「Outlook.com」です。2013年にそれ以前から提供していた「Hotmail」を引き継ぐ形で提供が開始されました。
従来から同社が提供しているメールソフト「Outlook」をWebメール形式にしたもので、メールソフトのOutlookとデータを同期させてパソコン内のメールをスマートフォンから閲覧・編集することができます。逆に、スマートフォン内のメールをパソコンから扱うことも可能です。同じMicrosoft製品「Office」の各製品と連携できて、アドインを入れることで「Evernote」など他社製品とも連携できます。また、Facebook、Twitter、Skypeと統合しており、メールを見ながらチャットなどを利用できることも大きな特徴です。
さらに、無料で利用できるWebメールの保存容量には限りがあることが多いですが、Outlook.comは保存容量に制限がありません。クラウドサーバーにいくらでも保存しておけるため、過去のメールが突然必要になっても問題なく閲覧・利用できます。
ランキング第2位：Gmail
第2位はGoogle社が提供している「Gmail」です。世界中で非常に多くの利用者がいるWebメールで、多くの企業が導入しています。大勢の利用者がいるため、使い方のコツやトラブル解決法などさまざまな情報を、インターネット上で見つけることも容易です。
GmailはOutlook.com同様、無料で利用できますが、無料のWebメールながら有料サービスに劣らない多くの機能を搭載しています。Gmailで使える多くの便利機能から、以下の2つをご紹介します。
メール検索機能
クラウド上に保存されている過去のメールから、条件を絞って探し出すことができます。「過去のメールを確認したいけど、なかなか見つからない…」という経験がある方も多いでしょう。Gmailなら送信者、キーワード、日付など、条件を細かく絞って検索ができるため、簡単に該当のメールを探し出すことができます。
送信取り消し機能
メールの送信ボタンを押した後に、宛先の間違いやファイルの添付漏れなどに気づいても、設定した時間以内であればメールの送信を取り消すことができます。ただしこの機能は、事前に設定しておく必要があるので、注意しましょう。
ランキング第1位：メールディーラー
第1位は株式会社ラクスが提供している「メールディーラー」です。
Outlook.comやGmailと異なり、有料で提供されています。有料のため手を出しづらいと考える方が多いかと思いますが、豊富な機能でビジネスにおけるメール管理を、大幅に効率化してくれます。
無料サービスの多くは収益を得るために広告を表示していますが、有料サービスでは、広告が表示されません。利用者にとっては広告内容で不快になったり、広告で画面の一部を塞がれたりと業務効率悪化にも繋がります。
メールディーラーには備わっているWebメールサービスであり、いずれも「業務の効率化」「顧客満足度の向上」を達するために欠かせない機能です。ここでは代表的な機能を3つご紹介します。
ステータス管理機能
未対応・対応中・対応済みなど、メールの返信状況をステータス化して分かりやすく表示できる機能です。誰がどのメールを対応しているか口頭確認する手間を省くことができます。また、未対応のメールだけ表示することもできるので、返信漏れのミスも防ぐことができます。さらに、誰かが返信作業をおこなっているメールは、他の社員が操作できないようにロックがかかるため、重複返信も起こりません。
対応履歴確認機能
これまでの送信メール・受信メールをワンクリックで時系列に表示することができます。何度も連絡している得意先や、過去にトラブルがあった顧客を担当者以外でもすぐに把握できるため、チーム全員で最適な対応を取れます。
申請・承認機能
メールを送信する前に、上長や先輩社員などによる承認フローを組み込むことができます。返信メールの質の均一化と新人の教育をスムーズに行うことができるようになります。
メールディーラーは、これら3つの他にも多くの便利な機能を備えています。サービスサイトからは、メールディーラーを3分で分かる資料もダウンロードできるので、ぜひチェックしてみてください。
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メールディーラーの導入事例
ウェブサイトを多数運営する株式会社ウェブクルーでは、2012年からメールディーラーを業務に活用しています。
1日に100～120件の問い合わせメールが届き、基本的に3名のスタッフで対応していますが、インストール型のメールソフトを使っていたときは、対応が属人化し、担当者が気づかないと24時間以上も誰も返信しないまま放置してしまうこともありました。
こうした課題は、メールディーラーの導入によって一気に解消できました。ステータス管理機能で、担当者の垣根を越えて、どれが未対応で、どれが対応済みなのか、自動で管理され、社員全員が把握できるようになり、対応漏れや返信遅れが大幅に削減されました。
ビジネスで利用するWebメール選びのコツ
ランキングでご紹介したもの以外にも、Webメールは多数提供されています。最終的には各自が自分に合っているサービスを選択するべきですが、Webメールを選ぶ際にはいくつかのコツがあります。以下では、ビジネスで有用なWebメール選びに役立つ3つのコツをご紹介します。
他システムと連携できるWebメールを選ぶ
自社の業務内容に応じて、今使っているシステムと連携できるWebメールを選びましょう。
例えば、ECサイトを運営している企業では、受注管理システムと連携できるWebメールがおすすめです。顧客からキャンセルメールが届いた場合、メールと受注管理システムが連携していないと、「メールを受信する→受注管理システムで注文情報を検索→キャンセル処理」という手間が発生します。
一方、システム連携ができれば、メール画面からワンクリックで注文情報へ移動することができ、大幅な作業効率の改善が見込めます。
検索性に優れるwebメールを選ぶ
ビジネスでは、過去のメールを参照する場面が多いです。そのため、Webメールを選ぶ際は検索性の高さにもぜひ注目してください。
Webメールによっては、受信メールのアドレスをクリックするだけで、過去の送受信記録を簡単に呼び出せる機能を備えたものがあります。
また、パソコンとスマホなどのように、一人で複数のアドレスを持つ顧客からメールを受け取ることもあるでしょう。それを自力で確認するのは手間ですが、複数のアドレスでも一人のユーザーに紐付けて管理できる機能があれば顧客ごとに過去の対応履歴をまとめて表示でき、メールの検索にかかっていた時間を短縮することができます。
操作性の高いインターフェイスを選ぶ
なるべく誰でも直感的に使えるようなインターフェイスであることが重要です。
また、メールの表示画面がカスタマイズできるかどうかも確認しておきましょう。メールの表示はスレッド方式なのか個別方式なのか、また、一覧で表示できるメールの件数やサムネイルの表示・非表示など、細かい設定は日々の作業効率を大きく左右します。
まとめ
この記事では、ビジネスにおけるWebメールサービスのおすすめランキングと選択のコツなどをご紹介しました。ぜひ、あなたの会社に最適なWebメールを導入して、対応業務を効率化し、企業の成長を目指しましょう。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
