2020/11/16
近年は、スマホやPCの普及も影響して、さまざまな「Webメール」が登場しています。
ビジネスシーンにおいても、Webメールは重要なコミュニケーションツールです。Webメールの機能性は、企業の顧客対応のスピードや品質に影響を与えます。しかし、さまざまなWebメールがあるため、何を基準にどのように選べば良いか分からない方も多いでしょう。
コチラの記事では、Webメールの基礎知識から無料と有料の違いについての説明や、Webメールの選び方をご紹介します。
Webメールの基礎知識
ここでは、Webメールの説明とメールソフトとはいったい何が違うのかについてご紹介します。
Webメールとは？
Webメールは、インターネット上でメールの受信や送信メールをチェックすることができるメーラーです。インターネット上のWebメール管理画面からアドレスやパスワードでログインするだけで、受信メールの一覧や検索・メール作成や連絡先の管理ができます。
Webメールはパソコンに限らず、インターネット環境下であれば端末関係なく、スマートフォンからでもメールチェックが可能です。しかし、インターネットに接続できない環境ではメールの閲覧や送受信は行えない点には、注意が必要です。
特に外出先でよく利用する方や、チームで動いていて複数人で情報共有したい方にWebメールはおすすめです。
メールソフトとの違い
Webメールでは必要はありませんが、メールソフトは端末にソフトをインストールして使用します。
メールソフトは、受信したメールがソフトに保存されるため、インターネット環境下でなくてもメールの確認ができます。しかし、メールソフトがインストールされた端末でしか利用することができません。
同じ端末しか使わないという方であればメールソフトで問題ありませんが、複数の端末を使ってメールのやり取りを行う方はWebメールを利用すべきでしょう。
Webメールのおすすめポイント
先ほどご説明した通り、Webメールはどの端末からでも使用することができるため、柔軟に活用できます。特にビジネスでメールをする場合、複数端末から利用することが予想されるため、Webメールを選ぶべきでしょう。
ここでは、Webメールを利用するメリットを詳しくご紹介していきます。
おすすめポイント1：どの端末からでもログインできる
Webメールはインターネット環境さえ整っていれば、ログインするだけでメールの送受信が可能です。そのため、いつでも・どこでも・どの端末でも、メールをチェックして返信することができます。
外出の多い営業マンにとっても、インターネット環境下であれば、どこでもメールを利用できるという点は大きなメリットです。
おすすめポイント2：比較的低コストで利用できる
メールソフトを導入するとなると、導入や設定に比較的コストがかかるため、負担が大きいです。また、メンテナンスやアップデートが必要となるため、Webメールに比べると手間がかかります。
Webメールであれば、アップデートやメンテナンスはサービス提供企業が行ってくれるため、ブラウザにアクセスすれば自動で最新の状態のWebメールを使用できます。
おすすめポイント3：面倒な設定がいらない
Webメールの場合は、ソフトをインストールする手間がかかりません。また、複数の端末でWebメールを利用したい場合でも個々に設定する必要がなく、手軽に利用を開始できます。
万が一端末が壊れてしまい、端末を買い替えることになったとしても、メールデータやソフトの移行設定などが必要なく、専門的な知識がなくても導入しやすいです。
おすすめポイント4：メールデータはサーバー上に保存される
メールソフトでは、メールデータをパソコンやスマートフォンなどの利用端末が壊れてしまうと、メールデータが消えてしまう恐れがあります。
一方、Webメールでは、すべてのメールデータがサーバー上に保存されます。そのため、メールの送受信や閲覧に使用していた端末が壊れてしまった場合でも、メールデータが失われる心配がありません。また、Webメールは端末にメールデータを保存しないため、メール用に端末の保存領域を確保する必要がないというのもWebメールのメリットです。
Webメールの注意点
Webメールを使う上で注意したいのが、メールの送受信はもちろん、これまでに届いたメールを確認にもインターネット環境が必要になるという点です。
現代ではほとんどの人がスマートフォンを持っているため、基本的にどこに外出していてもWebメールを利用することができるのですが、電波状況が悪い場所や、通信回線が混雑しているタイミングなどに利用すると、メールの読み込みに時間がかかってしまうこともあります。
＜無料と有料＞どちらのWebメールがおすすめ？
Webメールには、無料で利用できるものと有料のものが存在します。無料のWebメールは導入コストがかからない点が一番の利点ですが、有料のWebメールには無料のWebメールにはない、導入メリットがあります。ここでは、無料と有料Webメール双方の利点や、それぞれの代表的なサービスを挙げてご紹介します。
無料のWebメール
最近のWebメールは、無料で利用できるものが増えてきています。無料のWebメールであってもメールの送受信やフォルダの振り分けなど、基本的な機能は搭載されているため、導入コストを抑えたい企業にはおすすめです。
しかし、必要最小限の機能しかついていないため、メールの対応状況を可視化したい、セキュリティ対策を強化したいといった場合には、無料のWebメールはおすすめできません。
無料のWebメール代表1「Gmail」
Gmailは、Google社が提供しているサービスで利用ユーザーは4億人とも言われている代表的なWebメールです。Gmailが利用されている端末の割合は、スマホが全体の70%、パソコンが20%、タブレットが10%と、さまざまな端末にスマホが多いながらもさまざまな端末で利用されていることがわかります。
Gmailは検索サービスを提供しているGoogle社のWebメールだからこそ高い検索機能を誇り、期間を限定してメールを検索したり、データの大きさを絞って検索したりと柔軟な検索が可能です。
また、迷惑メールが送られてきた際には自動的に迷惑メールボックスに移動され、30日を過ぎると自動的に削除してくれる機能が搭載されています。万が一迷惑メールではないメールがボックスに入ってしまった場合は、正常なメールと判断するように設定することもできます。
無料のWebメール代表2「Yahoo! メール」
Yahoo!メールは、米Verizon Media Groupが運営するポータルサイトYahoo!内のWebメールサービスで、日本国内向けにはヤフー株式会社が提供しています。近年、米国内では経営悪化などにより急速にシェアを失っているものの、日本国内ではサービス母体であるYahoo! JAPANがGoogleに比肩する支持を保っているため、多くの利用ユーザーがいます。
Yahoo! メールに特有の機能としては、1つのアカウントで、メインのメールアドレス以外に10個のセーフティアドレスを作れる機能や、アカウントを保持したままメールアドレスを変更できる機能、携帯への着信通知ができる機能などがあります。
しかし、Yahoo! メールでは2014年9月、2015年9月と相次いでシステム障害が発生し、膨大な数のメールデータの一部が復旧できず、消失するという事態が発生しました。無料のWebメールの場合は、このようなリスクが有料のWebメールに比べて高いことを認識しておきましょう。
有料のWebメール
有料のWebメールの場合は、無料のWebメールにはない便利な機能が搭載されていることが多いです。個人で利用する場合は、無料のWebメールで問題ありませんが、ビジネスで利用する場合は、有料のWebメールを利用すべきでしょう。特に、ECサイトを運営している、カスタマーサポートをメールで行っているといるなど、メールの利用頻度が高い場合は、有料のWebメールを選ぶべきです。
また、ビジネスでは個人情報などの機密情報を扱うことが多いため、セキュリティ対策が万全である必要があります。無料のWebメールでもセキュリティ対策は施されていますが、有料のWebメールと比べると劣る部分があります。そういったセキュリティ面でも、有料のWebメールを選ぶほうがいいでしょう。
有料のWebメール代表「メールディーラー」
メールディーラーは、株式会社ラクスが運営するメール共有システムです。メールの送受信をするだけでなく、メールの管理を効率化するための機能を多く搭載しています。
また、メール共有システムであるメールディーラーでは、代表のアドレスに届いたメールを、複数人で共有して管理ができます。メールを共有して管理することで、ミスの防止や対応効率の改善が期待できます。
また、メールディーラーには、メールの対応状況ごとにステータスを管理できる機能や、返信中のメールにロックがかかる機能があるため、対応の抜け漏れや二重対応を防ぐことができます。
さらに、テンプレート共有機能を活用すれば、顧客対応の品質を均一化することができ、顧客満足度の向上が期待できます。送信前の事前承認機能を活用すれば、対応内容に問題がないか上司に確認してもらうこともでき、誤った対応をしてしまうこともありません。
迷惑メールやウイルスにもしっかりとした対策がなされており、自動で迷惑メールの振り分けもできますが、アクセスできる環境をIPアドレス単位で制限することで内部からの情報漏洩を未然に防ぐことができます。
ビジネスで利用するなら有料のWebメール！
前述した通り、有料のWebメールにはさまざまな機能が搭載されています。そのため、多くのメールを管理する必要があるビジネス場面では、有料のWebメールがおすすめです。
ビジネスにおいて、メールの返信漏れなどの管理ミスは、信用を失う原因になってしまいます。有料のWebメールには、こういったミスを防ぐ機能が多く搭載されているため、導入することで正確に効率的にメールのやり取りができるようになります。
また、ビジネス場面で有料のWebメールがおすすめであるもうひとつの理由として、無料のWebメールよりも強固なセキュリティ対策が施されているという点が挙げられます。
ビジネスでは、個人情報などの機密情報を扱うことが多いため、強固なセキュリティ対策が施された有料のWebメールを利用するほうが安心です。
これらの理由から、ビジネス場面では有料のWebメールがおすすめです。次の章では、有料のWebメールの選び方をご紹介します。
＜ビジネスでおすすめ＞有料のWebメールの導入事例
ここでは、有料のWebメールならではの充実した機能で、ビジネスにおける課題を解決した事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供する有料Webメール「メールディーラー」を導入した事例を2つご紹介していきます。
問い合わせを一元管理して業務効率化！
プリンター用のインクカートリッジの通信販売を行っている有限会社チップス様では、自社で運営するECサイトのほかに、複数の大手ECモールへ出店しています。
各モールの顧客から寄せられる問合せの管理ツールは、自社サイトの場合はメールソフトから、Yahoo!ショッピングの場合は管理画面から、楽天市場の場合はまた別の管理画面からといった具合で、統一されていませんでした。そのため、それぞれで異なる操作方法を教育するのに無駄な手間がかかってしまうこと、バラバラに管理されている問合せの優先順位づけができなくなっていることが課題となっていました。
そこで、メールディーラーを導入することで、バラバラになってしまっていた問合せメールの一元管理を実施しました。すべての問合せが一元管理されることで、毎日の業務開始時に「新着」欄をチェックするだけでトータルの仕事量が容易に把握できるようになったほか、ラベル機能により各案件に優先順位をつけて、スタッフ全員がスムーズに仕事に取り掛かれるようになり、大幅に業務を効率化することに成功しました。
ユーザーに合わせた対応で顧客満足度向上！
街の不動産から大手管理会社まで、さまざまな顧客の要望に沿った物件を紹介する株式会社エヌリンクス様は、運営している不動産賃貸仲介店舗「家AGENT」の問い合わせ対応を有料Webメールサービス「メールディーラー」で行っています。
エヌリンクス様がメールディーラーを導入する以前は、担当スタッフが休みの際に顧客を待たせてしまう、物件紹介などの返信不要なメールの山に大事なメールが埋もれてしまう、管理者が全体のメールを見られないため返信漏れに気付けないリスクがあるといった課題を抱えていました。
導入後はまず、問合せ用アドレスを担当スタッフごとに異なるものからひとつの代表アドレスへと切替えたことで、管理が容易になりました。問合せに対する回答テンプレートも統一して運用することで、誰が担当してもバラツキのない高い対応品質を顧客に提供し、事前にクレームを防いでいます。
また、メールフォルダは宛先や用途別に分けてすっきりと整理しました。それぞれのフォルダには、件名や本文内のキーワードからメールを自動で振分けする機能を用いることで、大量のメールの仕分けも手間もかけずに行うことができています。
さらに、顧客との過去のやりとりが、メールアドレスに紐づけられて時系列順に一覧で表示できるようになり、履歴検索がスピーディになりました。顧客対応における補足情報も一緒にメモしておくことができるため、お得意様には以前の要望を踏まえたヒアリングや提案が可能です。特に、1度トラブルのあった相手には、より慎重に対応するなど顧客それぞれに合わせた対応が可能になり、満足度の向上に役立っています。
有料のWebメールの選び方
有料のWebメールを利用するときに、有料であればどのWebメールでもいいわけではありません。有料で非常に優れた機能を搭載していても、自社のメール管理を効率化できないのでは導入する意味がありません。ここでは、有料のWebメールを選ぶ際に確認するべきポイントを3つご紹介します。
費用対効果が高いWebメールを選ぶ
Webメールを導入するには、コスト面と機能性をしっかり確認して適切なものを選ぶことが必要です。搭載している機能が豊富でも、自社が本当に求めている機能が不足していれば意味がなく、費用が無駄になってしまいます。
また、求めている機能が搭載されているWebメールであっても、得られた効果よりWebメール導入コストの方が高くなってしまっては本末転倒です。したがって、Webメールを導入する際は、現状メール管理にどれだけの工数や負担がかかっているかを洗い出し、費用対効果を考えて効果が期待できるものを選ぶことが大切です。
導入実績が多いWebメールを選ぶ
Webメールを初めて利用する方は、提供している会社の導入実績や継続して利用している継続率を参考にして選ぶことがおすすめです。多くの企業で利用されているWebメールは、充実した機能で高い生産性を持ち合わせているからこそ選ばれていると考えられます。
しかし、導入実績や評判の良さだけでWebメールの選ぶのは誤りです。豊富な実績があったとしても、自社に合うWebメールでなければ効果を発揮できません。Webメールを選ぶ際は事前に、導入する目的や課題を明確にして目的達成できるWebメールを選ぶことです。あくまでも、自社に合うWebメールを選ぶことを前提として、迷ったときのひとつの参考として導入実績を確認するようにしてください。
また、導入実績は多くても継続率が低いWebメールにも注意が必要です。継続率が低いということは、導入したものの課題が解決できなかった、利便性が悪いなどの問題があるケースがあります。サービスサイトなどで継続率を公開していない場合は、直接問い合わせてみるといいでしょう。
操作が簡単なWebメールを選ぶ
Webメールを利用するのに操作が面倒で使いこなせない場合は、社内に定着しない恐れがあります。Webメール導入前よりも工数が増えてしまうことは絶対に避ける必要があるため、実際にメール業務を行っている担当者へヒアリングを行い、どのようなWebメールであれば業務を効率化できるのか確認しておきましょう。
さらに、パソコンに限らずスマホやタブレットでの利便性も確認しておき、使いやすいWebメールを選ぶことがおすすめです。
無料トライアルが設けられているWebメールを選ぶ
無料トライアルが設けられているWebメールであれば、実際に一定の期間サービスを試してから利用を始められます。公表されている機能や操作方法をよく吟味して自社に合ったWebメールを選んだつもりでも、実際に利用してみると機能に不足を感じることや、細部の使いづらさに気付くという可能性もあります。
そういったリスクを回避するためにも、まずは無料トライアルのあるものを選んで試してみるのが良いでしょう。
移行がしやすいWebメールを選ぶ
現在利用しているツールからスムーズに移行しやすいWebメールを選ぶのも重要です。現在のツールからメール環境を移行するにあたって、難しく複雑な手順が必要だとなかなか利用を開始できませんし、他の業務に支障が出てしまう可能性もあります。
操作方法やインターフェイスについても、現行のものから大きく変わってしまうものでは担当者が使いづらくなってしまい、スムーズな移行を妨げます。そのため、操作方法が似たツールを選ぶか、初めて使う場合でも直感的に使い方を把握しやすいデザインのツールを選ぶようにしましょう。
まとめ
Webメールは、個人の利用に限らずビジネスでの利用が増えています。無料のWebメールでは、利用できる機能や容量が限られているので、ビジネスで使用する場合は有料のWebメールを利用した方がいいでしょう。
有料のWebメールの中でも、「メールディーラー」は運用状況に合わせたサポートを専任スタッフが対応してくれるので安心して利用することができます。また、こんな機能があったらという要望を新機能開発へ活かすサポートサイトを開設しており、Webメールを利用するうえで充実したサポート体制が整っています。Webメールの利用を悩んでいる方は、メールディーラーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
▼メールディーラーへのお問い合わせはコチラ
https://www.maildealer.jp/
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
