2024/10/22
メーリングリストは、複数人で情報を共有する際に欠かせない、便利な機能です。ビジネスでOutlookを導入している場合、サービスにメーリングリストの機能はありません。そのため、メールの一斉送信を行いたい場面では、Microsoft 365グループを利用して、メーリングリストと同様に機能するよう設定を行う必要があります。
この記事では、Outlookでメーリングリストと同様の機能を使うための、設定方法や送信方法をご紹介します。ぜひメール業務の効率化にお役立てください。
Outlookでメーリングリストを作成する手順
初めに、Outlookでメールを一斉送信するための準備として、グループの作り方や、グループメンバーを追加・削除する操作について解説します。
グループの作り方
- ホームバーの「Peopleアイコン」をクリックしましょう。
- ホーム画面の「新しい連絡先グループ」をクリックします。
- メンバータブ内の「メンバーの追加」をクリックしてください。
- メーリングリストに登録したい人を「メンバーの追加」で登録します。その際、「名前」欄にはグループ名を入力しましょう。
- 「保存して閉じる」をクリックしたら、グループの作成が完了です。
メンバーの追加
- ホームバーの「…」をクリックして、メニューから「フォルダー」を選択します。
- メニューから「連絡先」をクリックしましょう。
- 「連絡先グループ」タブの「メンバーの追加」をクリックしてください。
- メンバーの追加方法を、「Outlookの連絡先から」「アドレス帳から」「新しい電子メールの連絡先」の中から選択します。
- 追加したいメールアドレスを選択すると、メンバーの追加が完了します。
メンバーの削除
- ホームバーの「…」をクリックして、メニューから「フォルダー」を選択します。
- メニューから「連絡先」をクリックしましょう。
- 削除するメンバーを選択して、「連絡先グループ」タブの「メンバーの削除」をクリックすると、削除が完了します。
Outlookのメーリングリストからメールを送信する方法
続いて、Outlookで作成したグループを活用して、メンバー全員の宛先にメールを送信する方法を解説します。
- まずは、送信するメーリングリストを選択します。「People」アイコンをクリックしましょう。
- メニューから「所有者」を選択して、送信するメーリングリストをクリックします。
- メーリングリストの詳細画面から、「メールを送信」をクリックしてください。
- メール作成画面が表示されるので、通常通りメールを作成して、送信ボタンを押しましょう。
Outlookでメーリングリストを利用するメリットやデメリット
Microsoft 365グループを利用したOutlookのメーリングリストの使い方には、どのようなメリット・デメリットがあるのかを解説します。
Outlookでメーリングリストを利用するメリット
毎回アドレスを入力する手間を省ける
Outlookのグループをメーリングリストとして使う場合、最初にグループを作成してメールアドレスを登録しておけば、次回からは一斉送信ができるようになります。登録したグループ宛てに送信する仕組みなので、アドレスを入力する手間を省けます。一人ひとりのアドレス宛てに送信するよりも業務負担を削減できるのがメリットです。
誤送信や情報漏えいを防止できる
作成したグループを使用すれば、登録済みの相手に一斉送信できるため、アドレスの入力間違いによる誤送信や、情報漏えいの防止につながります。
Outlookでメーリングリストを利用するデメリット
メールマーケティングに適していない
Outlookのグループをメーリングリストとして使う方法は、メールマーケティングには適していません。メールマーケティングでは、送信先ごとにカスタマイズしたメールを送信する必要があるためです。グループ宛てに送信できるのは同じ内容のメールのみとなります。
管理が煩雑になる
グループやメンバーの数が増えるにつれて、管理が煩雑になります。
また、グループやメンバーが増えると、担当者が全体を把握しにくくなるのが注意点です。送る必要のない相手にメールを送信するといったヒューマンエラーのリスクが高まります。
メール管理に特化したシステムを利用すれば対応状況の見える化や管理が簡単にできます。既にヒューマンエラーが多発しているような状況では、このような専用システムを利用するとよいでしょう。
対応漏れや重複対応が発生する
グループ宛てに受信したメールの返信対応に関して、別の担当者が対応したと誤認し、対応漏れが発生する可能性があります。同様に、他の担当者との重複対応が発生する可能性もあるでしょう。
このようなリスクも、メール管理に特化したシステムであれば、自動での担当者振り分けや他のメンバーが返信中のメールにはロックがかかるなどの仕組みがあるため、楽に防ぐことができます。
Outlookでメールを共有する際の注意点について、詳しくは以下の関連記事でも解説しているため、ぜひ併せてお読みください。
複数人でのメール対応にはメール共有システムがおすすめ
ここまでお伝えしたように、メーリングリストはチーム内の情報共有には向いていますが、複数人でメール対応を分担したいケースには向いていません。カスタマーサポートのような、複数人の担当者が連携してメール対応を行う業務には、メール共有システムの導入をおすすめします。
メール共有システムなら、社内に届いたメールの対応状況を一元管理して、速やかに確認できるようになります。一つのメールアカウントを複数人で管理するのも簡単です。メール対応の効率化やヒューマンエラーの防止のために、ぜひメール共有システムの導入をご検討ください。
自社に適した情報共有の方法を選びましょう
ここまで、Outlookを使ってメーリングリストのようにメールを一斉送信する方法を解説しました。Outlookにはメーリングリストの機能が搭載されていないものの、Microsoft 365グループを利用すれば、メーリングリストに近い使い方ができるようになります。ただし、業務内容によってはOutlookのメーリングリストが適さないケースも存在します。必要に応じてメール共有システムなどを導入して、自社の業務に適した情報共有ができる環境を整えましょう。
カスタマーサポートなどの業務でメール対応を行うなら、メール共有システム「メールディーラー」がおすすめです。わかりやすい管理画面で、社内のメール対応状況を一目でチェック。対応漏れや二重対応などのミスを防ぎます。警告表示やチェック機能が充実しているので、誤送信も防止。返信テンプレートによるメール送信の効率化や、メール対応ノウハウの蓄積も可能です。チームで連携してメール対応を行うなら、「メールディーラー」にお任せください。
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