2024/01/19
ビジネスシーンでは、コミュニケーションツールとしてメールが頻繁に用いられ、やるべき業務などのタスクがメールで降りかかることも多くあります。
メールの対応漏れ・遅れなどのミスを防ぐためには、メールの「タスク管理」をすることが重要です。
この記事では、ビジネスで利用頻度の高いGmailで使える「Google ToDoリスト」の機能を活用した、Gmailのタスク管理方法をご紹介します。
Gmailでタスク管理を行うには
Gmailでメールのタスク管理を行う際に便利なのが「Google ToDoリスト」です。
「Google ToDoリスト」は、Googleが提供しているタスク管理サービスで、Googleのアカウントを持っていれば無料で利用できます。
GmailだけでなくGoogleカレンダーやGoogle Workspaceなどの他Googleツールとの連携も可能なので、うまく活用してGmailのタスク管理を効率化しましょう。
以下で、具体的な使い方を解説します。
Gmailのタスク管理方法【基本編】
ここでは、Gmailでの「Google ToDoリスト」の基本的な使い方手順をご説明します。
1.ToDoリストの作成
まずは「ToDoリスト」を作成しましょう。
- Gmailを起動し、「ToDoリスト」アイコンをクリック
- 画面右側にToDoリスト一覧が表示されるので、「マイタスク」をクリックし、「新しいリストを作成」をクリック
- リストの名前を入力し、「完了」をクリックしてリスト作成完了
2.タスクの追加・削除
次に、作成したToDoリスト内に「タスク」を追加しましょう。
- タスクを追加したいToDoリストを開き、「タスクを追加」をクリック
- タスクのタイトルを任意で入力して、タスク追加完了
追加したタスクを削除する手順は以下の通りです。
- 削除したいタスクにカーソルを合わせ、右に表示される「⋮」をクリックし、「削除」をクリックして完了
- 削除したタスクを復元したい場合は、下部に表示される「タスクを削除しました」のポップアップ内の「元に戻す」をクリックすると復元されます
※ただし削除した直後の一定時間しか表示されません。
3.タスクの完了
最後に、作業が終わったらタスクを「完了」にしましょう。
- 完了にしたいタスクの左横にチェックを入れて完了
- 完了にしたタスクを復元したい場合は、下部に表示される「タスクを完了としました」のポップアップ内の「元に戻す」をクリックすると復元されます
※ただし完了にした直後の一定時間しか表示されません。
- 完了にしたタスクを確認したい場合は、ToDoリスト下部の「完了（●件）」をクリックすると一覧表示できます
Gmailのタスク管理方法【応用編】
ここでは、Gmailのタスク管理に使える「Google ToDoリスト」のその他便利機能をご説明します。
1.メールから直接タスク作成
タスクを追加する方法として、メールを直接タスクとしてToDoリストに追加することも可能です。
方法は「ドラッグ＆ドロップで追加」と「メール画面から追加」の2通りあり、手順は以下の通りです。
ドラッグ＆ドロップで追加
追加先のToDoリストを開いた状態で、タスクとして追加したいメールをリスト上にドラッグ＆ドロップすると、メールの件名でタスクが追加されます
メール画面から追加
タスクとして追加したいメールの上部にある「ToDoリストに追加」アイコンをクリックすると、メールの件名でタスクが追加されます
2.タスクの期日・繰り返し設定
タスクごとに対応期日を設定することができます。
また、定期的に発生する業務であればタスクを繰り返し設定することで、何度もタスク追加する手間を省けます。
手順は以下の通りです。
タスクの期日設定
- 期日を設定したいタスクの「日時」をクリック
- カレンダーが表示されるので、期日にしたい日にちを選択し、「OK」をクリックで完了
タスクの繰り返し設定
- 期日を設定したいタスクの「日時」をクリック
- カレンダーが表示されるので、「繰り返し」をクリック
- 詳細画面が表示されるので、繰り返す間隔や時間などを設定し、「OK」をクリックして完了
3.サブタスクの作成
タスクに「サブタスク」を追加することで、1つのタスク内でさらに細分化したタスクを作成することができます。
手順は以下の通りです。
- サブタスクを追加したいタスクにカーソルを合わせ、右に表示される「⋮」をクリックし、「サブタスクを追加」をクリック
- サブタスクのタイトル・期日などを登録して完了
Gmailのタスク管理方法【連携編】
ここでは、「Google ToDoリスト」で使える他ツールとの連携機能についてご紹介します。
1.Googleカレンダーとの連携
期日や繰り返し設定をしたタスクは、Googleカレンダーと連携することでカレンダー上にもタスクが表示されるようになります。
手順は以下の通りです。
- タスクに期日・繰り返し設定をした後、Googleカレンダーを起動
- Googleカレンダーの画面左側の「ToDoリスト」にチェックを入れると、Google ToDoリストに登録されている期日・繰り返し設定をしたタスクが表示される
2.スマホとの連携
スマホ版のGoogle ToDoリストアプリをインストールすることで、スマホでも利用可能です。
同一のGoogleアカウントでログインしていれば、PCブラウザから追加したタスクをスマホでも共有することができます。
スマホでGmailからGoogle ToDoリストにタスクを追加する手順は以下の通りです。
- Gmailアプリを起動し、ToDoリストにタスクとして追加したいメールを開く
- 画面右上の「…」アイコンをタップし、「ToDoリストに追加」をタップすると自動でToDoリストに追加される
- 詳細・期日・サブタスクなどを登録したい場合は、追加されたタスクをタップし、各項目を入力したうえで「完了とする」をタップで完了
3.Google Workspaceとの連携（チームでタスク共有）
複数人でタスクを共有したい場合は「Google Workspace」を活用します。
「Google Workspace」はGoogleが提供するクラウド型グループウェアで、チーム連携に必要なあらゆるアプリを備えています。
その1つである「Google Chat」のスペース機能を活用すれば、参加メンバーとタスクを共有したりタスクごとに担当を割り当てることができます。
手順は以下の通りです。
Google Chatでスペースを作成
まず、タスクを共有するためのスペースを作成します。
- Google Chatを起動し、画面左上の「チャットを新規作成」をクリックし、「スペースを作成」をクリック
- スペース名・スペースの説明を任意で入力し、スペースに追加したいメンバーを選択したうえで、右下の「作成」をクリックしたら完了
Google Chatのスペースでタスクを追加
次に、作成したスペースでタスクを追加します。
スペースの参加メンバーであれば誰でもタスクを確認することができます。
- 作成したスペースを開き、「タスク」をクリックし、「タスクを追加」をクリック
- タスク名・タスク詳細を入力し、「追加」をクリックしたら完了
Google Chatのスペースでタスクを割り当て
タスクごとに担当者を割り当てることで、割り当てられたメンバーのGoogle ToDoリストにもタスクが表示されます。
- タスクの詳細入力画面で、「割り当てる」をクリック
- スペースの参加メンバーが一覧表示されるので、割り当てたいメンバーを選択したら完了
チームでメールのタスク管理するなら「メールディーラー」がおすすめ
複数人でメールのタスク管理を行う場合、前述でご紹介したタスク共有方法である程度は可能ですが、共有するまでの工程が多く手間がかかる・共有漏れが発生する可能性があるなどのリスクが伴います。
手間・漏れなくタスクを共有するなら、「メール共有システム」の導入をおすすめします。
メール共有システムとは、複数人でメール受信をし対応をするようなメールアドレス（共有メールアドレス）宛に届くメールの対応業務のために開発されたメール共有・管理に特化したメールソフトです。
複数人でメールのタスク管理を行うための便利な機能が多数備わっています。
今回は、数あるメール共有システムの中でも「メールディーラー」についてご紹介します。
対応状況管理・担当者振り分け
「ステータス管理機能」は、すべての受信メールが「新着・返信処理中・対応完了」と対応状況ごとにタブで分かれる仕組みになっており、返信作業を進める中で自動的に受信メールの対応状況（タブ）が切り替わります。
「担当者振り分け機能」は、メール1通1通に担当者を振り分けることができる機能で、「どのメールがどういう状態か」「だれがどのメールに対応するか」がひと目で分かります。
ラベル・コメント
「ラベル機能」は、優先して対応すべきメールにラベルを付けることができます。ラベルは任意で設定でき、ひと目で優先度が分かるためタスク管理を効率化できます。
「コメント機能」は、メールにメモを残しチームで情報共有することができます。進捗の記録や、メンションを付けることで特定のメンバーに確認を促すこともできます。
Gmailのタスク管理には「ToDoリスト」が便利
今回は、Google ToDoリストを活用したGmailのタスク管理方法をご紹介しました。Google社が提供する「Google ToDoリスト」や「Google Chat」などのツールを活用することでタスク管理をスムーズに行うことができます。
一方で、Gmailは個人間でのメールのやり取りに特化したメーラーであるため、複数人でタスクを共有・管理するにはリスクが伴います。
複数人でのメールのタスク管理に特化した「メール共有システム」なら、手間なくスムーズにタスクの共有が可能です。
自社にあったタスク管理方法を見つけて業務を効率化しましょう。
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