すぐ使えるメールのタスク管理方法を解説！【Outlook・Gmail】

2023/12/04

問い合わせ管理の方法

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日々の業務を効率的にこなすには、「タスク管理」が重要です。
ビジネスでのコミュニケーションツールとして欠かせないメールも同様に、大量のメールで煩雑化した受信ボックスを「タスク管理」することで、メール対応の効率を向上させることができます。

この記事では、メーラーとして人気の高いOutlook・Gmailで使えるメールのタスク管理方法や、おすすめのメールタスク管理ツールについてご紹介します。

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この記事の目次

タスク管理とは

タスク管理とは、仕事を進めるためにやるべきことを分解し、期限や優先度・作業量などを設定して進捗を管理することを指します。

タスク管理と一言で表しても、組織単位や個人単位、案件ごとやプロジェクトごとなど、管理下に置く対象や規模はさまざまです。

加えて、「複数のタスクの優先順位を決める」「タスクを分担する」など、管理する内容にも幅があります。

メールでタスク管理する方法

メールのタスク管理を効率よく行うには、各メーラーに搭載されているさまざまな機能をうまく活用しましょう。

ここでは、Outlook・Gmailでタスク管理に使える機能や活用方法を具体的にご紹介していきます。

1.受信ボックスをフォルダ分けする

1つ目のポイントとして、業務上メールの使用割合が多い場合やメールを起点として業務が発生する場合は、メールの受信ボックスを対応状況ごとにフォルダ分けする方法がおすすめです。

まず「対応不要」「対応完了」というメールフォルダを作成します。
メールを受信したら、広告やメールマガジン・迷惑メールなどのメールを「対応不要」フォルダに振り分けます。そして、受信ボックスに残したメールは対応が完了したら「対応完了」フォルダに移動させます。

こうすることで、「受信ボックスのメールがなくなる＝メール経由でこなすべきタスクが全て完了した」ということになります。

メール経由以外でタスクが発生した場合は、タスクの内容を自分宛にメールで送るなどの工夫をしましょう。

関連記事メールのフォルダ分け【実例付き】メール管理術

2.メールの優先度を設定する

2つ目のポイントとして、メールごとに優先度を設定して対応する順序を決めることも、メールのタスク管理には重要です。

受信ボックスに残っている未処理メールに対して、緊急度・重要度の高いものにマーク付けをすることでひと目で優先順位が分かるため、効率的で無駄のないタスク処理を目指せます。

下記の記事で、Outlook・Gmailそれぞれ重要度をマーク付けする機能についてご紹介していますので、参考にしてみてください。

関連記事メールの「優先度」設定方法【Gmail・Outlook】

3.ToDoリスト機能を使う

Gmailには「Google ToDo リスト」、Outlookには「ToDoバー」といったタスク管理するための機能が搭載されています。

Gmailの「ToDo リスト」は、Gmailの画面上にToDo リストを表示し、ドラッグアンドドロップで作成することができます。パソコンだけでなくスマホからも編集や確認が可能なので、移動中でもタスクを整理することができます。
またGoogleカレンダーと連携し、カレンダー上にタスクを表示することも可能です。

Outlookの「ToDoバー」は、「フラグマーク」を付けたメールをタスクとして「Todoバー」に表示することができます。期限を設定してリマインダーとして通知できるので、対応忘れ防止に役立ちます。

以下で各操作方法を詳しく解説いたします。