2023/07/20
異動や退職などによりこれまでの担当から外れたり、また前任者から担当を引き継いだりすることは、ビジネスにおいてよくあることです。
取引先や顧客への担当変更のご挨拶をメールで連絡する場合、失礼なくスムーズに伝えるにはどのようなポイントに気を付けるべきか悩むかもしれません。
この記事では、担当変更メールの書き方やメールを送る際のマナーについて、具体的な例文付きでご紹介します。
前任者から・後任者からなどシーン別での例文をご用意しましたので、担当変更メールの書き方でお悩みの方はぜひご参考にしてください。
担当変更のメールを送る時のマナー
ここでは、取引先や顧客に担当変更を伝える際のメールマナーを4つご紹介します。
業務に支障がないタイミングで送る
担当変更メールはできるだけ早い段階で送るのが基本ですが、適切なタイミングを見計らうことも大切です。
例えば相手の繁忙期やプロジェクトの山場などに送ってしまうと、担当者本人だけでなく企業の姿勢そのものにも不信感をもたれる可能性があります。
担当変更の期日に余裕がある場合は、相手の状況を見計らって連絡しましょう。
ネガティブ表現は避ける
担当者が変わっても、今後の取引には影響がないことが伝わるような安心感のある文章を綴りましょう。
「担当を外された」「別件が忙しくなり」などのネガティブな表現は避けるのが無難です。
たとえ担当変更の理由が良いものでなくとも、前向きな言葉に置き換えて表現し、「引き続き安心して取引できる」ということを印象づけることが大切です。
一斉送信は使用しない
業務での関わりが深い相手には、個人宛の「Toメール」を使用して送信しましょう。
担当変更の理由や変更時期などは定型文で構いませんが、相手との関係性を踏まえて印象的なエピソードを交えると、より丁寧な印象になります。
急いで伝える必要があり、一斉送信せざるを得ない場合には、その旨を謝罪する言葉を添えて送りましょう。
後任者の紹介を簡単に添える
後任者が決まっている場合、担当変更メールで簡単に紹介すると良いでしょう。
氏名や連絡先などの事務的な情報だけでなく、スキルやキャリア、人柄などを伝える一文を添えることが重要です。
また担当変更メールで挨拶を終えるのではなく、できるだけ後任者を連れて訪問で挨拶をしましょう。
【前任者から】担当変更メールの例文
ここでは、担当者変更前の「前任者からのご挨拶メール」として例文をご紹介します。
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社□□□の〇〇でございます。
大変急なことでございますが、△月△日をもちましてxx事業所に異動となります。
今後は、同じ課の●●が貴社を担当させていただくことになりました。
●●は入社以来、長らく営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご連絡となりましたこと、大変申し訳なく、お詫び申し上げます。
後日あらためまして、後任の●●からご連絡いたします。
■■様には新人のころから温かなご指導をいただき、深く感謝しております。
責任を持って引き継ぎを行いますので、
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。
メールの書き方
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【後任者から】担当変更メールの例文
ここでは、担当者変更後の「後任者からのご挨拶メール」として、”前任者からの連絡が済んでいる場合”と”前任者から連絡ができなかった場合”の2パターンでそれぞれ例文をご紹介します。
前任者からの連絡が済んでいる場合
本文：
お世話になっております。
株式会社□□□の●●でございます。
先日、前任者の〇〇からご連絡いたしました通り、
△月△日より私●●が貴社を担当させていただくことになりました。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎメールで着任のご挨拶をさせていただきます。
近日中にご挨拶に伺い、面談のお時間をいただければ幸甚でございます。
担当者が変更となりましても、
貴社にご不便やご迷惑をおかけしないよう精進し、
よりいっそう貴社のご期待にお答えしていく所存です。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。
前任者から連絡できなかった場合
本文：
大変お世話になっております。
株式会社□□□の●●でございます。
突然ではございますが、担当者の変更のお知らせでご連絡させていただきました。
この度、貴社担当しておりました○○が一身上の都合で退社し、
私●●が担当させていただくことになりました。
今後は、私●●にご連絡をいただければ幸甚です。
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●● ●●
所属部署 □□□□□□部
メール：●●＠□□□□□□.jp
電話：00-0000-0000
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引き続き、ご指導とご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
マナーを守った担当変更メールで信頼関係を構築
取引先や顧客との窓口となる担当者が変更になると、これまでの信頼関係が途切れてしまう恐れがあります。
そのため担当変更メールで、相手に安心感を与えることが大切です。
マナーを守った担当変更のメールで、継続的な信頼関係を構築するように心がけましょう。
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