2022/04/25
ビジネスにおいてさまざまなメールに対応する機会がありますが、ビジネスメールの基本は身についているでしょうか。
何気なく処理しているメールですが、「正しいマナーが身についているかといわれると自信がない…」という人も多いことでしょう。
そこで今回は、ビジネスメールの基本的な書き方や作成時の注意点について詳しく解説します。
ビジネスメールの基本ルール
ビジネスメールには、基本的なルールが存在します。まずは次の6つのポイントを確認しておきましょう。
わかりやすい件名を設定する
ビジネスメールの件名は、ひと目でメールの内容がわかるように設定することが大切です。
ビジネスに携わる人の多くは、毎日大量のメールを受信しています。そのため、単に「ご連絡です」などの件名では内容を把握できず、メール開封を後回しにされる可能性があります。
例えば、メールの件名を「発注番号：〇〇の納期確認について」など具体的にすることで、用件が伝わりやすくなります。件名からメールの優先度を見極めやすくなり、相手にとって親切です。
本文の前に宛名を書く
本文に入る前に、必ず宛名を書くのがビジネスメールのマナーです。
冒頭からいきなり用件を書き始めるのではなく、「〇〇営業部 〇〇様」のように、そのメールが誰に宛てたものなのかをひと目で判断できるような宛名を設定してください。
このとき、「TO」「CC」「BCC」の3つの宛先を使いわけることも大切です。3つの宛先の具体的な意味や使い方については後述します。
挨拶文も忘れずに
宛名を書いた後は、本題に入る前に挨拶文も忘れずに記載しましょう。
社内向け・社外向け、季節などによっても挨拶文は異なるため、用件を述べる前に挨拶文でワンクッションおくと、体裁の整った好印象なメールを作成できます。
社外向けのメールであれば「平素は大変お世話になっております」、社内向けのメールなら「お疲れ様です」、お客様向けのメールの場合は「平素より当社の製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます」などの挨拶文がよく使われています。
用件はわかりやすく簡潔に記す
ビジネスメールは長々と記述せずに、用件を簡潔に記すことが大切です。
いつ・誰に・何を・なぜ・どのように・どのくらい、をあらわす「5W1H」を意識することで、相手の認識との食い違いが起こりにくいメールになります。
締めの挨拶文を添える
用件を述べた後は、署名の前に締めの挨拶文を添えましょう。
「お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします」「ご多用のなかとは存じますが、ご確認いただけますと幸いです」など、締めの挨拶文を添えることでビジネスメール全体がやわらかい印象になり、相手への気遣いや感謝なども併せて伝えられます。
お客様宛てのメールなど、さらに丁寧な内容を求められる場合は「ご不明点などございましたら、弊社〇〇までお気軽にお問い合わせください」などの文面を添えるケースもあります。
署名を必ず設定しておく
メール送信者の身分がわかるように、署名を設定しておきましょう。
署名には送信者の名前や役職、メールアドレス、住所、電話番号などを記載するのが一般的です。
ほかにも、Webサイトへのリンクや1行程度の短い自社PR、イベントのお知らせなどを追記する場合もあります。
署名は数行程度の短い情報ですが、うまく活用することで、自社や製品・サービスをアピールする手段として活かせるでしょう。
ビジネスメールを作成する際の注意点
続いて、ビジネスメールを作成する際に押さえておきたい7つのポイントをご紹介します。ビジネスメールは迅速かつ正確な対応が求められるため、一つひとつのポイントを丁寧に確認することが大切です。
受信したメールは1営業日以内に返信する
受信したメールは、特別な事情を除いて1営業日以内に返信しましょう。
例えば土日祝が休業の会社なら、月曜日に受信したメールは翌日の火曜日までに、金曜日に受信したメールは翌週の月曜日までに返信するのが望ましいです。
しかし、なかには出張中でメールを確認できなかったり休暇を取っていたりする場合など、どうしても1営業日以内に返信するのが難しいこともあるでしょう。
この場合は「出張中につき〇日以降にあらためてご返信差し上げます」などの自動応答メールの設定や、不在時の対応を同じ部署のメンバーに依頼するなどの対策が挙げられます。
打ち合わせの後はお礼メールを送る
アポを取って商談などの打ち合わせの時間をいただいた後は、お礼メールを送ると相手に丁寧な印象を与えられます。
お礼メールのなかでネクストアクションを確認するなど、次回以降の商談につなげる効果も期待できます。
お礼メールは商談後、できるだけ早い段階で送るようにしましょう。
「本日はお忙しいなか、打ち合わせのお時間をいただき誠にありがとうございました。尚、ご依頼いただいたお見積もりについては〇日までに弊社〇〇より●●様宛てに送付させていただきます。～～」などの文面が代表的です。
依頼のメールは依頼理由をわかりやすく書く
依頼を伴うメールは、依頼理由を書くことが大切です。
例えば社内のメンバーにお客様提案用の資料を送ってほしい場合は、「〇〇社様の提案の際に使用したいので、●●の資料をPDFで送っていただけないでしょうか」などの表現があります。
単に「●●を送っていただけないでしょうか」という表現だけでは、メンバーからするとなぜその資料を求めているのかがわからないため、時間を割いて資料を送付することへの納得感が薄く感じられてしまいます。気持ち良く依頼を引き受けてもらうためにも、依頼の理由は簡潔に伝えることをおすすめします。
急ぎの用件にメールを利用しない
基本的に、メールは緊急の用件に適している連絡ツールではありません。
前述の通りビジネスマナーの観点からすると1営業日以内に返信するのが原則であり、すぐにでも反応がほしいときは電話などの連絡ツールを検討する必要があります。
「【至急】〇〇の納期ご確認ください」など、返信を急かすようなメールはできるだけ送らないように注意しましょう。どうしても送らなければならないときは、電話などほかのツールでメールを確認してもらえるように別途連絡するなどの工夫も必要です。
添付ファイルのよくある問題に注意する
ビジネスメールは添付ファイルを扱う機会も多くありますが、あまりに大きなサイズの添付ファイルは送信側または受信側のサーバーでサイズ制限によって削除されてしまう場合があります。
大容量の添付ファイルを送信する際は、ファイルサイズ制限に抵触しないかどうかをあらかじめ確認してください。
加えて、添付ファイルはどのような内容であるかがひと目でわかるファイル名をつけ、複数にわたる場合はファイル形式や内容別に分類してzipなどにまとめることも大切です。ファイルを添付していることをメールの本文に記載しておくと、見通し防止になり、ウイルスなどの不審な添付ファイルではないことも伝えられます。
初めての相手には「お世話になっております」を使わない
既に面識がある相手とのビジネスメールには、挨拶文で「お世話になっております」という表現をよく使います。
しかし初めて連絡する相手に「お世話になっております」を使うと、「面識がないはずなのに距離が近いな」と思われてしまったり、「自分がこの人のことを忘れてしまっているのかな？」と不安を与えたりする可能性があるため、ほかの表現を用いる必要があります。
例えば「〇〇社の●●様よりご紹介いただきご連絡を差し上げました」「初めてご連絡いたします」などの表現を使うことで、相手にとって自分が初めてやり取りする人であることを伝えられます。
このように、初回の連絡であることが伝わる表現を使用するように心がけましょう。
敬語の使い方を確かめる
自分では正しい使い方だと思っていても普段使っている敬語が実は間違っているということは、よくあります。作成したビジネスメールを読み返して、敬語の使い方が間違っていないかどうかをよく確認してから送信しましょう。
例えば「ご苦労様です」という表現は目下の人に使う表現であり、管理職に送るメールとしては相応しくありません。社内向けに送るメールの書き出しは「お疲れ様です」などが適しています。ほかにも「申される」ではなく「仰る」が正しい表現です。
細かい部分の間違いが相手に不快感や不信感を与えてしまう可能性があるため、不適切な敬語を使っていないかどうか入念なチェックが重要です。
ビジネスメールで頻出する用語
ここからは、ビジネスメールで頻出する用語をいくつかご紹介します。適切に使いわけることで読みやすいメールを作成できるだけでなく、相手から好印象をもたれるメールに仕上がります。
TO
「TO」は、「メールを読んで返信してほしい人」に対して設定します。
基本的に「TO」を指定された人は、そのメールの内容を確認して必要に応じて返信する義務が発生します。「メールを読んでもらい、返信がほしい」という場合はTOを活用しましょう。
メール本文の宛名は「〇〇様」「〇〇課長」などTOに設定した人の名前を記載します。複数人に同じ内容のメールをTOで送りたい場合は「各位」などとすることもあります。
CC
「CC」は、「返信をする必要はないが、メールの内容に目を通しておいてほしい人」に対して設定します。
CCに設定された人には、TOに設定された人と同じ内容のメールが届きますが、内容に明らかな疑問が生じて確認が必要になった場合などを除けば、文面を確認するだけで返信する必要はありません。
複数人で受注確認を行っている場合など、TO以外の人にもメールの内容を伝える必要があるときに使用するのが一般的です。
BCC
「BCC」は、「返信不要だが、メールの内容に目を通しておいてほしい人」に対して送るという点ではCCと同じ役割を担います。CCとの違いは、「ほかの人にメールアドレスを開示したくない場合」に設定する点です。
CCに複数人のメールアドレスを設定すると、CCに設定された人同士はメールアドレスが見える状態になるため、取引先をまたいでメールを送る場合などに個人情報流出につながるリスクがあります。
BCCにメールアドレスを設定すると、受信側は自分だけにメールが送信されているように見えるため、複数人に同じ内容のメールを送信してもメールアドレスがお互いにわかることはありません。
「御社」と「貴社」
「御社」と「貴社」はビジネスメールで間違えやすい敬語のひとつです。
「御社」は口語で「貴社」は文語で相手の会社を敬うときに使われる敬語です。そのため、ビジネスメールにおいては「貴社」を使用するのが正しい敬語となります。
「御中」と「様」
「御中」と「様」はどちらも相手に対する敬称ですが、「御中」は企業や組織などに対して使われる敬称で、「様」は個人に対する敬称です。
例えば相手の担当者がわからない状態である会社の営業部に対してメールを送る場合「〇〇株式会社 〇〇営業部御中」などのように表現します。
一方で、相手の企業名・所属・担当者がすべてわかっている場合には、「〇〇株式会社 〇〇営業部 〇〇様」のような形で記述します。
ビジネスメールの文例集
最後に、ビジネスメールの具体的な文例集を5つのパターンにわけてご紹介します。
挨拶メール
着任のご挨拶【株式会社〇〇】
【本文】
初めてご連絡いたします。
○○株式会社営業部の鈴木と申します。
このたび人事異動により、4月1日付で〇〇本社営業部へ着任いたしました。
前任の〇〇に引き続き貴社のお役に立てるよう力を尽くして参りますので、
貴社におかれましては変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
つきましては、近日中にぜひご挨拶に伺いたく存じます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご都合の良い日時をいくつかご教示いただけますと幸いです。
お礼メール
打ち合わせのお礼【株式会社〇〇】
【本文】
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社営業部の鈴木です。
本日はお打ち合わせのお時間をいただき誠にありがとうございました。
当社の製品に前向きな評価を頂戴し、大変嬉しく思っております。
貴社のご期待に添えますよう、引き続き尽力してまいります。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
尚、ご要望いただいた資料は、〇月〇日までにPDFにて弊社○○よりお送りいたします。
依頼メール
当社製品「●●」カタログ送付依頼について
【本文】
平素は大変お世話になっております。
○○株式会社営業部の鈴木です。
この度は当社製品「●●」のカタログ送付依頼をいただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、PDFにて製品カタログを送付いたしますのでご査収ください。
送付内容
・「●●」カタログ（PDF） 1部
・簡易御見積書（PDF） 1部
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
日程調整メール
〇日のオンラインミーティング日程変更のご依頼
【本文】
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社営業部の鈴木です。
〇日にお約束していたオンラインミーティングにつきまして、
製品サポートの緊急対応による出張が入り、大変勝手ではございますが
日程変更をお願いしたくご連絡を差し上げました。
よろしければ〇日〇時～にご変更いただけないかと考えているのですが、
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
お忙しいところ、ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
催促メール
〇〇の御見積書送付についてご確認
【本文】
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社営業部の鈴木です。
〇日にメールにてご依頼しておりました貴社製品●●の御見積書について、
〇日時点で受領を確認できていない状況です。
〇日の会議でお見積もりの内容を精査し検討したいと考えております。
お手数ではございますが、再度ご確認いただきお送りいただけますようお願い申し上げます。
再依頼期日：〇月〇日（〇）
※入れ違いで既にお送りいただいている場合はご容赦いただけますと幸いです。
お忙しいなかとは存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
ビジネスメールを書く前に基本的なビジネスマナーを押さえておくことで、相手に安心感をもって読んでもらえるメールを作成できます。本文以外の部分で信頼を損なわないためにも、基本となるマナーを事前に確認しておきましょう。
ビジネスメールは1営業日以内の返信が原則ですが、緊急の用件には向いていないなど、メールならではの活用法に注意を払うことが大切です。
ご紹介した基本の形式も参考にしながら、自分なりのビジネスメールの形を見つけてみてください。
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