2020/08/25
登録スタッフから届くお仕事紹介メールの返信や、
就業中スタッフから届く休暇連絡や、派遣先でのお悩み相談などなど・・・
派遣スタッフから毎日大量に届くメールを裁くのはとても大変ですが、忙しさのあまり、いい加減な対応をしてしまうと派遣スタッフとの信頼関係に傷をつけることになります。
今回は人材派遣会社でよくある5つのメールトラブル・お悩みについて、クラウド型メール共有ツール「メールディーラー」を使った解決方法をご紹介します。
お悩み1：担当者でないと分からないことが多く、不在中は対応が止まってしまう
個人のメールアドレスでメール対応をしていると、対応した担当者本人のパソコンでないとやりとりの履歴を見ることができないため、担当者が外出や休みの間は対応ができない“属人的”な運用体制に陥ります。
メールディーラーは代表アドレス宛てに届くメールを、複数名で共有・管理することができるメールツールです。
派遣スタッフとやりとりをするメールアドレスを1つの代表アドレスに統一し、クラウド上で一元管理することで、「誰が」「誰と」「どんなメール」をしているのか、「誰でも」確認できます。
営業の外出中や、コーディネーターの面接中に派遣スタッフから連絡があった場合でも、対応を止めることなく誰でも対応ができるようになります。メールディーラー上ですべての受信・送信メールが閲覧できるのでわざわざ担当者のパソコンまで見に行く必要もありません。
「担当コーディネーター」と「派遣スタッフ」という個人間の連絡であったものを、「会社」と「派遣スタッフ」として社内で情報共有しながら対応ができるようになります。
お悩み2：お仕事紹介メールを一斉送信した後の返信が大変！
登録スタッフにお仕事紹介メールを一斉送信すると、紹介希望やお断りなど様々な内容のメールが大量に届きます。
複数名でメール対応をしていると、誰がどのメールを対応したのか把握できず、対応モレや重複対応が発生してしまいます。
メールディーラーの「ステータス管理機能」では、メールの対応状況に応じて自動でフォルダに振り分けられます。
まだ誰も対応していない「新着フォルダ」、誰かが返信を作成している途中の「返信処理中フォルダ」、返信が完了している「対応完了フォルダ」に振り分けられ、メールの状況が一目で分かるようになります。
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新着
未対応のメールを表示
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返信処理中
返信を始めると新着からメールが移動
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対応完了
送信すると返信処理中からメールが移動
「新着フォルダ」を見れば、対応が必要なメールが明確なので、見落としによる対応モレの防止だけでなく、返信作業に取り掛かるまでのスピードUPにも貢献します。
また、誰かが返信メールを作成している「返信処理中」のメールには、他の人が編集できないようにロックがかかるため、重複対応を物理的に防ぎます。
お悩み3：「言った・言わない」トラブルでメールのやりとりを遡るのが大変！
派遣スタッフとの「言った・言わない」トラブルでは、過去のやりとりの履歴が重要ですが、受信トレイと送信トレイを検索してやりとりを探す作業はとても大変で手間が掛かります。
メールディーラーの「対応履歴機能」を使えば、メールアドレスをワンクリックするだけで今までの送信メールと受信メールを時系列で一覧表示することができます。
また、電話対応の履歴を残すこともできるので、担当者が派遣スタッフと直接話した内容もメールディーラー上にまとめて記録することができます。
お悩み4：派遣スタッフがスマホとパソコンの2つのメールアドレスを使っている
派遣スタッフがスマホとパソコン等、複数のメールアドレスを使っていたり、メールアドレスの変更があった場合、より一層過去のやりとりを遡りにくくなります。
前述の「対応履歴機能」では、1人の派遣スタッフに複数のメールアドレスを紐づけることができるので、メールアドレスを複数持っていたとしても、ワンクリックでその人に纏わるすべてのメールを表示することができます。
お悩み5：コーディネーターチームの連携が取れず同じ連絡を何度もしてしまう
誰が誰にどんな連絡をしているか把握できないと、同じスタッフに何度もお仕事状況の確認をしてしまったり、同じお仕事を紹介してしまったり、派遣スタッフが不信感を募らせるようになります。
「メールディーラー」を使えば、誰がどの派遣スタッフにどんな連絡をしているのかがタイムリーに更新されるので、チーム内で口頭確認せずとも、自然と情報共有することができます。
また、「コメント機能」ではメール1通1通に付箋を付けるようにコメントをつけることができるので、ヒアリングした内容等を補足して履歴として残すことができます。
まとめ
派遣スタッフとのメールトラブル・お悩みは、「営業とコーディネーター」、そして「コーディネーターチーム」内での情報共有が解決への糸口となります。
メールの情報共有というとCCやBCCを使って運用方法による共有が一般的ですが、メールを共有することを前提につくられた「メールディーラー」であれば、CC・BCCの付け忘れや見落とし等の人的ミスを防ぐことができます。
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