流通・小売
国内・海外の特許・実用新案・意匠・商標に関する出願、中間処理、訴訟、鑑定、調査等を行う平木国際特許事務所。
たった１件のメールの取りこぼしでも、重大な損失に繋がる恐れがある「知的財産権」では、過去のメール履歴も重要な情報です。
海外顧客からのメールを管理するためにご利用いただいているメールディーラーの効果についてお伺いしました。
1つのアドレスを1台のパソコンで全メールを集約して受信し、共有利用していました。座席移動や作業待ちが発生し、とても非効率的な状態でした。
また、重要な情報であるメールの閲覧や削除の操作を誰でもできてしまうため、セキュリティ面でも不安を感じていました。
― 課題1 ―
誰でも送受信メールの内容を閲覧したり、削除も出来てしまっていた。操作履歴も不明で、セキュリティ面で不安があった。
― 課題2 ―
1つのアドレスで送受信を行うため、前回誰が対応したのかを一目で把握することができず、対応が遅くなってしまっていた。
メールの件数的に、専用のメールシステムを構築した場合の費用対効果は見込めませんでした。
そこでネットで検索した、複数の候補から、メールディーラーは「大手企業を含め、導入実績が豊富」だったため、問い合わせをしました。
導入後の現在では、１日160件程度のメールを25名で対応し、その履歴を全社員が閲覧、確認できるようになりました。
step
1
専用システムの構築は費用対効果が見込めず断念。ネット検索でヒットしたメールディーラーへ問い合わせをした。
step
2
問い合わせ当日に回答が届き、数日後、営業担当によるデモ画面の案内を受けて導入を決定。
step
3
導入後のサポートは迅速・丁寧でこまめな経過報告も受けられるため、安心。
メールディーラーでメールの送受信を一元管理することで、業務効率や安全性が格段に向上しました。
細かいところでは、送信前のプレビュー機能により、誤植を防げたり、メールを検索する際の条件設定が充実していてメールを探しやすい、といった点が挙げられます。
また、送受信のメールがグループ内で共有されていることで、対応品質への意識の高まりにも繋がっていると思います。
効果1
担当者ごとに細かい操作権限を設定することで、顧客情報の流出を抑止したり、誰が何の操作をしたかアクセスログを取得することで、セキュリティ面の安全性確保。
効果2
各パソコンから同時にメール対応ができるようになり、対応スピードがUP。メールの処理状況を一目で確認できるようになったことで、対応漏れ防止に繋がった。
機能詳細・特徴がわかる！
