競輪新聞「赤競」を、70年以上に渡って刊行している株式会社日刊プロスポーツ新聞社様。
平日・土日・日夜問わず開催される競輪レースの最新情報を発信するため、シフト制で新聞製作やWebメディアの運営等を行っています。
全国各地から寄せられる情報を漏れなく集約し、勤務時間の異なるスタッフ間で情報共有を円滑に行う秘訣は何か。今回は、新聞製作の補佐業務等を担当されている駒宮様に、メールディーラー導入前の課題や、現在の活用方法についてお伺いしました。
SUMMARY
- 誰が・どのメールを・どこまで対応しているのか」の状況把握が困難
- メールディーラー導入によってチームの業務をクリアに
- “シンプルな操作性”のため、ITツールに慣れていなくても安心
まずは御社の事業内容と、ご担当業務について教えてください。
駒宮様弊社では、競輪に関する新聞や予想誌の発行・販売、またWEBメディアの運営を通し、競技や選手の情報を発信しています。
メールディーラーは私が所属する企画制作部で活用しています。事業企画部では、全国各地からFAXで送られてくるレース情報を確認して紙面の形に組んだり、弊社で製作した電子新聞等を社外のメディアやプラットフォームへ提供したりという業務を担当しています。また、社内システムのメンテナンスや、システムへのデータ入力等も担当しており、これらの業務を4～5人体制で行っています。
メールディーラー導入前は、社外とのメールのやり取りはどのように行っていたのでしょうか？
駒宮様私たちのチームは社内のデスクトップパソコンで業務を行っているのですが、以前は各パソコンにインストールされたThunderbirdで送受信メールを管理していました。
また社外とのメールのやり取りは、基本的にチームの共有メールアドレスで対応していましたね。
メール対応において、当時はどのような課題を感じていましたか？
駒宮様前提として、社内システムや専用アプリがインストールされているパソコンが限られているため、弊社ではその日の業務内容に応じて使うパソコンを変えています。
そのため、「このパソコンでこのメールを送った」ということは分かっても、「誰が対応したのか」までは分かりませんでした。送信者を特定するため、メール送信時に送信者の個人メールアドレスをCcに入れるというルールもあったのですが、Ccの入れ忘れもよくありました。
また、Thunderbirdがパソコン1台ずつにインストールされていたので、既読/未読の状態も使うパソコンごとで変わってしまい、対応状況の把握も困難でした。
御社では、シフト制で勤務されているとお伺いしました。
駒宮様平日・土日・日夜問わず開催されているレースの最新情報を迅速に発信できるよう、弊社スタッフはシフト制で勤務しています。そのため同じパソコンでも、使用するスタッフが昼夜間で異なるので、メールの対応状況の把握が大変でした。
対応状況が把握できないことで、実際に対応モレ等のミスも発生していました。例えば、夜勤務のスタッフが製作した新聞のデータを、翌朝には社外のメディア運営会社等にメールで送付する業務があるのですが、メールの送信を忘れてしまうケースが多かったです。
朝勤務のスタッフは、夜勤務のスタッフがメールを「どのパソコンから送信したか」や「正確に送信されているのか」という状況がすぐには把握できなかったため、先方からデータが届いていない旨の連絡を受けてからメールの送信忘れが発覚することも度々ありました。
メールの送信忘れがあると、先方の情報誌やメディアで公開いただくはずの情報が公開できない等、機会損失となってしまいます。
以前のメール管理方法では、これまで挙げた様々な課題を抱えていましたし、各スタッフの行動も不透明になっていたため、チームを統括する部長がメールディーラーを検討・導入しました。
現在はメールディーラーをどのようにご活用いただいているのでしょうか？
駒宮様社外とのやり取りは、メールディーラーに集約しています。
やり取りで使うメールアドレスは以前と同様の共有メールアドレスですが、メールディーラーの『ステータス管理機能』によって、「誰が・どのメールを・どのように対応しているか」という対応状況がリアルタイムで確認できるようになったので、対応モレは各段に減りました。
また、送信メールの履歴も全員が閲覧可能な場所に残るため、より一層の緊張感を持ってメール対応をするようになりましたね。“見られている”というプレッシャーもありますが、対応モレによる機会損失や誤送信を防止できるという観点では、メリットが大きいと感じています。
ちなみに弊社では、FAXの受信データ（PDF形式のスキャンデータ）もメールディーラーに転送し、メールディーラー上で確認できるように設定しています。
私たちのチームでは、FAXから受信したデータを社内システムに入力する業務を担当しており、入力が完了したらメールディーラー上で「対応完了」のステータスに移動するようなルールを設けています。
業界的にもまだまだFAXの利用頻度が高く、1日に100～200通ほど受信することもあるのですが、メールディーラー上で入力業務の進捗管理ができるようになったため、入力モレの防止や入力担当者の確認が以前より簡単にできるようになりました。
メールディーラー導入から実運用に載せるまで、難しかった点はありましたか？
駒宮様単純に新しいツールへの抵抗感はあったかと思いますが、「チームの業務をクリアにしたい」という部長の導入意図も理解できましたし、実際に使ってみると操作性もシンプルだったため、難しいと感じたことは特にありませんね。
むしろ、最初に管理者が受信設定やフォルダ設定をすれば、他のユーザーはブラウザでログインし、諸々設定済みの環境で操作ができるという点は大変助かりました。
弊社の中にはITツールに慣れていないスタッフもいるのですが、メールディーラーは感覚的に使える機能が多いため、現場への浸透・定着もスムーズでした。
ありがとうございます。最後に、メールディーラー導入をご検討中の皆さまへメッセージをお願いします。
駒宮様チームの対応状況が不明瞭だったり、メールの見落としが発生していたりという場合でしたら、メールディーラーの有用性は高いと思います。
ITリテラシーのレベル問わず簡単に使えるところもメールディーラーの魅力の1つだと思うので、アナログ文化の業界・企業様でも過度な心配をせず、一度問い合わせてみるといいのではないでしょうか。
