法改正やシステムリプレイスなど、新しい環境構築に適したのがメールディーラーでした。
導入の背景
まず、メールディーラーをご利用いただいている業務内容について教えてください。
- 坂本様
- CSR・監査統括室は、すべてのグループ会社を対象に、コンプライアンス推進業務を担っています。主な業務の一つは、ホットライン（内部通報）の対応です。
対応領域は問合せ対応だけでなく、調査実施や協議、報告までを実施しています。
調査などは、各グループ会社に配置されているCSRリーダー、推進者に依頼しますが、実際にコンプライアンス違反が確認された際には、指導や是正も依頼します。
メールディーラー導入のきっかけとなった課題は何だったのでしょうか。
- 坂本様
- 大きくは2点あります。
1つは、2022年6月に「公益通報者保護法」が改正されたことです。
以前は案件の対応状況をエクセルで管理していました。しかし、法改正によって、さらに詳細な情報を管理する必要が発生しました。
エクセルでの管理継続を検討しましたが、詳細な情報を適宜手打ちで登録すると、手間やミスが発生するのではと懸念していました。
もう1つは、文章作成や対応履歴記録のために使っていたシステム（グループウェア）が、将来的にサポート終了するため、リプレイスが必要となったためです。
このシステムでは、メール文章の作成だけでなく、電話や打ち合わせの記録、対応状況の記録（通報の「状態」の記録）、エビデンスを残すためのメール画像保存、にも活用していました。
総じて、「人手を介さなくても収集や整理が容易になる新しい記録体制」が必要となったため、新しいシステム導入を検討しました。
導入の決め手
メールディーラーを知った経緯や興味を持ったポイントを教えてください。
- 坂本様
- インターネットで検索し、メールディーラーを知りました。
当初は「通報案件管理」などで検索しましたが、思うシステムがヒットしませんでした。連絡業務でメールを使うので「メール管理」と検索したところ、メールディーラーがヒットしました。
メールディーラーなら、案件管理機能があり「この機能なら今までのやり方を踏襲できそうだ」と思いました。
メールディーラーを導入するにあたって、何かハードルはありましたか。
- 坂本様
- 大きな障壁はありませんでした。
社内の上層部へ説明する際は「主幹業務で使うシステムをリプレイスして、さらに使い勝手もよくなってこの価格ですよ」と推薦しました。
案件管理機能を使ったことで、対応状況の記録・共有が簡単になりました。
メールディーラーの活用方法
メールディーラーを利用している業務について教えてください。
- 坂本様
- グループ会社の従業員や役員からの通報・相談への対応全般に利用しています。
メールのやり取りでの利用はもちろんですが、調査から報告完了に至るまでの、関係者との打合せ、面談、指導内容を記録するメモにも利用しています。
一つの通報に係る複数のやり取りをまとめて状況管理するために、「案件管理機能」を活用しています。
また、役員もメールディーラーで日ごろから案件の確認しており、進捗の確認、共有などしやすい環境を構築できています。
特にご活用いただいている機能はどちらになりますか？
- 明賀様
- 案件管理機能をメインで利用しています。
万が一当局から開示請求があった際でも、我々がどのような対応をしてきたかを、即座に伝えられる記録体制が理想的です。
そのため、1つの案件ごとに対応記録をしっかり残すことが、非常に重要です。
案件の記録機能が充実していて、かつ、効率的に記録できる点は、一番良いと思っている点です。
その他に活用している機能があれば教えてください。
- 坂本様
- テンプレート機能と、電話応対メモを活用しています。
テンプレート機能は、守秘義務の徹底などの注意事項を伝える際に活用しています。
情報量が多く、伝え漏れが起きたら困る事項をテンプレートに保存しています。
システマチックに伝えられるという意味で、非常に役立っています。
電話応対メモは、電話応対というより、打ち合わせや面談のメモを残すために活用しています。
業務に関わるメモもメールと同様に案件に紐付けられるため、簡単に管理できています。
簡単な操作と分かりやすいUIで、作業も情報共有もスムーズにできています。
メールディーラー導入による効果
メールディーラーを導入したことで、便利になったことやできるようになったことを教えてください。
- 坂本様
- 以前まで行っていた対応状況の記録作業が、メールディーラー導入によってほとんど無くなりました。
以前利用していたシステムでは、定型文だけなく「やり取りの記録を残すための作業」の際にも毎回コピー＆ペースト操作が発生していました。
メールディーラー導入によって、定型文の共有化と挿入が簡単になりましたし、やり取りの記録も自動化でき、楽になりました。
- 明賀様
- また、「メールディーラーにログインすれば対応漏れがあるか分かる」というシンプルな運用が実現できた点も、嬉しいポイントですね。
案件が発生すると、当日中に対応を開始する必要があるため、新着メールの有無を瞬時に判断できるのは助かっています。
- 坂本様
- メールディーラーの画面を開けば、対応の抜け漏れが起こることはほとんど無いですし、安心して業務を進められます。
最後に、メールディーラーを検討している企業様へ、ぜひメッセージをお願いします。
- 坂本様
- 「案件の対応状況を把握したい」という悩みは、どの組織にもあると思います。
そういった組織の皆さんに、メールディーラーのような「案件が変化していく状態を管理するシステム」をぜひ知ってほしいです。
ありがとうございました。
