1つのメールアカウントを複数人で見れる環境で、社内連携を楽に
導入の背景
まず、御社の事業内容について教えてください。
- 越智様
- BtoB向けに、従業員の保険加入手続きや助成金申請、就業規則の作成といった企業の”労務”を代行するサービスを提供しています。
その中でリレーション事業部は、自社サイトからの問い合わせ対応や顧客とのやりとり、各種手続き作業、各部署の困りごとを改善するお手伝いを行ったりと幅広い業務を対応しています。
メールディーラーも当部署で利用しています。
メールディーラー導入のきっかけとなった課題は何だったのでしょうか。
- 越智様
- 当初は個人メールアドレスを利用していたのですが、社員同士の連携が取りづらかったり、弊社の担当者が退職した時にお客様が連絡先に困ってしまい、結果的に顧客離れが起きてしまうといった問題がありました。
また、弊社は単発でご依頼をいただくことが多いので、継続してお客様にご利用いただくためには、いかに問い合わせに対して即レスできるかも売上の最大化には重要になります。
そのために1つのメールアドレスを複数人で見ることができるメールディーラーを導入しました。
導入の決め手
メールディーラーのどういった点に興味を持っていただけたのか教えてください。
- 越智様
- 助成金申請や就業規則作成などのサービスごとにプロフェッショナルチームがあり、それぞれが並行して動いていくので社内連携をちゃんとしていかないといけない中で、メールディーラーだと誰がどんな連絡を取っているのかといった行動が全部見えるのがすごく良い点です。
”テンプレートをマニュアル化”でメール対応効率化
メールディーラーの活用方法
メールディーラーをどのようにご活用されているか教えてください。
- 越智様
- 「スポット社労士くん」のサイトからinfo@に届く依頼や問い合わせをメールディーラーで受け取り、申請などの手続きを行っている担当者に割り振って対応しています。
パートさんが対応する手続きに関しては1日30～40件ほど依頼があって、多い月で一人月100件くらい対応するので、手続きメールを間違いがないようにしながらも、効率化させるために「テンプレート機能」を活用しています。
手続き用のテンプレートだけで約200～300個ほどあり、”こういうメールが来たらこのテンプレートを送る”といった形でマニュアル化して使用しています。
ものすごい数のテンプレートですね！機能をしっかりご活用いただいていて嬉しいです！
- 越智様
- そうですね、テンプレート機能は一番使っていますね。
たとえば法改正などで手続きの内容を変えないといけない場合に、口頭で周知しても忘れてしまったりするので、テンプレートさえ修正しておけば間違いなく送れるといった点も良いですね。
他にも顧問契約のお客さまはChatworkで対応するのですが、その場合もメールディーラーに保存しているテンプレートをコピペして使っていたりと、社内統一のマニュアルとして置いています。
配配メールとの連携で業務効率化＆販促営業
配配メールの活用方法
弊社の「配配メール」もご利用いただいていますが、配配メールはどのようにご活用されていますか？
- 越智様
- セミナー情報や他社様とのイベント情報、保険料改定などの法改正情報を定期的にメール配信しています。
あとは士業パートナーがいてお客様を紹介いただくことも多いため、そういった士業パートナーに対するフォローアップメール配信も行っています。
「メールディーラー」と組み合わせて使っていただくこともあるのでしょうか？
- 越智様
- メール配信をする際のFromアドレスをメールディーラーで受信している共通メールアドレスに設定しているため、お客様からいただく、メール配信に対しての「どの情報が欲しい・要らない」などの返信ややりとりはメールディーラーで行うといった組み合わせで活用しています。
メルマガ配信・一斉メール配信サービス「配配メール」とは
急遽のお休みでもスピーディーに代理対応が可能に
メールディーラー導入による効果
メールディーラーを導入したことで、便利になったことやできるようになったことを教えてください。
- 越智様
- 基本的にお客さまからの相談はすべてメールなので、業務の中でもメールをしている時間が一番多く、なるべく業務負担を減らすためにテンプレートを作れたことは便利になった点ですね。
あと、急遽お休みになった人の代理対応ができるようになりました。
たとえば保険証がすぐ届かないと困ってしまうといったように、1日お休みでメール対応ができないと大きく響いたりもするので、代わりにチェックして別の担当者に変えるといった業務の調整ができるようになりました。
他には、インターン生の教育として、メール作成まで対応してもらって上司が確認してそのまま送信するという対応ができるのも、1つのアカウントで管理するメリットだと感じます。
配配メールを導入した効果についても、教えてください。
- 越智様
- 弊社では新規の営業も既存のお客さまへのフォローアップもすべて配配メールで行っていて、会社がここまで大きくなったのは配配メールのおかげです。
年間6000社ほど依頼をいただくなか1社1社の営業は難しいので、配配メールでの一斉メール配信を年に数回行うだけで”スポット社労士から定期的に良い情報をもらっている”という認識を与えて思い出してもらえるので、良い効果になっています。
メールディーラーのおすすめポイント
最後に、メールディーラーを検討している企業へメッセージをお願いします。
- 越智様
- 弊社のお客さまは中小企業が多いのですが、お客様を見ていても、昨今転職も気軽にできるようになったことで退職される方も多くいる状況だと思っています。そのため、社内で過去に辞めてしまった人宛てのメールも見れるというのは中小企業にとっては結構大事なポイントなんじゃないかなと私は思いますね。
小さい企業などは特に、1つの連絡で案件を失うと会社全体が大きく左右されたりもすると思うので、みんなで見れる環境を作っていくことは大事かなと思います。
ありがとうございました。
