2024/10/02
重複送信に対するお詫びメールの内容はわかりやすく記載し、問い合わせ先を入れ忘れないようにしましょう。本記事では、重複送信に対するお詫びメールの書き方や例文のほか、メールの重複送信が引き起こすリスク、原因などを解説します。
重複送信に対するお詫びメールの書き方と例文
まず、重複送信をしてしまった場合のお詫びメールを、どのように書くか確認しましょう。基本的な流れは、以下のとおりです。
- 挨拶と名乗り：重複送信した差出人と同一の人物から送信する
- 事象：重複送信したメールの配信日を伝える。時間まで記載すると尚可
- お詫び：お客様を混乱させ、不快な思いをさせてしまったことを謝罪する
- 訂正：異なる内容を送付してしまった場合などは、正しい内容を簡潔に記載する
- 原因：重複送信が起きてしまった原因を端的に記載する
- 対策：対策と、今後とも変わらずご愛顧いただきたい旨を記載する
- お問い合わせ先：メールだけでは疑問や不安を解消できないお客様もいるため、お問い合わせ窓口をご案内する
- 署名：社名・住所中・電話番号・公式サイトのURLなどを記載する
重複送信に対するお詫びメールの例文は、以下をご参照ください。
◯◯◯◯年◯◯月◯◯日
件名：【お詫び】メールの重複送信について
◯◯様
日頃から大変お世話になっております。
◯◯会社の◯◯（氏名）です。
◯月◯日◯時◯分頃に送信いたしましたメールが重複していたことが判明しました。
お客様の混乱を招き、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
原因としましては◯◯によるものでございます。
本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、全力で再発防止に取り組んでいく所存です。今後とも◯◯を何卒よろしくお願い申し上げます。
本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。
【お問い合わせ窓口】
電話：0120-〇〇〇-〇〇〇
メール：〇〇〇@example.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社◯◯◯◯
〒000-0000◯◯◯◯◯◯◯
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL：https://◯◯◯◯.co.jp/
お詫びメールに関する注意点
重複送信をお詫びするためのメールに不備があると、お客様の大きな怒りを買ってしまう可能性があります。メールの重複送信によって不信感を抱いているところに、追い打ちをかけるようにミスや不手際があると、会社に対する苛立ちが大きなものになりかねません。
お詫びメールを送信する際は、主に以下のような点に注意しましょう。
- 問い合わせ先の記載を忘れない
- 一斉送信していると思われないようにする
- 相手に伝わりやすいメールを作成する
それぞれの内容について解説します。
問い合わせ先の記載を忘れない
重複送信をしてしまった場合、お詫びメールさえ送れば問題がすべて解決するわけではありません。
お詫びメールによって、不満や不信感が解消するお客様もいるでしょう。しかし、お詫びメール読んだうえで、会社に対して直接、原因や今後の対策などを確認したいと考えるお客様がいることも考えられます。
そのため、お詫びメールには必ず会社の連絡先を記載しておき、お客様から寄せられる問い合わせに対応できる体制を整えておきましょう。お問い合わせ先を記載した場合、電話を受けた従業員が状況を把握していないと、さらなる不満を招きます。必ず、社内で情報共有をしておきましょう。
一斉送信していると思われないようにする
お詫びメールは、一斉送信をしていると思われないようにするのが賢明です。お客様のなかには、一斉送信のメールを快く思わない方もいるためです。
重複送信というミスをしてしまっている以上、お客様にマイナスの感情を持たれてしまうリスクのある対応は、極力避ける必要があります。一斉送信を連想させやすい「対象者」や「リスト」などの言葉の使用は、避けたほうがよいでしょう。
相手に伝わりやすいメールを作成する
重複送信に対するお詫びメールは、相手に伝わりやすい文面を作成する必要があります。重複送信が起きた状況を説明する際に、専門用語を多用するのは控えましょう。
お詫びメールを受け取ったお客様が、どのような感情を抱くかどうかを想像してみることが大切です。書き手にとって使い慣れている言葉であっても、お客様は意味がよくわからず、さらに混乱したりストレスを抱えてしまったりする可能性があるため、注意が必要です。
メールを重複送信してしまった場合のリスク
メールを重複送信してしまった場合のリスクも、押さえておきましょう。メールの重複送信によって、以下のようなリスクが懸念されます。
- 業務効率が下がる
- 会社への不信感を招く
- チーム内の雰囲気が悪くなる
それぞれの内容を解説します。
業務効率が下がる
メールの重複送信をしてしまうと、謝罪対応などのさまざまな業務が発生し、業務効率が低下するでしょう。
まず、重複して送信した相手への謝罪・訂正メールを送る必要があります。さらに、同じようなことが起こらないように、原因を明らかにしなければなりません。結果的に、本来業務に加えて行わなければならない業務が増えてしまい、業務効率が下がる可能性が高いといえます。
メールの重複対応や対応漏れを防ぐ管理方法については、下記記事で詳しく紹介しておりますので、あわせてご確認ください。
会社への不信感を招く
メールの重複送信は、会社への不信感につながってしまいます。人為的なミスが原因の場合は、送信前に対象者や内容をきちんと確認していれば、防げる確率は高いでしょう。
システムエラーが原因の場合でも、「システムの管理がずさんな、適当な会社なのだろうか」と受け止められてしまいます。いずれにしても、会社に対して不信感を抱いたお客様が離れてしまう要因になるでしょう。
さらに、重複メールの内容がそれぞれ異なっていて、1通目の2通目のどちらの内容が正しいのかのアナウンスができていない場合も、混乱やクレームを引き起こしかねません。
チーム内の雰囲気が悪くなる
メールの重複送信によって、チーム内の雰囲気が悪くなることもあるでしょう。チーム内で、お客様へのメール対応をしたことを伝えたにもかかわらず、別のスタッフが誤って重複してメールを送信してしまったというようなケースは珍しくありません。
しかし、このような状況が度重なると、「自分はきちんと伝えたのに」という不満やチームメンバーへの不信感が生まれてしまい、人間関係に影響を及ぼす場合もあります。
メールの重複送信が発生してしまう原因
メールの重複送信が発生してしまう原因として、以下の3点が挙げられます。
- メールへの対応状況が共有されていない
- 誰が対応しているのかわかりにくい
- 複数のスタッフでメール返信をしている
それぞれの内容を確認しましょう。
メールへの対応状況が共有されていない
お客様から送付されてきたメールへの対応状況が共有されていない場合、つまり「返信済みメール」と「返信していないメール」の区別がつきにくい場合、重複送信や返信の遅れが起きやすくなります。
会社によっては、「未読が既読か」でメール管理をしている、あるいはExcelやGoogleのスプレッドシートなどでリストを作成して管理をしているケースもあるでしょう。未読か既読かでメール管理をする手法は、ステータスを確認しただけでは対応状況がわかりにくく、重複送信が起こりやすいリスクがあります。
また、Excelやスプレッドシートで管理する手法についても、対応状況が曖昧になりやすく、複数のスタッフが同じメールに返信してしまう可能性があります。まったく同じタイミングで、同一のメールに返信してしまうことも珍しくありません。
チーム内のメール対応状況が共有されておらず、共有不足が原因で重複送信が起きてしまっているのなら、クラウド型のメール共有システム「メールディーラー」の活用がおすすめです。チーム全員のメールの対応状況をリアルタイムで見える化し、重複送信や返信の遅れを防止できます。ほかのスタッフが返信作業をしている最中は、ほかのスタッフが編集できないようにロックされる「排他ロック機能」もついています。
メールディーラーの詳しい機能などを知りたい方は、以下のフォームからお問い合わせください。
誰が対応しているのかわかりにくい
「お客様からのメールに誰が対応しているのかがわかりにくい」「自分が対応すべきメールがわからない」という状況も、重複送信を引き起こしやすいため注意が必要です。
たとえば、毎日数え切れないほどのメールが寄せられるような場合は、その都度担当者を割り振ることが難しく、重複送信が起こりやすくなるでしょう。
メールディーラーでは、担当者の振り分けもシステム上で自動で行ってくれるため、担当者振り分けの手間がかかりません。振り分けのミスもなくなるため、それぞれの担当者が抜け漏れなくメール対応することができるようになります。
複数のスタッフでメール返信をしている
重複送信の原因として、複数人によるメールへの返信対応も挙げられます。メールアカウントを全員で共有している場合、同時に複数名のスタッフがメール対応を行えるため、重複送信が起こりやすくなるでしょう。
手が空いているスタッフが古いメールを遡り返信対応するケースも、同じタイミングで複数のスタッフの手が空く場合があるため、重複送信の原因となり得ます。
メールの重複送信を防ぐための対策
メールの重複送信を防ぐための主な対策として挙げられるのは、以下の2点です。
- メール送信時のチェックリストを作成する
- メールの重複送信を防止できるツールを導入する
それぞれの対策を解説します。
メール送信時のチェックリストを作成する
メール送信時に、「返信済みが否か」が瞬時にわかるようなチェックリストを作成することで重複送信を防止できます。
重複送信だけでなく、メールアドレスやCc・Bccの設定、本文中の社名・名前や添付ファイルなどのミスを防ぐためのチェックリストも重要です。
ただし、ミス防止のためのリストを作成しても、チェック自体を忘れてしまうと意味がないため、送信時のチェックを欠かさないようにしましょう。
誤送信を防ぐ対策については下記記事で詳しく紹介しておりますので、あわせてご確認ください。
メールの重複送信を防止できるツールを導入する
手作業によるチェックリストの管理よりも効果的なのは、メール共有システムを導入し、メールの重複送信を防止する方法です。手作業には付きもののヒューマンエラーを、高確率で防ぐことが可能になります。
クラウド型のメール共有システム「メールディーラー」は、チーム内でのメール対応業務を「見える化」し、重複送信を防ぎます。メールの対応状況別に受信トレイが分かれており、「未対応」「返信処理中」「対応完了」といった状況を瞬時に判別することが可能です。
また、1通ごとに担当者を設定できることもメリットです。自分がどのメールに対応すべきかがわかるため、重複送信や返信の遅れを防止できます。
メールディーラーの詳しい機能などを知りたい方は、以下のフォームからお問い合わせください。
メールの重複送信を防ぎ業務効率を高めよう
メールの重複送信に対するお詫びメールは、慎重に作成する必要があります。きちんとお詫びをしたうえで、正しい内容や重複送信が起きてしまった原因などを簡潔に記載しましょう。
また、お詫びメールには必ず会社の連絡先を記載することや、相手に伝わりやすい文面を意識することも大切です。専門用語を多用するのは避け、わかりやすい内容になるように心がけましょう。
メールの重複送信への対策としては、送信時のチェックリストの作成などが挙げられますが、より効果的なのはメール共有システムを導入し、メールの重複送信を防止する方法です。手作業には付きもののヒューマンエラーを、高い確率で防止できます。
特におすすめなのは、クラウド型のメール共有システム「メールディーラー」です。お客様のメールへの返信作業をしているときは排他ロックがかかるため、まったく同じタイミングで同じメールに返信してしまうことで生じる重複返信を防ぎます。
また、メールの対応状況別に受信トレイが分かれており、そのメールに未対応なのか、返信処理中なのかなどがひと目でわかる機能もついています。
メールの重複送信を防止するために、この機会にぜひ「メールディーラー」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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