2024/07/24
業務でメールの送受信が多くなると、うっかり重要なメールを見落とすこともあります。
このときに大事なことは、気がついたらすぐに先方にお詫びをすることです。
この記事では、メールを見落とした際に、どのようにお詫びメールを書けばよいかを解説いたします。
メールを見落とした時はすぐにお詫び
複数の相手とメールでやり取りをしていると、受信メールが大量になることがあります。
そのような状態になると、返信しなくてはならないメールを見落としてしまうことがよく起こります。
単なる「うっかり」であっても、重大なトラブルにつながる可能性もあります。
見落としに気づいたときは、すぐに先方にお詫びの連絡をするようにしましょう。
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見落としに気づいた後の対応も大切ですが、
そもそも見落としを防ぐことが重要です。
そこでおすすめなのが、「メール共有管理システム」の活用です。
メール共有管理システムでは、メールごとに担当者を振り分けたり、
メールの対応状況をステータスごとに振り分けることができます。
誰がどのメールを対応しているのか、どのメールが対応できていないのかが
ひと目で分かるのでメールの見落としを防止できます。
メールを見落とした時のお詫びメールの書き方
返信し忘れていたメールに対してお詫びのメールを送るときは、どのような点に気を付けるべきでしょうか。
お詫びメールを作成するときの注意点について解説します。
お詫びメールの件名
お詫びメールの件名は、「●●についてのお詫び」など、内容が謝罪であることを明示したほうが、わかりやすく、見落とされにくくなります。早めにお詫びメールに気づいてもらい、内容を読んでもらえるように工夫しましょう。
また、「（日付）のメールに関する対応遅れのお詫び」「●●のメールに関する不備のお詫び」など、いつの・どのメールに対して謝罪しているのかを伝えると、さらにわかりやすくなります。
納期が迫っているなどの事情で早くメールを確認してもらいたいときは、件名の最初に【重要】や【至急ご確認ください】などを添えるようにしましょう。
ただし、自分や自社のミスでそのような事態になってしまったのであれば、逆効果になる場合もあるので注意しましょう。その場合は、本文で十分に謝罪する必要があります。
メールの破棄など、メールの内容についてお願いしたいことがあるときは、「●●のお詫び・●●のお願い」など、お詫びにくわえてお願いがあることを明示しましょう。
どのような事態が起きているのか相手に伝わりやすくなります。
お詫びメールの構成
お詫びメールを送るときは、普段のビジネスメールのマナーに則りつつ、相手に失礼がないように注意して作成します。
- 「○○様」など相手の社名や名前
- 「いつもお世話になっております」などのあいさつ
- 自分の名前
- なぜ連絡したのか
- どのようなミスが起こったのか
- お詫び、ミスの原因や今後の対策
- 最後のあいさつ
- 自分の名前や社名
メールでの謝罪は必要最低限のものであり、ことの重大さによっては直接お詫びにいく・電話で謝罪するといった行動も必要です。その場合、最後のあいさつの前に訪問や電話をすることを一言添えておきましょう。
お詫びメールの言葉の選び方
日頃から大切な言葉選びですが、お詫びメールでは特に注意しなければなりません。ただでさえ、こちら側に非がある状態であるため、相手にマイナスの印象を与える言葉は使わないようにしましょう。
例えば、「うっかりしていました」「●●を忘れました」ではなく、「●●を失念しておりました」という表現のほうが、丁寧でお詫びに向いています。
「うっかり」や「忘れた」という言葉は、お詫びするときの表現としては軽く、言い訳をしているように伝わってしまう可能性があります。
また、謝罪は「すみませんでした」ではなく、「申し訳ございませんでした」や「ご迷惑をお掛けいたしました」という言葉のほうがいいでしょう。
事態を重くとらえて、心の底から謝罪していることを相手にしっかりと伝えなければなりません。
自分が至らなかったという姿勢
お詫びメールを送る際は、「自分が至らなかった為ミスが発生し、このような事態となった」という姿勢を貫きましょう。たとえ自分以外に原因があって見落としが起こった場合でも、そのことを正直に伝えると言い訳しているような印象になってしまいます。
謝罪相手にさらに不快感を与えてしまうので、自分の不手際であるという姿勢でメールを作成しましょう。
メールを見落とした時のお詫びメールの文例
お詫びメールの内容について、具体的な文例を3つ紹介します。
お詫びメールの文例1
株式会社△△
◆◆部 ○○様
いつもお世話になっております。
■■株式会社の××です。
●月●日にお送りいただいたメールを本日確認いたしました。
私の不手際によりメールの確認を怠ったことで、○○様には多大なるご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ございません。
至急対応いたしますので、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。
今後はより一層メール確認を慎重に行い、このようなことが二度と起こらないように対応いたします。
この度はご迷惑おかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
（署名）
お詫びメールの文例2
株式会社■■
△△部 ●●様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の××です。
私の確認不足により、▲月▲日にお送りいただいたメールの返信が遅くなり、●●様に多大なるご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ご提示いただいた内容で問題ございませんでしたので、進めていただければと思います。
メールの確認漏れ対策を行い、今後はこのようなことが起こらないようにいたします。
本来ならば電話で謝罪しなければならないところ、メールで失礼しました。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
お詫びメールの文例3
株式会社▲▲
□□部 ●●様
いつもお世話になっております。
■■株式会社の××です。
●●様からいただいた○○に関してのご連絡に対して、回答のご連絡を失念しておりました。
対応が遅くなってしまったことを深くお詫び申し上げます。
私の確認不足が原因でございましたので、今一度気を引き締め、このようなことが二度と起こらないよう対策を行い、気を付けます。
ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
（署名）
メールの見落としを未然に防ぐ方法
ここまでメールを見落としてしまった場合の対応方法をご紹介してきましたが、そもそもメールを見落とさないようにするに越したことはありません。
メールの見落としを未然に防ぐ方法をご紹介します。
受信メールを整理 〈個人での対応向け〉
メールの見落としを防止する最も効果的な方法は、対応すべきメールがすぐにわかるようにしておくことです。そのために、受信メールを整理しておきましょう。
受信メールを整理する代表的な方法は、
①フォルダ分けをする
②優先度をつける
があります。以下の記事で一般的によく利用されているGmailとOutlookでの設定方法を紹介していますので、参考にしてみてください。
運用の見直し 〈複数人・チームでの対応向け〉
メールや問い合わせの対応を複数人で行っている場合、誰かが対応しているだろうと対応を放置した結果、実は誰も対応しておらず、対応漏れになってしまった、というのは起こりやすい課題です。
自分が対応すべきメールはどれか、他担当者はどのメールをどこまで対応したか、というようにメールの対応状況をチームで共有する運用を取り入れると、連絡忘れを防止できます。
対応状況をチームで共有するおすすめの方法は「メール共有システム」を導入することです。
メール共有システムとは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発されたメールシステムで、システム上で対応状況や対応担当者を管理できます。
楽楽精算など楽楽シリーズを提供・販売している株式会社ラクスでも、「メールディーラー」というメール共有管理システムを提供しています。
メールディーラーは、メールごとに担当者を振り分けたり、対応状況をステータスで管理することができます。そのため、どのメールを誰が対応していて、未対応のメールがどれなのかがひと目でわかるので、メールの見落としを防止できます。
その他にも、教育マニュアルとして使える社内Q&A機能や、誤送信を防止する機能など、メールでの顧客対応に便利な機能を提供しています。
ご興味のある方は以下より資料請求いただけます。
メールの見落としは速やかにお詫びと徹底対策
メールを見落としてしまったときは、速やかにお詫びメールを送って謝罪しましょう。
その際は、言葉遣いに十分注意し、相手に失礼がないようにすることが重要です。
あわせて、今後メールの見落としをなくす工夫やシステムの導入などを検討しましょう。
メールの見落としは速やかにお詫びと徹底対策
メールを見落としてしまったときは、速やかにお詫びメールを送って謝罪しましょう。
その際は、言葉遣いに十分注意し、相手に失礼がないようにすることが重要です。
あわせて、今後メールの見落としをなくす工夫やシステムの導入などを検討しましょう。
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