2020/09/01
働き方改革の推進とコロナウイルスの流行の影響により、「テレワーク」や「在宅勤務」を導入する企業が増えています。
従来の「オフィスワーク」から「テレワーク」に切り替えるには様々な準備が必要です。
体制を変えず社内の運用方法だけでテレワークに順応するには限界がありますが、ツールを1つ変えるだけで瞬時に解決できる課題もあります。
今回はテレワークにおける「メール業務」の課題に焦点を当てて、メール共有ツール「メールディーラー」の機能を使った解決策をご紹介します。
社外でのメール対応はセキュリティーが心配
クラウド型メール共有・管理ツール「メールディーラー」は、どこでも安全にメール対応ができます。
みなさんの会社ではどのようなメールソフトを使っていますか？
見逃されがちですが、メールデータには膨大な個人情報や機密情報が含まれているため、しっかりとしたセキュリティー対策が必要です。
OutlookやThunderbirdなどのローカルメーラーでは、それぞれのパソコン内にメールデータが保管されます。通常のオフィスワークであれば問題はありませんが、テレワークでメールデータが保管されたパソコンを社外に持ち出すことになると、個人情報が散在し、情報漏洩のリスクが高まります。
『クラウド型』のメール共有・管理ツールである「メールディーラー」は、メールデータや顧客情報、添付ファイル等は全てクラウド上に保管されます。そこにGoogle ChromeやMicrosoft Edgeなどのウェブブラウザを通じてアクセスし、メールの確認・返信をする仕組みです。
また、メールデータのエクスポートは「管理者だけ」ができるように制限したり、社員一人一人に発行される個別のIDでアクセスログを残すことも可能です。
社員を信用できないからセキュリティー対策が必要なわけではなく、情報漏洩が起こり得ない「仕組み」を作ることで社員を守ることにつながります。
誰がどのメールを担当しているか分からない
全てのメールの担当者と対応状況が、誰でも一目で把握できます。
サイトへの問い合わせなど、代表アドレスに届いたメールを手の空いている人が対応するという運用をしていると、誰がどのメールを対応しているのか状況の把握ができません。オフィスワークをしていれば、その場で声かけをし合って担当の振り分けができますが、テレワークでは確認1つにも手間がかかり、メール対応の遅れにつながる可能性があります。
メールディーラーでは、『担当者振り分け機能』でメール1通ずつに担当者を決めることができます。さらに、『ステータス管理機能』では、「新着」「返信処理中」「対応完了」などの対応状況ごとに自動でフォルダ移動がされるので、誰が担当のメールが、今どのような状態なのか一目で把握することができます。
優先度・緊急度の情報共有が難しい
メール一覧画面で表示される『ラベル』で対応の優先順位の認識を共有できます。
〆切のある案件やクレームなど、早急に対応すべきメールを優先的に対応するには、チーム内で優先順位の共通認識を持つことが大切です。
前述の「担当者」の振り分けと同様に、声かけが気軽にできれば簡単に済むことですが、働く場所が離れているだけでタイムリーな情報共有が格段に難しくなります。
『ラベル機能』では、「至急対応」や「クレーム」、「折り返し電話待ち」などのラベルをメールにつけることで、受信メールの一覧画面を見るだけで、優先順位を全員で共有することができます。
業務内容に応じて任意の文言と色でラベルを作成できるので、使い勝手に合わせてカスタマイズすることが可能です。
時短勤務や急な休み等の引継ぎがうまくいかない
メール1通1通に付けられる『コメント』で引継ぎ業務をコンパクトに！
引継ぎをするには、口頭による伝達やエクセルで作成した引継ぎ書が一般的ですが、見落としによるミスや、探す手間による業務効率の悪化が懸念されます。
メールディーラーには、メール1通1通に付箋のような感覚で補足情報を書き込める『コメント機能』があります。
返信してほしい内容や、個別に電話で回答した内容等を残しておくことで、別のツールを使うことなく、メールディーラーだけで引継ぎ業務を完了することができます。
社内のコミュニケーションが停滞する
メールディーラー内に表示される『社内チャット』でスピーディーなコミュニケーション
テレワークにおける社内のコミュニケーションはチャットツールを利用することが一般的ですが、メールディーラーの『チャット機能』では、メール対応の操作画面上にチャット画面が表示されるので、わざわざ別ウィンドウでチャットツールを立ち上げる必要がなく、通知にも早く気が付くことができます。
細かな報連相が難しいテレワークでは、1人で悩んでいる時間が長くなりがちです。チャットを使ったスムーズなコミュニケーションで業務効率改善につながります。
各社員の業務量を把握できない
メールの対応通数を『集計レポート』
テレワークでお互いの働く姿が見えないと、管理者は社員の業務量を把握しにくく、業務負荷の調整や適切な評価ができません。
メールディーラーの『集計レポート機能』では、担当者別や期間別、メールフォルダ別等でメールの対応件数を集計することができます。
目視で数える必要がなくなり、管理者の負担も軽減することができます。
オフィスワークのように毎日顔を合わせる機会がないと、社員のモチベーションが低下する傾向もあります。テレワークだからこそ、実数に基づいた適切な評価でモチベーション維持に働きかける必要があります。
新人のメール研修に手間がかかる
送信の前に『承認』の工程を設けることでメール教育が簡潔に
お客様に送信する前に一度教育担当者に送信したり、CCやBCCによる共有をすると、メールの通数が増え、メールボックス内が煩雑になります。
メールディーラーの『承認機能』では、メールの送信前に教育担当者による承認フローを設けることができます。
新人が教育担当者へ「承認依頼」を行い、教育担当者が「承認ボタン」を押すことで初めてお客様に送信されます。内容に誤りがあった場合には、教育担当者がコメントを付けて「差し戻し」をすることで、簡単にメール教育ができるようになります。
導入企業の課題解決事例
まとめ
このように、社内の運用方法だけでは四苦八苦していたメール業務の課題が、ツールを変えるだけで解決できるようになります。
テレワークや在宅勤務などで社員の働く拠点が離れてもスムーズに仕事ができるよう、今のうちに体制を整えておいてはいかがでしょうか。
メール共有ツール「メールディーラー」は、お申込みいただいてから3営業日以内にご利用開始が可能です。
無料トライアルもございますので、ぜひ一度お試しください。
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