2023/07/20
ビジネスにおいて、取引先や社内などに向けてお礼を伝える機会は多くあります。
感謝の気持ちを伝える手段として、対面ではなくメールで伝えなければならない場合、言い回しや内容などに悩む方が多いのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスにおけるお礼メールの書き方やメールを送る際に気を付けるべきマナー、すぐ使えるお礼メールの例文を状況別で具体的にご紹介します。
お礼メールを送るときのマナー
ここでは、お礼メールを送る際に気を付けるべきマナーを4つご紹介します。
なるべく早く送る
お礼メールはなるべく早めに送るよう心がけましょう。
打ち合わせ後や契約後など、お礼メールを送るシーンは多々ありますが、いずれにおいても大切なのが「記憶の新しいうちに送ること」です。
具体的には「24時間以内」に送るのが良いとされています。
じっくり時間をかけて慎重に文面を考えたい気持ちもわかりますが、時間が空いてしまうと相手側がどのような出来事だったかを忘れてしまう可能性が高まります。
時間をかけすぎず、余韻が残っているうちにお礼メールを送るよう意識しましょう。
分かりやすい件名をつける
お礼メールの件名は、ひと目でどういった内容のメールかを理解できる内容にしましょう。
例えば打ち合わせを行った後にお礼がしたい場合、「お打ち合わせのお礼」という件名では、いつ・誰とした打ち合わせを指しているのかが分かりません。
この場合「■月■日 お打ち合わせのお礼/株式会社〇〇 ××（自分の名前）」など、訪問した日付や会社名・氏名まで具体的に記載することで、どういった用件で誰からのメールなのかが分かりやすく、相手側の負担を減らすことに繋がります。
定型文をそのまま送らない
すぐにお礼メールを送ることは大事ですが、定型文をそのまま送ることは避けましょう。
定型文は最低限の内容で構成されていることが多いため、相手とのエピソードや出来事を盛り込むなどのひと手間を加えることで、相手からもいい印象を持ってもらうことができます。
主な文章構成は定型文に添って作成しつつ、所々で自分なりの言葉を加えるように意識することで、スピーディかつオリジナリティのあるお礼メールを作成することができるのでおすすめです。
「取り急ぎ、お礼まで」の使用は避ける
「取り急ぎ、お礼まで」は、「時間がないから急いでお礼を伝えます」という意味であるため、受け取り方によっては失礼だと思われてしまう可能性もあります。
ビジネスシーンではよく見かけるフレーズではありますが、意味をよく理解したうえで使用する場面は慎重に選びましょう。
【状況別】お礼メールの書き方例文
ここからは具体的な状況ごとに、お礼メールの例文をご紹介します。
例文を参考にしながら、自分なりのお礼メールを作るようにしましょう。
資料請求後のお礼メール
会社案内や製品資料などの資料請求をしていただいたお客様には、お礼や資料の送付だけではなく、「打ち合わせの候補日を提示」「電話でご連絡する旨を伝える」など自社の次のアクションによって入れる言葉を変えるようにしましょう。
資料送付方法が後日メールで送付・郵送の場合には、その旨も入れるようにしましょう。
資料請求のお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）
本文：
株式会社〇〇
◆◆様
お世話になっております。
株式会社□□□の●●と申します。
この度は弊社製品■■■についての資料請求をいただき、ありがとうございます。
添付ファイルにて製品資料をお送りいたしますので、ご確認ください。
▼添付ファイル名
■■■_製品資料.pdf
またよろしければ、御社と同じ業種や用途での事例も交えて、
どのように弊社製品を利用できるかご説明させていただきたく、お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
弊社側のお打ち合わせ可能日程をお送りいたしますので、
◆◆様のご都合のよいお日にちがございましたら、教えていただけますと幸いです。
-------------------------------------------------------------------
▼お打ち合わせ候補日
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●月●日（●）9:00～12:00 or 13:00～18:00
●月●日（●）9:00～12:00 or 13:00～18:00
●月●日（●）9:00～12:00 or 13:00～18:00
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※上記以外の日程もお打ち合わせ可能ですので、お気軽にご相談ください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
メールの書き方
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打ち合わせ後のお礼メール
打ち合わせ後のお礼メールでは、ご検討・時間をいただいたお礼と併せて、要件の整理や今後の流れなど、今後のアクションに繋げるような内容を踏まえましょう。
本日の打ち合わせのお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）
本文：
株式会社〇〇
◆◆様
お世話になっております。
株式会社□□□の●●と申します。
この度は、■■■をご検討いただき、ありがとうございます。
また本日はお忙しいところ、お打ち合わせの時間をいただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせの中でご要望いただきました御見積書については、
●日中にはお送りいたします。
またお話にありました●日の御社社内会議での共有の際に
必要な資料や情報がございましたら、資料作成いたしますので、お気軽にご連絡ください。
その他、ご不明な点やご要望がございましたら、ご連絡くださいませ。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
契約後のお礼メール
契約後のお礼メールでは、契約のお礼はもちろんですが、今後もサポートをすることやスケジュールについても記載するようにしましょう。
ご契約のお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）
本文：
株式会社〇〇
◆◆様
お世話になっております。
株式会社□□□の●●と申します。
この度は、■■■を契約いただき、誠にありがとうございます。
御社の課題解決にお役立てできるよう、今後も引き続き、サポートさせていただきますので、
どうぞよろしくお願いいたします。
今後のスケジュールについては、別途ご連絡いたしますので、少々お待ちください。
その他、ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
上司へのお礼メール
上司へのお礼メールでは、何に対してのお礼なのか、指導をいただいた場合には学んだことや今後の取り組みなどを内容に入れるようにしましょう。
資料フィードバックのお礼/■■（製品名）（株式会社□□□）
本文：
◆◆さん
お疲れ様です。●●です。
本日はお忙しいところ、資料のフィードバックをいただき、ありがとうございました。
データを見る際の視点や資料の構成・見せ方など、とても勉強になりました。
アドバイスいただいた内容をもとに資料を見直し、お話をいただきました通り、
再度フィードバックのお時間をいただけますと幸いでございます。
資料修正が出来次第、ご連絡いたします。
お忙しいところ、申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
ただし、上司へのお礼は対面で直接伝える方が丁寧であるため、上司が不在の場合やフロアが異なるなどあまり顔を合わす機会のない上司に対してのみメールでお礼を伝えるよう注意しましょう。
お礼メールには自分なりの言葉を入れよう
ビジネスにおいて、メールを使う頻度は高いですが、その中でも感謝の気持ちを伝えるお礼メールは、相手とのコミュニケーションにおいて印象を左右する重要なメールの1つといっても過言ではありません。
今回、状況別のお礼メールの定型文を紹介しましたが、相手へしっかりと感謝の気持ちを伝えるために、定型文をそのまま送るのではなく、定型文を活用しながら相手や状況にあったお礼メールを書くようにしましょう。
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