2023/12/21
メールディーラーとは、info@やsales@といった代表メールアドレス宛に届くメールや問い合わせをチーム全員で共有・管理することで対応漏れや二重対応などを防ぎ、業務効率化や顧客満足度向上を実現する、クラウド型のメール共有システムです。
代表メールアドレスに届くメールや問い合わせを複数人で分担して対応する際に、「だれが対応しているかわからない」「メールの対応状況がわからない」「対応状況の管理が大変…」といったお困りごとはありませんか？
そういった課題をメールディーラーなら解決できます。
この記事では、メールディーラーの主な機能やおすすめの使い方、料金、解決できる課題について詳しく解説いたします。
メールディーラーとは？
メールディーラーは、株式会社ラクスが提供するクラウド型メール共有管理システムです。
先述の通り、info@やsales@といった代表メールアドレス宛に届くメールや問い合わせを複数人で効率的に対応できるようにするシステムです。
利用者全員のメールや問い合わせの対応状況が見える化され、だれが、いつ、どのように対応したかがリアルタイムに確認できます。そのため、対応状況をいちいち口頭やメール、チャットで確認したり、管理シートを作らずとも、対応漏れや遅れ、二重対応を防止できます。
ここまでメールディーラーの概要についてご紹介しました。続いて、メールディーラーの提供会社や導入実績について見ていきましょう。
提供会社
メールディーラーは、株式会社ラクスが提供しているシステムです。
2000年に設立し、経費精算システム「楽楽精算」や電子帳票発行システム「楽楽明細」など、企業の業務効率化を目的としたBtoB向けクラウドシステムの自社開発・販売を行っています。
| 社名 | 株式会社ラクス |
|---|---|
| 代表取締役 | 中村崇則 |
| 設立 | 2000年11月1日 |
| 資本金 | 3億7,837万8千円 |
| 従業員数 | 連結：2,197人（183） 単体：1,253人（169）（2023年3月31日時点） |
| 事業者番号 | 届出電気通信事業者（旧一般第二種電気通信事業者）： E17-2681 |
| プライバシーマーク登録番号 | 第20000843(08)号 |
| ISMS認証 登録証番号 | JQA-IM1748 （登録範囲はこちらを参照） |
| 上場証券取引所 | 東京証券取引所 プライム市場（コード：3923） |
導入実績
2001年のリリース以降、累計8,000社以上の多種多様な企業さまにご利用いただいております。また15年連続売上シェアNo.1※1を獲得しております。
※1 出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2009～2023年度予測）
※2 IT製品の比較・資料請求サイト「ITトレンド」へ遷移いたします。
メールディーラーで解決できる課題
メールディーラーでは、複数人でメールや問い合わせを分担して対応する時に起こる以下のような課題を解決できます。
対応漏れ・見落としを防止
メールディーラーは、メールや問い合わせの対応漏れや重要メールの見落としを防止できます。
解決できる理由
- 自分が対応すべきメールがすぐわかる
- メールごとに担当者を設定できる
- ほかの担当者の対応状況が見える
メールや問い合わせの状態に合わせ、自動で対応状況別のタブに振り分けられます。メールごとに担当者を設定することができるため、だれも対応しないまま放置されることはありません。
誤送信を防止
メールディーラーは、人的ミスによる誤送信を防止する機能を多数搭載しています。
解決できる理由
- 宛先や添付ファイルのセルフチェックを義務化できる
- 宛先と宛名があっていない際、警告を表示し注意喚起する
- 送信内容のダブルチェックを簡単に依頼できる
標準搭載機能以外にも誤送信防止やセキュリティ対策に特化したオプションがあり、自社の状況にあわせて選択できます。
複数窓口を一元管理
メールディーラーは、メール・電話応対・LINE・チャット・各種モールメッセージを一元管理できます。
解決できる理由
- メール・電話応対・LINE・チャット・各種モールメッセージの対応状況を管理できる
- 顧客データと紐づけることでチャネルをまたいだ履歴の確認できる
- 受注管理システムやCRMとも連携できる
複数の管理画面にログインする手間を省き、業務効率を改善し、ミスを減少させます。
二重対応を防止
メールディーラーは、複数人のメール対応で起きやすい二重対応を防止できます。
解決できる理由
- メールの対応状況をリアルタイムで共有できる
- メールごとに担当者を設定できる
- 対応中のメールはほか担当者が対応できないようロックできる
リアルタイムで対応状況が共有され、口頭での引継ぎやExcelなどで管理をする必要がなくなります。
属人化を防止
メールディーラーは、複数人での情報共有を効率化し、担当者しか把握していない情報があり業務が滞るといった問題を解消します。
解決できる理由
- 担当者・チャネルをまたいだ過去の対応履歴をワンクリックで確認できる
- メールごとにコメントで対応方針を記録できる
- テンプレートや社内Q&Aで担当者全員がノウハウを共有できる
メールディーラーで解決できる課題と解決方法について、詳しく知りたい方は以下のページを参考にしてみてください。
メールディーラーの機能とおすすめの使い方
ここからはメールディーラーの使い方や機能について紹介いたします。
対応状況管理（ステータス管理）
メールディーラーの主要機能に、メールの対応状況を管理できる「対応状況管理（ステータス管理）」という機能があります。
対応状況管理機能は、メールの返信作業の対応状況（ステータス）を自動的に変更していきます。メールの一覧画面が対応状況ごとの縦割りのフォルダ（タブ）に分かれており、メールが自動でフォルダを移動します。そのため、新着のフォルダ（タブ）にあるメールをゼロにすることで対応漏れがなくなります。
▼ 主なステータス
- 新着 ＝ まだ返信ができていない受信メール
- 返信処理中 ＝ 返信メールを作成している最中の受信メール
※返信処理中のメールには、操作制御がかかり、
返信メール作成者以外は返信ができない仕様 - 対応完了 ＝ 返信作業が完了した受信メール
※自社の運用に合わせて自由に追加・名称変更可能です。
担当者振り分け
メールディーラーには、メールごとに担当者を設定できる「担当者振り分け」という機能があります。
メールに設定された担当者情報は利用者全員が確認できるため、いちいちだれが対応するか確認する手間がなくなります。また、前述の二重対応を防止するロック機能のほか、管理者が担当者を一括で設定したり、設定された担当者に通知を飛ばすことができます。
対応履歴
メールディーラーでは、担当者、チャネルをまたいで過去の「対応履歴」を確認できます。
メールアドレスをワンクリックすると、そのメールアドレスとの対応履歴が時系列で一覧表示されます。アドレスが複数ある場合も、紐づけて管理することが可能です。
申請・承認（ダブルチェック）
メールディーラーには、送信メールの内容を第三者に確認依頼する「申請・承認（ダブルチェック）」機能があります。
承認フローは自由に設定でき、状況に応じて選択することができます。また、新人には承認を必須化するといった権限設定も可能です。承認者に便利な機能も多数搭載しており、修正箇所にコメントを入れて返却したり、修正箇所を確認する機能があります。
集計レポート
メールディーラーには、期間、担当者、返信時間、内容などメールをさまざまな指標で集計・分析できる「集計レポート」機能があります。
受付期間、担当者別、問い合わせ内容別、電話での応答時間などさまざまな切り口で対応状況を細かく集計・分析をすることが可能です。レポート機能で時間をかけずに正確な分析結果を出すことができ、業務の見直しやFAQページの拡充に役立ちます。
その他の機能
メールディーラーには100種類以上の機能が搭載されています。自社の運用に合わせて機能を追加・削除してカスタマイズ可能です。
▼ 機能一例
- 優先順位を見える化し、認識を共有できる「ラベル機能」
- 受信メールにメモを記入できる「コメント機能」
- 相手がメールを開封した際に、通知が受け取れる「開封通知機能」
- よく使う返信文をひな形として登録ができる「テンプレート機能」
- よくある疑問と解決方法の共有ができる「社内Q＆A機能」
その他の機能については、機能紹介ページにて紹介していますので、ご確認ください。
メールディーラーの導入効果・メリット
実際にメールディーラーを導入することで、どのような導入効果・メリットがあるのか、詳しく紹介していきます。
稼働対効果
メールディーラーを導入することで、月75時間程度の業務時間を削減できます。
メールディーラーにより短縮できる作業とそれを叶える機能の一例をご紹介します。
▼ 時間を短縮できる作業例
- 要対応メールを探す時間：未対応メールがひと目でわかるタブ別表示
- メール作成にかかる時間：テンプレート機能で時短
- 履歴確認にかかる時間：メールアドレスをワンクリックで履歴表示
- メールのダブルチェック（承認）時間：システム上で確認依頼・差戻しなどが可能
メールディーラーの導入効果
メール・問い合わせ対応業務を効率化し、業務時間を大幅削減！
メールディーラーの機能とあわせて導入効果をご紹介します。
要対応メールの選別
100%削減
-
対応状況管理 
-
担当者振り分け 
-
ラベル 
メール作成
60%削減
-
テンプレート 
-
社内Q&A 
履歴確認
70%削減
-
対応履歴 
メール承認
70%削減
-
ダブルチェック
（申請・承認）
-
送信内容チェック 
-
宛名チェック 
▼ 稼働対効果算出方法
- 要対応メールを探す時間：2分→0分＝2分削減 ×30通×20営業日 ＝月1,200分削減
- メール作成にかかる時間：5分→2分＝3分削減 ×30通×20営業日 ＝月1,800分削減
- 履歴確認にかかる時間：2分→0.6分＝1.4分削減 ×30通×20営業日 ＝月840分削減
- メール送信時のダブルチェック時間：3分→0.9分＝2.1分削減 ×15通×20営業日 ＝月630分削減
そのほかにも、お客さまが抱えているメールに関する課題を解決することで、より効率化できる可能性があります。
費用対効果
メールディーラーを導入するとメール業務にかかる時間を月75時間削減できるため、月額費用を約108万円削減できます。
※ 対応メール件数30通/日、対応人数30人、時給2,000円の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）
※ 「導入後対応時間/通」については、メールディーラーをご利用中のお客さまよりいただいた、多数のお声を参考にさせていただいております。
対応通数・人数やご契約プランにより、費用対効果は異なりますので、詳しくはお問い合わせください。導入社数8,000社の実績をもとに、お客さまにあった運用方法やプランの提案をさせていただきます。
お客さまの声
メールディーラーを導入したお客さまの声を紹介します。
1日1 ,200通を超えるメール対応でも「やり残しゼロ」を可能にするシステムと出会った
株式会社日本アクセス様より
3,000件のCc共有メールから解放！メールの見落としや業務属人化を改善
株式会社ブイキューブ様より
ポイントは「共有しやすさ」と「スピード感」複数サービスの問い合わせ管理もスムーズに
GMOインサイト株式会社様より
実際の効果について、詳しく知りたい方はメールディーラーの事例ページを参考にしてみてください。
メールディーラーの価格・費用
メールディーラーの料金体系・プラン
メールディーラーは、最大10ユーザーまで利用可能で、ご利用ユーザー数、保存通数に応じて料金が変動いたします。
運用に沿った最適なプランをご案内いたしますので、詳しくはお問い合わせください。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 月額費用 | 要問い合わせ |
| ユーザー数 | 最大10ユーザー |
※ 保存通数は1メール10KBで換算
メールボックス単位で閲覧制限をかけることができます。1つのメールボックスで、複数メールアドレスの受信設定をすることが可能です。
ユーザーによって、閲覧できる範囲の制限を変えたい場合には、複数メールボックスが必要となります。
メールディーラーのオプション(有料)
メールディーラーはメール対応業務を更に効率化するためのさまざまなオプションが揃っています。
▼ オプション例
- ウイルス＆迷惑メール対策
- IPアクセス制限
- 情報漏えい対策（誤送信チェック、送信内容チェック、送信時警告など）
- 添付ファイルセキュリティ（ダウンロードURL化、添付忘れ警告など） など
上記以外にも多数のオプションがありますので、オプションの料金や詳細については、お問い合わせください。
料金についてよくあるご質問
メールディーラーの料金についてよくあるご質問を紹介します。
無料トライアルはできますか？
メールディーラーは、無料トライアルができます。
無料トライアルは、フォームよりお申し込みください。無料トライアル期間の終了後に、自動的に課金されることはありません。
支払い方法は何がありますか？
メールディーラーの支払い方法は、口座振替によるお支払いのみとなります。
メールディーラーのアップデート
メールディーラーは自社開発をしており、定期的にアップデートを行っています。
営業・サポートデスク・カスタマーサポート代行・ECなど、8,000社以上の多種多様な企業に利用いただく中で、メール対応業務の効率化が実現できる機能を常に考えて開発を行っています。
ユーザーさまからのご要望をもとに追加した機能も数多くあり、さまざまなお問い合わせ対応のノウハウが詰まった機能を取り揃えています。
メールディーラーのセキュリティ体制
株式会社ラクスは、2000年創業の東証プライム市場上場企業です。20年以上にわたり、多くの企業さまにサービスを提供しております。
安心してご利用いただくために、さまざまなセキュリティ対策をしています。
- SSL暗号化通信
- 国内屈指のデータセンターでの サーバー管理体制
- 脆弱性診断の定期実施
- 24時間365日の監視体制 など
また、状況に応じて、セキュリティを強化できるオプション機能を複数ご用意しています。
メールディーラーの導入までの流れ
メールディーラーの導入の流れは以下の通りです。
1.お問い合わせ（資料請求）
まずはお問い合わせいただき、詳細な製品資料をご確認ください。
メールディーラーの製品資料には、機能や特徴、導入によって解決できる課題、サポート体制、詳細な料金プラン、導入実績などがまとまっており、検討に必要な情報を得ることができます。
2.お打ち合わせ
お問い合わせ後、ラクスの営業担当者から連絡が届き、お打ち合わせを行います。現在の運用や課題を共有し、メールディーラーでの運用イメージを具体的にしていきましょう。
トライアルを行うためには設定が必要であり、提供期間も決まっています。事前に打ち合わせを行うことで、具体的なイメージをもとにスムーズにトライアルをはじめることができます。
3.トライアル
トライアルでは、契約後も利用できる本番環境もご提供しています。実際にメールの受信設定を行ったり、送受信をしたりなど、実際に導入した時の運用を体験することが可能です。
本番環境を利用したトライアルは、契約後にそのまま環境を引継いで使うことができます。
操作感を確認したいという企業さまにはデータがすでに入っている設定不要なデモ環境の提供も可能です。試したい内容によって本番環境か、デモ環境かを選ぶことをおすすめしております。
4.契約・環境発行
運用面や契約プランについて問題がないようであれば、申込書をご記入いただき、契約完了となります。
申込書受領後、最短3営業日でログイン情報を提供いたしますので、すぐにご利用を開始いただけます。また、利用開始日は調整可能なため、落ち着いた月末から開始したいなどの要望があれば、担当者に伝えましょう。
5.利用開始
ログイン情報が届き次第、初期設定とユーザー登録をしましょう。
導入設定から運用定着まで、電話やメールにて専任スタッフがサポートいたします。
課題解決や運用相談、運用事例のご紹介など、自社の運用に合わせて最適な運用方法のご提案をいたします。
運用開始後も、ご利用者さまであればどなたでもサポートセンターにご連絡いただくことができます。ご契約および運用状況を確認しながらサポートスタッフがご案内いたしますのでご安心ください。
メールディーラーを使って業務効率化を実現
今回は株式会社ラクスが提供するメール共有管理システム「メールディーラー」について紹介いたしました。
リリースから20年以上、8,000社以上の企業に利用いただいている実績から豊富な機能が揃っており、自社の運用や成長に合わせてカスタマイズをして継続して利用できるシステムです。
メールの対応漏れ、見落とし、二重対応などでお困りの方やメールの管理方法にお悩みの方はぜひ一度ご相談ください。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
